Jaarverslag 2023 en 2024 commissie bezwaarschriften

Jaarverslag commissie

bezwaarschriften gemeente Doesburg 2023 en 2024

Voorwoord

Voor u ligt het jaarverslag 2023 en 2024 van onze commissie bezwaarschriften (hierna commissie). Uit het verslag zal blijken dat de gemeente Doesburg zich blijvend inzet om het aantal bezwaren dat ter behandeling is ingediend te verminderen. Met name de eerder door onze commissie aanbevolen informele aanpak levert resultaat op. Dat is mooi want wij doen ons werk als commissie met veel plezier en toewijding maar vinden het nog mooier als het behandelen van bezwaren niet nodig blijkt te zijn. Voor wat betreft de bezwaren die wij als commissie hebben behandeld geldt eigenlijk altijd dat wij ons nieuwsgierig opstellen en in het kader van hoor en wederhoor vooral willen zorgen dat zowel de bezwaarmaker als de vertegenwoordiger van de gemeente zich gehoord en serieus genomen voelt. Wij toetsen vervolgens uiteraard op basis van regelgeving, maar ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur betrekken wij in ons oordeel. Bejegening en communicatie zijn daaraan onverbrekelijk verbonden en nemen wij mee in onze overwegingen. Wat opvalt is dat de zittingen en de dossiers vanuit de organisatie steeds beter zijn voorbereid. Dat wil zeggen dat er tijdens de zitting minder onduidelijkheden zijn en dat er door een goede uitleg van het besluit ook wederzijds begrip kan ontstaan. De ondersteuning van onze commissie door medewerkers van de gemeente stemt ons tot tevredenheid.

Zij hebben korte lijnen binnen de organisatie die van pas kunnen komen, maar bewaken ook de onafhankelijkheid van de commissie. Kortom, we kijken tevreden terug op de jaren 2023 en 2024 en zien 2025 weer met vertrouwen tegemoet. Jaap Blok Voorzitter commissie bezwaarschriften

1

Inhoud 1. Inleiding

3

2.

Samenstelling van de commissie

3

3.

Procedure en werkwijze van de commissie

3

3.1

Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2023

4

3.2

Behandelde bezwaarschriften

5

3.3

Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2024

5

3.4

Behandelde bezwaarschriften

6

4.

Informele aanpak

7

5.

Conclusies

7

6.

Aanbevelingen

7

Bijlage 1: grafiekweergave 2023

0

Bijlage 2: grafiekweergave 2024

1

2

1. Inleiding Hierbij treft u het jaarverslag aan van de commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg 2023 en 2024. De 'Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg 2020' regelt de taakstelling, de samenstelling en de werkwijze van de bezwaarschriftencommissie. Op grond van artikel 2, lid 1, van deze verordening is de commissie belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Doesburg. Niet tegen alle besluiten van deze bestuursorganen kan bezwaar gemaakt worden. Zo behandelt de commissie geen bezwaarschriften tegen besluiten die betrekking hebbende op de interne organisatie en/of de rechtspositie van personen in dienst van de gemeente of tegen besluiten betreffende gemeentelijke belastingen. Ook kan het zijn dat voorafgaand aan en besluit een speciale procedure gevolgd is, waardoor direct beroep moet worden ingesteld bij de bestuursrechter. Het jaarverslag geeft een overzicht van het soort en het aantal bezwaarschriften dat in 2023 en 2024 door de commissie is behandeld. Dit jaarverslag wordt afgesloten met een aantal conclusies en een aantal aanbevelingen.

2. Samenstelling van de commissie De commissie bestaat uit vijf onafhankelijke leden. De commissie komt op roulatiebasis bijeen en wel in die zin dat, inclusief de voorzitter, telkens drie van de vijf leden bij de hoorzittingen aanwezig zijn. De leden van deze commissie zijn per 1 februari 2020 door het college benoemd voor 4 jaar. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden {artikel 5, eerste lid, van de Verordening Commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg 2020). Dit is inmiddels gebeurd. De volgende personen zijn per 1 februari 2024 herbenoemd voor een periode van 4 jaar als voorzitter dan wel lid van de commissie: Voorzitter de heer mr. J. Blok Leden

mevrouw mr. P.M. den Hartogh de heer mr. M.J.S. van Helden de heer mr. S.J.W. Jansen de heer mr. R. Willemse

Verder beschikt de commissie over een secretariaat, bestaande uit twee secretarissen en een administratief ondersteuner, die in dienst zijn van de gemeente.

