10-02-2022 Advies van de raadscommissie aan de raad.pdf

Advies voor het gesprek met de accountant op 17 februari 2022 en met het college op 10 maart 2022 Van: raadswerkgroep aanbesteding accountantsdiensten 1 Aan: de gemeenteraad, cc wethouder financiën Datum: 10 februari 2022 Inleiding Na de verkiezingen benoemt u de leden van de nieuwe auditcommissie. Tot die tijd bereiden de huidige leden van de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten de raadsbijeenkomsten over de p&c documenten en de gesprekken met de accountant voor. Op 17 februari (informatieve raad) hebt u een gesprek met de accountant over de boardletter en het controleplan 2021. En op 10 maart (beeldvormende raad) hebt u het gesprek met het college over deze documenten. Ter voorbereiding hierop willen wij u enkele aandachtspunten meegeven bij 1. De boardletter, 2. Extra onderwerpen die u kunt aandragen voor de accountantscontrole en 3. Invulling van social return. Wij hebben onderscheid gemaakt tussen vragen die u aan de accountant kunt stellen (17-02) en vragen die u aan het college kunt stellen (10-03, bij de beeldvormende behandeling van het raadsvoorstel Controleplan 2021). 1. Boardletter Als onderdeel van de controle van de jaarrekening kijkt de accountant naar de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. Zijn bevindingen komen in de managementletter die naar het college gaat.

Hij informeert de gemeenteraad over de acties en prioritering uit de managementletter via de boardletter. U hebt de boardletter 2021 deze week ontvangen via het college (2022-17). Wij hebben de boardletter onlangs met de accountant besproken. Naar aanleiding hiervan geven we u enkele aandachtspunten mee. Managementletter als bijlage U ontvangt de boardletter van de accountant. De boardletter verwijst op een aantal punten naar bevindingen/adviezen uit de managementletter. Om een compleet beeld te krijgen, lijkt het ons verstandig om de managementletter als (vertrouwelijke) bijlage aan de boardletter toe te voegen. ➢ Ons advies is om aan het college te vragen om de managementletter als (vertrouwelijke) bijlage aan te leveren bij de bordletter (10 maart) Aanbevelingen voor de interne beheersing Met behulp van een voortgangsdocument monitort het college of er acties zijn uitgezet en opgevolgd ter verbetering van de interne beheersing (p8 boardletter). Van de aanbevelingen van de accountant heeft het college er 12 onderhanden en 2 zijn afgewikkeld.

➢ Kan de accountant aangeven om welke aanbevelingen het gaat? (17 februari) ➢ Kan het college de stand van zaken geven van de 12 aanbevelingen die het onderhanden heeft? (10 maart) Rechtmatigheidsverantwoording Het eerste jaar waarover het college zelf de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen, is uitgesteld tot 2022 (p9 boardletter). De accountant controleert die verantwoording. De organisatie moet nog flinke stappen zetten om ook de verbijzonderde interne controles in te richten om tijdig klaar te zijn voor het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording.

1

Bennie Ernst, Marius Wijers, Patrick Moors en Robert Ooms

Wat is de rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording: het college legt verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dat is het moment voor de raad om daar vragen over te stellen. ➢ ➢ ➢

Wat bedoelt de accountant dat er nog “flinke stappen” gezet moeten worden? (17 februari) Hoe kijkt het college hier tegen aan? (10 maart) Wij adviseren u om de griffie te vragen om de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de workshop voor nieuwe raadsleden over de p&c- documenten medio april.

Van gegevensgerichte controle naar organisatiegerichte controle Een adequate beschrijving en toereikende inrichting en werking van de interne beheersing vormt de basis om voor de verbijzonderde interne controle en door ons als accountant over te gaan van een gegevensgerichte naar een organisatiegerichte controlestrategie (p10 boardletter). Kort gezegd: van controle op output (cijfers) naar controle waarbij je gebruik maakt van de interne beheersing van de processen. ➢ Kan de accountant hier een feitelijke toelichting op geven? (17 februari) ➢ Kan de accountant aangeven in hoeverre het interne proces verbeterd is om toe te werken naar organisatiegerichte controle? (17 februari) ➢ Kan het college aangeven hoe het hier tegen aan kijkt? (10 maart) Prestatielevering inkopen De accountant heeft het college een aantal kritische punten meegegeven bij de inrichting van de controle technische functiescheiding en de onderbouwing van de prestatielevering (p11 boardletter). ➢ Kan de accountant dit toelichten? (17 februari) Opbrengst noordelijk deel grondexploitatie A18 Het is van belang dat een eventueel planinhoudelijk besluit voor het einde van dit boekjaar genomen moet worden om de opbrengst te verwerken in de jaarstukken 2021 (p11 boardletter). Dit betekent dat wanneer het noordelijk deel in exploitatie wordt genomen, de raad hier voor 31-12 een besluit over had moeten nemen.

De vraag is dan of het college dit vergeten is. Het resultaat van A18 kun je nu alleen zonder het noordelijk deel inboeken. ➢ Kan de accountant aangeven of er inderdaad wat is vergeten? (17 februari) ➢ Kan het college aangeven waarom dit niet is gebeurd? (10 maart) Geen frauderisicoanalyse De accountant constateert dat de gemeente veel belang hecht aan de frauderisico’s maar dat er geen frauderisicoanalyse is (p11 boardletter). ➢ Vragen aan het college: (10 maart) o Waarom is er geen frauderisicoanalyse en gaat het college deze opstellen? o Als de fraude-risicoanalyse er komt: gaat dit document naar de raad? o Wat is de rol van de raad: moet de raad dit document vaststellen? o Algemeen: Een frauderisicoanalyse is typisch een document om met de auditcommissie en het college te bespreken. 2. Fracties benoemen extra onderwerpen voor de accountantscontrole De gemeenteraad kan extra onderwerpen aandragen bij de accountant waarop gecontroleerd moet worden. De accountant kan deze onderwerpen opnemen in zijn controleplan. Fracties kunnen op 17 februari onderwerpen aangeven bij de accountant. De accountant kan aangeven of deze nog meegenomen kunnen worden in de interim controle of op een later moment. ➢ Wij adviseren fracties om op 17 februari onderwerpen aan te dragen voor extra controle.

3. Ideeën fracties voor inzet social return door accountant Conform de overeenkomst besteedt de accountant jaarlijks 5% van de opdrachtwaarde, € 6.042,25 (5% van € 120.845), aan social return. Beide partijen kunnen hiervoor ideeën aandragen. Er is geen generiek beleid voor social return – invulling is maatwerk. - De accountant geeft aan dat de stichting Achterhoeks talenten fonds een accountant zoekt. Deze stichting werkt voor inwoners van alle acht gemeenten in de Achterhoek. - Dit aanbod kunnen wij ook voorleggen aan het Doetinchems Fonds Gemeentespaarbank. U bent met drie raadsleden en de burgemeester vertegenwoordigd in dit fonds, dat alleen werkt voor inwoners van de gemeente Doetinchem. De raadswerkgroep is voorstander van een bestemming die ten goede komt aan een doel voor inwoners van onze gemeente. Na eventuele inzet van de social return voor dit fonds, blijft er nog een ruim budget over voor een ander doel. - Andere ideeën: advieswerk aan startende ondernemers/zzp’s (al dan niet vanuit een uitkeringssituatie) of aan een andere sociale onderneming. ➢

Wij adviseren fracties om op 17 februari, naast het Doetinchems Fonds Gemeentespaarbank, suggesties te doen voor de social return. Afspraken over de uitvoering kunnen gemaakt worden in de auditcommissie samen met de accountant en afdeling concerncontrol.