Bijlage Communicatie en rapportage
Tekst van het document
Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2023 en volgende. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Aantal
Toelichting
per jaar Auditcommissie
Drie
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie vindt voorafgaand aan de controle een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de tussentijdse controle (op basis van de concept management letter) en de eindejaarscontrole (op basis van het rapport van bevindingen) worden besproken in de auditcommissie.
De controller /
Drie
De controller, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën en de
gemeentesecretaris /
financieel beleidsmedewerkers zijn voor de accountant belangrijke
portefeuillehouder
gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.
financiën / financieel
Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van de
beleidsmedewerkers
tussentijdse controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad
PM
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van het college en de gemeenteraad.
Bijlage 2: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten kunnen worden onderkend: Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter / verslag
Na afronding
Verbeter- en aandachtspunten ten
College en
van bevindingen
van de
aanzien van de opzet en de werking
Raad
tussentijdse controle
tussentijdse
van bedrijfsprocessen. Actuele
controle
ontwikkelingen.
Accountantsverslag /
Na afronding
Wettelijk: De vraag of inrichting van het
verslag van bevindingen
van de controle
financieel beheer en van de financiële
van de
organisatie een getrouwe en
jaarrekening.
rechtmatige verantwoording mogelijk
Raad
maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Controleverklaring
Na afronding
Het oordeel over de mate waarin de
van de controle
gemeenterekening een getrouw beeld
van de
geeft i.o.m. verslaggevingvoorschriften
jaarrekening.
en voldoet aan de eisen van
Raad
rechtmatigheid. Rechtmatigheidsverantwoo
Na afronding
Het college legt verantwoording af over
rding
van de
de rechtmatige besteding van geld
jaarrekeningco
(rechtmatigheid) van de gemeente.
ntrole als onderdeel opgenomen in het jaarverslag
Raad