Raadsvoorstel Concept Jaarstukken 2020 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg

Adviesnota raad – openbaar Onderwerp Zaakdossier

Adviesnota raad - Concept Jaarstukken 2020 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD) Z/21/013705 - D/21/042688

Portefeuillehouder

Burgemeester L.W.C.M. van der Meijs

Raadsprogramma

1. Bestuur en veiligheid in Doesburg

Datum collegebesluit

4 mei 2021

Opsteller

Jessica Tonneyck

E-mail

jessica.tonneyck@doesburg.nl

Team

Bedrijfsvoering

Telefoonnummer (0313) 48 13 44

Voorstel Inhoudelijk beslispunt 1. Kennis te nemen van de concept jaarstukken 2020 SALD en de kaderbrief en meerjarenbegroting 2022 - 2025 SALD. 2. Een zienswijze in te dienen op het onderdeel e-depot van de begroting 2022 - 2025 SALD. Financieel beslispunt N.v.t. Procedureel beslispunt 3. Het bestuur SALD op hoogte te stellen van deze zienswijze via de brief in bijlage 1 bij dit raadsvoorstel.

Juridische grondslag Gemeenschappelijke Regeling 'Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg'.

Pagina 1 van 4

Inleiding De gemeenteraad van Doesburg wordt jaarlijks in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven op de concepten van de jaarstukken en de meerjarenbegroting van het Streekarchivariaat De Liemers & Doesburg (hierna te noemen SALD). Het voorstel is in de zienswijze bij de jaarstukken 2020 geen opmerkingen te plaatsen omdat er geen opmerkelijke zaken zijn en het saldo van baten en lasten 0 is na een kleine onttrekking van € 794 aan de reserve. Bij de begroting wordt voorgesteld een opmerking te maken bij de werkwijze en kosten voor de nadere uitwerking van de aansluiting op een e-depot. Nadere toelichting Jaarstukken 2020 Op hoofdlijnen laten de jaarstukken 2020 minder baten zien doordat de deelnemende gemeenten minder bijdragen dan aanvankelijk begroot. Aan de lasten kant zien we minder personele lasten dan voorzien omdat de voorziene projectleider e-depot nog niet was aangetrokken. Het totale saldo van baten en lasten bedraagt € -794. Dit tekort wordt gedekt vanuit de reserve. Nadere toelichting Kaderbrief en Meerjarenbegroting 2022 – 2025 In de meerjarenbegroting wordt voor de gemeente Doesburg een wat hogere bijdrage (66.625) aan het SALD opgenomen dan begroot in onze eigen begroting (€64.408 prijspeil 2021). De verhoging wordt veroorzaakt door de indexering van bedragen en het aanpassen van salariskosten aan de nieuwe CAO.

Het gaat hier om een kleine verhoging van € 2217. Het zijn onontkoombare kosten. In de kaderbrief wordt ingegaan op het aansluiten bij en overdragen van onze digitale archieven aan het e-depot van het ECAL (Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers). De bedoeling is dat het SALD zijn digitale archieven (en dus ook die van Doesburg) uiteindelijk overdraagt aan het e-depot van het ECAL. Daar zal deze digitale informatie blijvend worden bewaard en ontsloten en toegankelijk blijven. Eind 2020 en begin 2021 is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om aan te sluiten op het edepot van het ECAL en wat daarbij komt kijken voor de afzonderlijke leden van het SALD en het streekarchief van het SALD. Als je dit traject ingaat, is de aanstelling van een projectleider bij het SALD noodzakelijk omdat het om een omvangrijke, complexe en meerjarige operatie gaat. Voor deze projectleiding is in de begroting een PM post opgenomen. Aanstelling van deze projectleider brengt voor Doesburg meerkosten met zich mee. De omvang van deze kosten is nog onbekend. In de kaderbrief wordt uitgegaan van een aansluiting bij het ECAL. Gezien de toekomstvisie gemeente Doesburg is onderzoek naar alternatieven belangrijk voordat gestart wordt met aansluiting op het e-depot van het ECAL. Inzicht in deze alternatieven is er (nog) niet. Het bestuur van het SALD heeft ook om dit inzicht gevraagd.

