2022-17 Boardletter 2021 gemeente Doetinchem (Baker Tilly).pdf

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2022-17)

Onderwerp: Portefeuillehouder: Datum:

Boardletter 2021 gemeente Doetinchem (Baker Tilly) wethouder Bulten 8 februari 2022

Kennis te nemen van De bevindingen van de accountant (Baker Tilly) uit de Boardletter 2021. Context Jaarlijks verstrekt u een opdracht aan de accountant tot controle van de jaarrekening. In aanloop naar de controle van de jaarrekening 2021 is tussentijds de interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle, alsmede de gesignaleerde aandachtspunten voor de jaarrekening 2021, neemt de accountant op in de boardletter 2021 ten behoeve van het college en u. De accountant doet dit om de controlewerkzaamheden, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, waaronder de controlestandaarden te kunnen bepalen. In de Boardletter 2021 concludeert de accountant het volgende: 1. De accountant ziet een verbetering in de interne beheersing ten opzichte van vorig jaar. De bevindingen uit de vorige managementletter zijn veelal opgepakt, onderhanden en deels afgerond. De accountant constateert dat hierbij de juiste prioriteitstelling wordt aangebracht en dat de gemeente Doetinchem weloverwogen en zorgvuldig te werk gaat. De eerste stappen in de verbetering van de interne beheersing vergen de meeste tijd, maar de accountant ziet een goede ambitie en de plannen(fundering) krijgen vorm. De verdere implementatie van verbeteringen in de interne beheersing en het borgen daarvan vergt discipline en draagkracht binnen het gehele ambtelijk apparaat. 2.

Uit de IT-audit constateert de accountant dat er nog verbeteringen noodzakelijk zijn om o.a. de IT-omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren. 3. Covid-19 heeft ook in 2021 invloed op de financiële stromen. In lijn met voorgaand jaar heeft de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers) doorgelopen. Daar bovenop is ook de TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) ingevoerd. Ook andere elementen in het proces en verloop van de controle worden geraakt door Covid-19. Het handhaven van het bestaande inzicht in de realisatie t.o.v. de budgetten is voor de gemeente Doetinchem van belang voor financiële beheersing. De accountant schetst deze algemene conclusie op basis van een aantal bevindingen. Deze bevindingen raken verschillende disciplines binnen de ambtelijke organisatie en worden wat uitgebreider toegelicht op de pagina’s 8 tot en met 12. Zoals ook in voorgaande jaren is aangegeven, gaat het hier ook om bevindingen, waarvan de oplossingen niet altijd op korte termijn opgepakt kunnen worden. Sommige verbeteringen zijn hierdoor niet direct zichtbaar in een volgende Boardletter of accountantsverslag, omdat het gaat over de (middel)lange termijn.

Documentnummer: 1501659 / 1675394 Inlichtingen bij: P. Blij Telefoonnummer: (0314) 377 106

Pagina 1 van 3

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2022-17)

Net als afgelopen jaar heeft ook dit jaar door de gevolgen van de coronacrisis de interimcontrole 2021 volledig op afstand plaatsgevonden. Ook de eindejaarscontrole wordt naar alle waarschijnlijkheid op afstand gedaan. Net als vorig jaar zijn er, met name waar we afhankelijk zijn van informatie van derden, mogelijke consequenties voor de eindejaarscontrole. Kernboodschap In totaal heeft de accountant een 15-tal bevindingen gedaan. Twee bevindingen hiervan zijn nieuw. De bevindingen zien toe op de processen inkopen en aanbestedingen, betalingen, automatisering, sociaal domein, subsidieontvangsten, subsidieverstrekkingen administratie & verslaglegging en lonen en salarissen. Van de bevindingen van vorig jaar waren er op het moment van de interimcontrole 2 bevindingen afgewikkeld. Voor de eindejaarscontrole zullen ook nog enkele andere bevindingen zijn afgerond. Voor de overige bevindingen geldt dat eraan wordt gewerkt, maar dit veelal bevindingen zijn die niet op een korte termijn gerealiseerd kunnen worden. Dit geldt ook voor de bevinding op de subsidieontvangsten, die door de accountant op het moment van de interimcontrole als niet opgepakt was beoordeeld. Er is op dit onderdeel inmiddels een traject gestart. Op het gebied van interne beheersing zijn stappen gemaakt, maar moeten ook nog verdere stappen worden gezet.

De accountant constateert dat op dit moment op onderdelen interne beheersingsmaatregelen in de processen onvoldoende zichtbaar zijn. In deze situatie kan achteraf niet vastgesteld worden of de afgesproken procedures en uitgevoerde interne controles wel hebben bestaan en gewerkt. De verbijzonderde interne controlefunctie kan in beide gevallen nog niet systeemgericht controleren en de accountant ook niet. Dat laatste betekent dat een controle meer tijd kost voor zowel de gemeente als de accountant. Om verder in control te komen adviseert de accountant de zichtbaarheid van de interne beheersingsmaatregelen te vergroten om hen in staat te stellen bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen te monitoren. Verdere stappen zetten op het gebied van interne controle vergen discipline, maar ook tijd en capaciteit. Naast tijdelijke inhuur van capaciteit is er een medewerker voor de verbijzonderde interne controles aangetrokken. De noodzaak om de interne controle integraal te versterken en de vanaf 2022 ingaande rechtmatigheidsverantwoording door het college, maken dat het verstandig is om bij de begroting te bezien of dit kan met de huidige formatie ofwel dat een extra formatieverzoek noodzakelijk zal blijken. Er zijn door u nog geen eigen controle/aandachtspunten aangedragen aan de accountant. Deze zijn dan ook niet meegenomen in de Boardletter.

Bij de bespreking van het controleplan 2021 kunt u nog eventuele wensen aangeven. Voor zover van toepassing zal de accountant daarover dan rapporteren in het accountantsverslag 2021. Vervolg In navolging op de aanpak van 2021 om de basis verder op orde te krijgen en vervolgens de interne beheersing door te ontwikkelen, wordt in 2022 op dezelfde voet verder gegaan. Net als vorig jaar wordt met behulp van een voortgangsdocument gemonitord of de reeds onderhanden zijnde bevindingen verder worden opgevolgd en de twee nieuwe bevindingen worden opgepakt. Om een zo’n breed mogelijk draagvlak te creëren wordt hierbij de gehele organisatie betrokken. De accountant beoordeelt bij de eindejaarscontrole 2021 en de interimcontrole 2022 de opvolging van de Documentnummer: 1501659 / 1675394 Inlichtingen bij: P. Blij Telefoonnummer: (0314) 377 106

Pagina 2 van 3

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2022-17)

aandachtspunten. Sommige verbeteringen zullen niet direct zichtbaar zijn in een volgende Boardletter of accountantsverslag, omdat het gaat over de (middel)lange termijn. Op 17 februari 2022 zal de accountant de Boardletter 2021 nader toelichten tijdens de informatieve raad. Ook wordt u in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen aan de accountant en de portefeuillehouder financiën. Bijlagen Baker Tilly – Boardletter 2021.

Documentnummer: 1501659 / 1675394 Inlichtingen bij: P. Blij Telefoonnummer: (0314) 377 106

Pagina 3 van 3