Bijlage 3: Accountantsverslag 2025

CONCEPT Accountantsverslag Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Boekjaar 2025

Aanbiedingsbrief Aan het bestuur van Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg Raadhuisplein 1 6901 GN Zevenaar Onderwerp: Kenmerk: Datum:

Accountantsverslag 2025 Concept 7 april 2026

Geachte leden van het bestuur, In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2025 van Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2025, bieden wij u hierbij het accountantsverslag aan. Het accountantsverslag bevat de bevindingen en conclusies naar aanleiding van onze werkzaamheden. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder Financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Wij hebben u op [XX] gemachtigd om onze XXXXX controleverklaring op te nemen in uw jaarrekening 2025. Indien de jaarrekening niet door het bestuur wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) B.V.

Ondertekening alleen in definitieve versie Drs. W.W.L.A. Wentink RA

pagina | 2

Inhoud 1. Bestuurlijke samenvatting 2. Opdracht, scope en uitkomsten 3. Belangrijke bevindingen 4. Financiële positie 5. Bevindingen interne beheersing 6. Overige onderwerpen 7. Bijlagen

pagina | 3

1. Bestuurlijke samenvatting

pagina pagina| 4| 4

Bestuurlijke samenvatting Onze conclusie: een goedkeurend oordeel Wij verstrekken bij de jaarrekening 2025 een XXXX verklaring. Wij constateren dat de jaarrekening van Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2025 als van de activa en passiva per 31 december 2025 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV).

De streekarchivaris heeft een goedkeurende rechtmatigheidsverantwoording opgenomen De streekarchivaris heeft een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening en heeft daarin opgenomen dat de baten en lasten en balansmutaties 2025 wel rechtmatig tot stand zijn gekomen. De belangrijke bevindingen betreffen:

De jaarrekening voldoet aan wet- en regelgeving

• Voorwaardencriterium: er is geen sprake van onrechtmatig heden met betrekking tot het naleven van de EUaanbestedingsrichtlijnen.

Het BBV is in alle opzichten nageleefd in 2025. Het jaarverslag is zoals opgenomen in de NV COS 720 (onze controlestandaarden) verenigbaar met de jaarrekening en voldoet in materiële zin aan de laatste actuele voorschriften.

• Begrotingscriterium: er is sprake van € 10.410 onrechtmatig heden als gevolg van overschrijdingen van de lasten in programma’s Archief en Overhead. Hiervan is een bedrag ter hoogte van €xx acceptabel.

WNT wet-en regelgeving is nageleefd

Uit onze controle zijn geen bevindingen geconstateerd. De rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2025 in overeenstemming zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2025 van Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

pagina | 5

Bestuurlijke samenvatting Ontwikkeling lasten

Financieel

€ 600.000

De deelnemende gemeenten voorzien de gemeenschappelijke regeling van financiële middelen en dragen gezamenlijk bij aan het totaal van de gerealiseerde lasten. Deze liggen voor 2025 op totaalniveau in lijn met de begroting. Op programma niveau is programma Archief sprake van een begrotingstekort van € 3.424 en voor programma Overhead een tekort van € 6.989.

€ 500.000 € 400.000 € 300.000 € 200.000 € 100.000 €-

Begrotingsafwijking € -3.424

Archief

€ -6.989

€ -8.000

€ -6.000

Overhead

€ -4.000

€ -2.000

Realisatie 2024 Begroting 2025 Realisatie 2025

Archief € 294.491 € 374.900 € 378.324

Overhead € 158.757 € 150.200 € 157.189

Totaal € 453.248 € 525.100 € 535.513

€-

pagina | 6

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina| 7| 7 pagina

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitvoering Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: • Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen).

Belangrijke bevindingen

• De jaarrekening.

Bevindingen interne beheersing

Bedrag

Goedkeuringstolerantie fouten en onzekerheden

2% lasten exclusief toevoegingen reserves

€ 10.700

Rapporteringstolerantie

5% van de goedkeuringstolerantie

€ 500

• Bijlagen (Overzicht taakvelden). • De overige gegevens.

