2024-69 Evaluatie samenwerking Buha BV.pdf

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2024-69)

Onderwerp: Portefeuillehouder: Datum:

evaluatie samenwerking Buha BV wethouder Steintjes (bestuurlijk opdrachtgever), burgemeester Boumans (aandeelhouder Buha BV) 10 juni 2024

Kennis te nemen van 1. De Eindrapportage evaluatie samenwerking gemeente Doetinchem en Buha BV van 21 augustus 2023. 2. De conclusies en aanbevelingen van de uitgevoerde evaluatie van de samenwerking en kwaliteit van de dienstverlening vanuit de Samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente Doetinchem en Buha BV. Context Op 13 december 2016 heeft het college het besluit genomen Buha BV in te richten. In de Samenwerkingsovereenkomst tussen Buha BV en de gemeente Doetinchem is opgenomen om na een periode van vijf jaar de samenwerking tussen Buha BV en de gemeente te evalueren. In het tweede en derde kwartaal van 2023 is door het organisatieadviesbureau Tien organisatieadvies deze evaluatie uitgevoerd. Door ons is aan de externe onderzoeker vooraf meegegeven dat het verder verbeteren van de samenwerking en de kwaliteit van dienstverlening de kern van de evaluatie vormen. De keuze in 2016 om een aantal taken op afstand te plaatsen en de hierbij gekozen juridische vorm van een BV voor Buha staan niet ter discussie. Kernboodschap Het algemene beeld is dat de meeste gesprekspartners in het evaluatieonderzoek tevreden zijn over de samenwerking tussen Buha en de gemeente. Ook Buha functioneert naar tevredenheid. Een aantal onduidelijkheden in de onderlinge samenwerking kan worden verhelderd, zoals de vorming van een bedrijfsreserve voor Buha.

Ook kan een aantal punten in de samenwerking worden verbeterd. De dienstverlening, flexibiliteit en inspanningen om te innoveren en verbeteren van Buha worden door het grootste deel van de gesprekspartners positief gewaardeerd en ingeschat. De gesprekspartners in het onderzoek zien ook voordelen van de gekozen BV constructie voor het werken binnen Buha. Er worden sneller besluiten genomen, er is meer ruimte voor innovatie en het ontwikkelen van nieuwe werkmethoden, er kan sneller worden gehandeld en in algemene zin is er meer flexibiliteit. Op basis van de evaluatie zijn aanbevelingen uitgewerkt, waaronder aanbevelingen voor de volgende drie onderwerpen. Deze onderwerpen hebben wij vooraf meegegeven aan de externe onderzoeker: • De behoefte aan duidelijkheid en aanscherping van de rollen van bij de samenwerking betrokken personen bij Buha en de gemeente Doetinchem; • De vorming van een bedrijfsreserve bij Buha; • De aanvullende afspraken ten aanzien van kostendekkende tarieven bij riolering en afvalinzameling in relatie tot de financiële spelregels en voorschriften;

Documentnummer: 1664089 / 1828650 Inlichtingen bij: M.A. de Croes Telefoonnummer: (0314) 377 492

Pagina 1 van 3

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2024-69)

De aanbevelingen zijn gericht op de volgende 7 onderwerpen: 1. Samenwerking met als kern: om de huidige goede punten in de samenwerking te continueren. En in de doorontwikkeling van de samenwerking en de dienstverlening van Buha te focussen op de aanbevelingen opgenomen in de eindrapportage. 2. Samenwerkingsovereenkomst (SOK) met als kern: om de basis te handhaven en de aanbevelingen overgenomen door het college in de SOK op te nemen. 3. Dienstenkaarten (waarin de dienstverlening van Buha wordt beschreven) met als kern: het periodiek actualiseren van de dienstenkaarten en toevoegen van een beperkt aantal prestatie- en kwaliteitsindicatoren. Hierdoor ontstaat via de P&C cyclus (begroting, kwartaalrapportages en jaarverslag van Buha) een vollediger beeld van de dienstverlening van Buha. 4. Bedrijfsreserve met als kern: het invoeren van een bedrijfsreserve voor Buha met een omvang van € 1.208.333 als onderdeel van het weerstandsvermogen. Deze bedrijfsreserve door Buha te voeden vanuit haar beschikbare algemene reserve en met de jaarlijkse bedrijfsresultaten Buha. 5. Governance en rollen van betrokken bestuurders, managers en medewerkers van Buha en de gemeente Doetinchem met als kern: dat de vertegenwoordiger van de gemeente, in de algemene vergadering van aandeelhouders, ook de werkgeversrol voor de bestuurder van Buha gaat invullen.

En daarnaast blijvende aandacht voor de overlegvormen in de samenwerking tussen Buha en de gemeente. 6. Rapportage en verantwoording door Buha met als kern: verder aanvullen van de rapportages met indicatoren en opvolging in de planning & control cyclus. En daarnaast tijdig afspraken maken over indexering ten tijde van hoge inflatie zoals in de afgelopen 2 jaar. Hierdoor kan Buha tijdig haar budgetten naar boven of haar dienstverleningsniveau naar beneden bijstellen. 7. Gemeentewet, BBV-regelgeving en kostendekkende diensten (riolering en afvalstoffen) met als kern: dat financiële voordelen bij riolering en afval die Buha door eigen inspanning realiseert in de exploitatie van Buha kunnen blijven. Andere financiële voordelen vloeien terug naar de egalisatievoorzieningen voor riolering en afval die gevormd zijn bij de gemeente. De volgende aanbevelingen vragen om een uitwerking. Deze hebben betrekking op: • Het actualiseren van de Samenwerkingsovereenkomst; • Het actualiseren van de dienstenkaarten en het toevoegen van kwantitatieve prestatie- en kwaliteitsindicatoren; • Het beter afstemmen van de financiële administratie en de begroting van Buha en de gemeente. De conclusies en aanbevelingen in het evaluatieonderzoek zijn gebaseerd op 25 gesprekken met 50 gesprekspartners: medewerkers, management van zowel Buha als de gemeente en direct betrokken bestuurders.

Daarnaast is een groot aantal relevante documenten doorgenomen. Tussentijdse resultaten zijn kritisch getoetst door de projectgroep. De conclusies en aanbevelingen leiden voor gemeente Doetinchem en Buha tot verduidelijking en verheldering van zowel de inhoudelijke als financiële afspraken. Voor het overgrote deel kunnen wij ons vinden in de aandachts- en verbeterpunten.

Documentnummer: 1664089 / 1828650 Inlichtingen bij: M.A. de Croes Telefoonnummer: (0314) 377 492

Pagina 2 van 3

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2024-69)

Wij hebben besloten om met de conclusies en aanbevelingen in te stemmen inclusief de uitwerking van aanbevelingen die nog een nadere uitwerking behoeven. Vervolg De in de eindrapportage opgenomen conclusies en aanbevelingen zullen door Buha en de gemeente Doetinchem worden uitgevoerd en/of verder uitgewerkt. De focus bij de doorontwikkeling van de samenwerking ligt op de aanbevelingen opgenomen in de eindrapportage van de evaluatie. De Samenwerkingsovereenkomst en de dienstenkaarten worden in 2024 geactualiseerd naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen van de evaluatie en onze besluitvorming. Bijlage Bijlage 1 Eindrapportage evaluatie samenwerking gemeente Doetinchem en Buha B.V.

Documentnummer: 1664089 / 1828650 Inlichtingen bij: M.A. de Croes Telefoonnummer: (0314) 377 492

Pagina 3 van 3