Informatieprotocol 2024

INFORMATIEPROTOCOL ODRA 2024

Hoofdstuk 1 Algemeen In dit informatieprotocol staan afspraken over het delen van informatie met de raden, colleges en ambtelijke organisatie van de deelnemende gemeenten en de provincie Gelderland en de ODRA. Ook staat hier beschreven op welke manier en wanneer we welke informatie delen. Met dit informatieprotocol versterken we de kader stellende en controlerende rol van de gemeenteraden en de provinciale Staten, door duidelijke afspraken over welke informatie wanneer wordt aangeleverd. Duidelijke afspraken over informatievoorziening leveren namelijk een bijdrage aan wederzijds begrip en daarmee aan een goede samenwerking. Het informatieprotocol bevat de afspraken die van toepassing zijn op de documentenstroom. Uiteraard is samenwerking veel meer dan alleen stukkenstromen. Om op een goede wijze samen te werken, is het bovenal van belang om elkaar te kennen, te ontmoeten en zaken met elkaar te bespreken. Deze aspecten komen in het protocol minder aan bod, omdat het protocol vooral de procedurele aspecten regelt, maar zijn daarmee zeker niet minder van belang. Dit is het eerste protocol. We zullen deze jaarlijks evalueren en aanpassen als dat nodig is. Aanpassingen worden voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden en de provinciale staten.

Uitgangspunten We hanteren een aantal uitgangspunten ten aanzien van de informatievoorziening vanuit de ODRA, die leidend zijn bij het opstellen van dit informatieprotocol: 1. We stellen aan alle deelnemers dezelfde informatie beschikbaar. 2. We zijn transparant over de werkwijze en de besluitvorming binnen de ODRA. 3. Voor een goede balans tussen transparantie en werkdruk, rapporteren we op hoofdlijnen. 4. We rapporteren op de inhoud, het proces, de kwaliteit en op het financiële vlak. Totstandkoming Bij het opstellen van het informatieprotocol is aansluiting gezocht bij de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling, bij de Wet gemeenschappelijke regelingen en bij de reglementen van orde. Ook is gekeken op welke manier de ODRA invulling heeft gegeven aan de informatieplicht. Hierbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht. Dit informatieprotocol wordt voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden en de Provinciale Staten. Nadat deze zienswijzen bekend zijn, zal het protocol indien nodig worden aangepast. Het (eventueel) protocol wordt vervolgens vastgesteld.

Informatieprotocol ODRA, oktober 2023

Hoofdstuk 2 Bestuur en informatievoorziening In dit hoofdstuk wordt de informatievoorziening van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de voorzitter aan de gemeenteraden en de provinciale staten beschreven. Dit is gaat over de algemene informatievoorziening. In hoofdstuk 3 wordt de informatievoorziening beschreven over de begrotingsprocedure en de jaarrekening. In hoofdstuk 4 worden vervolgens de overige informatievoorziening beschreven. Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur (verder AB) bestaat uit 11 personen, waaronder een voorzitter. Elke deelnemer wijst uit zijn midden een lid van het AB aan. Het AB kiest uit zijn midden een voorzitter. Het AB staat aan het hoofd van het openbaar lichaam en stelt de begroting en jaarrekening vast. Aan het AB behoren de taken en bevoegdheden toe die in de wet aan het AB zijn opgedragen en de bevoegdheden die op basis van de regeling aan het AB zijn overgedragen. 1. Informatievoorziening aan de raads- en statenleden (artikel 29 van het Regelement van Orde) leder lid van een gemeenteraad of provinciale staten kan het AB schriftelijk vragen stellen. De vragen worden bij de voorzitter ingediend. De voorzitter brengt de gestelde vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van alle gemeenteraden en aan provinciale staten.

