2021-06 Boardletter 2020 gemeente Doetinchem (Baker Tilly).pdf

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2021-06)

Onderwerp: Portefeuillehouder: Datum:

Boardletter 2020 gemeente Doetinchem (Baker Tilly) wethouder Bulten 19 januari 2021

Kennis te nemen van de bevindingen van de accountant (Baker Tilly) uit de Boardletter 2020. Context Jaarlijks verstrekt uw raad een opdracht aan de accountant tot controle van de jaarrekening. In aanloop naar de controle van de jaarrekening 2020 is tussentijds de interimcontrole uitgevoerd. De bevindingen van deze controle, alsmede de gesignaleerde aandachtspunten voor de jaarrekening 2020, neemt de accountant op in de boardletter 2020 ten behoeve van het college en uw raad. De accountant doet dit om de controlewerkzaamheden, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, waaronder de controlestandaarden te kunnen bepalen. In de boardletter 2020 concludeert de accountant het volgende: “Uw gemeente moet op het gebied van interne beheersing nog forse stappen zetten. Om alle financiële uitdagingen voor uw gemeente de komende tijd in goede banen te leiden worden hoge eisen aan het planning- en controlinstrumentarium, alsmede het interne beheersingssysteem gesteld. Wij stellen vast dat nagenoeg alle eerder door ons geconstateerde bevindingen weliswaar zijn opgepakt, maar dat geen van de bevindingen daadwerkelijk is afgerond. Daarnaast zijn er meerdere nieuwe bevindingen bijgekomen.” Zoals ook in voorgaande jaren is aangegeven, gaat het hier ook om bevindingen, waarvan de oplossingen niet altijd op korte termijn opgepakt kunnen worden.

Sommige verbeteringen zijn hierdoor niet direct zichtbaar in een volgende boardletter of accountantsverslag omdat het gaat over de (middel)lange termijn. Daarnaast geeft de accountant ons specifieke aandachtspunten mee die betrekking hebben op de jaarrekeningcontrole, maar ook op voorgaande jaren. Helaas zijn we in 2020 geconfronteerd met de coronacrisis. Door de gevolgen van de coronacrisis heeft de interimcontrole 2020 volledig op afstand plaatsgevonden en zullen er ook consequenties zijn voor de eindejaarscontrole, met name waar we afhankelijk zijn van informatie van derden. Kernboodschap De accountant schetst een algemeen beeld op basis van een aantal bevindingen. Deze bevindingen raken verschillende disciplines binnen de ambtelijke organisatie en zijn samengevat in een overzicht op pagina 8, onder 1.3. Het gaat om nieuwe en reeds eerder gedane bevindingen uit voorgaande jaren. De nieuwe bevindingen hebben betrekking op de processen inkopen en aanbestedingen, betalingen en administratie en verslaglegging. De bevindingen uit voorgaande jaren zien toe op de processen inkopen en aanbestedingen (3 bevindingen), automatisering (1 bevinding), sociaal domein (3 bevindingen), omgevingsvergunningen (1 bevinding), subsidieontvangsten (1 bevinding), subsidieverstrekkingen (1 bevinding), lonen en salarissen (1 bevinding).

Dit betreffen veelal bevindingen die niet op een korte termijn gerealiseerd konden worden, waardoor deze ook dit jaar weer geconstateerd worden.

Documentnummer: 1389255 / 1606008 Inlichtingen bij: M. Huinink Telefoonnummer: (0314) 399 640 Pagina 1 van 2

Mededeling van het college aan de gemeenteraad (2021-06)

Op het gebied van interne beheersing moeten, evenals in voorgaand jaar, nog enkele stappen gezet worden. De in 2020 aan het licht gekomen fraudezaak, de daarmee samenhangende extra werkzaamheden voor de jaarstukken 2019 en de gevolgen van de coronacrisis hebben ons parten gespeeld tot het maken van forse stappen met betrekking tot de interne beheersing. De noodzaak om de interne controle integraal te versterken en de vanaf 2021 ingaande rechtmatigheidsverantwoording door het college maken dat op dit moment wordt bezien of dit kan met de bestaande formatie ofwel dat bij de kadernota 2022 een extra formatieverzoek noodzakelijk zal blijken. Om onze interne beheersing meer integraal vorm te gaan geven, zijn de eerste stappen gezet om binnen de bestaande formatie een medewerker interne controle te werven. Ook zijn er stappen gezet voor de optimalisering van administratieve processen. Met betrekking tot de bevindingen uit voorgaande jaren over de processen inkopen en aanbestedingen, automatisering, sociaal domein, omgevingsvergunningen, subsidieontvangsten, subsidieverstrekkingen en lonen en salarissen zijn stappen gezet. De omvang van de werkzaamheden die gemoeid zijn om de verbeteringen door te voeren, vergen tijd, waardoor dit nog niet tot resultaat in deze boardletter heeft geleid.

Uw raad heeft wensen bij de accountant aangedragen na de interimcontrole die zij kunnen oppakken bij de jaarrekeningcontrole. De accountant heeft naar aanleiding van de beeldvormende raad op 2 december 2020 over het controleprotocol en controleplan 2020 wensen van uw raad opgehaald. Het gaat hier om: - Geldstromen jeugdzorg, met name de verzilveringsgraad (verschil geïndiceerd en uitbetaald); - Betalingsgedrag gemeente. De accountant heeft deze ook opgenomen in het controleplan 2020. Voor zover van toepassing rapporteert de accountant daarover in het accountantsverslag 2020 en zijn deze dus niet meegenomen in de boardletter. Vervolg Inmiddels zijn er al diverse acties ondernomen om verbeteringen door te voeren. De accountant beoordeelt bij de eindejaarscontrole 2020 en de interimcontrole 2021 de opvolging van de aandachtspunten. Sommige verbeteringen zijn niet direct zichtbaar in een volgende boardletter of accountantsverslag omdat het gaat over de (middel)lange termijn. Op 4 februari 2021 zal de accountant de boardletter 2020 nader toelichten tijdens de informatieve raad. Ook worden raadsleden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen aan de accountant en de portefeuillehouder financiën. Bijlage 1. Baker Tilly – Boardletter 2020.

Documentnummer: 1389255 / 1606008 Inlichtingen bij: M. Huinink Telefoonnummer: (0314) 399 640 Pagina 2 van 2