3. Procedure en werkwijze van de commissie Op hoofdlijnen zien de procedure en de werkwijze van de commissie er als volgt uit. In kennisstelling commissie Het secretariaat stelt de commissie in kennis van ingediende bezwaarschriften waarover de commissie verzocht wordt een advies uit te brengen. Er wordt door het secretariaat een dossier over de zaak samengesteld. Daarbij worden de op de zaak betrekking hebbende stukken verzameld en wordt een verweerschrift opgesteld door de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan. Deze stukken stelt het secretariaat via de Teams-omgeving ter beschikking aan de commissie en de secretaris. Het secretariaat zendt deze stukken ook naar de indiener van het bezwaarschrift en eventuele derde-belanghebbende(n). Uitnodiging voor de hoorzitting De commissie en de indiener van het bezwaarschrift en eventuele derde-belanghebbende(n) worden door het secretariaat uitgenodigd voor een hoorzitting. 3

Hoorzitting De commissie hoort in principe één keer per maand. Het secretariaat stelt jaarlijks voor de commissie een rooster voor geplande hoorzittingen op. De hoorzittingen van de commissie vinden in principe fysiek plaats op een maandagmiddag in het Stadskantoor te Doesburg. Tijdens de hoorzitting krijgen de bezwaarmaker en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan de gelegenheid het bezwaar resp. het bestreden besluit toe te lichten. Daarna stelt de commissie vragen. Hierbij streeft de commissie naar een open gedachtewisseling. De indiener van het bezwaarschrift en de commissie krijgen tenslotte het laatste woord. Ook voor eventuele derde-belanghebbende(n) bestaat deze gelegenheid. Verslag hoorzitting en advies Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies. Van de hoorzitting wordt een beknopt verslag gemaakt. Het advies en het verslag worden in concept opgesteld door de secretaris van de commissie en ter instemming aan de commissieleden voorgelegd. Het advies wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie. Hierna worden het verslag en het advies namens de voorzitter van de commissie door de secretaris van de commissie via een adviesnota aan het bestuursorgaan (meestal het college) ter besluitvorming voorgelegd. Het advies is niet bindend.

Het bestuursorgaan kan bij de beslissing op bezwaar gemotiveerd afwijken van een advies van de commissie. De beslissing op bezwaar Het bestuursorgaan neemt een beslissing op bezwaar. Deze beslissing wordt met het verslag van de hoorzitting aan de indiener van het bezwaar verzonden.

Cijfermatige gegevens 3.1 Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2023 In 2023 zijn er 8 bezwaarschriften behandeld tijdens de hoorzittingen. De bezwaarzaken, die tijdens deze hoorzittingen zijn behandeld, konden worden behandeld in één dagdeel op de maandagmiddag, doorgaans op de eerste maandag van de maand. In onderling overleg kan de dag en/of datum van een hoorzitting worden aangepast. Het is in 2023 niet nodig geweest om een extra datum te plannen voor een extra hoorzitting. Het overzicht van de hoorzittingen in 2023, het aantal bezwaarschriften per hoorzitting en het advies Hoorzittingen 2023 Datum

Aantal bezwaren

januari

géén bezwaren behandeld 2

06-02 maart 24-04

1

Toepasselijke regelgeving

Advies

Jeugdwet Participatiewet

ongegrond' ongegrond

Omgevingswet

ongegrond

1 Een ongegrondverklaring van het bezwaar houdt in dat bezwaarmaker niet in het gelijk wordt gesteld en het

bestreden besluit in stand wordt gelaten al dan niet met wijziging of aanvulling van de motivering op advies van de commissie bezwaarschriften. De bezwaarprocedure biedt de mogelijkheid om motiveringsgebreken met betrekking tot het bestreden besluit te herstellen bij de beslissing op bezwaar. 4

08-05

1

juni juli 30-08

1

04-09 02-10

1 2

november december

-

Omgevingswet

ongegrond

Verordening leerlingenvervoer 0 mgevi ngswet Omgevingswet Participatiewet

niet ontvankelijk' ongegrond ongegrond ongegrond

6 zittingen (8 zaken behandeld)

Wanneer dit aantal hoorzittingen wordt vergeleken met het aantal hoorzittingen in 2020, 2021 en 2022 kan er geconstateerd worden dat in 2023 de vermindering van het aantal hoorzittingen heeft doorgezet. Voorheen 2020 (11 zittingen), 2021 (10 zittingen) en 2022 (7 zittingen).

