Bijlage 2 - Natuurlijke adviesfunctie

K3 NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE 3.1. Samenwerking Samenwerken is elkaar versterken. Dat is ons doel. We werken intensief samen aan het optimaliseren van uw interne controleprogramma en het recapituleren van de uitkomsten. We maken gebruik van de werkzaamheden van de interne controleur. Samenwerken betekent dat we gebruik maken van elkaar en elkaars werkzaamheden, waarbij wij vanuit onze eigen verantwoordelijkheid ons werk doen. Uw organisatie voor de boekhouding en de interne controle hierop en wij de externe controle. We houden 3 of 4 keer per jaar een Public Class voor Financials en/of managers en bestuurders. Met hen bespreken wij ervaringen bij andere cliënten die dat zelf vertellen en kijken dan met elkaar wat nodig is in om in de toekomst de risico’s te kunnen beheersen. Voorbeelden waren tot nu toe de fraude in Doetinchem, de hack in de Hof van Twente en de praktijk, de gevolgen van de nieuwe wet Gemeenschappelijke Regelingen. De Public Class in oktober 2023 was voor bestuurders en managers. Deze ging over de veerkrachtige gemeente. Wat is nodig om dat in de toekomst te kunnen zijn. Zowel qua middelen, maar ook qua houding en gedrag. Welke mensen heeft u hiervoor nodig? En wat is nodig om hen verder te helpen? Op 7 december jl. was er een finishing touch public Class over de rechtmatigheidsverantwoording. En op 1 februari jl.

was er een sessie voor SiSa specialisten over de SiSa verantwoording 2023 en over de laatste BBV uitspraken. Relevant voor de jaarstukken 2023. U bent van harte welkom op deze bijeenkomsten. Om ervan te leren en om goede maatregelen te treffen. Wij onderscheiden ons door naast u te gaan staan. We nemen u persoonlijk mee met de nieuwe weten regelgeving voor de rechtmatigheid en het BBV. En ook op andere terreinen, om een veerkrachtige gemeente te zijn. Onze laagdrempeligheid kenmerkt ons hierin. Ook helpen wij organisaties met het herinrichten van processen. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie maar ook vanuit onze adviesfunctie. Voorbeelden van praktijk cases in de afgelopen jaren zijn het in de toekomst voorkomen van fraude (Doetinchem) door een herinrichting van processen, het liquideren van de stichting Gelre Werkt en het optimaliseren van subsidierelaties tussen de gemeente en haar gesubsidieerde instellingen. Wij organiseren tevens themabijeenkomsten over nieuwe wetten, op fiscaal gebied, zoals de DBA en de BTW en de verslaggevingsregels over duurzaamheid. Ook verzorgen we opleidingen, zoals voor Excel en Business Intelligence, data-analyse en verslaggevingsregels. We berichten u elk kwartaal via onze gemeentelijke nieuwsbrieven vanuit onze verantwoordelijkheid over nieuwe ontwikkelingen, early warnings en aandachtspunten voor de toekomst.

Zodat we hiermee samen aan de slag kunnen gaan en in kunnen plannen. Daarnaast brengen wij elke maand online nieuwsbrieven uit over nieuwe wetten, uitspraken en personeelsaangelegenheden. Bovenstaande natuurlijke adviesfunctie geldt voor bestuurders en ook ambtelijk. Voor bestuurders houden wij regelmatig themasessies met de raadsleden. Dit doen we naar behoefte en zouden we ook graag elk jaar doen met uw Raad en College. Dit zit in de aanbesteding opgenomen. Onderwerpen zijn de rechtmatigheidsverantwoording en de rol van het bestuur, het optimaliseren van de governance structuur: hoe het toezicht goed in te richten? Hoe de samenwerkingen te versterken? Ook vragen wij de Auditcommissie jaarlijks maximaal 3 aandachtspunten in onze controle mee te geven. Dit betreffen punten waarover wij rapporteren in het accountantsverslag. Wij helpen u natuurlijk bij het stellen van de vragen en adviseren u hierover. Onze advisering over de verbetering van de interne beheersing (AO/IC) is essentieel. Wij adviseren u vanuit de processen en zeggen wat we zien en bespreken dat met u. Wij doen verbetervoorstellen die passen voor uw organisatie. Als het niet in het proces kan dan adviseren wij dat er buiten te doen, alleen indien strikt noodzakelijk. We letten erop dat onze adviezen passen in uw strategie en de kwaliteitseisen.

