Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2022_Jaarverslag Commissie Bezwaarschriften 2022_1.pdf

Jaarverslag Commissie bezwaarschriften 2022

Commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg

Voorwoord Hierbij bieden wij u het jaarverslag 2022 van onze commissie bezwaarschriften aan. Het verheugt de commissie te kunnen constateren dat er dit jaar minder zittingen waren dan het jaar daarvoor. Uit het verslag zal blijken dat de gemeente Doesburg stappen heeft ondernomen om het aantal bezwaren die ter behandeling worden aangeboden te verminderen. Met name de eerder door onze commissie aanbevolen informele aanpak lijkt resultaten op te leveren. Dat is mooi want wij doen ons werk als commissie met veel plezier en toewijding maar vinden het nog mooier als bezwaren worden voorkomen. Voor wat betreft de bezwaren die wij als commissie hebben behandeld, geldt eigenlijk altijd dat wij ons nieuwsgierig opstellen en in het kader van hoor en wederhoor vooral willen zorgen dat zowel bezwaarmaker als vertegenwoordiger van de gemeente zich gehoord voelt en serieus genomen voelt. Wij toetsen vervolgens uiteraard op basis van regelingen maar ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur betrekken wij in ons oordeel. Bejegening en communicatie zijn daaraan onverbrekelijk verbonden en nemen wij mee in onze overwegingen. Wat opvalt is dat de zittingen en de dossiers vanuit de organisatie steeds beter zijn voorbereid. Dat wil zeggen dat er tijdens de zitting minder onduidelijkheden zijn en dat er door een goede uitleg van het besluit ook eerder wederzijds begrip kan ontstaan.

Hoe beter die voorbereiding is, des te beter is ook de kans van slagen op een informele oplossing in de voorfase. De overheid ligt onder een vergrootglas en de gemeente heeft een extra zorgplicht jegens de burgers om de menselijke maat in beeld te blijven houden. De ondersteuning van onze commissie door medewerkers van de gemeente heeft ook geleid tot een meer soepele behandeling van de bezwaren. Zij hebben korte lijnen binnen de organisatie die van pas kunnen komen maar bewaken wel de onafhankelijkheid van de commissie. Kortom, we kijken tevreden terug op het jaar 2022 en hopen dat de ingeslagen weg binnen de gemeente van voorbereiding en informele aanpak gevolgd blijft worden om zodoende het aantal bezwarenbehandelingen door onze commissie verder te verminderen. Jaap Blok Voorzitter commissie bezwaarschriften

1

Inhoud 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 3 2.

Samenstelling van de commissie..................................................................................................... 3

3.

Cijfermatige gegevens ..................................................................................................................... 3 3.1

Aantal hoorzittingen en aantal afgehandelde bezwaarschriften 2022 ................................... 3

3.2

Behandelde bezwaarschriften ................................................................................................. 4

4.

Informele aanpak ............................................................................................................................ 4

5.

Conclusies ........................................................................................................................................ 5

6.

Aanbevelingen ................................................................................................................................. 5

Bijlage 1: grafiekweergave 2022 ............................................................................................................. 0

2

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften gemeente Doesburg. De ‘Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg 2020’ regelt de taakstelling, de samenstelling en de wijze van functioneren van de bezwaarschriftencommissie. Op grond van artikel 2, lid 1, van deze verordening is de commissie belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Doesburg. Niet tegen alle besluiten van deze bestuursorganen kan bezwaar gemaakt worden. Een aantal besluiten zijn in de wet uitgezonderd. Ook kan het zijn dat voorafgaand aan het besluit een speciale procedure gevolgd is, waardoor direct beroep moet worden ingesteld bij de bestuursrechter.

2. Samenstelling van de commissie De bezwaarschriftencommissie bestaat uit vijf onafhankelijke leden. De commissie komt altijd op roulatiebasis bijeen en wel in die zin dat, inclusief de voorzitter, telkens drie van de vijf leden bij de hoorzittingen aanwezig zijn. De leden van de commissie bezwaarschriften worden benoemd door het college. De invulling van de commissie in 2022 ziet er als volgt uit: - de heer mr. J. Blok (voorzitter); - de heer mr. M.J.S. van Helden; - de heer mr. S. Jansen; - mevrouw mr. P.M. den Hartogh; - de heer R. Willemse. Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften wordt gevormd vanuit het team bedrijfsvoering van de gemeente Doesburg. Secretaris van de commissie waren in 2022 de heer J. Hofs en mevrouw J. Scheper. De commissie is voorts ondersteund door mevrouw K. Pieters.

