Bijlage 4: Accountantsverslag 2021 SALD
Tekst van het document
Accountantsverslag 2021 Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
Definitief 15 april 2022
Aan het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Postbus 100 6980 AC ZEVENAAR
Inleiding
Doetinchem, 15 april 2022 507601/HdF/NK Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2021 van uw organisatie gecontroleerd. De controle heeft ten doel om een onafhankelijk oordeel te geven over de jaarrekening met betrekking tot zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid, alsmede over het verenigbaar zijn van de programmaverantwoording en de overige gegevens met deze jaarrekening. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Wij bespreken deze rapportage graag tijdens de bijeenkomst van het Dagelijks Bestuur op 14 april 2022 en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de directeur en de controller. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
2
Waar bent u naar op zoek ?
1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Jaarrekening
4. Interne beheersing
5. Onze verantwoordelijkheid
6. Afsluiting
Inhoudsopgave
Wij hebben de jaarrekening 2021 van uw organisatie gecontroleerd. Wij informeren u in dit verslag over de bevindingen uit onze controle. De hoofdzaken hebben wij hier opgenomen.
1. Kernpunten
Goedkeurende oordelen
Controleproces goed verlopen
Uit onze controle kwamen enkele aanpassingen in de jaarstukken voort. Deze zijn in de voorliggende versie verwerkt. In deze versie resteren derhalve geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. De door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel en hebben dus geen invloed op de strekking van onze controleverklaring. Naar onze mening zijn ze vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing.
Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te verstrekken. Wij bedanken het bestuur en de medewerkers van het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van deze rapportage.
Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2021 en het resultaat over 2021. Ook zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen.
De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de kleine omvang van uw organisatie. Wij hebben nog enkele verbeterpunten geadviseerd.
Wij hebben vastgesteld dat de jaarstukken overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn opgesteld. Tevens is voldaan aan de WNT. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarstukken is opgenomen consistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie.
4
Interne beheersing op orde
Saldo van baten en laten Het Streekarchivariaat heeft € 15.712 meer lasten dan begroot, onder meer hogere personeelslasten voor een tijdelijke inzet.
Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2021 verwerkte controleverschillen en de resterende onzekerheden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan de goedkeuringstolerantie aan u te rapporteren. Er zijn geen afwijkingen. Getrouwheid Omschrijving
Fouten
Geen afwijkingen Totaal
De niet-gecorrigeerde controleverschillen en de resterende onzekerheden blijven onder de goedkeuringstoleranties van 1% respectievelijk 3%, zoals deze met u zijn afgesproken, en hebben daarom geen invloed op de strekking van ons oordeel.
Rechtmatigheid
Onzekerheden €
€
2. Onderbouwing oordeel
Fouten
Onzekerheden €
€
0
0
0
0
0
0
0
0
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
€ 2.992
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
€ 26.927
Ook bij de controle van de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd die van invloed zijn op de strekking van ons oordeel. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening.
5
Jaarstukken en zekerheid
3. Jaarrekening
Financiële positie
Kwaliteit jaarstukken
Begrotingsrechtmatigheid
Overige bevindingen
6
De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2021 en de financiële positie van uw organisatie op 31 december 2021. Saldo van baten en lasten
Eigen vermogen
De totale lasten zijn € 15.712 hoger dan begroot. Er zijn meer salarissen - € 24.464 - en meer kosten van personeel van derden - € 7.068. Van de hogere salariskosten is € 8.612 meer doorbelast voor het verrichten van werkzaamheden inzake bouwvergunningen. De hogere personeelskosten zijn ontstaan door een tijdelijk contract van 0,33 FTE voor een half jaar.
Er is geen algemene reserve. Een algemene reserve is het beschikbare weerstandsvermogen. Dit staat tegenover het benodigde weerstandsvermogen. Het benodigde weerstandsvermogen wordt berekend door de kans met de impact van een risico te vermenigvuldigen.
