Bijlage 3 - Concept Accountantsverslag 2023

Concept 2

16 april 2024

Inleiding Aan het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg

Doetinchem, xxxx Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2023 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Dit accountantsverslag dient in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2023. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)} H.G.J. de Feiter-Aalderink RA

Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden.

concept 2

Vorige pagina

Inhoudsopgave

Volgende pagina

2

Inhoudsopgave 1. Kernpunten

2. Onderbouwing oordeel

3. Jaarrekening

4. Interne beheersing

5. Onze verantwoordelijkheid

6. Afsluiting

concept 2

3

1. Kernpunten Strekking controleverklaring [getrouwheid] Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2023 een getrouw beeld van vermogen en resultaat in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (verder: Besluit Begroting en Verantwoording). Rechtmatigheidsverantwoording Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf kalenderjaar 2023 wijzigt dit in enkel een oordeel inzake de getrouwheid. De Streekarchivaris neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en licht daarmee zijn handelen toe in relatie tot de wet- en regelgeving. Door opname van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening valt deze onder het getrouwheidsoordeel. Is de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’? Controleproces goed verlopen Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te verstrekken. Wij hebben de onderlinge samenwerking tijdens het controleproces als transparant en plezierig ervaren. Interne beheersing op orde De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie.

Wij hebben enkele verbeterpunten geadviseerd.

concept 2

4

2. Onderbouwing oordeel

Oordeel jaarrekening Ons oordeel over de jaarrekening is goedkeurend. De niet-gecorrigeerde controleverschillen en de resterende onzekerheden blijven onder de goedkeuringstoleranties van 1% respectievelijk 3%, zoals deze met u zijn afgesproken.

WNT Bij de controle van de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd die van invloed zijn op het oordeel.

Jaarverslag Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programma-verantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening

5

2. Onderbouwing oordeel Goedkeuringstolerantie Voor het goedkeuren van de jaarrekening bepalen wij de goedkeuringstolerantie, de materialiteit. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. De te hanteren materialiteit is wettelijk voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en bedraagt een percentage van de lasten en de dotaties aan de bestemmingsreserves. Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van controleverschillen die niet in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt. Met u hebben wij afgesproken welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 62.317 (0,1% van de programmalasten) te rapporteren. Omschrijving

Getrouwheid Fouten

Onzekerheden

Geen verschillen

€0

€0

TOTAAL

€0

€0

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)

€ 3.488

Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)

€ 10.465

concept 2

6

3. Jaarrekening

3.1 Financiële positie

3.2 Kwaliteit jaarstukken

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording

concept 2

7

3.1 Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2023.

ONTWIKKELING LASTEN € 348.842

Saldo van baten en lasten De totale lasten zijn € 4.500 hoger dan begroot. De belangrijkste afwijkingen zijn per programma toegelicht. Van begroting naar realisatie In 2023 is de primitieve begroting niet aangepast.

€ 317.790

Eigen vermogen Er is geen algemene reserve. Een algemene reserve is het beschikbare weerstandsvermogen. Dit staat tegenover het benodigde weerstandsvermogen. Het benodigde weerstandsvermogen wordt berekend door de kans met de impact van een risico te vermenigvuldigen. Eventuele risico’s die wij mogelijk onderkennen zijn risico’s op datalekken, naleving privacy regels. Verloop lasten in de loop der jaren De lasten zijn de afgelopen jaren gestegen. Vanaf 2022 is het effect van het e-depot te zien en in 2023 zijn de lasten verhoogd als gevolg van tijdelijke capaciteitsinzet. Dit is grafisch weergegeven in de grafiek hiernaast.

concept 2

€ 302.532

€ 299.186

Lasten realisatie 2020

realisatie 2021

realisatie 2022

realisatie 2023

8

3.2 Kwaliteit jaarstukken Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. De kwaliteit van de toelichtingen is voldoende.

Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.

