Taken en conceptbegroting samenwerkingsmodule Contractmanagement Inburgeringstrajecten.

Taken en concept begroting samenwerkingsmodule Contractmanagement Inburgeringstrajecten Inleiding In dit memo wordt beschreven welke taken wel en niet onder het contractmanagement vallen wanneer we dat bij de MGR onderbrengen. Daarbij is besloten tot een beperkt takenpakket. Op basis hiervan is gekeken naar de benodigde capaciteit en een conceptbegroting opgesteld. De taken zijn ook in hoofdpunten op genomen in de bijlage van de regeling van de MGR. De exacte afspraken worden op een later moment in een DVO vastgelegd. Deze worden in onderlinge afstemming opgesteld, nadat er een formeel verzoek is gedaan door het RPO Participatie op basis van de model van de MGR. Taken zoals verwoord in de bijlage van de regeling De taken bestaan uit: • Contractbeheer en contractmanagement • Toegankelijk maken contractinformatie • Informatie ophalen over behalen van resultaten • Contractgesprekken op grond van informatie en signalen • Rapportage Nader gespecificeerd komt dit neer op: • Contractbeheer en -management • Toegankelijk maken van contractinformatie, incl.

contractuele vragen beantwoorden van aanbieders en gemeenten • Verzamelen van (management)informatie o Informatie ophalen bij contractpartners over behalen van resultaten op basis van programma's van eisen en vastgestelde KPI’s; (4 x per jaar) o Gegevens Blik op Werk (1 x per jaar) o Signalen van gemeenten • Acties (op contractniveau) op basis van signalen vanuit gemeenten • Contractgesprek incl. voorbespreking ( 2 x p/jaar) • Rapportage op basis van managementinformatie en contractgesprekken (2x p/jaar) • Monitoring SROI – social return afspraken Dit betekent dat een aantal taken en werkzaamheden gezamenlijk door gemeenten uitgevoerd zal worden en/of eventueel op een later moment bij de MGR ondergebracht kunnen worden, waarbij dan bekeken moet worden wat dit zou betekenen voor de begroting. Dit betreft o.a. • Voorstellen/adviezen opstellen t.b.v. eisen en voorwaarden • Marktverkenning en inkoop volgende contractperiode • Check op onderaannemers • Advisering aan gemeenten o.b.v. contractmonitoring • Proactieve controle op eisen en voorwaarden uit PvE en algemeen document (bv.

kwalificaties personeel) • Analyseren van managementinformatie • Duurzaamheid • Voortgang, evaluatie inkoop en begeleiden nieuwe inkoop • Kwaliteits- en rechtmatigheidstoezicht en communicatie • Organiseren en aanwezigheid netwerkbijeenkomst met aanbieders Over een aantal taken is nu nog onvoldoende duidelijkheid. 1

Er wordt nu vanuit gegaan dat de toets op rechtmatigheid voldoende geborgd is binnen het Blik op Werk keurmerk. Ook over het eventueel beëindigen van een contract moeten nadere afspraken gemaakt worden. We zullen werkende weg ontdekken of de vooraf afgesproken taakverdeling voldoende efficiënt blijkt te zijn. Tussendoor zal er gestructureerde afstemming zijn en is ruimte voor adhoc afstemming met gemeenten en over communicatie. Begroting takenpakket MGR Op basis van het takenpakket voor de MGR met de onderliggende verwachtingen is een inschatting gemaakt van de benodigde formatie en overige kosten. Dat is de basis voor de conceptbegroting voor 2022. Vervolgens is op basis van de voorbereidende werkzaamheden die nodig zijn voor de besluitvorming enerzijds en de start van de uitvoering per 1 januari 2022 anderzijds een begroting gemaakt voor de incidentele kosten in 2021. We gaan er nu vanuit dat deze taken grotendeels in 2021 uitgevoerd kunnen worden. Deze kosten worden ook in 2021 in rekening gebracht bij gemeenten. Opzet begroting Bij de modulaire gemeenschappelijke regeling is de afspraak dat de deelnemende gemeenten betalen voor de taken die ze bij de MGR onderbrengen. Dat betekent dat de kosten voor het contractmanagement inburgeringstrajecten door de 9 deelnemende gemeenten gedragen moeten worden.

