1 Rekenkamerbrief DoeMee-onderzoek NVRR meldingen openbare ruimte.pdf

De leden van de gemeenteraad

verzenddatum:

9 juni 2021

onderwerp:

ons kenmerk: inlichtingen bij: telefoonnummer:

1436644 / 1582101 mevrouw E. Radstaak (0314) 377 145

uw kenmerk: uw brief van: bijlagen:

rekenkamerbrief DoeMeeonderzoek NVRR meldingen openbare ruimte factsheet sideletter

Geachte heer, mevrouw, In juni 2020 heeft de rekenkamercommissie besloten te participeren in het DoeMee onderzoek van de NVRR (Nederlandse vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) naar Meldingen in de Openbare Ruimte. Jaarlijks organiseert de NVRR een DoeMee onderzoek over een wisselend onderwerp waaraan rekenkamer(commissies) kunnen deelnemen. In dit NVRR-onderzoek is informatie verzameld over de afhandeling van meldingen betreffende de openbare ruimte (MOR) door de gemeente Doetinchem. Inwoners verwachten actie van de gemeente bij rondzwervend afval, kapot straatmeubilair of straatverlichting. Een goede afhandeling van meldingen in de openbare ruimte heeft invloed op de relatie tussen de inwoner en de gemeente. Doel van het onderzoek was dan ook vast te stellen hoe in beleidsmatige en organisatorische zin de gemeente vorm gegeven heeft aan de afhandeling van meldingen. Het is meer een systeemonderzoek dan een doeltreffendheidonderzoek of een onderzoek naar de beleving van de burgers. Omdat het hier handelt om een onderzoek met een betrekkelijk eenvoudige opzet heeft de rekenkamercommissie besloten u door middel van een rekenkamerbrief van de bevindingen en conclusies van dit onderzoek te informeren en het rapport zelf als bijlage aan deze brief toe te voegen. Het onderzoek is georganiseerd door de NVRR en uitgevoerd door het onderzoeksbureau PBLQ.

Aan dit onderzoek hebben 51 gemeenten deelgenomen. Informatie voor het onderzoek werd verzameld door middel van een vragenlijst waarbij op de meeste vragen alleen met ja of nee kon worden geantwoord. Voordeel van deze werkwijze is dat hierdoor uit de gezamenlijke antwoorden van alle gemeenten een benchmark ontstaat waarmee de eigen gemeente direct vergeleken kan worden. Nadeel van de werkwijze is dat het niet mogelijk is een antwoord te nuanceren (alleen “ja” of “nee” is als antwoord mogelijk) en ook het gevaar van verkeerde interpretatie van de vraag ligt op de loer Het resultaat van de enquête ziet u terug in de bijlage “Factsheet Meldingen Openbare Ruimte gemeente Doetinchem.”

9 juni 2021 rekenkamerbrief DoeMeeonderzoek NVRR meldingen openbare ruimte

2

1436644 / 1582101

De rekenkamercommissie biedt hierbij deze Factsheet en sideletter aan de gemeenteraad aan (zie de bijlagen 1 en 2). Deze rapportage is gelijktijdig naar de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie gezonden. De rekenkamercommissie bedankt de ambtenaren van de gemeente Doetinchem die een bijdrage aan dit onderzoek hebben geleverd. Conclusies  De algemene conclusie is dat het proces, de inrichting van de meldingen in de openbare ruimte op orde is in de gemeente Doetinchem. De gemeente presteert grotendeels vergelijkbaar met de andere 50 onderzochte gemeenten.  De rekenkamercommissie constateert dat veel gemeenten beleid en uitvoering (procesbeschrijving en werkinstructies) werkende weg ontwikkeld hebben, met een grote afstand tussen beleid en uitvoering. Een procesbeschrijving en werkinstructies zijn niet op papier vastgelegd in de gemeente Doetinchem.  De gemeente biedt inwoners veel mogelijkheden om een melding te doen. Hierdoor is het doen van een melding laagdrempelig, eenvoudig en voor de melder helder.  De melder kan grotendeels de afhandeling van de melding volgen, maar krijgt geen bericht over een andere status van de melding. Overigens gebeurt dat maar bij 27% van de in de benchmark onderzochte gemeenten.  De afhandeling van de meldingen worden wel geëvalueerd en gerapporteerd aan het college maar niet aan de gemeenteraad.

Aanbevelingen  Stel een procesbeschrijving en een werkinstructie Meldingen in de openbare ruimte op.  Leg daarin vast hoe de communicatie naar de melder verloopt: ontvangst van de melding, wanneer en hoe afgehandeld en eventuele statusverandering van de melding.  Ontwikkel het proces van klanttevredenheid over de afhandeling, registreer, monitor en evalueer deze, en zet die informatie proactief in om de klanttevredenheid verder te verbeteren en ervan te leren.  Informeer de gemeenteraad in het kader van de P&C-cyclus over de afhandeling van de Meldingen in de openbare ruimte.

Met vriendelijke groet, de rekenkamercommissie Doetinchem,

S.H. Dijk, voorzitter