Het AB beantwoordt de vragen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen twee maanden, nadat vragen de voorzitter hebben bereikt. De antwoorden worden door de voorzitter zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de gemeenteraden en provinciale staten medegedeeld. Bij de antwoorden worden de vragen opnieuw vermeld. 2. Informatievoorziening aan de gemeenteraden en provinciale staten (artikel 23 GR ODRA) Het AB geeft gevraagd en ongevraagd digitaal alle en dezelfde inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en de provinciale staten. Dit geldt ook voor de informatie die is gevraagd door een of meerdere leden van de gemeenteraden of de provinciale staten. Voor sommige besluiten die het AB neemt, is wettelijk voorgeschreven dat er eerst zienswijzen moeten worden gevraagd aan de gemeenteraden en de provinciale staten. Dit zijn bijvoorbeeld besluiten tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling en de ontwerpbegroting. Daarnaast kan het AB besluiten om andere besluiten ook voor zienswijzen aan de gemeenteraden en de provinciale staten voorleggen. Dit informatieprotocol is daarvan een voorbeeld (artikel 14, lid 3 van de Gemeenschappelijke regeling). Tot slot geeft een lid van het AB digitaal alle inlichtingen waarom is gevraagd door een of meer leden van de gemeenteraad of de provinciale staten.

Een lid van het AB is aan de gemeenteraad of Provinciale Staten verantwoording verschuldigd voor het door hem gevoerde bestuur. 3. Informatievoorziening aan de deelnemer die het lid heeft aangewezen (artikel 24 GR ODRA) Een lid van het AB verschaft de deelnemer die hem als lid heeft aangewezen digitaal alle inlichtingen die door die deelnemer of door een of meer leden van die deelnemer zijn gevraagd. Voordat de gevraagde inlichtingen zoals bedoeld in het eerste lid te verstrekken, kan het lid zich daarover laten adviseren door het Dagelijks Bestuur.

Informatieprotocol ODRA, oktober 2023

Een lid van het AB is de deelnemer die hem als lid heeft aangewezen verantwoording verschuldigd voor het door hem in het Algemeen Bestuur gevoerde beleid. Op de in het reglement van orde voor de vergaderingen van die deelnemer aangegeven wijze. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur (verder DB) telt vier leden en de voorzitter. Zij vertegenwoordigen in het DB niet de gemeente resp. provincie waar ze wethouder of gedeputeerde zijn, maar zij nemen plaats in het DB namens het AB. Het AB benoemt hen. Het DB is belast met de dagelijkse gang van zaken van de ODRA. De wet kent het DB een aantal bevoegdheden toe, zoals het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten, waaronder het benoemen en ontslaan van personeel. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling zijn de bevoegdheden omschreven (artikel 18 GR ODRA). Daarnaast bereidt het DB de vergaderingen van het AB voor en voert de besluiten uit die daar worden genomen. 1. Informatievoorziening aan het AB (artikel 22 GR ODRA) De leden van het DB zijn tezamen en ieder afzonderlijk aan het AB verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur. In dat kader kunnen leden van het AB dan ook schriftelijke vragen stellen aan het DB (artikel 28 van het Reglement van Orde Algemeen bestuur). Zoals hiervoor benoemd, informeert het AB op grond van haar verantwoordelijkheid, de gemeenteraden en de provinciale staten.

Op die manier worden de gemeenteraden en de provinciale staten via het AB op de hoogte gesteld gebracht van het beleid van het DB. De leden van het DB geven zowel tezamen als ieder afzonderlijk gevraagd en ongevraagd aan het AB digitaal alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het DB te voeren en gevoerde bestuur nodig is. 2. Informatievoorziening aan de gemeenteraden en provinciale staten (artikel 23 GR ODRA) Het DB geeft gevraagd en ongevraagd digitaal alle en dezelfde inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en de provinciale staten. Dit geldt ook voor de informatie die is gevraagd door een of meerdere leden van de gemeenteraden of de provinciale staten.