Financiële positie

Grondslag

Met de opdrachtbevestiging van d.d. 10 november 2025 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2025. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

Overzicht toleranties Vanaf het boekjaar 2025 is de materialiteit bij de uitvoering van onze controle voor fouten en onzekerheden 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Deze materialiteit sluit aan op het door het bestuur op [dd-mm-jjjj] vastgestelde controleprotocol over boekjaar 2025.

De toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording, zoals vastgelegd in uw financiële verordening, wijken niet/beperkt af van de toleranties voor de controle op de getrouwheid. De tolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording mag vanaf boekjaar 2025 maximaal 2% bedragen (vorig jaar nog maximaal 3%). Dit leidt ertoe dat de door de streekarchivaris opgestelde rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de volgende toleranties: Grondslag

Bedrag

Goedkeuringstolerantie fouten

2% lasten exclusief toevoegingen reserves

€ 10.700

Rapporteringstolerantie

Conform afspraak in de financiële verordening

€ 500

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 8

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

2. Opdracht, scope en uitvoering Kernpunten en significante risico’s in de controle

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle:

Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Wij merken op dat de jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht is op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

• De rechtmatigheidsverantwoording verantwoordelijkheden voor u);

(en

de

daarbij

horende

• Doorbreking van AO/IB door het management; • Getrouwheid van de WNT-verantwoording

Financiële positie

Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.

• Nauwkeurigheid van de betalingen (betalingen aan rechthebbende) • Nauwkeurigheid van verantwoorde inkopen (lasten waar geen prestatie voor de organisatie tegenover staat)

Uitkomsten Bevindingen interne beheersing

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2025 een goedkeurende verklaring te verstrekken. De geconstateerde controleverschillen zijn gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Er is geen sprake van onzekerheden.

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 9

Bestuurlijke samenvatting

2. Opdracht, scope en uitvoering Fraude en naleving wet- en regelgeving

prioriteit te geven aan het opstellen van een dergelijk stuk.

Opdracht, scope en uitkomsten

Het bestuur is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken.

Belangrijke bevindingen

Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid kan het management gebruik maken van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën.

Wij raden u aan bij het identificeren van de frauderisico’s binnen het streekarchivariaat specifiek gebruik te maken van de fraudedriehoek. De fraudedriehoek kent de elementen ‘Gelegenheid’, ‘Rationalisatie’ en ‘Druk’ en is een goed hulpmiddel om frauderisicofactoren in beeld te krijgen en van daar uit te bepalen of deze frauderisicofactoren ook daadwerkelijk tot een frauderisico voor uw organisatie leiden. Belangrijk is om uw overwegingen/analyse goed te documenteren.

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Wij vragen u als gevolg van de huidige economische ontwikkelingen (o.a. stijgende prijzen en indexatie) bij uw analyse nadrukkelijk aandacht te besteden aan de elementen druk en rationalisatie. Deze kunnen mogelijk leiden tot aanvullende frauderisico’s. Wij adviseren u daarbij specifiek te kijken naar het (fraude)risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld of activa aan het streekarchivariaat.

Onderzoek wijst uit dat het grootste deel van de fraudegevallen door middel van een ‘tip’ aan het licht komt. Dit toont het belang aan van een fraudemeldpunt en een klokkenluidersregeling. Overige onderwerpen

Bijlagen

In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude en de naleving van wet- en regelgeving. Wij hebben wij geconstateerd dat er binnen het streekarchivariaat wel aandacht is voor frauderisico’s, maar dat binnen het streekarchivariaat geen sprake is van een geformaliseerde frauderisicoanalyse. Wij vragen

pagina | 10

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 11

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen Controleverklaring

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Aangepast oordeel / Overige aangelegenheden. [Indien er sprake is van een aangepast oordeel of een specifieke paragraaf in de controleverklaring dan dienen hier de omstandigheden die tot de aanpassing hebben geleid opgenomen te worden. Indien van toepassing wordt daarbij melding gemaakt van beperkingen die door het management zijn opgelegd en/of de weigering van het management om een correctie door te voeren.]

