Bijlage 3 - Samenwerkingsovereenkomst gemeenten Doesburg, Doetinchem, Bronckhorst

Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten die participeren in de Bibliotheek West Achterhoek De ondergetekenden:

en

1. De gemeente Doetinchem, gevestigd te Raadhuisstraat 2 te Doetinchem, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester mr. M Boumans MBA MPM, dit ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders op xx xxx xxx 1. De gemeente Bronckhorst, gevestigd te Elderinkweg 2 te Hengelo (Gld), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester M. Besselink, dit ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders op xxx xxx xxx

en 2. De gemeente Doesburg, gevestigd te Leigraafseweg 8 te Doesburg, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester drs. L.W.C.M. van der Meijs, dit ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders op 3 december 2024, hierna verder te noemen de gemeenten; overwegende dat, • zij sinds 1 januari 2007 gezamenlijk de Bibliotheek West Achterhoek subsidiëren; • zij er belang bij hebben dat uit een oogpunt van kwaliteit en continuïteit bepaalde onderdelen van de Bibliotheek collectief worden afgenomen en vanwege de lokale kleur andere delen afzonderlijk worden afgenomen; • het omwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de gemeenten op hoofdlijnen een gemeenschappelijke koers uitzetten die echter ruimte laat voor maatwerk op het niveau van de afzonderlijke gemeenten; komen het volgende overeen: Artikel 1 Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: 1. Front office: individuele kosten van huisvesting en directe dienstverlening aan gebruikers en partners in een specifieke gemeente. 2. Backoffice: het geheel aan ontwikkel- en uitvoeringsactiviteiten (inclusief overhead) die gericht zijn op de (innovatie van) de dienstverlening van de bibliotheek en de dienstverlening aan de institutionele klant. 3.

Collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten: de kosten van de backoffice activiteiten die voor alle deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Deze worden verdeeld op basis van inwonersaantallen.

Artikel 2 Doelstelling samenwerkingsovereenkomst Het doel van de samenwerkingsovereenkomst is het gezamenlijk zorgdragen voor continuering van kwalitatief hoogwaardig bibliotheekwerk in de drie gemeenten, dat voldoet aan de certificeringsnorm van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken, vastgesteld door de VNG en VOB. Artikel 3 Inhoudelijk en financieel kader Deze samenwerkingsovereenkomst maakt, samen met het beleidsplan bibliotheek West Achterhoek 2025-2028, onderdeel uit van de afzonderlijke meerjarige subsidieovereenkomsten 2025-2028 tussen de gemeenten en de Bibliotheek West Achterhoek. Artikel 4 Verdeling van de collectieve kosten De gemeenten subsidiëren gezamenlijk de backoffice, dat wil zeggen de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten (inclusief de overhead), van de bibliotheek West Achterhoek. Deze kosten worden omgeslagen over de drie gemeenten naar rato van het aandeel van hun inwonertal in het totaal aantal inwoners van de subsidiërende gemeenten. Peildatum is 1 januari 2024. Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de backofficekosten gedurende de looptijd van deze overeenkomst voor - gemeente Bronckhorst 35% - gemeente Doesburg 10% - gemeente Doetinchem 55%.

Artikel 5 Kosten voor huisvesting De deelnemende gemeenten die een vaste bibliotheekvestiging hebben dragen ieder afzonderlijk zorg voor de bekostiging van de huisvesting van het betreffende bibliotheekfiliaal. Eventuele wijzigingen in concrete huisvestingssituaties behoeven instemming van zowel de betreffende gemeente als van de bibliotheek West Achterhoek. Artikel 6 Afname verplichting De aan de samenwerkingsovereenkomst deelnemende gemeenten verplichten zich tot: 1. Uniforme wijze waarop subsidie wordt verleend: alle deelnemende gemeenten gebruiken de vastgestelde meerjarige subsidieovereenkomst Bibliotheek west Achterhoek. Artikel 7 Reserves, bestemmingen en voorzieningen 1. Bibliotheek West-Achterhoek neemt in haar begroting een analyse van het weerstandvermogen over de komende vier jaren op. Hierin worden de belangrijkste financiële risico’s en de weerstandscapaciteit gekwantificeerd. 2. De verhouding tussen de financiële risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit wordt uitgedrukt in een ratio voor het weerstandsvermogen. Voor de ratio geldt dat de ondernorm 0,8 en de bovennorm 1,2 bedraagt. Beneden de ondernorm dient Bibliotheek WestAchterhoek maatregelen te nemen om de weerstandscapaciteit aan te vullen en/of de risico’s te beperken. Boven de norm heeft Bibliotheek West-Achterhoek de ruimte om de weerstandscapaciteit in te zetten voor andere doeleinden. 3.