In de jaarstukken van 2023 zijn 2 programma’s benoemd. De indeling sluit aan op de begroting. De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen zijn per programma en in de paragrafen in het jaarverslag zijn voldoende toegelicht. Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2023 geconstateerd.

Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld. Verloop van de controle Het proces van het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2023 zodanig gepland dat de gecontroleerde jaarrekening half april 2024 aan de agendacommissie van het Bestuur voor kan worden gelegd. Het concept 2 van de jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie. De afwikkeling was conform planning.

concept 2

9

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de gemeentewet) zijn herzien op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze zijn op 11 april 2024 vastgesteld door het Bestuur. Beide verordeningen gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. In de rechtmatigheidsverantwoording legt de Streekarchivaris verantwoording af aan het Bestuur inzake de dagelijkse uitvoering

[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor de volgende processen van uw organisatie: ➢ Europese aanbestedingen

Het normenkader is opgenomen in de begroting 2023 en geactualiseerd in de jaarstukken 2023 welke worden vastgesteld op 4 juli 2024.

[2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid binnen de vastgestelde begroting per programma uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen.

In de financiële verordening in artikel 7 lid 2 heeft het Bestuur de verantwoordingsgrens op 3% van de lasten en dotaties aan reserves gesteld. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 10.465 . Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op blz. 19. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik.

Wij hebben vastgesteld dat er geen fouten of onduidelijkheden voorkomen.

- Meer lasten dan begroot Bij het programma overhead is een overschrijding van de begroting van € 8.573. Deze overschrijding is toegelicht in de jaarrekening. - Minder lasten dan begroot / Meer of minder baten dan begroot Voor alle andere afwijkingen van de begroting geldt dat deze onrechtmatig zijn, tenzij er aanvullende afspraken zijn gemaakt in de financiële verordening over een tijdige melding. In de financiële verordening wordt tijdig melden bij de jaarstukken als acceptabel aangemerkt.

Bij het opstellen van de jaarrekening moet de Streekarchivaris verantwoording afleggen over deze drie criteria in de rechtmatigheidsverantwoording.

concept 2

10

3.3 Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Wij hebben vastgesteld dat het Streekarchivariaat niet beschikt over een M&O beleid. Hiervoor is een toelichting opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Conclusie rechtmatigheidsverantwoording Per saldo zijn de rechtmatigheidsfouten kleiner dan de verantwoordingsgrens van € 10.465. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat de Streekarchivaris in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afwijkingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. - Rapportagegrens In artikel 7 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan € 10.000 dienen te worden toegelicht. - Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is uitgevoerd door de gemeente Zevenaar.

- Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van de Streekarchivaris verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering. Het Streekarchivariaat heeft geen eigen inkoopbeleid. Er heeft dan ook geen verbijzonderde interne controle plaats gevonden. Wij hebben het Bestuur geadviseerd een intern inkoopbeleid op te stellen voor het Streekarchivariaat. - M&O beleid ontbreekt Er is geen formeel beleid opgesteld door de organisatie inzake het voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit is toegelicht in de paragaaf bedrijfsvoering. - Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Er zijn geen onrechtmatigheden vastgesteld en daarmee is een verder toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen niet noodzakelijk. Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevat alle voorgeschreven informatie.

Wij hebben het Bestuur geadviseerd de afspraken hierover schriftelijk vast te leggen.

concept 2

11

4. Interne beheersing Risico’s interne beheersing Evenals voorgaand jaar hebben wij bij de controle de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan geven wij de belangrijkste conclusies weer. Mandaatregeling en bestellingen (2018) Een mandaatregeling geeft aan wie welke bevoegdheden heeft. Bestellingen van goederen en diensten kunnen door alle medewerkers worden gedaan. In 2023 is een mandaatregeling door het Bestuur vastgesteld. Wij hebben het Bestuur geadviseerd deze mandaatregeling te publiceren op overheid.nl.

