Raadsinformatiebrief overdracht VTH aan ODRA

Informatienota raad – openbaar Onderwerp

Overdracht BWT aan ODRA

Zaakdossier

Z/22/026210 - D/22/090314

Portefeuillehouder

Wethouder B. van Veldhuizen

Raadsprogramma

3. Wonen, werken en recreëren in Doesburg

Datum collegebesluit

20 september 2022

Opsteller

Jurgen Bloemendal

E-mail

jurgen.bloemendal@doesburg.nl

Team

Strategie Beleid en Projecten

Telefoonnummer (0313) 48 13 87

Kennis nemen van De mandatering van werkzaamheden voor vergunningverlening, toezicht en handhaving met betrekking tot de BRIKS-taken vanaf 1 oktober aan de Omgevingsdienst Regio Arnhem. Kwetsbare organisatie Op 30 juni 2021 heeft u unaniem de Toekomstvisie Doesburg1 vastgesteld. Bij dit besluit heeft u het college van burgemeester en wethouders onder andere de opdracht gegeven de kwetsbaarheid van de ambtelijke organisatie te verminderen en een optimalisatie van de regionale oriëntatie en samenwerking door te voeren. Naar aanleiding hiervan hebben wij in het najaar van 2021 een onderzoek laten uitvoeren naar kwetsbaarheden in de organisatie. Hierbij is input gekregen van veel medewerkers van Doesburg. In het adviesrapport2 wordt geadviseerd om alle werkzaamheden met betrekking tot vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) uit te besteden aan de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA). Omdat de milieutaken reeds bij ODRA zijn ondergebracht, gaat het over de resterende VTH werkzaamheden met betrekking tot Bouw/monument, Reclame, Inrit, Kap en Sloop (de zogenaamde BRIKS-taken). Versnelde uitbesteding De transitie naar een volwaardige ‘gastheer samenwerking’, zoals in het adviesrapport wordt geadviseerd, betreft in beginsel een proces van middellange termijn.

Echter, omdat het afgelopen jaar de twee medewerkers van het Bouw- en Woningtoezicht (BWT) een andere functie hebben gevonden, is er momenteel geen Doesburgse personele bezetting meer op deze formatie. Deze is tijdelijk opgevuld door inhuur. De afgelopen jaren is reeds een (parttime) toezichthouder ingehuurd. Bij overdracht van taken zijn dus geen arbeidsverbanden van Doesburgse medewerkers gemoeid.

1 Plezierig wonen, leven en recreëren in gastvrij en betrokken Doesburg. Een historische Hanzestad aan het

water 2 Scenario voor een toekomstbestendige ambtelijke organisatie gemeente Doesburg. Via een sterktezwakteanalyse naar een hanteerbaar scenario voor een bestendige ambtelijke organisatie met bestuurlijke zelfstandigheid

Pagina 1 van 6

De versnelde overdracht is ook van belang met het oog op de komende Omgevingswet en Wkb3. Bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wkb moeten werkprocessen worden gewijzigd én opleidingen worden gevolgd. De uitvoering van deze omvangrijke taken is (grotendeels) niet meer nodig nu ODRA alle VTH werkzaamheden voor de gemeente Doesburg uitvoert. De implementatie van de Omgevingswet en Wkb zal extra inspanning met zich meebrengen. Daardoor is het wenselijk voortijdig de VTH-taken in de werkprocessen van ODRA geïntegreerd te hebben. Op deze wijze behouden we ook een periode voor overdracht van de werkzaamheden van onze huidige inhuurkrachten aan de medewerkers van ODRA (t/m 31 december 2022). Er is dus bewust gekozen om niet per 1 januari 2023 te starten. Al met al is het dus logisch om juist dit moment aan te grijpen en de mandatering van taken en bevoegdheden versneld door te voeren. Waarom ODRA? De Omgevingsdienst Regio Arnhem is een ervaren partij die alle gevraagde VTH rollen en taken voor de Doesburgse inwoners, bedrijven en instellingen kan vervullen. ODRA vervult deze rol al enige jaren voor meerdere gemeenten (o.a. Arnhem, Lingewaard en Renkum). De kwetsbaarheid van de VTH werkzaamheden wordt opgelost, de gemeente wordt ontzorgd, waarbij de continuïteit én de kwaliteit voor de Doesburgse inwoners en bedrijven duurzamer is geborgd.