3.2 Behandelde bezwaarschriften Voor het onderstaande overzicht is er gekeken naar bezwaarzaken die behandeld zijn in 2023. Het overzicht is in grafiekvorm terug te vinden in bijlage 1. Bezwaarschriften behandeld in 2023 Resultaat 40

Aantal bezwaarschriften 3

Aantal adviezen gegrond

0

Aantal adviezen ongegrond

7

Aantal zaken niet ontvankelijk of ingetrokken/ informeel opgelost door contact met bezwaarmaker (voorafgaande aan een hoorzitting)

1 32

3.3 Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2024 In 2024 hebben er m.u.v. september, november en december elke maand hoorzittingen plaats gevonden. Daarbij zijn 18 bezwaarschriften behandeld. De bezwaarzaken, die tijdens deze hoorzittingen zijn behandeld, konden worden behandeld in één dagdeel op de maandagmiddag, doorgaans op de eerste maandag van de maand. In onderling overleg kan de dag en/of datum van een hoorzitting worden aangepast. Het is in 2024 niet nodig geweest om een extra datum te plannen voor een extra hoorzitting. Het overzicht van de hoorzittingen in 2024, het aantal bezwaarschriften per hoorzitting en het advies

2 Een niet ontvankelijk verklaring van het bezwaar betekent dat het bezwaarschrift niet aan de formele

vereisten voldoet en er dus niet inhoudelijk op de bezwaren wordt ingegaan door het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen. Een bezwaarschrift wordt bijvoorbeeld niet ontvankelijk verklaard als bezwaarmaker geen belanghebbende is of te laat bezwaar maakt zonder een verschoonbare reden hiervoor. 3 Een gegrondverklaring van het bezwaar betekent dat bezwaarmaker in het gelijk wordt gesteld en het bestreden besluit ingetrokken (herroepen) wordt en er een nieuw besluit genomen wordt dat tegemoet komt aan de aangevoerde bezwaren.

5

Hoorzittingen 2024 Datum

Aantal bezwaarschriften

Toepasselijke regelgeving

Advies

08-01

1

ongegrond

05-02

2

11-03

3

08-04

2

06-05

2

Regeling gehandicaptenparkeerkaart Awb Jeugdwet Parkeerverordening Participatiewet Participatiewet Participatiewet Algemene subsidieverordening 0 mgevi ngswet Awb

ongegrond niet ontvankelijk

03-06

2

01-07

3

Jeugdwet Jeugdwet Participatiewet 0 mgevi ngswet Omgevingswet

ongegrond ongegrond ongegrond niet ontvankelijk niet ontvankelijk

augustus september 07-10

-

Awb Parkeerverordening Omgevingswet

niet ontvankelijk ongegrond niet ontvankelijk

november december

-

ongegrond ongegrond ongegrond ongegrond ongegrond ongegrond ongegrond

-

3

-

8 zittingen (18 bezwaren behandeld}

Wanneer dit aantal hoorzittingen wordt vergeleken met het aantal hoorzittingen in 2020, 2021, 2022 en 2023 kan er geconstateerd worden dat er in 2024 meer zittingen hebben plaatsgevonden dan in 2020 (11 zittingen), 2021 {10 zittingen), 2022 {7 zittingen), 2023 {6 zittingen). Ook het aantal behandelde zaken is gestegen in 2024.

3.4 Behandelde bezwaarschriften Voor het onderstaande overzicht is er gekeken naar bezwaarzaken die behandeld zijn in 2024. Het overzicht is in grafiekvorm terug te vinden in bijlage 2. Bezwaarschriften behandeld in 2024 Resultaat Aantal bezwaarschriften

52

Aantal adviezen gegrond

0

Aantal adviezen ongegrond

13

Overig; aantal zaken niet ontvankelijk of ingetrokken/ informeel opgelost door contact met bezwaarmaker {voorafgaande aan een hoorzitting)

5 34

6

Uit het voorgaande zou geconcludeerd kunnen worden, dat alle besluiten waartegen bezwaarschriften zijn ingediend geen gebreken vertoonden. Immers de commissie adviseerde in alle gevallen de bezwaren ongegrond te verklaren. In een aantal gevallen vond de commissie het toch noodzakelijk om over de inhoud van de besluiten een opmerking te maken. Dit had vooral te maken met de motivering van de desbetreffende besluiten. Het college heeft in deze gevallen de opmerkingen ter harte genomen.