Alle 11 deelnemende gemeenten aan de MGR dragen bij aan de beheerorganisatie. Die kosten wijzigen niet. In de begroting gaat het om 2 type kosten, zoals die terugkomen in de begroting van de MGR conform het besluit begroten en verantwoorden (BBV) 1. Programmakosten. Dit zijn de kosten voor de uitvoering van de taken als het gaat om contractmanagement en contractbeheer en hierover rapporteren en op de uitvoering gerichte advisering en support als het gaat om AVG, informatievoorziening en archivering. Dit betreft allereerst salariskosten van de benodigde formatie in verschillende functies zoals hieronder weergegeven met de inschatting van een gemiddeld aantal uren per week. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de ICT-systemen om de contracten te beheren en te communiceren met de aanbieders en de gebruikers bij de gemeenten. Ook wordt er een onderdeel op de website ingericht voor deze opdracht die moet worden bijgehouden. Dit betreft een toerekening van de kosten van licenties en onderhoud/aanpassingen van de ICT-systemen en website en overige directe kosten ten behoeve van de uitvoering van de opdracht. 2.

Overheadkosten Dit betreft de toerekening van een deel van de salariskosten van manager en managementassistent die nodig is voor de aansturing van de uitvoering enerzijds en de afstemming met de gemeente als opdrachtgevers en opstellen en bespreken van de planvorming, begroting en verslaglegging zoals we die als MGR moeten doen. Enerzijds ambtelijk, in de bestuurscommissie, ten behoeve van DB, AB en raden in gemeenten. Daarnaast is er een toerekening van kosten voor de fysieke en digitale werkplek met ICT-voorziening van laptop en telefonie en kosten als het gaat om HR-dienstverlening en financiële dienstverlening die de MGR inhuurt ten behoeve van de bedrijfsvoering van de MGR als geheel en ook van toepassing is op deze opdracht. Organisatie, inverdieneffect en toerekening kosten Omdat we de werkzaamheden onderbrengen bij het team van Inkoop Zorg kunnen we gebruik maken van de opgebouwde expertise en de ingerichte ICT-systemen voor de contracten en de digitale informatie uitwisseling en communicatie met aanbieders en gebruikers van de contracten bij gemeenten. Het team van Inkoop Zorg wordt uitgebreid voor het kunnen uitvoeren van deze nieuwe opdracht. Dit zal leiden tot herschikking van taken tussen de medewerkers en de manager en managementassistent zodat de benodigde expertise beschikbaar is voor deze extra opdracht, naast de bestaande opdracht van de module Inkoop Zorg.

We kiezen er dus bewust voor de opdracht door het uitgebreide team van Inkoop Zorg uit te laten voren met een vast aanspreekpunt van de relatiemanager inburgeringstrajecten en dus met medewerkers in dienst en niet via inhuur, omdat dat duurder is en je de expertise weer kwijtraakt na periode van inhuur. We maken ook 2

gebruik van de expertise binnen de MGR op het vlak van privacy, informatiebeheer en archivering om zaken goed op te zetten en te borgen. Het kan zijn dat de gebruikte ICT-systemen aangepast moeten worden voor deze extra opdracht. Daarnaast worden de licentiekosten van de ICT-systemen toegerekend naar deze nieuwe opdracht op basis van het aantal fte dat hiermee moet werken. Wanneer dit leidt tot een inverdieneffect zal dit terug te zien zijn in de jaarrekening en begroting van de module Inkoop Zorg voor de 11 deelnemende gemeenten. Zo zorgen we ervoor dat gemeenten die deelnemen aan een opdracht de werkelijke kosten betalen. Incidentele opstartkosten Om een nieuwe opdracht uit te kunnen gaan voeren en klaar te zijn voor de feitelijke start van de werkzaamheden zijn in de verschillende fases verschillende werkzaamheden nodig en moeten kosten gemaakt worden. Deze kunnen niet doorbelast worden aan de andere modules en worden daarom in 2021 als incidentele kosten aan de 9 deelnemende gemeenten in rekening gebracht. • De inzet van uren in de voorbereiding van deze opdracht enerzijds vanuit de module Inkoop en de MGR beheerorganisatie, bestaande uit afstemming over de opdracht, opstellen van de begroting en bijbehorende documenten als aanpassing regeling en instellen bestuursbesluit, afstemming over en opstellen van DVO met gemeenten en mandaatbesluit door gemeenten.