Maar we kijken ook naar het rendement van de ingezette en in te zetten instrumenten. 3.2. Onze visie op natuurlijk advies Onze adviezen vanuit de controle nemen we niet alleen op in de managementletters en accountantsverslagen. Oók in onze besprekingen, de nieuwsbrieven en de public classes geven we aandacht aan belangrijke attentiepunten. Zoals aangegeven controleren wij vanuit de strategie van de gemeente. Welke doelstellingen wilt u bereiken in de komende jaren en wat is uw stip op de horizon? Dit is aangegeven in het Collegeakkoord en de organisatieontwikkelingsplannen.

Onze (natuurlijke) adviesfunctie richt zich met name op die toekomst. Vanuit de door ons gesignaleerde risico’s en kansen beoordelen wij of uw huidige sturingsinstrumenten voldoende zijn om het bereiken van de opgenomen doelen te bewaken en uw risico’s daarin te beheersen. Immers wilt u een betrouwbaar bestuur zijn die samenwerking wil. Dat vraagt om een optimale samenwerking met partners en van elkaar weten wat er in de organisatie gebeurt en wat er van buiten op u en ons afkomt. Dicht bij elkaar staan. Dat willen wij ook graag. Maar we werken wel vanuit onze en uw eigen verantwoordelijkheid. U voor uw organisatie en wij vanuit onze rol van positief kritische business partner. Uw organisatie ontwikkelt zich. We kijken met u mee vanuit uw eigen strategie en helpen u door te ontwikkelen om uw organisatie organisatorisch en financieel beter te maken en/of in ieder geval de risico’s en kansen goed in beeld te helpen krijgen. Voor uw nieuwe organisatie-inrichting is dat ook belangrijk. Wij adviseren u vanuit die bril. Voor u kijken en denken we specifiek mee op de mogelijkheden, kansen, risico’s en bedreigingen, zoals: · De organisatieontwikkeling.

Worden alle taken in de nieuwe organisatie opgepakt? Waar zitten de organisatierisico’s? Worden de kansen voldoende benut? Wat is het effect op de interne beheersing? · Hoe ontwikkelt uw financiële vermogen zich? Waar liggen kansen en waar zitten bedreigingen? Hoe kunnen we hiermee omgaan - scenario’s. Hoe kunnen we de lastdruk verminderen? Hoe kunnen we het vermogen versterken? · Fraude en fraudepreventie. Wat doet u met uw frauderisicoanalyse? Kan het efficiënter en beter? · Hoe verloopt de participatie als voortraject naar de gemeentelijke besluiten? · Personeel en inhuur aangelegenheden. · Nieuwe relevante wet- en regelgeving vanuit de gemeente én vanuit de Rijksoverheid op de volgende gebieden: bestuurlijk, juridisch, arbeid, fiscaal, verslaglegging (ook duurzaamheid en continuïteit), organisatie etc. · Efficiency en effectiviteit in de processen en IT en data-analyse. · BTW en andere fiscale actualiteiten. De volgende afdelingen binnen ons kantoor helpen u ontwikkelen door ons en u te voeden met relevante informatie die wij gebruiken om uw organisatie beter te maken.

En dat op de volgende gebieden: Accountancy (controle/samenstellen), IT Audit, Belastingadvisering, loonbelasting, BTW en VPB, Pensioencontrole- en advies, Advisering publieke organisaties (SPA), HRM-advisering (Vitacon Luteijn), IT-advies en IT-procesmanagement, Controlling, Financiering, Samenwerking en ontbindingen en Juridische advisering. In onze organisatie werken circa 250 mensen, waarvan 60 in de controlepraktijk en circa 40 collega’s met specifieke kennis van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Om meer inzicht te verkrijgen in onze mensen, ons kantoor en onze dienstverlening, verwijzen wij u graag naar onze internetsite www.stolwijkkennisnetwerk.nl. Daarnaast werken we nauw samen met vaste partners op het gebied van aanbestedingsrecht (Harmsadvocatuur) en planeconomie (Hard Nodig). Wij zetten hen in op specifieke werkzaamheden voor het beoordelen van de aanbestedingen en grondexploitaties indien dit noodzakelijk is. In de basis doen wij de controlewerkzaamheden zelf. Specialisten zetten we in als dat nodig is. 3.3. Extra toegevoegde waarde Onze toegevoegde waarde zit hem erin bestuur (College, Raad en Auditcommissie) en management te adviseren over ideeën en oplossingen vanuit uw eigen doelstellingen.

