Bijlage 2 Meerjarenbegroting ICT 2025-2028

45

De business en I&A bevragen elkaar onvoldoende, bijvoorbeeld bij de inrichting van applicaties. Gestandaardiseerde manier van werken wordt onvoldoende gehandhaafd.

SAMENWERKEN MET ICT: CIO 1.0, 2.0 EN 3.0

1 Waar willen we staan? Digitale business

ICT-ontwikkelingsfasen

3.0

2 2 2.0

1.0

Business

Business

Samenleving 46

ICT-functie als strategisch onderdeel van de business

Informatisering en automatisering

ICT-functie als bruggenbouwer tussen de business en ICT

Automatisering

Fysiek

Dienstverlening

ICT-functie als technisch bolwerk

I&A

SAMENWERKEN MET ICT: CIO 1.0, 2.0 EN 3.0

1 Waar willen we staan?

§ §

Het is belangrijk dat het voor de klant goed is. Het moeten realistische en haalbare stappen zijn, maar zonder ambitie kom je nergens. Doesburg wil de slimme volger zijn. De dingen die Doesburg nu doet moeten eerst worden verbeterd. Veel ouderen zijn nog niet digitaal vaardig genoeg voor CIO 3.0. Telefonie en fysieke formulieren mogen niet verdwijnen of je moet zoveel mogelijk digitaliseren en de mensen die niet digitaal vaardig genoeg zijn ondersteunen. Het moet menselijk blijven. De ‘keukentafelgesprekken’ moeten bijvoorbeeld blijven bestaan. Eén iemand op adviesniveau (I&A/IV/ICT) moet vooraf worden betrokken als strategisch sparringpartner voor juiste managementbeslissingen. Voor digitale verandering moet je medewerkers enthousiast maken om te voorkomen dat je medewerkers onderweg kwijtraakt. De business moet niet te hard gaan lopen of vanuit techniek vernieuwen zonder dat de business hierom vraagt. De cyclus van innoveren en borgen is hierbij belangrijk. Integraliteit: je moet vanuit één omgeving meerdere dingen kunnen bekijken. Minder silo’s leidt tot meer overzicht. In Join kan iedereen in, maar word onvoldoende gebruik van gemaakt. Prioritering en focus is belangrijk om te voorkomen dat je enkel brandjes aan het blussen bent. I&A wil meer naar de business toegroeien, waarbij de business dit ook zo ervaart.

§ §

Van oplossingsgestuurd werken naar meer de vraag stellen en gezamenlijk (ICT en pijlers) beslissen over de beste passende oplossing. Meer mensen binnen I&A met andere kwaliteiten, bijvoorbeeld ambassadeurs die inzetten op softwareskilss van de business.