3. Cijfermatige gegevens 3.1 Aantal hoorzittingen en aantal afgehandelde bezwaarschriften 2022 In 2022 hebben er zeven hoorzittingen plaats gevonden. Daarbij zijn elf bezwaarschriften behandeld. De bezwaarzaken, die tijdens deze hoorzittingen zijn behandeld, konden worden behandeld in één dagdeel, doorgaans op de eerste maandag van de maand. In onderling overleg kan de dag en/of datum van een hoorzitting worden aangepast. Het is in 2022 niet nodig geweest om een extra datum te plannen voor een extra hoorzitting. Het overzicht van de hoorzittingen in 2022, het aantal bezwaarschriften per hoorzitting en het advies Maand 2022 Datum Februari 06-02-2022 (1 zaak) Fysiek domein, advies ongegrond Mei 09-05-2022 (1 zaak) Sociaal domein, advies gegrond Juni 13-06-2022 (1 zaak) Sociaal domein, advies ongegrond Augustus 01-08-2022 (1 zaak) Fysiek domein, advies ongegrond Oktober 03-10-2022 (1 zaak) Sociaal domein, advies ongegrond November 07-11-2022 (3 zaken)1 Fysiek domein, advies ongegrond. 2 Sociaal domein; 1 is na de hoorzitting ingetrokken, 1 advies ongegrond December 12-12-2022 (2 zaken) 2 Fysiek domein en 1 sociaal domein Totaal 7 zittingen (11 zaken behandeld)

3

Wanneer dit aantal hoorzittingen wordt vergeleken met het aantal hoorzittingen in 2020 en 2021 kan er geconstateerd worden dat er in 2022 minder zittingen hebben plaatsgevonden dan in 2020 (11 zittingen) en 2021 (10 zittingen). De reden hiervoor is dat er gebruik gemaakt wordt van een informele aanpak tijdens de bezwaarprocedure. Daarover later meer.

3.2 Behandelde bezwaarschriften Voor het onderstaande overzicht is er gekeken naar bezwaarzaken die behandeld zijn in 2022. Het overzicht is in grafiekvorm terug te vinden in bijlage 1. Bezwaarschriften behandeld in 2022: Aantal bezwaarschriften Aantal zaken informeel opgelost door contact met bezwaarmaker (voorafgaande aan een hoorzitting) Aantal zaken informeel opgelost zonder eerst contact met bezwaarmaker omdat naar aanleiding van het bezwaarschrift reeds gezien is dat het bestreden besluit ingetrokken moest worden Aantal adviezen gegrond Naar aanleiding van een hoorzitting, geen advies uitgebracht maar besluit herzien waarna het bezwaar is ingetrokken Aantal adviezen ongegrond

Resultaat 26 11

4

1 1

9 (4 sociaal domein en 5 fysiek domein)

4. Informele aanpak Informele aanpak tijdens de bezwaarprocedure In augustus 2022 is het onderzoek naar de informele aanpak van bezwaarschriften afgerond. Ondanks dat de afronding in augustus 2022 heeft plaatsgevonden is er vanaf januari 2022 wel gaandeweg een informele aanpak toegepast bij de ontvangen bezwaarschriften. Een informele aanpak tijdens een bezwaarprocedure wil zeggen, contact opnemen met bezwaarmaker en het gesprek aangaan. Waarom maakt u bezwaar? Is het besluit duidelijk? En dan is ook de (interne) vraag ‘hoe kan dit bezwaar worden opgelost zonder dat dit bezwaar ter advisering naar de commissie gaat?’. De resultaten die er in 2022 zijn geboekt zijn positief. Van de 26 bezwaarschriften die in 2022 zijn behandeld, zijn er 15 uiteindelijk op een informele manier afgehandeld. Bij de informele aanpak wordt er na binnenkomst door de juridische afdeling kritisch gekeken naar de bestreden besluiten en het dossier. Wanneer er geconstateerd wordt dat het bestreden besluit niet juist lijkt te zijn, neemt de juridische afdeling contact op met de vakafdeling. Indien de bevindingen van de juridische afdeling gedeeld worden door de vakafdeling, trekt de vakafdeling het bestreden besluit in en neemt een nieuw besluit waarna de bezwaarschriften ingetrokken worden omdat het nieuwe besluit tegemoet komt aan de bezwaren.

