Informatienota raad - Evaluatie Verrassend Doesburg en Pleinfeesten

Informatienota raad – openbaar Onderwerp

Evaluatie Verrassend Doesburg

Zaakdossier

Z/22/031037 - D/22/099957

Portefeuillehouder

Wethouder S. Hillenaar

Raadsprogramma

3. Wonen, werken en recreëren in Doesburg

Datum collegebesluit

20 december 2022

Opsteller

Mirjam Lammers

E-mail

mirjam.lammers@doesburg.nl

Team

Wonen, Ondernemen en Recreëren

Telefoonnummer (0313) 48 13 10

Kennisnemen van De evaluatie van de evenementen Verrassend Doesburg en de Pleinfeesten. Inleiding Op 15, 16 en 17 juli 2022 hebben de evenementen Verrassend Doesburg en de Pleinfeesten in de binnenstad van Doesburg plaatsgevonden. In de commissie VROM op 5 oktober 2022 is toegezegd dat de evaluatie van deze evenementen ter informatie naar de raad gaan. Met de volgende partijen zijn de evenementen in november en december geëvalueerd: -

Organisatie Verrassend Doesburg Organisatie Pleinfeesten De Waag Inwoners met een schriftelijke klacht Politie Brandweer Stadcoördinator binnenstad Team Leefomgeving gemeente Adviseur Veiligheid gemeente Vergunningverlener gemeente Boa’s ODRA

Samenvatting Verrassend Doesburg is in 2022 voor de eerste keer in een nieuwe vorm en door een nieuwe organisatie georganiseerd. De organisatie van Verrassend Doesburg heeft veel positieve geluiden gehoord van kraamhouders, winkeliers, horeca en bezoekers. Men kijkt dan ook tevreden terug op de eerste editie van verrassend Doesburg. De stadscoördinator bevestigd ook dat winkeliers het evenement positief hebben ervaren. Ook vanuit andere aanwezigen worden complimenten gegeven aan de organisatie van Verrassend

Pagina 1 van 4

Doesburg. De organisatoren van de Pleinfeesten en het podium bij De Waag kijken ook tevreden terug op het evenement. Vergunningenproces Uit alle gesprekken blijkt dat de gemeente vrij laat de vergunningen heeft verstrekt. De vergunningen voor Verrassend Doesburg, de Pleinfeesten en Podium De Waag zijn op 5 juli 2022 verstrekt. Deze late verstrekking heeft voor een onduidelijk en een onrustig gevoel gezorgd voor zowel de organisatoren als omwonenden. Daarnaast geeft zowel de brandweer als de politie aan dat er steeds weer aanvullingen op de aanvragen kwamen waardoor er geen goed overzicht meer was. Zij willen graag één complete aanvraag zodat zij daarover een advies kunnen vertrekken. De gemeente vindt ook aan dat het vergunningenproces niet goed is verlopen. Door capaciteitsproblemen is door een minder ervaren medewerker het vergunningenproces zo goed als mogelijk begeleid. Met de partijen is afgesproken dat we het vergunningenproces voor de evenementen in 2023 in januari starten met een vooroverleg. Het streven is om dan een concept-vergunning in maart gereed te hebben. Ook worden de verbeterpunten van de omwonenden hierin meegenomen. Gesprekken omwonenden Uit gesprekken met omwonenden die een schriftelijke klacht hebben ingediend bij de gemeente blijkt dat zij niet tegen de evenementen zijn maar meer en eerder betrokken willen worden.

Het pijnpunt zit in de communicatie vanuit de gemeente en de organisator. De klachten richten zich met name op geluidoverlast (lage bastonen), plaatsing toiletwagen, vluchtroute/doorgang en afval rondom het Pleinfeest. Tijdens de gesprekken is aangegeven dat de Pleinfeesten en het Podium bij De Waag aan de geluidsnormen uit de vergunning voldoen. Desondanks kunnen inwoners wel geluidsoverlast ervaren. De wens blijft dan ook of er wat gedaan kan worden aan de basdreunen. Ook is afgesproken om samen met de organisator en gemeente in gesprek te gaan voordat de vergunning in concept wordt opgesteld. Daarnaast gaan we nog in gesprek met een inwoner over zijn voorstel om binnenstadbewoners beter te betrekken bij de evenementen en activiteiten in de binnenstad. Geluidsnormen Op 16 en 17 juli 2022 heeft de ODRA geluidmetingen gedaan bij de Pleinfeesten en het podium van De Waag. De Pleinfeesten zijn binnen de geluidsnorm gebleven. Er is gemeten binnen een afstand van 50 meter op de gevels van omliggende woningen. De waarden die hier gemeten zijn voldoen aan het gestelde in de evenementenvergunning. Dit geldt zowel voor het langtijdgemiddelde dB(A) als de basgeluiden dB(C). Voor wat betreft het podium van de Waag is er zowel buiten als binnen een afstand van 50 meter gemeten. Dit vanwege de smalle straat en de weerkaatsing van het geluid.

De gemeten waarden voldoen ook aan de gestelde geluidsnormen in de evenementenvergunning.