§ § § § § § § § §

47

Digitale volwassenheid

MIT: SLOAN MODEL VOOR DIGITALE VOLWASSENHEID

2 Digitale volwassenheid – huidig Getransformeerd Toekomstvoorbereid

Geïntegreerde klantervaring

Toekomstvoorbereid

Samenleving

Klantervaring door digitale business

Fysiek

2 2

Dienstverlening

2 Traditioneel

Gestroomlijnd

I&A College

Traditioneel Traditioneel

Traditioneel

Gestroomlijnd

Getransformeerd

Operationele efficiency door digitalisering 49

MIT: SLOAN MODEL VOOR DIGITALE VOLWASSENHEID

2 Digitale volwassenheid – ambitie Getransformeerd Toekomstvoorbereid

Geïntegreerde klantervaring

Toekomstvoorbereid

2

Klantervaring door digitale business

Samenleving Fysiek Dienstverlening

Traditioneel

Gestroomlijnd

I&A College

Traditioneel Traditioneel

Traditioneel

Gestroomlijnd

Getransformeerd

Operationele efficiency door digitalisering 50

MIT: SLOAN MODEL VOOR DIGITALE VOLWASSENHEID

2 Digitale volwassenheid § § § § § § § §

51

Klantervaring komt steeds meer centraal te staan. Eerst investeren in de frontoffice en daarna in de backoffice. Het efficiënter inrichten is ook belangrijk om de klantervaring te verbeteren. Om een burger een status te kunnen geven van zijn aanvraag, moet je deze processen goed hebben ingericht. Inzicht krijgen in de bedrijfskritieke processen is belangrijk. Op deze manier kunnen de processen naast elkaar worden gelegd en worden gekeken hoe het onderling op elkaar aansluit en wat wellicht weggelaten kan worden (basis op orde). Hierbij moet worden voorkomen dat ‘basis op orde’ een containerbegrip wordt. Per pijler moet worden gespecificeerd wanneer de basis op orde is (SMART-doelstellingen). Waarbij het belangrijk is om stil te staan dat deze doelstellingen ook kunnen veranderen. Om de juiste informatie, op de juiste plek, op het juiste moment te krijgen is het belangrijk om eerst te investeren in het vastleggen van processen. Begin met de laagste investering die het hoogste rendement heeft om zo aan te kunnen tonen wat de opbrengsten van ICT zijn. Het gaat daarbij niet om het besparen van ambtenaren, maar om de goede dingen te kunnen doen. Inwoners zullen vaker gaan vragen om gegevens in te zien; één portaal met alle gegevens i.p.v. meerdere omgevingen (een soort van inwonersdossier). Wanneer applicaties beter zijn gestroomlijnd is de (interne) klant ook tevredener.

Er is iemand nodig die de ontwikkelingen van buiten naar binnen kan halen, zoals een strategisch informatiemanager.

DIENSTVERLENING EN SAMENWERKING GEMEENTEN

3 Tevredenheid over ICT College

Samenleving 8

Dienstverlening 7

Fysiek 7,3

52

Heel erg tevreden

Heel erg ontevreden

8,8

Beoordeling op: § Techniek § Apparaten § Support § Afhandelingstijd

DIENSTVERLENING EN SAMENWERKING GEMEENTEN

3 Tevredenheid over I&A College

Samenleving 7

Dienstverlening 7,5

Fysiek 7

53

Heel erg tevreden

Heel erg ontevreden

8,7

Beoordeling op: § Beheer § Advies § Privacy § Informatiebeveiliging

DIENSTVERLENING EN SAMENWERKING GEMEENTEN

3 Tevredenheid over ICT & I&A ICT § Service is goed geregeld. De kleinschaligheid is het voordeel. § Lastig hoe sommige systemen zijn ingericht, bijvoorbeeld JOIN en iBabs. § De ‘houtjes en touwtjes’ worden steeds beter aan elkaar geknoopt, waardoor er minder vaak gebeld hoeft te worden bij lastigheden/problemen. I&A § Bereidwillig, bij vragen wordt je gelijk geholpen. § Benaderbaar, bij vragen kun je direct naar iemand toelopen. § Soms lastig dat medewerkers kleine applicaties niet zelf kunnen downloaden vanuit IB&P oogpunt. § De afspraken die zijn gemaakt over bijvoorbeeld de werkwijze is niet bij iedereen altijd even duidelijk. § Veel informatie m.b.t. werkwijzen en werkprocessen is te vinden op Hanzenet, maar deze zijn lastig terug te vinden door de hoeveelheid aan informatie op Hanzenet. Het is niet zoals Google, dat je gericht naar dingen kan zoeken d.m.v. een zoekopdracht. § Er zijn veel systemen en koppelingen, waardoor het voor nieuwe medewerkers even duurt om te begrijpen hoe alles werkt. § Omdat vanwege IB dingen worden ‘dicht getimmerd’ gaan mensen dingen doen die niet moeten. § IB wordt door leidinggevende onvoldoende door vertaalt naar de werkvloer. Dit komt ook door de onwetendheid waar de informatie staat.

54

DIENSTVERLENING EN SAMENWERKING GEMEENTEN

3 Samenwerking met andere gemeenten De gemeente Doesburg zou voor IV en ICT meer dan nu moeten samenwerken met andere gemeenten 7

4

Zeer mee oneens

3

3

Mee oneens

Niet mee eens/niet mee oneens Samenleving

Fysiek

Dienstverlening

Mee eens

Zeer mee eens

College

Toelichting:​ § Intensivering van de samenwerking kan tot kostenvoordelen en meer professionalisering leiden.​ § Door intensivering van de samenwerking maak je de gemeente afhankelijker van andere gemeenten t.a.v. IV-ICT ondersteuning. 55

DIENSTVERLENING EN SAMENWERKING GEMEENTEN

3 Samenwerking met andere gemeenten Mee oneens § Het gebeurt nu al redelijk veel. Niet mee eens / niet mee oneens § Er moet worden gekeken hoe de doelen het efficiënts bereikt kunnen worden. Soms kan het betekenen dat er dan samengewerkt moet worden met andere gemeente. Mee eens / zeer mee eens § Doesburg doet voor 80% hetzelfde als andere gemeenten, waarom dan niet harmoniseren? § Het wordt steeds specialistischer. Doesburg is een kleine organisatie, dus je moet wel samenwerken om de ontwikkelingen bij te kunnen houden. § Doesburg heeft onvoldoende capaciteit om data te vertalen naar inzichten. Door samenwerking kun je met andere gemeenten gezamenlijk een dashboard ontwikkelen / data scientist inhuren om zo de dienstverlening te verbeteren. § Doesburg moet niet een eigen bijzondere weg ingaan. Samenwerking is ook goed als Doesburg ooit moet gaan samenwerken met andere gemeenten. § Het zou kostenbesparend kunnen werken als je op bepaalde domeinen gezamenlijk gaat werken.

