16-12-2021 Presentatie organisatieontwikkeling.pdf
Tekst van het document
Organisatie-ontwikkeling [gD]
Gemeenteraad 16 december 2021
Waar gaat het vanavond over? • Een tussenstand • Even terug naar november 2021 • Diversiteitsbeleid in de organisatie • Op weg naar 2022
Wat zien we en wat vraagt dit? 2
De fundering 1 Vermindering in formatie en bezetting is te onderbouwen door ontwikkelingen als: • Oprichting Laborijn (2016) • Verzelfstandiging Buha bv (2017) – personeel per 1/1/2020 uit dienst bij gD • Doorontwikkeling Buurtplein (2018)
Formatie en bezetting (fte per 1.000 inwoners) 2017
2018
2019
2020
2021
T.o.v. andere gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners (2020)
Formatie 7,9
7,4
6,5
6,7
5,0
5,1
??
Bezetting 7,1
7,2
6,6
6,5
4,6
4,6
7,7
2016
Instroom, doorstroom en uitstroom 2016
2017
2018
2019
2020
T.o.v. andere gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners
Instroom 4.4% Doorstroom 0.8% Uitstroom 6%
6% 1% 9.6%
6.9% 6.5%
10,2% 2,8% 9,7%
9,2% 1,8% 7,5%
13,1% 5,2% 8,6%
3
De fundering - 2 Ziekteverzuim 2016
2017
2018
2019
2020
t/m Q3
% 2020 t.o.v. andere gemeenten
4,8%
6%
6,3%
6,8%
6,7%
5,5%
5,5%
Verdeling man/vrouw 2016
2017
2018
2019
2020
T.o.v. andere gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners
56/44
56/44%
56/44%
56/44%
50/50%
50/50%
Gemiddelde leeftijd 2016
2017
2018
2019
2020
T.o.v. andere gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners
48.5
48.9
49.5
49.7
49,1
48 4
Voorgenomen besluit college 2019 - 1 Vasthouden uitgangspunten gD2020, geen structuurwijziging • Besturing vereenvoudigen: – Instellen eenhoofdige directie en functie concerncontroller – Compacter managementteam – Aansturing afdelingen combineren (door afdelingshoofden), focus komt meer te liggen op aansturing teams en rol teamleiders – Betere span of control/support tussen afdelingen
Voorgenomen besluit college 2019 - 2 • Vereenvoudiging processen: – Versterken opdrachtverstrekking om werkdruk beter te reguleren en samenspel te verbeteren – Focus op bestuurlijke ambities en wettelijke taken
• Talenten medewerkers beter benutten: – Laagdrempelig cultuurprogramma – Anticiperen op goede doorstroom en instroom – Samen verder bouwen (implementatie aanbevelingen ‘Wasstraat’)
• Loonsomoverschrijding en samenwerking met verbonden partijen
6
Organisatie-ontwikkeling [gD]
En waar staan we dan nu?
Prio’s in 2021 • De leukste gemeente om voor te werken • Doelen: – Fundering versterken – Cultuur van eigenaarschap en daadkracht – Innovatie bevorderen – Concernopgaven 8
Arbeidsmarkt
(bron: Werken in Gelderland - Achterhoek)
9
Arbeidsmarkt
10
Wat is gedaan en/of loopt…. 1. Organisatiestructuur aangepast 2. Mandaten geregeld 3. Rollen, taken en bevoegdheden beschreven 4. Concernopgaven 5. Acties Management Letters – Stolwijk Kelderman 6. VIS, innovatie, leukste gemeente 7. Diversiteit 11
1. en 2. Organisatiestructuur en mandaten
1. En 2.
12
3. Rollen, taken, bevoegdheden Gaat over teamleiders, managers, gemeentesecretaris en MT • Wie heeft welke taken m.b.t. budgetten, P&O? • Wie overlegt met portefeuillehouder waarover? • Hoe werken we onderling samen?
13
4. Concernopgaven - 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
We verlagen het ziekteverzuim en stellen per teams doelstellingen Onze interne beheersing wordt verder verbeterd We verbeteren onze Dienstverlening We gebruiken onze systemen om ons werk leuker te maken We werken aan en met VIS We zijn en blijven een zichtbaar lerende organisatie We komen tot een standpunt omtrent de balans tussen thuiswerken en op kantoor werken
14
5. Acties Management Letters – Stolwijk - 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Geen zichtbare controle op crediteur (stamgegevens) Geen functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen Het ontbreken van zichtbare interne controles bij handmatige betalingen Memoriaalboekingen m.b.t. correcties hebben onvoldoende onderbouwing Prestatielevering bij verrichte inkopen onvoldoende onderbouwd Naleving aanbestedingsrichtlijnen is aandachtspunt Inzicht in toekomstige uitgaven en verplichtingen beperkt aanwezig Wachtwoordbeleid Key2Financiën heeft ruimte voor verbetering Onderbouwing van de levering van de zorg Interne controle rondom de getrouwheid van de lasten en rechtmatigheid van de uitgaven Verplichtingenadministratie Tijdigheid facturatie legesnota’s Beheersing en verantwoording van projectsubsidies Naleving termijnen van algemene subsidieverordening Controle wijziging salarisgegevens Voortgang gedane constateringen Stolwijk Kelderman
15
6. VIS, innovatie, leukste gemeente • • • •
VIS-traject programma is er. Integriteit onverminderd op de radar Innovatie: Project 2036 laat zien dat inspiratie werkt en DataLabGO Onderzoek naar “aantrekkelijkste gemeenten”, op gebied van opleidingen
16
7. Diversiteit - 1
Wat gaan wij doen? Wij nemen deel aan Barometer Culturele Diversiteit
Wanneer? Hoe? 2020 In jaarrekening en begroting
Migratieachtergrond Totaal
Nederlandse achtergrond
Westerse achtergrond
Niet-westerse achtergrond
Migratieachtergrond werknemers gemeente Doetinchem, 2019
100
92
5
3
Migratieachtergrond inwoners gemeente Doetinchem, 2020
100
85,3
7,4
7,3
Migratieachtergrond inwoners Nederland, 2020
100
75,4
10,6
14
17
7. Diversiteit - 2 Wat gaan wij doen? Vervolg
Wanneer?
Hoe?
Wij maken nadere afspraken met verbonden partijen (Buurtplein, Laborijn, Buha) voor het bevorderen van diversiteit
2021 2022 2023
Wij organiseren workshops en themabijeenkomsten over diversiteit voor - college - ambtelijke organisatie - gemeenteraad
2022 en 2023 2022 en 2023 2022 en 2023
oriënterende gesprekken concrete afspraken en eerste uitvoering vervolg uitvoering Workshops/bijeenkomsten Workshops/bijeenkomsten Workshops/bijeenkomsten
Wij organiseren workshops en themabijeenkomst over diversiteit voor: - Sociale Raad - verbonden partijen (Buurtplein, Laborijn en Buha) - andere geïnteresseerde maatschappelijke instellingen, verenigingen en inwoners.
2022 2023
Ondertekening Charter Diversiteit (In het Charter Diversiteit omschrijf je de concrete uitdaging op het gebied van Diversiteit & Inclusie op de werkvloer. Door te ondertekenen committeren wij ons aan die uitdaging)
2023
Workshops/bijeenkomsten
2022 en 2023
Ntb
18
Op naar 2022 • • • •
We zetten stappen – en we zijn er nog niet Doorgaan met basis op orde Nieuwe bestuursperiode Integraliteit, zakelijkheid en eigenaarschap
19
Heeft u vragen?
20