Rechtmatigheidsverantwoording Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Als gevolg van de wijzigingen van het BBV en BADO geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde grens voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves). Het streekarchivariaat heeft hier op xx-xx-2025 haar financiële verordening op aangepast. Alle rechtmatigheidsafwijkingen (individueel en/of cumulatief) boven de door u als bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens (€ BEDRAG, X%) worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd.

Totaal conclusie rechtmatigheid In de tabel hiernaast is een overzicht opgenomen van de door de streekarchivaris geconstateerde rechtmatigheidsfouten. We hebben vastgesteld dat dit overzicht een getrouw beeld geeft.

Bijlagen

(x € 1.000)

Onrechtmatig

Acceptabel

Saldo

10.413

10.413

0

Overschrijdingen kredieten

-

-

-

Overige begrotingsonrechtmatigheden

-

-

-

Bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium

-

-

-

Bevindingen ten aanzien van het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

-

-

-

10.413

10.413

0

Overschrijdingen lasten programma’s

Totaal

De streekarchivaris stelt terecht vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 10.413 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 10.700. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens de streekarchivaris overigens een bedrag van € 10.413 terecht aangemerkt als acceptabel op basis van door het bestuur vastgestelde afspraken.

pagina | 12

Bestuurlijke samenvatting

3. Belangrijke bevindingen Begrotingscriterium

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

U stelt als bestuur met het vaststellen van de begroting de budgettaire kaders voor de uitgaven, investeringen en reservemutaties vast. Met het vaststellen van de geactualiseerde financiële verordening heeft u vastgelegd op welke wijze binnen uw gemeente om moet worden gegaan met begrotingsoverschrijdingen, overige begrotingsafwijkingen en welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). Wij hebben vastgesteld dat er geen lastenoverschrijdingen ten opzichte van de geautoriseerde begroting zijn hoger dan de verantwoordingsgrens. Met betrekking tot de overige afwijkingen, zoals begrotingsonderschrijdingen en afwijkingen op de baten etc. etc.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium ziet toe op voorwaarden die gelden voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit externe- en interne regelgeving, zoals opgenomen in het door u vastgestelde normenkader. Het niet in acht nemen van de geldende voorwaarden bij financiële beheershandelingen leidt tot een onrechtmatigheid die moet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording als de verantwoordingsgrens (op basis van individuele en/of cumulatieve onrechtmatigheden) wordt overschreden.

Er zijn ook voorwaarden waar geen mogelijk financieel gevolg aan is verbonden. Als deze voorwaarden niet rechtmatig zijn nageleefd dan is er sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Volgens een stellige uitspraak van de Commissie BBV betreffen deze afwijkingen van het voorwaardencriterium formele rechtmatigheidsfouten die in de paragraaf bedrijfsvoering worden gerapporteerd. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de naleving van schatkistbankieren merken wij op dat Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening. Een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering is hiervoor dus niet noodzakelijk.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) De streekarchivaris is verantwoordelijk voor effectieve maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregelingen te voorkomen. Deze maatregelen maken deel uit van de interne beheersing ter borging van het voorwaardencriterium. Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg heeft hiervoor geen Nota misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. Dit is, in lijn met de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Een belangrijk onderdeel van het voorwaardencriterium is de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Europese aanbestedingswetgeving is complexe materie en het blijkt in de praktijk moeilijk rechtmatig na te leven.

pagina | 13

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

3. Belangrijke bevindingen Jaarverslag

Element jaarverslag

Onze waarneming

In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij, in lijn met de Nederlandse Standaard 720, het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Vereisten BBV

Uw jaarverslag bevat in materiële zin de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.

Verenigbaar

Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.

Overeenstemming

Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag overeenstemt met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.