Vanuit de kwaliteit en efficiëntie over effectief werkende IT systemen, controls, stuur- en beheers informatie, een goede samenwerking met derden, tijdige verwerking (lean), een effectieve administratieve verwerking, betrouwbare data, dynamiseren (tussentijdse) zekerheid, fraude en integriteitsrisico’s en financiële risico’s en kansen. Wij verzamelen best practices bij vergelijkbare gemeenten en/of door ontwikkelingen vanuit de andere overheden en kansen vanuit de IT. Alles wat we mondeling met elkaar bespreken zien wij als natuurlijk advies. Als u ons een vraag stelt om deze schriftelijk te beantwoorden dan overleggen we of dit binnen onze afspraak past. Zo niet dan maken we eerst een berekening. Wij helpen u graag. De basis voor onze jaarrekeningcontrole is de risicoanalyse en de mate waarin de organisatie wordt beheerst. Wij gaan graag met u in gesprek om aandachtspunten die vanuit deze analyse naar voren komen te bespreken met als doel de beheersing van de organisatie in brede zin te verbeteren.

3.4. Vaste contactmomenten Gezien de ontwikkelingen en het belang van een goede afstemming van en kennis over de ontwikkelingen in uw gemeente stellen we een jaarlijks vaste communicatie voor. We spreken elkaar vanuit de controle als volgt: Gedurende het gehele jaar: Controller, financieel adviseur en interne controleur September: Secretaris en burgemeester December: secretaris, portefeuillehouder Financiën en controller over de concept-managementletter Januari: de auditcommissie met de portefeuillehouder en controller over de managementletter Mei: de controller, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder over het concept accountantsverslag Juni: de audit commissie over het accountantsverslag Graag stellen wij ook 2 (extra) gesprekken voor in de maanden april en oktober met de secretaris en/of de controller. Over de financiële ontwikkelingen binnen de gemeente en om samen vooruit te kijken naar de kansen en bedreigingen voor Doesburg en ideeën en mogelijkheden hierover af te stemmen. Hierbij brengen wij onze ervaringen bij andere gemeenten maximaal in. Reinier is hiervoor uw gesprekspartner. Ook bieden wij vrijblijvend per jaar 1 studiebijeenkomst aan de Raadsleden en/of Collegeleden aan. 3.5. Nieuwe wet- en regelgeving Wij houden wetstechnische ontwikkelingen bij. Reinier zit in de werkgroep Decentrale Overheden.

Hierin wordt alle aankomende nieuwe wet- en regelgeving besproken. De gevolgen worden met elkaar gedeeld. En gezamenlijk worden acties ondernomen. Landelijk. Wij praten u bij via onze nieuwsbrieven, Public Classes etc. Wij bespreken samen de gevolgen met u. We leggen ze ook vast in de managementletters en de accountantsverslagen. Ook overleggen we over de gevolgen van de inrichting van uw organisatie, de gevolgen voor de interne controle en de gevolgen voor de accountantscontrole. We werken het aanleverportaal er jaarlijks voor bij. Ook voor de nieuwe SiSa regelingen bijvoorbeeld. 3.6. Praktijkvoorbeelden nieuwe taken De afgelopen jaren heeft de gemeente er vele nieuwe taken bijgekregen die voorheen waren belegd bij het Rijk. Dit leverde nieuwe vraagstukken op met de bijbehorende problematiek. Als ervaren accountant hebben wij deze problematiek van dichtbij meegemaakt. Aan de hand van concrete (geanonimiseerde) voorbeelden geven wij hierna aan hoe u invulling hebben gegeven bij een gemeente aan de natuurlijke adviesfunctie bij de overdracht van rijkstaken naar de desbetreffende gemeente.

Voorbeeld 1 De betreffende taak: De rechtmatigheidsverantwoording De ontstane situatie: Voorbereidingen treffen om dit te kunnen realiseren Onze rol: De gemeente/het College te helpen om dit in te (kunnen) vullen De acties die we hebben uitgevoerd: Werkgroep decentrale overheden, workshops, public class voor financiële functionarissen van onze klanten, bijeenkomsten met College en raadsleden om de rechtmatigheidsverantwoording toe te lichten en de gevolgen inzichtelijk te maken, managementletters en accountantsverslagen en overleggen met alle gremia van de gemeente. Voorbeeld 2 De betreffende taak: Extra SiSa regelingen De ontstane situatie: Nieuwe SiSa regelingen verantwoorden Onze rol: De gemeente te helpen om de SiSa bijlagen in te (kunnen) vullen De acties die we hebben uitgevoerd: Werkgroep decentrale overheden, SiSa-specialisten bijeenkomst op 1 februari 2024, gemeentelijke afstemmingen over invullen documenten en persoonlijke begeleiding tijdens de controle door een SiSa-specialist uit ons controleteam.