Omdat ODRA over meer capaciteit beschikt, zijn zij minder kwetsbaar bij uitval door vakantie en ziekte. Ook beschikt ODRA, naast generieke kennis, over meer gespecialiseerde kennis en is in staat hierop te blijven ontwikkelen. De arbeidsmarkt voor VTH expertise is bovendien bijzonder krap. ODRA heeft door zijn omvang meer mogelijkheden om de juiste mensen aan te trekken, te begeleiden en te behouden. Daarnaast voert ODRA momenteel alle milieutaken uit (onderdeel van VTH) en levert zij advies over constructieveiligheid, waardoor de dienstverlening meer integraal opgepakt kan worden. Een voorbeeld hiervan is het uitvoeren van controle op een vergunning waar zowel milieu- alsmede bouwaspecten onderdeel uitmaken (toezicht en handhaving). Ook blijft de kwaliteit van deze wettelijke taken geborgd voor de periode nadat de Omgevingswet en Wkb in werking zijn getreden. Mandatering van taken en bevoegdheden aan ODRA De processen van informatievoorziening aan initiatiefnemers, vergunningverlening, toezicht (in de volle, noodzakelijke omvang) en handhaving, vertegenwoordiging tijdens bezwaar en beroep, opstellen handhavingsbeleid, maken rapportages, behandelen Woo-verzoeken, besluiten op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming, uitvoering Wkpb, archivering en digitalisering inclusief applicatiebeheer dragen we over.

Dit betekent dat de medewerkers van ODRA deze werkzaamheden namens het college gaan uitvoeren.

3 De verwachte inwerkingtredingsdatum van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen

is per 1 januari 2023. Hierover volgt in oktober 2022 uitsluitsel.

Pagina 2 van 6

Taken die we niet overdragen De gemeente Doesburg blijft zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit, accountmanagement, behandelen van en besluiten op bezwaarschriften, opstellen van (vergunningen)beleid, vaststellen van handhavingsbeleid, opstellen van de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s en jaarverslagen over toezicht en handhaving, actualiseren van de legesverordening, aanwijzen van gemeentelijke monumenten, subsidieprojecten voor rijks- en/of provinciale subsidies, de P&C cyclus, het in stand houden van de huidige Commissie Omgevingskwaliteit4 en Adviescommissie Cultuurhistorie. Ook behouden we enkele uitvoerende taken zoals het opmaken en versturen van legesnota’s, het invorderingsproces, het verwerken van wijzigingen in onze basisregistraties (zoals de BAG5) en bijvoorbeeld de fysieke aanleg van inritten. De APV6 vergunningen (evenementen, drank- en horeca, exploitatie en terras) blijven ook bij de gemeente Doesburg. Hetzelfde geldt voor de werkzaamheden en besluitvorming in het kader van ruimtelijke procedures onder de Wet ruimtelijke ordening en de Crisis- en herstelwet (bestemmingsplanherziening, uitwerkingsplan, structuurvisie, coördinatieregeling). Frontoffice ODRA heeft een geprofessionaliseerd frontoffice die een groot deel van de vragen van inwoners en ondernemers kan beantwoorden.

Zijn medewerkers hebben cursussen/opleidingen gevolgd met basiskennis over VTH werkzaamheden. Dit is bij ons niet het geval. Door het frontoffice van ODRA heeft de backoffice (vergunningverleners en toezichthouders) meer ruimte om zich te richten op het primaire werk. Dat komt ten gunste van de (snelheid in) dienstverlening aan burgers en bedrijven van Doesburg. Het frontoffice werkt vanuit Arnhem en is volledig gedigitaliseerd. Dit betekent dat het fysieke inlooploket komt te vervallen. In de afgelopen twee jaar is deze fysieke inlooploket beperkt gebruikt (mede vanwege corona). De vraag hiervoor was ook zeer gering. ODRA wijst twee vergunningverleners aan voor Doesburg. Zij zullen periodiek aanwezig zijn op het stadhuis. Indien een initiatiefnemer toch wenst om fysiek af te spreken, dan kan dit op afspraak worden ingepland. Publicaties ODRA verzorgt alleen de wettelijk verplichte publicaties. Op dit moment worden aanvragen, meldingen, besluiten, en andere aanverwante kennisgevingen op het gebied van de BRIKS-taken gepubliceerd op de website van de Rijksoverheid (www.officielebekendmakingen.nl) én in de plaatselijke courant De Regiobode. Laatstgenoemde is echter geen wettelijke verplichting meer.

