Raadsinformatienota Meerjarenbegroting ICT 2025-2028

Informatienota raad – openbaar Onderwerp

Meerjarenbegroting ICT 2025-2028

Zaakdossier

Z/24/044813 - D/24/144190

Portefeuillehouder

Burgemeester L.W.C.M. van der Meijs

Raadsprogramma

4. Bestuur en organisatie

Datum collegebesluit

30 april 2024

Opsteller

Dorothee Peters

E-mail

dorothee.peters@doesburg.nl

Team

Externe en interne dienstverlening Telefoonnummer (0313) 48 13 86

Kennis nemen van De ICT-benchmark gemeenten en de meerjarenbegroting 2025-2028. Inleiding Informatie en Communicatie Technologie (ICT) is niet weg te denken uit ons werk. Het maakt integraal onderdeel uit van onze dienstverlening en is daarmee een essentiële schakel in ons primaire proces. We keren er bijvoorbeeld uitkeringen mee uit, leggen er naheffingsaanslagen parkeerbelasting mee op en beheren er onze buitenruimte mee. De toepassing van ICT neemt toe binnen gemeenten en dus ook binnen Doesburg. Ook de eisen die worden gesteld aan ICT nemen toe, zoals de eisen rond privacy en informatieveiligheid. Een toename van gebruik en eisen betekent onvermijdelijk ook een toename van ICT-kosten. De gemeenteraad van Doesburg wil meer inzicht in en grip op de kosten van ICT, nu en in de toekomst. Hiertoe heeft M&I/Partners een meerjarenbegroting ICT 2025-2028 opgesteld. Daarnaast wil de raad ook weten hoe de ICT-uitgaven van de eigen gemeente zich verhouden ten opzichte van de andere gemeenten. Hiertoe is door hetzelfde adviesbureau de ICT-benchmark gemeenten 2023 uitgevoerd. Samenvatting Benchmark De door M&I/Partners uitgevoerde ICT Benchmark levert een 0-situatie voor de meerjarenbegroting en geeft inzicht in de ICT-kosten van Doesburg ten opzichte van andere gemeenten. In 2022 bedroegen de totale ICT-kosten van Doesburg €1,43M.

In dit bedrag zitten alle kosten die met ICT te maken hebben, van hardware en Figuur 1 ICT-kosten per inwoner software tot de inzet van functioneel applicatiebeheerders en medewerkers Informatie en Automatisering. Omgerekend is dit 129 euro per inwoner. In de benchmark gemeenten die kleiner zijn dan 30.000 inwoners bedroegen deze kosten 114 euro per inwoner, terwijl dit voor benchmark gemeenten <60.000 inwoners €105 was. Deze verschillen zijn

Pagina 1 van 4

vooral het gevolg van de beperkte omvang van Doesburg, omdat kleine gemeenten in verhouding doorgaans hogere software- en personeelskosten hebben. Kleine gemeenten betalen evenveel licentiekosten voor software als grote(re) gemeenten en de eenmalige implementatiekosten zijn doorgaans ook even hoog. En net als grote(re) gemeenten hebben kleine gemeenten dezelfde soort functionarissen nodig rondom ICT. Doorgaans vervullen ze binnen kleine gemeenten meerdere rollen. Maar er is een bepaalde minimale basis noodzakelijk in rollen, die in een kleine gemeente in verhouding tot grote gemeenten meer kosten met zich meebrengt. De benchmark laat verder zien dat Doesburg direct profiteert van samenwerking in de regio op gebied van infrastructuur. ICT Samen levert onze hardware, netwerkfaciliteiten en kantoorautomatisering. Hierop behalen we een voordeel van zo’n €5 per inwoner, ten opzichte van de andere benchmarkgemeenten <30.000 inwoners. Dit profijt zien we terug wanneer we onze ICT kosten als percentage van de totale begroting weergeven. Wij spendeerden in 2022 3,6% van de begroting aan ICT, terwijl gemeenten <30.000 inwoners daar 3,8% aan uitgaven en gemeenten <60.000 3,7%. Dit laat zien dat wij efficiënt zijn ingericht. Meerjarenbegroting ICT De meerjarenbegroting ICT 2025-2028 geeft inzicht in de te verwachten kosten voor ICT voor de gemeente Doesburg.

Er zijn financiële middelen nodig voor: •

Het opvangen van de onontkoombaar toenemende softwarekosten (o.a. indexering); en

•

Ontwikkelingen die op gemeenten afkomen (zie hoofdstuk 5 van de meerjarenbegroting ICT), zoals: o Versaasing: softwareleveranciers maken de beweging naar de cloud en faseren langzaam de traditionele ‘on premise’ dienstverlening uit. Doesburg moet hier gefaseerd in investeren om te voorkomen dat straks de continuïteit van de dienstverlening in gevaar komt. Deze ontwikkeling is onontkoombaar. o Het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Deze ontwikkelingen zijn onvermijdelijk.

M&I/Partners heeft de meerjarenbegroting opgesteld vanuit de opzet en het jaar van de ICTbenchmark. Deze opzet sluit niet volledig aan bij onze begrotingswerkelijkheid van de gemeente Doesburg. Daarom heeft M&I/Partners op verzoek van de gemeente de principes van de begrotingssystematiek uit het rapport ook vertaald naar een structuur en werkelijkheid die meer recht doet aan de begrotingssystematiek van de gemeente (zie figuur 2). Gezien de financiële situatie waarin de gemeente Doesburg zich bevindt, is de begroting gescreend op onvermijdelijkheid en onontkoombaarheid van te verwachten kosten: - Structurele kosten dienen te worden gemaakt voor software, personeel en infrastructuur. Hiervoor wordt jaarlijks een onvermijdelijke indexering toegepast. - Als in een jaar ‘versaasing’ noodzakelijk wordt gesteld door de softwareleverancier, dan hebben we daarvoor naar schatting nodig €73.000 euro projectkosten en €43.500 voor het inhuren van een externe projectleider. Deze incidentele kosten zijn op dàt moment onvermijdelijk en onontkoombaar. - Als Doesburg op enig moment opgaat in een nieuw te vormen gemeente, dan hebben we een informatiemanager nodig om dit proces op ICT vlak te begeleiden. Op dàt moment worden deze incidentele kosten ad. €40.500 onvermijdelijk en onoverkomelijk.

Pagina 2 van 4

-

In de ICT Meerjarenbegroting 2025-2028 zijn ook onvermijdelijke projectkosten meegenomen voor het HR-softwareprogramma (nodig om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Daarmee komen we op de volgende meerjarenbegroting ICT 2025-2028, uitgesplitst naar structurele en incidentele kosten (figuur 2). Hierbij is ook aangegeven wat de additionele budgetvraag per jaar is, als er een ‘versaasing’ moet plaatsvinden en/of we een verzelfstandigingstraject ingaan. De structurele kosten uitgesplitst naar de onderdelen software, personeel en infrastructuur (figuur 3). Figuur 2 Meerjarenbegroting ICT 2025-2028, uitgesplitst naar structurele en incidentele kosten

Structurele kosten Incidenteel budget IM Incidenteel budget PL Incidenteel projectkosten Totaal budget Budgetvraag per jaar1

2024 € 1.587.737 € 40.500 € 43.500 € 17.000 € 1.688.737

2025 € 1.661.679 € 42.080 € 45.197 € 18.020 € 1.766.976

2026 € 1.739.306 € 43.721 € 46.959 € 19.101 € 1.849.087

2027 € 1.820.810 € 45.426 € 48.791 € 20.247 € 1.935.274

2028 € 1.906.399 € 47.197 € 50.693 € 21.462 € 2.025.751

€ 72.939

€ 81.793

€ 85.850

€ 90.120

Figuur 3 Meerjarenbegroting ICT 2025-2028, structurele kosten uitgesplitst

Software Personeel Infrastructuur Totaal

2024 € 722.945 € 74.474 € 790.318 € 1.587.737

2025 2026 € 766.322 € 812.301 € 77.378 € 80.396 € 817.979 € 846.608 € 1.661.679 € 1.739.306

2027 2028 € 861.039 € 912.701 € 83.532 € 86.789 € 876.240 € 906.908 € 1.820.810 € 1.906.399

Consequenties In de meerjarenbegroting (zie figuur 2) onder ‘budgetvraag per jaar’ zitten kosten die alléén onder bepaalde omstandigheden onvermijdelijk en/of onontkoombaar zijn. Zo ‘versaasen’ we bijvoorbeeld alleen als leveranciers ons hiertoe verplichten en dus maken we de project(leiders)kosten alleen als dit het geval is. Daarom vragen we per jaar additioneel benodigd ICT-budget aan via de Kadernota. In 2025 staat er geen verplichte versaasing op het programma. Wel een onvermijdelijke indexering van software (€27.471) en een verplichte module voor de HR applicatie (€18.020). Daarom vragen we voor de kadernota 2025 een bedrag van €45.491. Communicatie Nvt.

1 Deze budgetvraag per jaar is enkel van toepassing als er een ‘versaasing’ moet plaatsvinden en/of we een

verzelfstandigingstraject ingaan.

Pagina 3 van 4

Bijlage(n) ➢ Bijlage 1: Mol, G., Wolf, A., en Freriks, P. (2024), Gemeente Doesburg – Meerjaren ICT Begroting, Zeist: M&I/Partners. ➢ Bijlage 2: Freriks, P., et al (2024), Doesburg – ICT Benchmark gemeenten 2023, Zeist: M&I/Partners.

Pagina 4 van 4