2023-13 Boardletter 2022 gemeente Doetinchem (Baker Tilly).pdf

Mededeling van het college aan de gemeenteraad

Onderwerp: Portefeuillehouder: Datum:

(2023-13)

Boardletter 2022 gemeente Doetinchem (Baker Tilly) wethouder Bulten 14 februari 2023

Kennis te nemen van De bevindingen van de accountant (Baker Tilly) uit de boardletter 2022. Context Jaarlijks verstrekt de gemeenteraad een opdracht aan de accountant tot controle van de jaarrekening. In aanloop naar de controle van de jaarrekening 2022 is tussentijds de interimcontrole uitgevoerd. De aanbevelingen naar aanleiding van deze controle, alsmede de gesignaleerde aandachtspunten voor de jaarrekening 2022, neemt de accountant op in de boardletter 2022 ten behoeve van het college en de raad. De accountant doet dit om de controlewerkzaamheden, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, waaronder de controlestandaarden te kunnen bepalen. In de boardletter 2022 merkt de accountant het volgende op: 1. De accountant ziet verbetering in de interne beheersing ten opzichte van vorig jaar. De bevindingen uit de vorige managementletter zijn, op één bevinding na, allemaal opgepakt, onderhanden of afgerond. Zij constateren dat hierbij de juiste prioriteitstelling wordt aangebracht en dat de gemeente weloverwogen en zorgvuldig te werk gaat. In 2022 zijn 5 bevindingen afgerond en zijn 7 bevindingen opgepakt en onderhanden. Daarnaast zijn er 2 nieuwe bevindingen gerapporteerd door de accountant. 2. Uit de IT-audit constateert de accountant dat er nog verbeteringen noodzakelijk zijn om o.a. de IT-omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren.

De accountant schetst deze conclusies op basis van een aantal bevindingen. Deze bevindingen raken verschillende disciplines binnen de ambtelijke organisatie en worden uitgebreider toegelicht op de pagina’s 8 en 9. Kernboodschap In totaal heeft de accountant voor 2022 een 12-tal aanbevelingen gedaan. Twee van de 12 bevindingen zijn nieuw ten opzichte van vorig jaar. Van de aanbevelingen van vorig jaar waren er op het moment van de interimcontrole 5 afgewikkeld. De 12 bevindingen zien toe op de processen inkopen en aanbestedingen, parkeeropbrengsten, sociaal domein, lonen en salarissen, subsidieontvangsten en subsidieverstrekkingen. Voor de jaarrekeningcontrole zullen er naar verwachting ook nog bevindingen worden afgerond. Deze bevindingen zullen dan ook niet meer in een volgende board- en managementletter worden opgenomen. Voor de overige bevindingen geldt dat eraan gewerkt wordt, maar dit veelal bevindingen zijn die niet op een korte termijn afgerond kunnen worden. Dit geldt ook voor de bevinding op de subsidieontvangsten, die door de accountant op het moment van de interimcontrole als ‘geen actie ondernomen’ is beoordeeld. Recentelijk is bij de vaststelling van de begroting 2023 door uw raad budget beschikbaar gesteld voor de invulling van één formatieplaats voor subsidieverwerving. Subsidieontvangsten is één

Documentnummer: 1607625 / 1763065 Inlichtingen bij: M. Huinink Telefoonnummer: (0314) 399 640

Pagina 1 van 2

Mededeling van het college aan de gemeenteraad

(2023-13)

van de aspecten die in deze functie een plek krijgt, waar het gaat om beheer en beheersing. De accountant constateert dat op dit moment op onderdelen de interne beheersingsmaatregelen in het proces nog onvoldoende verankerd dan wel onvoldoende zichtbaar zijn. In die laatste situatie kan achteraf niet vastgesteld worden of de afgesproken procedures en uitgevoerde interne controles wel hebben bestaan en gewerkt. De verbijzonderde interne controlefunctie kan in beide gevallen nog niet systeemgericht controleren en de accountant ook niet. Dat laatste betekent dat een controle meer tijd kost voor zowel de gemeente als de accountant. Daarnaast neemt hierdoor ook het risico op fouten en onrechtmatigheden toe. Om verder in control te komen adviseert de accountant de zichtbaarheid van de interne beheersingsmaatregelen te vergroten om het college in staat te stellen bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen te monitoren. Verdere stappen zetten op het gebied van interne controle vergen discipline, maar ook tijd en capaciteit. Naast de medewerker voor de verbijzonderde interne controles is er ook vacatureruimte beschikbaar gesteld voor het aantrekken van een medewerker interne controle/control.

De noodzaak om de interne controle integraal verder te verstevigen en de vanaf 2023 ingaande rechtmatigheidsverantwoording door het college, maken dat het verstandig is om deze positie te versterken. Door uw raad zijn nog geen eigen controle-/aandachtspunten aangedragen aan de accountant. Bij de bespreking van het dienstverleningsplan 2022 op 15 februari 2023 kunt u nog eventuele wensen aangeven. Voor zover van toepassing zal de accountant daarover dan rapporteren in het accountantsverslag 2022. Vervolg In navolging op de aanpak van 2022 om de basis verder op orde te krijgen en vervolgens de interne beheersing door te ontwikkelen, wordt in 2023 op dezelfde voet verdergegaan. Net als vorig jaar wordt met behulp van een voortgangsrapportage gemonitord of de reeds onderhanden zijnde bevindingen verder worden opgevolgd en de twee nieuwe bevindingen worden opgepakt. Om een zo’n breed mogelijk draagvlak te creëren wordt hierbij de gehele organisatie betrokken. De accountant beoordeelt bij de jaarrekeningcontrole 2022 en de interimcontrole 2023 de opvolging van de aanbevelingen. Sommige verbeteringen zullen niet direct zichtbaar zijn in een volgende boardletter of accountantsverslag, omdat het gaat over maatregelen die genomen kunnen worden op de (middel)lange termijn. Op 15 februari 2023 zal de accountant de boardletter 2022 nader toelichten aan de auditcommissie. Bijlagen 1.

Boardletter 2022 (Baker Tilly).

Documentnummer: 1607625 / 1763065 Inlichtingen bij: M. Huinink Telefoonnummer: (0314) 399 640

Pagina 2 van 2