Voordeel van het nieuwe instrumentarium van de Rijksoverheid is dat de inwoners en bedrijven zelf kunnen instellen voor welke onderwerpen, afstanden én wijze zij geïnformeerd wensen te worden. Hiervan kan reeds gebruikt worden gemaakt. Dit betekent dat de huidige publicaties in De Regiobode niet noodzakelijk zijn en per 1 oktober komen te vervallen. Hierover is inmiddels uitgebreid naar buiten toe gecommuniceerd. 4 Separaat van dit proces wordt dit jaar onderzocht op welke wijze de huidige Commissie Omgevingskwaliteit

en Adviescommissie Cultuurhistorie onder de Omgevingswet/Wkb vormgegeven wordt. 5 Basisregistratie Adressen en Gebouwen, voor uitvoering van deze werkzaamheden wordt momenteel via een samenwerkingsovereenkomst met gemeente Doetinchem capaciteit ingehuurd. 6 In de Algemene plaatselijke verordening (APV) staat de gemeentelijke regelgeving op het gebied van openbare orde en veiligheid. Deze werkzaamheden maken geen deel uit van de overdracht.

Pagina 3 van 6

Accountmanager Er zijn geen gevolgen voor het personeel bij de mandatering van VTH naar ODRA. Dit komt doordat de formatie niet meer door eigen personeel wordt bezet. Er is nu inhuur. De bestaande formatie is daarmee komen te vervallen. Wel moet er een accountmanager aangesteld worden. Deze vormt de noodzakelijk verbinding met ODRA voor het structureel monitoren van werkprocessen, blijvend afstemmen (nieuwe) kwaliteit en werkafspraken, vaststellen begrotingen en jaarverslagen, en andere werkzaamheden. Wijziging bevoegdheden In de huidige DVO met ODRA zijn de bevoegdheden, kaders, kwaliteitseisen en verantwoordingseisen aangepast. De mandatering van bevoegdheden zijn ook in de mandaatregeling vastgelegd. Het gaat hierbij om bevoegdheden van het college van B&W. De gemeenschappelijke regeling is niet aangepast. Ondernemingsraad Omdat het mandateren van rollen en taken direct een wijziging in de bevoegdheden van de organisatie en haar personeel tot gevolg heeft, is de ondernemingsraad op 26 juli om advies gevraagd. Naar aanleiding hiervan heeft de OR op grond van artikel 25 van haar adviesrecht positief geadviseerd op het voorstel voor de overdracht van VTH aan ODRA.

Samenwerking Om de samenwerking met de ODRA goed vorm te geven, wordt de komende periode kennismakingsbijeenkomsten en afstemmingsoverleggen georganiseerd met de medewerkers van Doesburg die in hun werk te maken krijgen met de ODRA. Ook zorgen ODRA en gemeente Doesburg samen voor een goede communicatie naar medewerkers, inwoners, bedrijven, instellingen, medeoverheden en partners. Dit is inmiddels gedeeltelijk gebeurt door middel van publicaties in De Regiobode en op beide websites én door het passen van de informatievoorziening op de websites. Financiën De ODRA heeft een offerte opgesteld op basis van historische gegevens die wij hebben aangeleverd (verrichte werkzaamheden in 2021, 2020, 2019, 2018 en 2017). De offerte betreft een totaalpakket en zal daarmee automatisch tot een hogere kwaliteit leiden, met name ten aanzien van toezicht en handhaving. De offerte is een prognose, er volgt altijd een eindafrekening op basis van de daadwerkelijk geleverde producten en diensten. Dit is dezelfde werkwijze als voor bij de milieutaken. We betalen dus nooit meer dan dat we afnemen. Er zijn wat wisselingen geweest in formatie en bezetting op deze taken de afgelopen jaren, mede doordat medewerkers van functie zijn veranderd en vertrokken. Ook zijn de werkzaamheden toegenomen, maar is de formatie niet meegegroeid.

Deels werd dit opgevangen duur inhuur, welke werd gedekt uit de eveneens gestegen legesopbrengsten. Anderzijds zijn er taken blijven liggen. Dit maakt een zuivere vergelijking lastig. Om toch een zo volledig mogelijk beeld te schetsen zijn hierna de kosten voor 2022, 2023 (en verder) én een vergelijking met de huidige kosten omschreven.