Pagina 2 van 4

Veiligheidsplan en veiligheidscoördinator Voor zowel Verrassend Doesburg als de Pleinfeesten is een veiligheidsplan door de organisatoren opgesteld. Deze plannen zijn getoetst door de gemeente, de brandweer en de politie. Door de hulpdiensten wordt een veiligheidscoördinator gevraagd. Dit is het aanspreekpunt voor de hulpdiensten en diegene die de veiligheidsorganisatie van het evenement aanstuurt. De organisator van het evenement wijst hiervoor een contactpersoon aan. Uit de evaluatie kwam naar voren dat de rol van de veiligheidscoördinator niet duidelijk was. Deze voelde opgelegd door de gemeente maar is bedoeld ter ondersteuning van de organisator. De organisator kan er ook voor kiezen om iemand vanuit de eigen organisatie aan te wijzen. Verduidelijking rondom de rol van de veiligheidscoördinator is noodzakelijk. Schouw Voorafgaand aan de evenementen heeft een schouw plaatsgevonden. Hierbij waren de organisatoren, hulpdiensten, boa’s en gemeente aanwezig. De organisator van de pleinfeesten heeft de voorkeur om de schouw een dag eerder te doen. Er is dan iets meer tijd om eventuele aanpassingen door te voeren. Het Podium in de Koepoortstraat werd een dag van tevoren alsnog verplaatst naar de Roggestraat. Dit heeft voor veel commotie in de Roggestraat gezorgd. Winkeliers en kramen werden hierdoor geblokkeerd.

Uiteindelijk is het podium volgens vergunning geplaatst in de Koepoortstraat waardoor daar onrust bij omwonenden ontstond. In de buurt is verschillend naar de organisator gereageerd; positieve en negatieve ervaringen. Tijdens gesprekken is geen duidelijke reden naar voren gekomen waarom dit is gebeurd. Informeren bewoners Op 16 juni 2022 is er vanuit de gemeente een informatiebrief over de evenementen en wegafsluitingen verzonden aan vergunninghouders in de binnenstad. Deze is niet door iedereen ontvangen. Komend jaar zijn we hier extra alert op. Tijdens de evaluatie met de organisatoren werd gemeld dat zij via briefjes omwonenden hebben geïnformeerd met een telefoonnummer waarop de organisatie bereikbaar is. Een paar omwonenden hebben contact opgenomen. Incidenten De organisator van Verrassend Doesburg geeft aan dat vrijdag- en zaterdagnacht vernielingen hebben plaatsgevonden. Zeilen en planken van kramen zijn gesloopt. De politie meldt dat er een paar kleine incidenten zijn geweest. Verder is het goed verlopen. Tot slot valt op dat er voor het schenken van alcohol aan jeugd geen te nemen maatregelen in de vergunning zijn opgenomen. Wel hebben de organisatoren om legitimatie gevraagd. Dit onderwerp nemen we mee met het komende vergunningenproces en de actualisatie van het evenementenbeleid.

Pagina 3 van 4

Consequenties De aanbevelingen en verbeterpunten uit de gesprekken pakken we op voor 2023. Hieronder zijn ze in een overzicht opgesomd. Daarnaast wordt het evenementenbeleid eind 2023 geactualiseerd en kan een aantal onderwerpen daarin worden meegenomen.

1 2

3 4

5 6

7 8 9 10 11

Onderwerp

Wie

Vooroverleg begin 2023 met alle partijen Streven naar complete aanvraag zodat in maart een conceptvergunning ter inzage gelegd kan worden. Bij deze conceptvergunning is ook rekening gehouden met de verbeterpunten van de omwonenden. Met hen is vooraf afstemming. Exacte afspraken hierover tijdens het vooroverleg maken. Vergunningen minimaal 2 maanden voordat het evenement plaatsvindt verlenen. Rol veiligheidscoördinator verduidelijken; wat zijn de taken en voor wie werkt hij. Is er nog budget voor 2023? Ook meenemen bij de actualisatie van het evenementenbeleid. Alleen volledige vergunningaanvragen in live events zetten zodat brandweer en politie 1 keer advies kunnen uitbrengen. Evenementenbeleid kent uitzondering geluidsnormen (verruiming) voor 6 dagen per jaar. ODRA om advies vragen en meenemen in de vergunning van 2023. Ook onderwerp actualisatie evenementenbeleid.

Gemeente Organisaties, gemeente en adviserende instanties

Wegsleepregeling aanpassen zodat auto’s op het evenemententerrein weggesleept kunnen worden. (inclusief communicatie hierover) Maatregelen treffen tegen schenken van alcohol aan jongeren. Meenemen in vergunningenproces en de actualisatie van het evenementenbeleid. Afvalbakken rondom pleinfeest tijdig ledigen en Markt schoon opleveren. Kan de schouw ook een dag eerder? Gezamenlijk afstemmen. De ODRA een workshop over geluid laten geven aan horeca/organisatie geven. Zij kunnen dan beter regie voeren op de geluidsnormen en tijdig bijstellen.

Gemeente Organisatie en gemeente

Gemeente Inmiddels opgepakt. ODRA adviseert om geen verruiming van de geluidsnorm toe te passen. Dit is ook besproken met de organisatoren en zij vinden de huidige geluidsnormen passend. Gemeente Gemeente en organisator Organisator Pleinfeest Organisatie, politie, brandweer en gemeente ODRA

Communicatie Alle betrokken zijn geïnformeerd over de evaluatie.

Pagina 4 van 4