20230913_Advies auditcommissie raadsvoorstel Financiële verordeningen.pdf

ADVIES AUDITCOMMISSIE Aan: Gemeenteraad Datum: 13 september 2023 Betreft: Raadsvoorstel Actualisatie financiële verordeningen Advies Bijgaand advies is opgesteld na bespreking van de te actualiseren financiële verordening en controleverordening met de ambtelijke organisatie. Het advies is vervolgens besproken met de wethouder financiën, Henk Bulten. Deze bespreking heeft ertoe geleid dat het advies integraal verwerkt is in de voorliggende geactualiseerde verordeningen. De auditcommissie kan zich hiermee in het geheel vinden in deze verordeningen en adviseert de gemeenteraad beide verordeningen vast te stellen. Inleiding Vanwege een wijzigingen in wet- en regelgeving legt het college de raad een geactualiseerde financiële verordening en een geactualiseerde controleverordening ter vaststelling voor. De auditcommissie heeft zich gebogen over beide verordeningen, onder andere via een bijeenkomst met concerncontroller en de senior beleidsmedewerker control&advies. Op basis hiervan geeft de auditcommissie een advies aan de gemeenteraad. Alvorens de auditcommissie het advies naar de gemeenteraad gestuurd heeft, heeft de commissie zijn bevindingen besproken met de wethouder financiën. Dit heeft niet geleid tot aanpassingen in het advies (door de auditcommissie), noch in aanpassingen in het raadsvoorstel (door de wethouder).

Indien de raad op basis van het advies van de auditcommissie wijzigingen wenst aan te brengen in de voorliggende verordeningen, dan kan het dat doen door het indienen en aannemen van amendementen bij de behandeling van het raadsvoorstel Actualisatie financiële verordeningen. De financiële verordening (artikel 212 GW) De auditcommissie heeft de financiële verordening vooral bekeken vanuit het oogpunt van de verantwoordelijkheidsverdeling tussen raad en college. Daarbij valt de auditcommissie op dat in de nieuw voorgestelde verordening het budgetrecht van de raad beperkt is ten opzichte van de huidige verordening. De basis van deze beperking van het budgetrecht ligt in artikel 2. Daar waar in de huidige verordening staat dat de raad de taakvelden per programma vaststelt, staat in de nieuwe verordening dat de raad de programma’s vaststelt. Dit (subtiele) verschil werkt door in andere artikelen, waardoor de raad enkel zeggenschap krijgt over het programmaniveau en niet over de detaillering in taakvelden binnen de programma’s. De praktijk van zowel de kaderstelling (via de begroting) als de controle op de uitvoering daarvan (via de tussentijdse rapportages en de jaarstukken) is dat het college de raad in positie brengt om wat op een meer gedetailleerd niveau dan het programmaniveau sturing te geven. De concerncontroller gaf aan dat niet getornd wordt aan deze praktijk.

De auditcommissie vindt het belangrijk dat de bestaande praktijk gehandhaafd blijft en vindt tevens dat die praktijk in de verordening zijn weerslag moet vinden. Zodat verordening en praktijk op elkaar aansluiten.

ADVIES AUDITCOMMISSIE

Omdat de auditcommissie de huidige praktijk waarop de raad sturing kan geven aan ‘de financiën’ de gewenste situatie vindt en omdat de auditcommissie vindt dat verordening en praktijk direct op elkaar moeten aansluiten, adviseert ze de raad om de Financiële verordening als volgt aan te passen: -

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen. Lid 1 te wijzigen in: De raad stelt de indeling in programma’s en per programma de taakvelden vast.

-

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarrekening Aan artikel 3 een nieuw lid 1 en lid 2 toe te voegen en daarmee het gehele artikel als volgt te wijzigen: 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de baten en lasten per taakveld weergegeven. 2. Bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde baten en lasten per taakveld weergegeven. 3. In het overzicht van de geraamde en van de gerealiseerde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 75.000 afzonderlijk gespecificeerd. 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt: a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven; b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie. 5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale baten en lasten weergegeven.

-

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten Artikel 5 als volgt te wijzigen: 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting onder de programma’s de baten en de lasten per taakveld. 2. De raad kan een activiteit welke onderdeel is van een programma, als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren. 3. Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een separaat voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 4. Het college informeert de raad als ze verwacht dat (a) binnen een programma, een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde lasten substantieel (dreigen te) worden overschreden, (b) de investeringslasten van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet (dreigt te) worden overschreden, of (c) binnen een programma, een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde baten substantieel (dreigen te) worden onderschreden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, het taakveld of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

ADVIES AUDITCOMMISSIE 5. Bij investeringen groter dan € 1.000.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. 6. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Het gestelde in lid 5 is hierbij ook van toepassing. 7. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6 doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. 8. Bij investeringen met een meerjarig karakter stellen burgemeester en wethouders aan de raad voor op welke wijze de jaarschijven binnen het investeringsbudget worden opgebouwd. -

Artikel 6. Tussentijdse rapportages Artikel 6 als volgt te wijzigen: Het college legt aan de raad tweemaal per jaar een tussentijdse rapportage ter besluitvorming aan de raad voor over de afwijkingen boven € 75.000 op de oorspronkelijke ramingen in de begroting van de baten en lasten en investeringskredieten op programma’s, taakvelden en prioriteiten.

De controleverordening (artikel 213 GW) De controleverordening regelt in belangrijke mate de wijze waarop de raad de accountant stuurt in zijn controlerende werkzaamheden. In de controleverordening valt de auditcommissie twee zaken op. - Kennisgeving controlewerkzaamheden Bij artikel 4 (Inrichting accountantscontrole) valt de auditcommissie op dat onder lid 1, sub b geregeld staat dat de accountant zijn controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de concerncontroller uitvoert, daar waar in de huidige controleverordening staat dat de accountant zijn controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving kan uitvoeren. De concerncontroller licht desgevraagd toe dat het hier erom gaat dat de ambtelijke organisatie op de hoogte is van de komst van de accountant en capaciteit kan vrijmaken voor werkzaamheden die voortvloeien uit diens controlewerkzaamheden. De auditcommissie adviseert de raad om de betreffende regel bij artikel 4 hierop te verduidelijken en te wijzigen in: Artikel 4, lid 1, sub b: b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de concerncontroller uit, zodat de ambtelijke organisatie in zijn planning rekening kan houden met werkzaamheden voortvloeiende uit de accountantswerkzaamheden.

- Boardletter en managementletter De auditcommissie is van mening dat de raad zijn controlerende werkzaamheden rondom de Jaarstukken alleen goed kan uitvoeren als hij niet alleen beschikt over de boardletter, maar ook over de managementletter. De managementletter geeft immers de detaillering die soms nodig is om het gestelde in de boardletter goed te kunnen begrijpen. In de

ADVIES AUDITCOMMISSIE controleverordening wordt in artikel 5 (informatieverstrekking door burgemeester en wethouders) echter alleen gesproken over de boardletter. De auditcommissie stelt de raad voor om ten behoeve hiervan artikel 5, lid 5 als volgt te wijzigen: 5. Het college overlegt de boardletter, inclusief de vertrouwelijke managementletter als bijlage, met een reactie aan de raad.