Bij het bepalen van de afrekening is rekening gehouden met een onttrekking van kapitaallasten aan de bestemmingsreserve ten bedrage van € 794. Dit stemt overeen met het bestuursbesluit over deze bestemmingsreserve. De belangrijkste afwijkingen zijn per programma toegelicht.
Incidentele baten en lasten Er is een incidentele bate van € 13.612 opgenomen vanwege extra inkomsten voor bouwvergunningen.
Wij hebben in 2020 het Dagelijks bestuur geadviseerd de risico’s in beeld te brengen en te bepalen hoe hoog een eventueel benodigd weerstandsvermogen zou moeten zijn. In 2021 heeft een inventarisatie van mogelijke risico’s plaatsgevonden en zijn eventuele maatregelen geformuleerd. Risico’s die wij nog mogelijk onderkennen zijn risico’s op datalekken, naleving privacy regels.
Verloop lasten in de loop der jaren De lasten zijn de afgelopen jaren gestegen, maar in 2021 is een kleine daling te zien. Dit is grafisch weergegeven in de grafiek hiernaast. Dit is voornamelijk veroorzaakt door de salarislasten.
7
3.1 Financiële positie
Verloop lasten in de jaren €310.000 €300.000 €290.000 €280.000 €270.000 €260.000 €250.000 €240.000 Lasten 2018
2019
2020
2021
Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, leesbaarheid en naleving van wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.
3.2 Kwaliteit jaarstukken
Het concept van de jaarstukken was tijdig gereed en het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. De afwikkeling is op basis van de planning bereikt.
Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening. Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. Uw organisatie kent 2 programma’s. De kwaliteit van de toelichtingen is voldoende en sluit aan op de begroting.
Wij kijken terug op een prettige en transparante samenwerking gedurende dit proces.
Geautomatiseerde gegevensverwerking Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen gaan over de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen.
Jaarverslag en paragrafen Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen de jaarrekening 2021 en deze stukken.
Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld.
Verloop van de controle Het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2021 zodanig gepland om aan het Algemeen Bestuur de gecontroleerde jaarrekening medio april 2022 voor te kunnen leggen, zodat zij na inzage aan de deelnemende gemeenteraden deze in juni 2022 kunnen vaststellen. De controle over het jaar 2021 is soepel verlopen. 8
Wij hebben geen zaken gesignaleerd betreffende de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking die wij in het kader van onze jaarrekeningcontrole onder uw aandacht zouden moeten brengen.
Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2021 op rechtmatigheid gecontroleerd.
3.3 Begrotingsrechtmatigheid
Investeringen
Begrotingscriterium
•
De jaarstukken zijn opgedeeld in 2 programma’s. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het Dagelijks Bestuur toestemming gegeven om binnen de bandbreedtes van de beleidsregels die u heeft samengesteld, te opereren. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de besteding op de programma’s.
Er waren in 2021 geen investeringen.
Programma (*€ 1.000)
Wij hebben gecontroleerd of de begrotingsregels door het Dagelijks Bestuur zijn nageleefd.
•
Lasten
Bij het programma Archief zijn de werkelijke lasten hoger dan de begrote lasten. Deze passen binnen het bestaand beleid. In de jaarrekening is dit toegelicht. Wij hebben het Dagelijks Bestuur geadviseerd de overschrijdingen van 2021 expliciet door het Algemeen Bestuur te laten goedkeuren. Daarnaast hebben wij het Dagelijks Bestuur geadviseerd in de toekomst hogere lasten voorafgaand aan de uitgave door het Algemeen Bestuur te laten autoriseren.
9
Lasten Begroting
Lasten 2021
Passend binnen begroting
Archief
148.401
174.687
O
Overhead
135.073
124.499
P
Totaal
283.474
299.186
Hier informeren wij u over onze bevindingen volgend uit de jaarrekening.
3.4 Overige bevindingen
1. Prestatielevering rechtmatig
2. Bestellingen
Wij hebben een steekproef uitgevoerd om de rechtmatigheid van de inkopen te kunnen controleren. Van alle leveringen is een bewijs aanwezig.
Bestellingen van goederen en diensten kunnen door alle medewerkers worden gedaan.