Pagina 4 van 6

Eenmalige kosten 2022 De eenmalige kosten die gemoeid zijn met de overdracht naar ODRA voor 2022 zijn geraamd op ongeveer € 102.000. Dit bedrag is opgebouwd uit de offerte (circa € 92.000 voor 3 maanden) en de migratiekosten voor ICT (circa € 10.000). Deze kosten worden gedekt uit de begrotingsruimte 2022. Structurele kosten 2023 en verder De extra structurele kosten die gemoeid zijn met de overdracht naar ODRA voor de opvolgende jaren zijn geraamd op ongeveer € 221.000. Dit bedrag is opgebouwd uit 4x de offerte (circa € 368.000 voor 12 maanden) minus de kosten voor Fte/werkzaamheden die komen te vervallen (circa € 147.000). Deze extra structurele kosten worden afgewogen bij de begrotingsbehandeling in november 2022 (begroting 2023). Kosten 2021 t.o.v. 2023 De structurele meerkosten voor 2023 ten opzichte van 2021 bedraagt ongeveer € 165.000. Dit komt mede omdat in 2021 extra capaciteit voor toezicht is ingehuurd uit de meeropbrengst van legesinkomsten. Dit betreft een tijdelijke oplossing en kent geen structureel budget. Deze noodzakelijke werkzaamheden zijn nu meegenomen in de offerte met ODRA. Kosten 2022 t.o.v. 2023 In 2022 heeft vanwege wisselingen in het personele bestand ook inhuur plaats gevonden voor de vergunningverleners. De totale inhuurkosten hiervoor bedraagt circa € 472.000, waarvan twee (parttime) juniors en twee (parttime) seniors.

De overdracht naar ODRA is dus een goedkopere variant dan de inhuur-variant. Kosten inhuur t.o.v. ODRA Opgemerkt wordt dat met de huidige inhuur van junioren en parttime krachten de gemeente kwetsbaar blijft. Het vinden van vast ervaren personeel is met de huidige arbeidsmarkt niet reëel. Het inhuren van fulltime ervaren krachten kost naar verwachting op jaarbasis € 548.000. Hiermee wordt de kwetsbaarheid weliswaar verminderd, echter betreft dit een tijdelijke oplossing. De overdracht naar ODRA is dus een (op langer termijn) veel goedkopere variant dan inhuur. Leges De legesinkomsten blijven bij de gemeente. Dit is een aparte bevoegdheid en de legesoplegging en invordering worden dan ook niet overgedragen. Om in lijn te blijven met de legeskosten van omliggende gemeenten, wordt nu niet voorgesteld om de legesverordening te wijzigen. Naar verwachting zal deze wijzigen bij invoering van de Omgevingswet en Wkb. Dit betreft echter een ander spoor (implementatie Omgevingswet) waarover u separaat wordt geïnformeerd en een besluit over dient te nemen.

Pagina 5 van 6

Samengevat - De kwetsbaarheid van VTH is (versneld) verminderd, voor nu maar ook voor de toekomst onder de Omgevingswet, waarmee uitvoering is gegeven aan uw opdracht; - De kwaliteit en duurzaamheid van de uitvoering VTH is versterkt en continuïteit is geborgd; - We leveren een betere (geprofessionaliseerde) dienstverlening; - We zijn flexibeler doordat we incidenteel ook extra diensten en producten kunnen aanvragen; - De fysieke (vrije) inlooploket komt te vervallen, overleg op afspraak blijft mogelijk; - De publicatie van vergunningen en meldingen in De Regiobode komt te vervallen, de wettelijke verplichting van publicatie via de website van de Rijksoverheid blijft in stand; - De benodigde financiële middelen voor 2022 worden middels de IBB verwerkt en voor de opvolgende jaren worden deze meegewogen bij de begrotingsbehandelingen. Communicatie Via de gemeentelijke website en De Regiobode zijn reeds publicaties uitgegaan, waarbij tevens wordt benoemd dat de kennisgevingen over VTH in De Regiobode komen te vervallen. Dit zal de komende periode een aantal keer herhaald worden. De gemeentelijke website en van ODRA zijn tevens aangepast. Ook zijn overige ketenpartners en medeoverheden geïnformeerd. Evaluatie Monitoring vindt ieder kwartaalplaats door een nog aan te stellen accountmanager. Bijlage(n) n.v.t.

Pagina 6 van 6