Paragrafen

Alle verplichte paragrafen, onderhoud kapitaalgoederen, lokale heffingen, verbonden partijen en grondbeleid zijn niet opgenomen in het jaarverslag aangezien deze niet van toepassing zijn op de gemeenschappelijke regeling. De overige verplichte paragrafen zijn toegelicht en kwaliteit van voldoende niveau. De inhoud die in de paragraaf Openbaarheid zou moeten staan is wel opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. De commissie BBV heeft echter geadviseerd om vooruitlopend op de gewijzigde BBV hiervoor al een aparte paragraaf op te nemen.

Informatiewaarde

De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse van het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.

Fraude

Fraude en de frauderisicoanalyse zijn steeds belangrijker thema's. We adviseren u in de paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren over de actualisatie van uw frauderisicoanalyse.

Incidentele baten en lasten

De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de eisen vanuit het BBV.

Hiernaast zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen.

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Voor verbetering vatbaar Bijlagen

Toereikend

Good practice

pagina | 14

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

3. Belangrijke bevindingen WNT verantwoording

Publicatie jaarstukken op website boekjaar 2024

Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor uw organisatie wordt de streekarchivaris als topfunctionaris worden aangemerkt. Deze is in loondienst en hierin hebben zich in 2025 geen wijzigingen voorgedaan.

Het Streekarchivariaat maakt gebruik van de website ‘Liemersverleden.nl’, tezamen met de Historische en Archeologische Stichting. Op deze site wordt bij het onderdeel ‘Inleiding’ bij Bestuur en Beleid de jaarstukken gepubliceerd. De publicatie van de jaarstukken 2024 is hier opgenomen.

De publicatieverplichting voor uitkering wegens beëindiging dienstverband geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2025 niet strijdig zijn met de WNT en dat de in de jaarrekening opgenomen WNTverantwoording voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisaties c.q. nevenactiviteiten hebben die onder de WNT vallen) geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 15

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

4. Financiële positie

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 16

Bestuurlijke samenvatting

Ontwikkel ingen in de jaarcijfers Ontwikkeling in de baten en lasten

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Ontwikkeling lasten 2023 - 2025 € 600.000

Het totaal aan lasten is in 2025 gestegen met € 104.406 naar € 453.248. Vanuit de begroting na wijziging is voor een groot deel al rekening gehouden met deze kostenstijging, er resteert nog een begrotingstekort van € 10.413.

€ 500.000

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

€ 200.000

De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. Er is geen sprake van een algemene reserve. Eventuele niet begrote kosten worden gedekt door de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Daarnaast is er geen sprake van materiële vaste activa. Als gevolg hiervan zijn de schuldquote en de solvabiliteit nihil. Door het ontbreken van eigen vermogen en risico-dragende buffers is in de jaarstukken 2025 geen afzonderlijke risicoanalyse opgenomen.

€ 400.000 € 300.000

€ 100.000 €Realisatie 2023 Realisatie 2024 Realisatie 2025

Archief € 203.761 € 294.491 € 378.324

Overhead € 145.081 € 158.757 € 157.189

Totaal € 348.842 € 453.248 € 535.513

Ontwikkeling lasten realisatie vs. begroting € 600.000 € 500.000 € 400.000 € 300.000 € 200.000

Overige onderwerpen

€ 100.000 €Begroting 2025 Realisatie 2025

Bijlagen

Totaal € 525.100 € 535.513

pagina | 17

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

5. Bevindingen interne beheersing

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 18

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

5. Bevindingen interne beheersing Inleiding

Bijdragen gemeenten

Dit accountantsverslag bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing (inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2025. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel.

In de gemeenschappelijke regeling is de verdeling van de bijdragen over de deelnemende gemeenten opgenomen. Deze kostenverdeling vindt voor de ene helft plaats naar het aantal inwoners volgens het CBS en voor de andere helft op grond van de bestede uren door de medewerkers aan de samenwerkende gemeenten.

Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de organisatie beter beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen wij bijdragen aan verbetering van uw bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de bedrijfsprocessen. Voorgaande jaren hebben wij onze bevindingen eveneens met u gedeeld. In deze rapportage geven wij u een update van onze bevindingen.

Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij geconstateerd dat er geen urenregistratie aanwezig is voor de uitgevoerde werkzaamheden bij het Streekarchivariaat. Door het bestuur is de verdeling gemaakt op basis van een schatting van het aantal bestede uren gedurende het jaar. Deze schatting is gemaakt door het maken van een berekening van de productiviteit van de medewerkers en deze te corrigeren met reeds gefactureerde uren voor aanvullende werkzaamheden. Door ons is deze berekening gecontroleerd.

Inkopen - Prestatielevering

Bij de controle op de bijdragen voor de deelnemende gemeenten hebben wij:

Wij hebben vastgesteld dat er geen controletechnische functiescheiding bij het goedkeuren van inkoopfacturen wordt afgedwongen. De inkoopfacturen worden goedgekeurd door de functionaris, die ook de bestelling heeft geplaatst. In onze optiek is een functiescheiding tussen prestatie akkoord verklaarder en een budgethouder noodzakelijk. Beide hebben een tegengesteld belang. Het niet gebruik maken van dit tegengestelde belang leidt tot een frauderisico. Daarnaast is in K2F niet afgedwongen dat de bewijsstukken ten aanzien van de prestatielevering worden opgenomen. Na de goedkeuring wordt de factuur direct betaalbaar gesteld.

• Inzicht verkregen in de methodiek rondom deze inschatting van de uren; • De productiviteitsberekening gecontroleerd; • Vastgesteld dat de berekening van de bijdragen nauwkeurig heeft plaatsgevonden. Wij adviseren om een urenregistratie bij te houden, zodat er een inhoudelijke controle kan plaatsvinden op de kostenverdeling. Een alternatief kan zijn het aanpassen van de berekeningsmethodiek voor de kostenverdeling.

pagina | 19

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

6. Overige onderwerpen

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 20

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

6. Overige onderwerpen Bevestiging onafhankelijkheid

Kwaliteitsborging

Wij zijn van mening dat wij onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming niet is aangetast, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta).

Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

Hierbij bevestigen wij dat wij geen geschenk en/of een persoonlijke uiting van gastvrijheid van uw gemeente hebben ontvangen met een waarde van meer dan honderd euro.

•

Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid professionals en ondersteunende stafdiensten

•

Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder de beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten

•

In- en extern kwaliteitsonderzoek

•

Twee registeraccountants controleopdrachten

•

Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel

betrokken

door

bij

partners,

wettelijke

Op deze controleopdracht zijn geen aanvullende maatregelen getroffen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 21

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

6. Overige onderwerpen Controleaanpak en uitvoering

Inschakeling van interne / externe deskundigen

Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts.

Wij hebben in het kader van onze controle geen gebruik gemaakt van de werkzaamheden van interne en/of externe deskundigen.

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2025 onderkend, deze zijn weergegeven op pagina 13 van dit verslag.

Schriftelijke bevestigingen Wij hebben aan het management schriftelijke bevestigingen gevraagd in het kader van onze controle. Deze bevestigingen hebben betrekking op de verantwoordelijkheid van het management voor het opstellen van de jaarrekening, voor het volledig verantwoorden van transacties en voor het aan ons verschaffen van alle relevante informatie. Daarnaast hebben wij geen specifieke schriftelijke bevestigingen verzocht. Wij hebben de schriftelijke bevestiging van het management verkregen.

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 22

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Bijlagen

Belangrijke bevindingen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina| 23 | 23 pagina

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijke bevindingen

Bijlage A: Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 2% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat.

Overzicht ongecorrigeerde fouten en onzekerheden Er is geen sprake van ongecorrigeerde controleverschillen

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

pagina | 24

Contact Drs. W.W.L.A. (Wout) Wentink RA Director Audit +31 (0) 6 15 38 17 56 w.wentink@bakertilly.nl Kerkenbos 10-27 | 6546 BB Nijmegen

Baker Tilly (Netherlands) B.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities. Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) B.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.