2. Materiële vaste activa
Wij adviseren het aantal bestellers te beperken voor een beter overzicht en structuur van het inkoopproces.
In de financiële verordening zijn geen voorwaarden voor de materiele vaste activa opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn afschrijvingstermijnen, de ondergrens voor activeren en de start van de afschrijvingstermijn. De gebruikte termijnen sluiten aan op de gebruiksduur. Wij hebben het Dagelijks Bestuur geadviseerd de financiële verordening hierop te actualiseren. Interne beheersing
Bij onze steekproef hebben wij 1 keer geconstateerd dat deze periodieke inkoop niet op naam van het Streekarchivariaat staat. Wij adviseren u deze inkoop om te zetten naar een overeenkomst met het Streekarchivariaat. 3. Dienstverlening Zevenaar Voor de dienstverlening door de gemeente Zevenaar wordt een nota gestuurd.
Evenals voorgaand jaar hebben wij bij de controle de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan geven wij de belangrijkste conclusies weer. Onze adviezen van het voorgaande jaar zijn overigens niet opgevolgd:
Wij adviseren u de afspraken en de onderbouwing van de kosten tussen de gemeente en de GR hierover in een dienstverleningsovereenkomst vast te leggen.
1. Mandaatregeling Een mandaatregeling geeft aan wie welke bevoegdheden heeft. Omdat deze er niet is adviseren wij u deze op te stellen, zodat duidelijk is welke bevoegdheden er zijn en waarvoor. 10
Vanaf 2022 wordt het Dagelijks Bestuur geacht te rapporteren over de rechtmatigheid: zijn de landelijke en interne regels waar financiële consequenties mee gemoeid zijn, nageleefd?
4. Interne beheersing
Landelijke ontwikkeling
Aanpassingen in financiële verordening
Het Dagelijks Bestuur was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeenschappelijke regeling. Maar na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording over 2022 neemt het Dagelijks Bestuur heel expliciet de verantwoordelijkheid hiervoor. Het Dagelijks Bestuur legt aan over het rechtmatig handelen verantwoording af in de jaarrekening aan het Algemeen Bestuur. De kaderstellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor weer extra aandacht. Daarnaast biedt de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ook een kans om de kwaliteit van de interne beheersing te versterken.
In de kadernota Rechtmatigheid 2022 worden de volgende aspecten aangehaald om in de financiële verordening op te nemen: •
De kaderstelling op het gebied van rechtmatigheid vormgeven;
•
De verantwoordingsgrens – de grens tot waar onrechtmatigheden worden geaccepteerd - op basis van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves;
•
De rapportagegrens – de grens voor het melden van afwijkingen door het Dagelijks Bestuur - voor de rechtmatigheidsverantwoording;
De wijziging van de gemeentewet met daarin de verplichting tot het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording is in het voorjaar geagendeerd.
•
Pas na de wetswijziging is het mogelijk verdere stappen te ondernemen in het aanpassen van de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol.
De manier waarop wordt om gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het Algemeen Bestuur;
•
De afspraken tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget.
Normenkader De commissie BBV adviseert de door het Algemeen Bestuur gedelegeerde bevoegdheden aan het Dagelijks Bestuur niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. De commissie BBV heeft daarnaast voorgeschreven dat dit normenkader jaarlijks geactualiseerd dient te worden en expliciet dient te worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
11
Wij hebben onze controle overeenkomstig de opdracht uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.
5. Onze verantwoordelijkheid
Onze opdracht
Fraude
De jaarrekening 2021 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd.
De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Dagelijks Bestuur. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Dagelijks Bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt.
Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 2.992(1% van de lasten) en voor onzekerheden € 8.976 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.
Inzicht urenbesteding
Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw organisatie in 2021 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
12
Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole). Uren Tekenend accountant
10
Overige teamleden
75
6. Afsluiting
Dank u voor de samenwerking Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Algemeen Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is.
Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
13
Toegevoegde waarde
die bijdraagt aan uw duurzame succes
Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.
Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl