Bijlage 2 - Overzicht 'Toezichtinformatie 2023 voor IBT Archief en Informatiebeheer'
Tekst van het document
Format toezichtinformatie voor IBT Archief & Informatiebeheer Gemeente Doesburg Toetsingsjaar 2023 Nr.: 1 2
Toezichtcriteria uit Verordening (selectie uit KPI's VNG) Ja/Nee Ja Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten. Ja Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.
3
Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.
Nee
4
De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.
Nee
5 6 7
De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen. Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager. De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw; De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk. De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.
Ja Ja Ja
8 9 10 11 12
Ja
Ja Nee
De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar Nee een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten. Ja De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten;
12.1 12.2 12.3 12.4
beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar; de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang:
12.4.1
besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, Ja en Ja besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van Nee vervanging opgesteld. Ja Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld. Ja Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld. Ja Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.
12.4.2 13 14 15 16
Checklist voordat je toezichtinformatie opstuurt: Check 1 Is de lijst juist en volledig ingevuld? Check 2 Zijn de volgende bijlagen toegevoegd: Bijlage 1 Meest actuele, door college en raad vastgesteld, jaarverslag van de archivaris en/of rapportage van een archiefinspecteur is bijgoevoegd? Bijlage 2 Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) het college? Bijlage 3 Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) de gemeenteraad? Actie Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen naar: post@gelderland.nl. Toelichting: indien de bijlagen ontbreken kan de toezichtinformatie niet beoordeeld worden.
Toelichting (bij 'nee' graag toelichting geven) De archiefverordening is vastgesteld in 2021. Bij overdracht/mandatering van taken worden DVO's opgesteld met aandacht voor informatie- en archiefbeheer en de aspecten voor opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen. Gemeente Doesburg beschikt niet over een (integraal) kwaliteitssysteem om het beheer van archiefbescheiden te toetsen aan eisen/kpi's. De meest voor de handliggende informatieobjecten zijn wél beschikbaar, zoals een archiefverordening, handboek DIV, een vervangingsbesluit, etc. In 2024 is gestart met het organiseren en inrichten van een kwaliteitssysteem. De archiefruimten op het voormalige stadhuis van de gemeente Doesburg voldoen niet aan de wettelijke normen. Te bewaren archiefbescheiden werden in 2023, na het gamma-stralen van de stukken, overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het SALD. De te vernietigen archiefbescheiden werden beheerd in de archiefruimten op het stadhuis. Gemeente Doesburg is bezig met het realiseren van een archiefruimte in het nieuwe stadskantoor van de gemeente. In 2024/2025 worden de te vernietigen archiefbescheiden verplaatst, nadat deze zijn behandeld met gamma-bestraling.
Tijdens het uitvoeren van reguliere werkzaamheden en steekproeven worden archiefbescheiden in beeld gebracht die gerestaureerd dienen te worden. Hier is een programma en budget voor beschikbaar.
Voor het analoge archief is de authenciteit of context van archiefbescheiden voldoende gewaarborgd. Het SALD voorziet in 2023 nog niet in een digitale archiefbewaarplaats (e-depot). In 2024 is gestart met een project om digitale archiefbescheiden in een e-depot onder te brengen. Diverse archiefblokken zijn overgeplaatst naar het SALD, maar nog niet officieel overgedragen.
Ja Ja Ja
Informatie is op te vragen bij het SALD. Informatie is op te vragen bij het SALD. In 2023 zijn geen werkzaamheden en/of projecten uitgevoerd om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. Voorbeelden zijn bekend bij het SALD. Enkele archiefbescheiden zijn in 2023 uitgeleend aan het ECAL.
Ja/Nee
Ja
Jaarverslag 2023. Geen recente rapportage van archiefinspecteur (de laatste is van 2021). Wel een aankondiging van een inspectie in 2024 met als focus kwaliteitszorg.