4. Informele aanpak Informele aanpak tijdens de bezwaarprocedure Sinds 2022 wordt een informele aanpak toegepast bij de ontvangen bezwaarschriften. Een informele aanpak tijdens een bezwaarprocedure wil zeggen, contact opnemen met bezwaarmaker en het gesprek aangaan en uitleggen waarom het bestreden besluit is genomen. Met deze uitleg krijgt de bezwaarmaker meer inkijk in de afwegingen en het uiteindelijke besluit en kunnen eventuele onduidelijkheden in het besluit verholpen worden. Dit kan ertoe leiden dat een bezwaarmaker het besluit accepteert en het bezwaar intrekt. Voordat het contact wordt gelegd wordt altijd eerst het bestreden besluit nog eens bekeken naar aanleiding van het bezwaar. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot het intrekken van het bestreden besluit en het nemen van een nieuw besluit dat aan het bezwaar tegemoet komt en is het bezwaar ingetrokken. De resultaten die er in 2023 en 2024 zijn geboekt zijn positief. Van de 40 bezwaarschriften die in 2023 zijn behandeld, zijn er 32 op een informele manier afgehandeld. Van de 52 bezwaarschriften die in 2024 zijn behandeld, zijn er 34 op een informele manier afgehandeld. Informele aanpak voorafgaande aan besluitvorming, de zogenoemde warme overdracht Een andere vorm van informele aanpak is de zogenoemde warme overdracht. Hierbij gaat het om het volgende.

Voordat een besluit verzonden wordt, wordt er contact opgenomen met de geadresseerde om het besluit wat hij/zij zal ontvangen even toe te lichten. Een 'warme overdracht' kan de inwoner helpen te begrijpen waarom hij/zij een bepaald besluit gaat krijgen. Dit besluit kan zowel negatief als positief zijn. De commissie beveelt deze overdracht aan wanneer er sprake is van een negatief besluit. Door toepassing van deze overdracht kan er een stukje onbegrip en/of boosheid worden weggenomen.

5. Conclusies Uit de adviezen van de commissie blijkt dat de motivering van besluiten onverminderd aandacht vereist. Dit geldt voor alle vakgebieden. Er is veel aandacht besteed aan de informele aanpak van binnengekomen bezwaarschriften. Dit heeft geleid tot een hoog aantal ingetrokken bezwaarschriften. Dankzij de informele aanpak is het aantal bezwaarschriften dat door de commissie is behandeld dus beperkt gebleven.

6. Aanbevelingen 1. 2. 3.

Werk aan de toepassing van de warme overdracht. Neem voordat een negatief besluit wordt verzonden (telefonisch) contact op met de aanvrager. Blijf de informele aanpak, nadat een bezwaarschrift is ingediend, toepassen. Blijf aandacht houden voor het duidelijk en goed motiveren van besluiten.

Doesburg, juni 2025 Namens de commissie bezwaarschriften van de gemeente Doesburg

7

De secretaris,

De voorzitter,

Mw. mr. J.L. Scheper

Dhr. mr. J. Blok

Digita~ê,rtekend door Jetta Scheper

Dia1af G erekend door Jaap Blok 02-06-202s

}{os-os-0zs

}{6

Dhr. mr. J. Hofs Digitaêrtekend door Jacques Hofs

}{os os-os-20zs

8

5

co @

G V)

=E 0

u

@)

o

E

he

g

0 0

ö @»

to

@)

t-

·.c he

G

? » O

2i ~ G @

o

co

52 j

"-

t

E E

•

9

o

O

g)

.@

±

öp

•

5 'E »

C QJ

4-

·-

he

9 he

ro ro

3N

@)

.c o O / he

O /

0 / (!)

>

0

00

.) )

2

') E-

U

•

0 ]

(!)

0o U

co

O O

3N

)

c o et

g

ö

D QJ 5o

;

à

C

C

d à

@

U C 0

g

o

o

l

s

N

::2 ;

± ê ze? E

6 ; ;

E

~ g

ö

QJ è2 g g

±

!

s

■

■

5

5 $ ± g ■

■-

G ) .2

n .2

E € 0

> d

Ê

a

m g

he

g

0

c

Ga

•

à ?±zè

3

g

G ;

± < "

S d 5 3: C

2 5

ö

ö 00

..c .S e D} t .22 c

E E Q

•

à

@ g.

t

G

-

"'C

à öo

C !

@

·-Cc C~ z t·-• o c (

@)

N a)

0

00 ) @)

2

->)

rO 1-

0 / )

0o U

co

$

@

5

G

>

N

"D

(lJ

o

·-

@)

0

O

4he ..c.

N

g

o0 C

@

"D C 0

o

)

o

'-

g

öo @v

0

/

<Il

...,:::,

rl

o

t

0 >c d n

u 0

•O C

3:N ) co l

Ln

8 é

á

2g ö

,

"° g

S-=

ê ê a