10.3 Rekenkamer, 15-04-2024, bijlage Onderzoeksprotocol rekenkamer Doetinchem.pdf

Onderzoeksprotocol van de rekenkamer Doetinchem 2024

1. Inleiding Grondslag Verordening gemeentelijke rekenkamer Doetinchem 2023, vastgesteld bij raadsbesluit van 21 december 2023 (hierna: rekenkamer).

Taken en doelstelling De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan, benoemd door de gemeenteraad. Zij bestaat uit drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris vanuit de raadsgriffie. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. •

Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?

•

Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen?

•

Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?

Onderzoeksprotocol Oftewel de richtlijnen die de rekenkamer volgt bij de uitvoering van haar onderzoeken. Het doel: 1. Waarborgen kwaliteit van de onderzoeken, 2. Goed verloop van het onderzoeksproces en 3. Inzicht geven in de werkwijze van de rekenkamer.

2. Onderwerpselectie De rekenkamer bepaalt als onafhankelijk orgaan zelf welke onderzoeken zij uitvoert. Zij houdt een groslijst van onderwerpen bij. Hiervoor maakt zij gebruik van publicaties van diverse raadsstukken zoals begroting, jaarrekening en raadsbesluiten. . 2

De rekenkamer bezoekt de individuele fracties één keer in de vier jaar, in het eerste halfjaar na de gemeenteraadsverkiezingen. De gemeenteraad, een inwoner of organisatie kan de rekenkamer vragen om een onderzoek in te stellen. De rekenkamer bepaalt in hoeverre zij een verzoek honoreert. De raad (of de inwoner of organisatie) ontvangt bericht in hoeverre de rekenkamer aan het verzoek voldoet. In het jaarplan bepaalt de rekenkamer welke onderwerpen zij gaat onderzoeken. Dit doet zij door middel van een kort oriënterend onderzoek naar belang, uitvoerbaarheid, actuele feiten e.d.

Selectiecriteria Bij de keuze voor onderwerpen kijkt de rekenkamer naar de volgende selectiecriteria: •

Er is gerede twijfel over doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid;

•

Er is een substantieel belang en/of risico in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht;

•

Het onderzoek heeft toegevoegde waarde voor het raadswerk;

•

Het onderzoek is praktisch uitvoerbaar en

•

De rekenkamer streeft naar een variatie aan onderzoeksonderwerpen.

De kwaliteitseisen die de rekenkamer aan onderzoeken stelt zijn: Objectief, consistent, controleerbaar, zorgvuldig, onafhankelijk, doelmatig en bruikbaar voor de raad. Het onderzoeksprogramma/suggesties van de raad voor mogelijke onderzoeken worden tijdens een fysieke bijeenkomst met een afvaardiging van de raad besproken.

3

3. Onderzoeksopzet en aankondiging Onderzoeksopzet Na het bepalen van een onderzoeksonderwerp stelt de rekenkamer een onderzoeksplan vast. Dit bevat in elk geval: •

Doelstelling en vraagstelling onderzoek,

•

Deelvragen,

•

Normenkader,

•

Globale onderzoeksaanpak en

•

Planning en uitvoering.

Per onderzoek wijst de rekenkamer een primaathouder en een vervanger aan. Zij/hij coördineert het onderzoek en is verantwoordelijk voor de planning en het onderzoeksbudget. De secretaris adviseert en ondersteunt de primaathouder bij de praktische gang van zaken. De rekenkamer nodigt de fractievoorzitters uit om de (voorlopige) onderzoeksopzet tijdens een fysieke bijeenkomst te bespreken. De doorwerking van onderzoeken is beter naarmate de onderzoeksvragen en verwachtingen aansluiten bij de behoefte van de gemeenteraadraad. Het bespreken van de onderzoeksopzet kan bijdragen aan de doorwerking. De rekenkamer behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer het gaat om substantiële wijzigingen, deelt de rekenkamer dit mee aan de gemeenteraad en betrokkenen bij het onderzoek.

Aankondiging De rekenkamer stuurt het definitieve onderzoeksplan ter kennisneming naar de gemeenteraad. De gemeentesecretaris ontvangt een aparte schriftelijke aankondiging van het onderzoek. De primaathouder kan het onderzoek persoonlijk toelichten aan de gemeentesecretaris, bij voorkeur in het bijzijn van de contactpersoon vanuit de ambtelijke organisatie. De rekenkamer laat aan andere relevante relaties weten dat er een onderzoek ingesteld gaat worden.

4

4. Samenwerking met externe onderzoeksbureaus Afhankelijk van aard of omvang van een onderzoek kan de rekenkamer externe ondersteuning zoeken. Voor de offerte-aanvraag maakt de primaathouder een apart document. Bijlagen bij dit document zijn de onderzoeksopzet en de inkoopvoorwaarden van de Achterhoekse gemeenten. In de offerteaanvraag vraagt de rekenkamer expliciet of het bureau de laatste vijf jaar een onderzoek heeft uitgevoerd voor of in de gemeente Doetinchem. Op die manier kan de rekenkamer beoordelen of er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling. De rekenkamer nodigt 2 à 3 onderzoeksbureaus uit om hun offerte toe te lichten en maakt vervolgens een keuze.

5. Start van het onderzoek Het onderzoek begint met een startbijeenkomst waarin de rekenkamer (samen met het externe onderzoeksbureau) een toelichting op de werkwijze aan ambtelijk betrokkenen geeft. Tijdens deze bijeenkomst maken betrokkenen en de onderzoeker(s) werkafspraken.

6. Voortgang en dossiervorming Afspraken: •

De primaathouder is actief betrokken bij het lopende onderzoek. Hij houdt de rekenkamer op de hoogte van de voortgang van het onderzoek.