Voorzitter De voorzitter wordt door en uit het AB benoemd. Hij/zij is voorzitter van zowel het AB als het DB. De voorzitter leidt de vergaderingen van het AB en DB en zorgt voor naleving van het Reglementen van orde. Daarnaast vertegenwoordigt de voorzitter de ODRA in en buiten rechte. De voorzitter is verantwoording verschuldigd aan de het AB. Het AB kan op voordracht van ten minste de voorzitter uit zijn/haar functie zetten. Informatievoorziening aan de gemeenteraden en provinciale staten (artikel 23 GR ODRA) De voorzitter geeft gevraagd en ongevraagd digitaal alle en dezelfde inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en de provinciale staten. Dit geldt ook voor de informatie die is gevraagd door een of meerdere leden van de gemeenteraden of de provinciale staten. Informatieprotocol ODRA, oktober 2023

Hoofdstuk 3 De begrotingsprocedure en de jaarrekening In het vorige hoofdstuk zijn de algemene informatievoorzieningen besproken. In dit hoofdstuk worden een tweetal specifieke processen besproken, namelijk de begrotingsprocedure (artikel 28 GR ODRA en de jaarrekening). Begrotingsprocedure De begroting vormt het inhoudelijke en financiële kader voor het handelen van de omgevingsdienst. Hiervoor is aangegeven dat het AB niet alle besluiten voor zienswijzen aan de gemeenteraden en provinciale staten aanbiedt, maar dat zij dit wel kan besluiten. Een voorbeeld daarvan is dit informatieprotocol. Voor de ontwerpbegroting geldt ook dat die voor zienswijzen aan de gemeenteraden en staten wordt aangeboden. Het DB zendt de ontwerpbegroting twaalf weken voor vaststelling door het AB aan de gemeenteraden en provinciale staten voor een zienswijze. Bij de begroting hoort ook een toelichting. Het DB houdt bij het opstellen van de ontwerpbegroting rekening met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De ontwerpbegroting wordt door de gemeenteraden en Provinciale Staten voor een ieder ter inzage gelegd. Het DB reageert schriftelijk en gemotiveerd op de zienswijzen van de gemeenteraden en de provinciale staten. Bovendien geeft het DB aan welke conclusies aan de zienswijzen worden verbonden.

Deze reactie wordt naar de gemeenteraden en provinciale staten gezonden voordat de begroting wordt vastgesteld. Het AB stelt de begroting vast op voorstel van het DB (waarin het hiervoor genoemde oordeel over de zienswijzen is opgenomen) op een jaarlijks vast te stellen vergadermoment met inachtneming van de wettelijke doorlooptijden. Het DB zendt de vastgestelde begroting binnen twee weken na vaststelling en in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan het jaar waarop deze ziet aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie. De gemeenteraden en de provinciale staten kunnen (indien zij dat wensen) een zienswijze indienen over de vastgestelde begroting bij de minister. Wijziging van de begroting Er is sprake van een wijziging van de begroting op het moment dat het AB wijzigingen doorvoert waardoor de bijdrage van de deelnemers wijzigt (artikel 1 GR ODRA). Het moet gaan om items die niet eerder aan de orde zijn geweest in de begroting en om die reden ook nog niet onder de aandacht zijn gebracht bij de gemeenteraden en Provinciale Staten. In dat geval geldt dezelfde procedure als bij de vaststelling van de begroting, zoals hiervoor omschreven. Actualisering van de begroting Hiervan is sprake als het AB de begroting van het openbaar lichaam wijzigt zonder gevolgen voor de bijdrage per deelnemer.