Betalingen aan en door medewerkers (2022) Bij voorgaande controles hebben wij geconstateerd dat aankopen worden betaald door medewerkers van het Streekarchivariaat en vervolgens worden gedeclareerd. In 2023 is dit geminimaliseerd door het gebruik van een bankpas van de BNG. Materiële vaste activa (2019) In de financiële verordening zijn geen voorwaarden voor de materiele vaste activa opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn afschrijvingstermijnen, de ondergrens voor activeren en de start van de afschrijvingstermijn. De gebruikte termijnen sluiten aan op de gebruiksduur. In het accountantsverslag van 2022 hebben wij het Bestuur geadviseerd de financiële verordening hierop te actualiseren. Bij de onderhavige actualisatie is dit niet meegenomen omdat er geen sprake zal zijn van nieuwe investeringen. Publicatie jaarstukken op website (2022) Het Streekarchivariaat maakt gebruik van de website ‘Liemersverleden.nl’, tezamen met de Historische en Archeologische Stichting. Bij de inleiding worden bij Bestuur en Beleid de jaarstukken gepubliceerd. De publicatie van alle jaarstukken zijn opgenomen.

concept 2

12

4. Interne beheersing Dienstverlening door gemeente Zevenaar (2018) Voor de dienstverlening door de gemeente Zevenaar wordt een nota gestuurd.

Enkele belangrijke punten die aangepast moeten worden in de gemeenschappelijke regeling:

Wij hebben de organisatie geadviseerd de afspraken en de onderbouwing van de kosten tussen de gemeente en de GR hierover in een dienstverleningsovereenkomst vast te leggen.

➢ Zienswijzen: Gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om (extra) zienswijzen te geven voordat een gemeenschappelijke regeling wordt gewijzigd. ➢ Gemeenschappelijke (raads)adviescommissie: Er kan een adviescommissie worden ingesteld om de gemeenteraden te adviseren over de regeling. ➢ Evaluaties: Periodieke evaluaties van de gemeenschappelijke regelingen moeten plaatsvinden. ➢ Regionaal enquêterecht: Er is nu een kapstok voor participatie en inspraak op regionaal niveau.

Abonnementen (2022) Het abonnement Archievenblad stond op naam van een medewerker in plaats van op het Streekarchivariaat wegens lagere kosten op een prive abonnement, dan een zakelijk abonnement. In 2023 is het abonnement overgezet op naam van het Streekarchivariaat.

Wij hebben het Bestuur geadviseerd de gemeenschappelijke regeling hierop te actualiseren voordat de invoeringstermijn van 1 juli 2024 verloopt.

Integriteitsbeleid (2018) Er is geen geldend integriteitsbeleid of gedragscode binnen de organisatie. Gezien de omvang van de organisatie lijkt dit ook beperkt noodzakelijk. Desondanks hebben wij de organisatie geadviseerd een integriteitsbeleid te formuleren en te handhaven.

Aanpassing Gemeenschappelijke Regeling (2023) De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) heeft onlangs enkele wijzigingen ondergaan om de democratische legitimatie te versterken. Deze wijzigingen beogen gemeenteraden meer invloed te geven op gemeenschappelijke regelingen.

Doorbelasting aan deelnemende gemeenten (2023) De bijdrage per deelnemende gemeente is gebaseerd op inzet van de medewerkers. Deze maatstaf heeft een subjectief karakter in zich. Wij hebben het Bestuur geadviseerd een objectieve grondslag te bepalen in de te actualiseren Gemeenschappelijke Regeling.

concept 2

13

4. Interne beheersing IT omgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we voor een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie.

concept 2

14

5. Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex. artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 3.488 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 10.465 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.

Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Bestuur van de organisatie. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de Streekarchivaris. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2023 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

concept 2

15

6. Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn.

Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}

H.G.J. de Feiter-Aalderink RA

concept 2

16

Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q

Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?