Bijlage 6: Kaderbrief van bestuur SALD

Aan de Raden van de deelnemende partners van de Gemeenschappelijke Regeling SALD

datum zaaknummer onderwerp

: : :

14 april 2021 Z/22/419743 Jaarstukken 2021 en begroting 2023 SALD

Geachte leden van de raad, Bijgesloten treft u de jaarstukken 2021, de bijbehorende goedkeurende accountantsverklaring en de ontwerp-begroting 2023-2026 van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) aan. Terugblik Het SALD moest, net als in 2020, omgaan met de beperkingen die door corona werden opgelegd. De personele inzetbaarheid van medewerkers is krap en kwetsbaar gebleken. Het primaire werk achter de schermen ging, ondanks de coronabeperkingen en de krappe bezetting, grotendeels onverminderd door. Het was een druk jaar. Naast de algemene archiefwerkzaamheden is veel tijd besteed aan de voorbereidingen voor het opzetten van een e-depot waarbij o.a. een businesscase werd gemaakt. Ook zijn veel uren besteed aan de werkzaamheden t.b.v. het archief van de enquêtecommissie P&O Zevenaar. Vooruitblik Het SALD is en blijft ook in 2022 bezig met de uitvoering van de kerndoelen1 zoals verwoord in de gemeenschappelijke regeling. Onderstaand benoemen we de belangrijkste ontwikkelingen die van belang zijn voor beleid en financiën van het SALD. Gewijzigde gemeenschappelijke regeling Een bestuurlijke afspraak is de wijziging van de uit 1959 daterende Gemeenschappelijke Regeling SALD. Deze gewijzigde regeling is ter instemming voorgelegd aan de Colleges en Raden van de deelnemende gemeenten. De regeling zal, na verkregen instemming, per 1 juli 2022 in werking treden.

1 Het zijn er twee: 1) de zorg voor en het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op het

beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten; 2) het vanuit een regionaal kennis-en informatiecentrum bevorderen van de lokale- en regionale geschiedenis en het zo optimaal mogelijk voorzien in de informatiebehoefte van een breed publiek.

E-depot Met de deelnemende gemeenten worden in 2023 aansluittrajecten voor het e-depot van het Erfgoedcentrum Achterhoek en de Liemers (ECAL) uitgewerkt. Doordat elke gemeente een eigen unieke informatiehuishouding heeft, ziet de aansluiting op het e-depot voor elke gemeente er anders uit. Daarnaast is niet elke gemeente even ver met het op orde brengen van de informatiehuishouding. Om die reden is er gekozen om per gemeente een praktisch en uitvoerbaar plan op te stellen om de aansluiting op het e-depot van ECAL voor te bereiden. Er wordt daarbij zeker gekeken naar de gemene deler om efficiencyvoordelen te behalen. Anticiperend op extra kosten die in de voorbereiding verwacht worden (inhuur van deskundigheid die het SALD en de deelnemers niet zelf in huis hebben), is er in voorliggende begroting een bedrag van € 39.642 begroot voor een projectleider e-depot (0,5 Fte). Komende maanden wil het bestuur de financiële effecten van de aansluiting op het e-depot verder in beeld brengen. Het SALD geeft uiterlijk 1 september 2022 inzicht in de kosten, zowel collectief als per gemeente.

Toekomstvisie Tegen de achtergrond van nieuwe wetgeving (Wet open overheid, Wet hergebruik overheidsinformatie en gewijzigde Archiefwet), veranderingen in de archiefvorming (van analoog naar digitaal) en een toenemende maatschappelijke vraag naar meer informatie, staat het SALD voor de belangrijke opgave om te moderniseren. Deze ontwikkelingen zijn aanleiding om (verder) vooruit te kijken en een toekomstvisie te ontwerpen, die niet alleen een strijdkreet is maar vooral een roep om actie. Proces De financiële stukken bieden wij u hierbij aan en wij nodigen u uit een zienswijze in te dienen. We vragen u vóór 9 juni aanstaande te reageren. Definitieve vaststelling van de jaarstukken is gepland in de vergadering van het algemeen bestuur op 20 juni 2022. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en zien uw reactie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet, Het dagelijks bestuur van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg,

D. Jansen secretaris

J. Goossen voorzitter

Bijlagen: • Conceptbegroting 2023-2026 SALD • Jaarstukken 2021 SALD met controleverklaring • Definitief accountantsverslag 2 van 2