Indien de juridische afdeling van oordeel is dat het besluit terecht lijkt te zijn genomen neemt de vakafdeling of de afdeling juridische zaken contact op met bezwaarmaker. Dit contact kan zowel telefonisch zijn als schriftelijk. Dan wordt het besluit en de daaraan ten grondslag liggende motivering toegelicht. Met deze uitleg krijgt de bezwaarmaker meer inkijk in de afwegingen en het uiteindelijke besluit en kunnen eventuele onduidelijkheden in het besluit verholpen worden. Dit kan ertoe leiden dat een bezwaarmaker het besluit accepteert en het bezwaar intrekt. 4

Informele aanpak voorafgaande aan besluitvorming, de zogenoemde warme overdracht Een andere vorm van informele aanpak is de zogenoemde warme overdracht. Hierbij gaat het om het volgende. Voordat een besluit verzonden wordt, wordt er contact opgenomen met de geadresseerde om het besluit wat hij/zij zal ontvangen even toe te lichten. Een ‘warme overdracht’ kan de inwoner helpen te begrijpen waarom hij/zij een bepaald besluit gaat krijgen. Dit besluit kan zowel negatief als positief zijn. De commissie beveelt deze overdracht aan wanneer er sprake is van een negatief besluit. Door toepassing van deze overdracht kan er een stukje onbegrip en/of boosheid worden weggenomen. Dit kan uiteindelijk ook resulteren in een afname van bezwaarschriften

5. Conclusies De commissie bezwaarschriften ziet dat het resultaat van de informele aanpak positief is. Wanneer de commissie een vergelijking maakt met het aantal behandelde zaken waarover de commissie heeft geadviseerd ziet zij dat het aantal behandelde zaken in 2022 (11) ten opzichte van 2020 en 2021 lager is. Het aantal behandelde bezwaarschriften in 2020 was 15 en 2021 31. Het aantal hoorzittingen in 2020 was 11, in 2021 10 en in 2022 7. Het valt de commissie op dat besluiten niet altijd helder en concreet zijn gemotiveerd. Daarnaast valt het de commissie ook op dat dossiers niet altijd volledig zijn. Er ontbreken soms stukken in een dossier die cruciaal kunnen zijn voor de behandeling van een bezwaarschrift en in de toekomst een beroepschrift.

6. Aanbevelingen 1. Werk aan de toepassing van de warme overdracht. Neem voordat een negatief besluit wordt verzonden (telefonisch) contact op met de aanvrager. 2. Blijf de informele aanpak, nadat een bezwaarschrift is ingediend, toepassen. 3. Blijf aandacht houden voor het duidelijk en goed motiveren van besluiten. 4. Besteed extra aandacht aan de dossieropbouw.

Doesburg, 2023

Namens de commissie bezwaarschriften van de gemeente Doesburg

De secretaris,

De voorzitter,

Digitaal ondertekend door J. Scheper op 16-05-2023

Digitaal ondertekend door J. Blok op 16-05-2023

Mw. J. Scheper

mr. J. Blok

5

Bijlage 1: grafiekweergave 2022

Bezwaarschriften behandeld in 2022 (26 bezwaarschriften)

Advies commissie: ongegrond (9) 34% Advies commissie: ongegrond (9)

Informeel afgehandeld zonder tussenkomst commissie (15) 58%

Advies commissie: gegrond (1)

Advies commissie: gegrond (1) 4%

Geen advies uitgebracht, wel hoorzitting, besluit herzien, bezwaar ingetrokken (1) Informeel afgehandeld zonder tussenkomst commissie (15)

Geen advies uitgebracht, wel hoorzitting, besluit herzien, bezwaar ingetrokken (1)…