•

Alle verslagen van interviews worden voor akkoord voorgelegd aan betrokkenen. De verslagen zijn geheim.

•

De onderzoeker(s) kunnen een beroep doen op de secretaris van de rekenkamer voor het plannen van interviews met betrokkenen en het aanleveren van documenten.

•

De primaathouder zorgt voor het ambtelijk hoor- en wederhoor.

•

Tijdens het onderzoek brengt de rekenkamer niets naar buiten, ook geen vermoeden van uitkomst.

5

In geval van samenwerking met een extern bureau geldt aanvullend: •

Het onderzoeksbureau rapporteert aan de primaathouder over de voortgang van het onderzoek.

•

De leden van de rekenkamer hebben de intentie om zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij de interviews die het onderzoeksbureau afneemt.

•

De rekenkamer krijgt de beschikking over het onderzoekdossier. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan kopieën aan te houden na afloop van het onderzoek.

•

Het onderzoeksbureau mag niet buiten de rekenkamer om contact opnemen met derden over de voortgang of resultaten van het onderzoek.

De formele documenten uit het onderzoekdossier worden bewaard conform de werkwijze van de gemeente Doetinchem.

7. Rapportage Het uitgangspunt van de rapportage is transparantie. Het moet helder zijn hoe de rekenkamer tot haar conclusies en aanbevelingen komt.

Ambtelijk wederhoor Aan de hand van de onderzoeksresultaten schrijft de primaathouder zijn bevindingen op in een conceptrapport van bevindingen. Dit concept gaat onder embargo naar de gemeentesecretaris. De primaathouder kan deze bevindingen mondeling toelichten. De gemeentesecretaris krijgt de gelegenheid om binnen vier weken de feiten in het conceptrapport te controleren. De rekenkamer reageert schriftelijk op deze ambtelijke reactie waarbij zij laat weten of de opmerkingen hebben geleid tot aanpassingen in het conceptrapport. In overleg kan het wederhoor plaatsvinden in de vorm van een bijeenkomst. Hierin wordt met alle betrokkenen de voorlopige bevindingen/beelden van het onderzoek gedeeld, besproken en aangescherpt. Van deze bijeenkomst maakt de onderzoeker een verslag dat hij voor akkoord voorlegt aan de deelnemers.

6

Conclusies en aanbevelingen Na het ambtelijk wederhoor wijdt de rekenkamer zich collectief aan de conclusies en aanbevelingen; de primaathouder doet een voorzet hiervoor. In geval van samenwerking met een extern bureau verwacht de rekenkamer van het bureau een voorzet voor conclusies en aanbevelingen.

Bestuurlijke reactie Na het opstellen van de nota met conclusies en aanbevelingen, zendt de rekenkamer deze nota naar het college van burgemeester en wethouders met het verzoek om een bestuurlijke reactie. Het college doet binnen vier weken haar reactie toekomen aan de rekenkamer. Het definitieve rapport (onderzoeksgegevens, bevindingen, conclusies en aanbevelingen plus schriftelijke reactie ambtelijk en bestuurlijk wederhoor) wordt door de secretaris vormgegeven in een representatief rapport.

8. Behandeling in de raad De rekenkamer biedt het rapport aan de voorzitter van de raad aan. De primaathouder geeft een korte toelichting op de onderzoeksresultaten. Het aanbieden gebeurt in het openbaar tijdens een beeldvormende raadsvergadering. Daarna volgt een informatieve behandeling van het rapport. Het rapport is enkele dagen van tevoren digitaal beschikbaar gesteld aan raadsleden, opvolgers, college van burgemeester en wethouders en directie (onder embargo). De rekenkamer behoudt zich het recht voor om van deze werkwijze af te wijken. Betrokkenen bij het onderzoek ontvangen een bericht wanneer het rapport wordt aangeboden.

7

9. Publicatie van het rapport Tegelijk met de aanbieding kan de rekenkamer zorgen voor een populaire samenvatting (afhankelijk van onderwerp en omvang onderzoek). Het rapport komt de dag na het aanbieden beschikbaar via www.doetinchem.nl. De voorzitter van de rekenkamer is de woordvoerder naar buiten toe. Bij presentaties en vragen over specifieke onderzoeken is de primaathouder ook woordvoerder. De rapporten van de rekenkamer zijn digitaal beschikbaar. Bij grote onderzoeken over complexe onderwerpen publiceert de rekenkamer een rapport op papier (een of meer exemplaren per fractie). Leden van de rekenkamer ontvangen een exemplaar op papier.

10. Archivering De rekenkamer valt als gemeentelijk orgaan onder de werking van de Archiefwet. Voor het bewaren van haar archiefbescheiden houdt de rekenkamer zich in dat verband aan de bewaartermijnen zoals die zijn opgenomen in de geldende gemeentelijke selectielijst. De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken moet een gemotiveerd verzoek worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming. Interviewverslagen zijn geheim.

11. Evaluatie Na elk onderzoek neemt de rekenkamer het onderzoeksproces onder de loep (proces en inhoudelijke aspecten van het onderzoek) en stelt dit voor een volgend onderzoek desgewenst bij.

12. Klachtenprocedure De Algemene wet bestuursrecht (Awb) schrijft voor dat de rekenkamer zorgt voor een behoorlijke behandeling van klachten over haar 8

gedragingen, deze klachten registreert en daarover jaarlijks rapporteert. De rekenkamer behandelt klachten over haar gedragingen volgens de klachtenprocedure van de gemeente Doetinchem.

Dit protocol is gebaseerd op de Verordening gemeentelijke rekenkamer Doetinchem 2023, vastgesteld bij raadsbesluit van 21 december 2023

9