Er mag wel sprake zijn van aanpassingen in de programma’s of andere aanpassingen mits er geen sprake is van nieuwe uitgangspunten die nog niet eerder onder de aandacht zijn gebracht van de gemeenteraden en de Provinciale Staten. Een actualisatie van de begroting wordt door het AB vastgesteld en ter informatie verstuurd naar de gemeenteraden en

Informatieprotocol ODRA, oktober 2023

Provinciale Staten. De jaarrekening (29 GR ODRA) De jaarrekening is de verantwoording over het gevoerde financiële beleid van het jaar ervoor. Er wordt gerapporteerd over de voortgang en afwijkingen op de geformuleerde doelstellingen, de voorgenomen activiteiten, de planning in de tijd en de besteding van de middelen. Het DB zendt vóór 30 april van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft de voorlopige jaarrekening aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en aan Provinciale Staten. Het AB stelt de jaarrekening vast en het DB zendt de vastgestelde jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval vóór 15 juli aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie. Voor de jaarrekening geldt geen zienswijzenprocedure, zoals die wel geldt voor de hiervoor genoemde begroting. Hoofdstuk 4 Overige informatievoorziening De kadernota

De Kadernota is de financiële vertaling van het meerjarenbeleidsplan in een meerjarenraming op hoofdlijnen. Het beschrijft de financiële risico’s in de bedrijfsvoering, mede op basis waarvan het financieel beleid wordt vormgegeven. De kadernota geeft inzicht in de effecten die van belang zijn voor de begroting in navolgende jaar. Die effecten worden vertaald in uitgangspunten, normen en kaders waarbinnen ODRA de begroting opstelt. Het DB zendt, vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, na vaststelling in het AB, het meerjarenbeleidsplan en de kadernota ter informatie aan de gemeenteraden en de provinciale staten. Er geldt voor deze kadernota geen zienswijzenprocedure. AB-vergaderingen De agenda en bijbehorende bijlagen zijn openbaar. De stukken worden uiterlijk 7 dagen voor de vergaderingen digitaal verzonden naar de AB-leden. De agenda met de bijlagen worden op de website van de ODRA geplaatst. De vergaderingen van het AB zijn ook openbaar. Het verslag wordt na vaststelling geplaatst op de website. Dit geldt niet voor documenten waarop geheimhouding is gelegd of wanneer wordt vergaderd met gesloten deuren. Het verslag zal na vaststelling in de eerstvolgende AB vergadering naar de colleges en gemeenteraden en Provinciale Staten worden verzonden. DB-vergaderingen Deze vergaderingen zijn in principe niet openbaar.

Op grond van de Wet open overheid zal het verplicht worden om de agenda’s en besluitenlijsten van de vergaderingen op de website te plaatsen. Zodra dit verplicht wordt, zal de ODRA voldoen aan deze verplichting.

Informatieprotocol ODRA, oktober 2023

Informatie op verzoek Het is mogelijk dat naast de vormen van informatie zoals omschreven er nog behoefte is aan informatie vanuit de deelnemers. Dergelijke verzoeken kunnen worden gericht aan het AB, het DB of de voorzitter. Volstaan kan worden met het verzenden van het verzoek per mail naar de secretaris. Het AB ontvangt een afschrift van de ontvangen verzoeken en ook van de antwoorden hierop. Als de raad en/of het college informatie wenst te verkrijgen van het lid van het AB van de betreffende gemeente, dan gelden hiervoor de gemaakte afspraken binnen die gemeente. Website Veel informatie is voor iedereen toegankelijk. Deze informatie wordt op de website van de ODRA geplaatst (www.odregioarnhem.nl), zodat deze makkelijk vindbaar is voor iedereen. Het gaat hierbij in ieder geval over de agenda, de vergaderstukken voor de vergaderingen en de besluiten van het AB. De agenda’s en de besluitenlijsten van het DB zullen op de website worden geplaatst zodra deze verplichting op grond van de Wet open overheid (Woo) wordt ingevoerd. Daarnaast bevat de website ook informatie hoe klachten in te dienen, zowel milieuklachten (bijvoorbeeld over geur, geluid, trillingen, stof, bodem en dergelijke) als klachten over personeel. In het kader van de Woo is het ook mogelijk om vragen te stellen. Rondom nieuwswaardige gebeurtenissen wordt een persbericht opgesteld.

Daarbij is het uitgangspunt dat de ODRA afstemming zoekt met het betreffende bevoegd gezag als dit nodig is – en andersom.

Informatieprotocol ODRA, oktober 2023