Het is Bibliotheek West-Achterhoek toegestaan bestemmingsreserves te hebben ten laste van de overschotten uit de jaarlijkse exploitatie. Voor het vormen van bestemmingsreserves

dient schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. Voor deze bestemmingsreserves levert de instelling een deugdelijke onderbouwing aan als bijlage van het financieel jaarverslag. 4. Het is stichting Bibliotheek West Achterhoek toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient de instelling schriftelijk goedkeuring te vragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en onderbouwd met een bestedingsplan. Artikel 8 Gebruikerstarieven De gemeenten komen overeen dat indien de gebruikerstarieven voor abonnementen en bijkomende vergoedingen of gebruikersvoorwaarden in de looptijd van de overeenkomst gelijk worden getrokken, de bibliotheek het provinciale dan wel landelijke beleid volgt. Artikel 9 Beëindigen subsidierelatie of subsidievermindering 1. Indien een gemeente de subsidierelatie voor het basispakket wil beëindigen of de subsidie wil verminderen neemt zij een aanzeggingstermijn in acht van tenminste 12 maanden. De gemeente stelt zowel de Bibliotheek West Achterhoek als de overige subsidiërende gemeenten met inachtneming van deze termijn op de hoogte van het voorgenomen besluit. 2.

Indien een gemeente de subsidierelatie beëindigt, betaalt zij in het eerste jaar waarin de beëindiging wordt geëffectueerd 50% van haar bijdrage in het voorgaande boekjaar aan de bekostiging van het basispakket, d.w.z. de overhead en de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten en overige collectieve kosten. In het daaropvolgende jaar betaalt zij nog 25% van die bijdrage. In het derde jaar wordt een bedrag van 0 betaald. 3. Een van de drie gemeenten die tijdens de duur van deze samenwerkingsovereenkomst bezuinigt op de subsidie aan de Bibliotheek kan in beginsel uitsluitend bezuinigen op de front office en het pluspakket, d.w.z. de individuele ontwikkel- en uitvoeringskosten die zij subsidieert. 4. In geval een van de drie gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, draagt de gemeente er zorg voor dat boventallige front office medewerkers in dienst treden bij die andere bibliotheekorganisatie. Indien en voor zover herplaatsing niet mogelijk is en boventallige medewerkers moeten worden ontslagen, treedt de betreffende gemeente met de Bibliotheek West Achterhoek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten. 5.

In geval een van de drie gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, ziet de gemeente er op toe dat de andere bibliotheekorganisatie de huurovereenkomsten van de vestigingen in de desbetreffende gemeente overneemt. Indien een of meerdere vestigingen niet worden overgenomen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten. 6. In geval een gemeente de subsidie vermindert en daardoor front office medewerkers boventallig worden, treedt deze gemeente met de Bibliotheek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten. 7. In geval een gemeente de subsidie vermindert en deze bezuiniging gepaard gaat met sluiting van een of meerdere vestigingen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de

betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten. Artikel 10 Overlegorgaan en penvoerder Het door de samenwerkende gemeenten in te stellen overlegorgaan bestaat uit de portefeuillehouders en ambtenaren uit de samenwerkende gemeenten die belast zijn met het bibliotheekwerk. De deelnemers aan het overlegorgaan stellen uit hun midden een penvoerder aan. De penvoerder wordt namens het overlegorgaan belast met: 1. Het toezien op de naleving van de bepalingen in deze samenwerkingsovereenkomst; 2. Het minimaal eenmaal per jaar organiseren van een overleg met de portefeuillehouders om de voortgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ontwikkelingen te bespreken die de inhoud en de financiering van het bibliotheekwerk (op termijn) raken. 3. Het beleggen van een vergadering indien één van de samenwerkende partijen tijdig te kennen geeft dat zij: -een wijziging wenst aan te brengen in de samenwerkingsovereenkomst; -besloten heeft de subsidierelatie met de Bibliotheek west Achterhoek te wijzigen, dan wel te beëindigen. Artikel 11 Duur en wijziging overeenkomst 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de boekjaren 1 januari 2025 tot en met 31 december 2028. 2. Gemeenten kunnen overgaan tot verlenging van de looptijd van deze overeenkomst met 1 jaar.

Indien verlenging aan de orde is, zullen de gemeenten hierover binnen de looptijd van deze overeenkomst een besluit nemen maar uiterlijk één jaar voor het verlopen van de overeenkomst. 3. Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien alle betrokken gemeenten daarmee instemmen. Artikel 12 Geschillen 1. Alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien zullen zoveel mogelijk in onderling overleg tot een oplossing worden gebracht. 2. Indien er over de uitleg of toepassing van deze overeenkomst geschillen ontstaan die niet door de samenwerkende partijen binnen het overlegorgaan zijn op te lossen, worden deze voorgelegd aan de bevoegde rechter. Artikel 13 Slotbepaling 1. Partijen hebben geen aanspraak op onderlinge verrekening van schulden ontstaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de samenwerking, anders dan bij deze overeenkomst bepaald. 2. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, (plaats en datum): ….. Namens de gemeente Doetinchem,

Namens de gemeente Bronckhorst,

Namens de gemeente Doesburg,