Onderzoek naar de alternatieven kan in 2021 nog gebeuren en kan leiden tot meerkosten in 2021 die niet zijn begroot. De aansluiting van onze digitale archieven op een e-depot komt er hoe dan ook aan. Deze ontwikkeling is onontkoombaar en wettelijk. Ook de gemeente Doesburg moet immers haar digitale informatie bewaren en toegankelijk houden. En hiervoor is de aansluiting op een e-depot noodzakelijk. Hiervoor moet veel werk worden verricht in de komende jaren waarvoor nader te

Pagina 2 van 4

bepalen menskracht en middelen nodig zijn. De keuze voor het ECAL of bijvoorbeeld het Gelders Archief, bepaalt deels de omvang van de benodigde menskracht en middelen. Doel / meetbaar effect Door het geven van een zienswijze, wordt u als gemeenteraad van Doesburg actief betrokken bij de financiële- en beleidsmatige verantwoording van het SALD. Ook bent u in de gelegenheid aan de voorkant (bij) te sturen op inhoud en geld. Argumenten 1.1 Geen opmerkingen plaatsen bij de Jaarstukken 2020 Opmerkingen zijn niet nodig omdat het gaat om een slechts zeer lichte overschrijding van het totale budget. Deze overschrijding heeft geen noemenswaardige incidentele en structurele gevolgen. De overschrijding wordt gedekt vanuit de reserve. 1.2. Opmerkingen plaatsen bij Kaderbrief en begroting 2022- 2025 Alvorens een projectleider aan te stellen, wil de gemeente Doesburg eerst inzage hebben in alternatieve mogelijkheden en bijbehorende kosten. Denk hierbij aan aansluiting op het e-depot van het Gelders Archief. Het verkennen van alternatieven past bij de toekomstvisie van Doesburg en de wens om de Doesburgse begroting sluitend te houden. Doesburg ziet dat de aansluiting van onze digitale archieven op een e-depot er hoe dan ook aankomt en dat hiervoor veel werk moet worden gedaan in de komende jaren.

De hoogte van de kosten voor personele inzet en uitvoeringskosten zijn echter deels afhankelijk van de keuze van het e-depot (welke organisatie) en het tijdspad dat hiervoor wordt gekozen. Kanttekeningen Niet van toepassing. Financiën Jaarrekening In 2020 bedraagt het totale saldo van baten en lasten van het SALD € -794. Dit tekort wordt gedekt vanuit de baten. Begroting In de kaderbrief en begroting gaat het SALD uit van een basisbijdrage van Doesburg van € 66.625. In de Doesburgse begroting is € 64.408 (prijspeil 2021) opgenomen. Bij de programmabegroting 2022-2025 van onze gemeente zal hier rekening mee worden gehouden. Het verschil wordt veroorzaakt doordat het SALD de budgetten heeft geïndexeerd en de salarissen heeft aangepast aan de nieuwe CAO bedragen door het SALD. Voor de projectleiding uitvoering E-depot (voorbereiding aansluiting ECAL) is een PM post opgenomen in de begroting. De kosten hiervoor kunnen aanzienlijk zijn. Naast de inhoudelijke opmerking hierbij (zie bij argumenten en kanttekening), is inzicht in mogelijke alternatieven en bijbehorende kosten voor Doesburg noodzakelijk.

Pagina 3 van 4

Inzicht verkrijgen in de alternatieven en bijbehorende kosten vraagt om verder onderzoek. Dit kan in 2021 worden uitgevoerd en kan leiden tot een overschrijding op de jaarrekening 2021. Middelen voor dergelijk onderzoek zijn niet opgenomen in de begroting 2021.

Uitvoering Planning Het bestuur van het SALD neemt begin juli 2021 een besluit over de Jaarrekening 2020 en de Kaderbrief en de begroting 2022 – 2025 SALD. Het bestuur neemt de gegeven zienswijze mee in zijn besluitvorming. Communicatie Het SALD zal direct na het raadsbesluit worden geïnformeerd over de zienswijze via de brief in bijlage 1 bij dit raadsvoorstel. Evaluatie Niet van toepassing. Bijlage(n)  Bijlage 1: Brief zienswijze  Bijlage 2: Concept Jaarstukken 2020 SALD  Bijlage 3: Concept Kaderbrief en concept Begroting 2022 – 2025 SALD

Pagina 4 van 4