Daarmee willen we de besluitvorming goed onderbouwen en borgen. • De inzet van expertise voor het inrichten van de ICT-systemen en invoeren van de contracten en communicatie daarover met partijen die ermee moeten werken, zoals het opzetten van een onderdeel op de website en binnen de ICT systemen. • De werving en selectie van de uitbreiding van het team van de module Inkoop Zorg voor de uitvoering van deze opdracht, zodat er tijdig expertise beschikbaar is. • De opzet van de benodigde overlegvormen ambtelijk en bestuurlijk met gemeenten. • We weten dat er niet vanaf 1 januari trajecten zullen worden ingezet. Die begintijd kunnen we benutten om de werkwijzen en afstemming met elkaar op te starten. We willen met deze inzet van uren en directe kosten voorbereid zijn voor het overnemen van deze opdracht op 1 januari 2022. Inschatting benodigde formatie Op basis van de afgesproken taken en de bekende informatie vanuit de documenten is een inschatting gemaakt van de benodigde werkzaamheden. Naast de concrete voorbereiding van gesprekken, voeren van gesprekken en verslaglegging is er ook afstemming nodig met de gemeenten, wordt er gereageerd op signalen en vragen van gemeenten en aanbieders, worden gemeenten betrokken bij de gesprekken met aanbieders en de uitkomsten hiervan en de rapportage van de bevindingen uit de aangeleverde informatie van aanbieders, gemeenten en de gesprekken.

Gekeken is vanuit welke rol de werkzaamheden adequaat uitgevoerd kunnen worden. In de beginperiode zullen er nog weinig ervaringen zijn. Die tijd kan gebruikt worden om de samenwerking en afstemming met gemeenten en aanbieders goed te organiseren, zodat het een goed lopend proces kan worden waarin partijen kunnen leren en verbeteren. benodigde formatie voor beperkt takenpakket gem. aantal uren per week functie 10 uur contract-/relatiemanagement incl. rapportage 6 uur contractbeheer 1 uur advies AVG/DIV/Informatiebeheer 2 uur manager - ambtelijk/bestuurlijke afstemming 1 uur management assistent 20 uur totaal De uren voor manager en management assistent vallen onder punt 2 overheadkosten, de overige uren onder punt 1, programmakosten. 3

Concept begroting variant beperkt takenpakket 2021 Incidenteel

2022 Structureel

personele kosten uitvoeringskosten totaal programmakosten

€ 14.000 € 14.000 € 28.000

€ 44.000 € 7.000 € 51.000

overheadkosten Totaal

€ 4.000 € 32.000

€ 18.500 € 69.500

Verdeling kosten over gemeenten

incidenteel beperkt takenpakket Deelnemende gemeenten inwoneraantal 2021 2022 Gemeente Arnhem 162.424 € 13.061 € 28.366 Gemeente Doesburg 11.064 € 890 € 1.932 Gemeente Duiven 25.066 € 2.016 € 4.378 Gemeente Lingewaard 46.822 € 3.765 € 8.177 Gemeente Overbetuwe 48.214 € 3.877 € 8.420 Gemeente Rheden 43.525 € 3.500 € 7.601 Gemeente Rozendaal 1.726 € 139 € 301 Gemeente Westervoort 15.014 € 1.207 € 2.622 Gemeente Zevenaar 44.096 € 3.546 € 7.701 Totaal Deelnemende gemeenten 397.951 € 32.000 € 69.500

4