56

Relevante ontwikkelingen voor de gemeente Doesburg Verzameling van noodzakelijke veranderingen en wensen per pijler

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN VOOR DE GEMEENTE DOESBURG

4 Pijler dienstverlening

Ambities & uitdagingen § Robotisering op het gebied van bezwarenbehandeling. § Digitale input verbinden aan het zaaksysteem. § Voor rechtmatigheidseisen zijn er in motion meer modules nodig voor inhuur. § Meer ondersteuning op automatisering voor het declaratieproces en het proces van in- en uitdiensttreding. § Koppeling tussen BRP en JOIN. Dit scheelt heel veel handwerk en fouten. § Nieuwe applicatie voor belastingen, zodat je de afhandeling niet in zowel de vakapplicaties als het zaaksysteem hoeft te doen (dit komt eraan en wordt opgelost). § Reserveringmodule en afspraakmodule; dubbele boekingen van ruimtes (in het nieuwe gebouw) en afspraken moeten worden voorkomen. Klanten zouden daarbij zelf afspraken moeten kunnen inplannen i.p.v. hiervoor te moeten bellen. § Participatieplatform om burger mee te kunnen laten denken over keuzes (deze is er: ‘buurt je mee?’). Wat is er nodig? § In kaart brengen waar en welke e-formulieren er nog in een mailbox terechtkomen. § Geld, tijd en mensen. Doesburg is operationeel overbelast, hoe ga je daarnaast dan nog projecten draaien?

58

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN VOOR DE GEMEENTE DOESBURG

4 Pijler samenleving

Ambities & uitdagingen § Personeelstekorten in de zorg, zowel bij aanbieders als Doesburg zelf. § Het soepel laten lopen van ICT draagt bij aan een aantrekkelijke gemeente om te blijven werken. § De groep ouderen wordt steeds groter en de groep werkenden steeds kleiner (maatschappelijk probleem). Doesburg kan hierdoor niet de goede zorg/ondersteuning leveren aan haar inwoners. Data kan inzicht geven aan welke knoppen er dan gedraaid moeten worden. Discussie over geld. § Integraler werken over de domeinen heen. § Contractmanagement: welke opdracht wordt er aan de zorgaanbieders meegegeven? § Inwoners beter inzicht geven waar nog ondersteuning beschikbaar is = burgerparticipatie; burgers zelf mee laten denken in het bedenken van oplossingen. § Vroeg signaleren, bijvoorbeeld het in kaart brengen in welke buurten veel eenzaamheid is. § Is er voldoende kennis en know how wat er op Doesburg afgaat komen en op innovaties in het sociaal domein. Wat is er nodig? § Minder systemen of een betere koppeling van systemen. § Meer inzicht geven in het voorliggend veld d.m.v. een platform (website sociale kaart). § De sociale kaart koppelen aan de vraagbaak. § Hulp bij het onderhoud en beheer van de website, zoals de vraagbaak. 59

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN VOOR DE GEMEENTE DOESBURG

4 Pijler fysiek

Ambities & uitdagingen § Energietransitie § Burgerparticipatie § Krijgen steeds meer samenwerkingsverbanden § Omgevingswet § Integraliteit is belangrijk. Denken nu heel productgericht. Bijvoorbeeld inspectie en onderhoud op elkaar afstemmen, zodat dit gelijktijdig kan i.p.v. na elkaar. § Data gebruiken en beheren § Krijgen steeds meer WOO verzoeken en dit kost veel tijd § JOIN is niet gebruiksvriendelijk. Wat is er nodig? § JOIN: het zou automatisch gelijk op de goede plek terecht moeten komen. § Meer digitaal, vergunningaanvragen niet meer op papier. § Parkeren beter doorgeleiden d.m.v. digitale borden in de stad. § De stad doorlopen d.m.v. virtuele middelen (toerisme). § Op de website een overzicht waar alle monumenten in de stad zitten. § Meer inzicht door inzet van data. Bijvoorbeeld inzicht waar de meeste 75-plussers wonen in relatie tot waar de meeste bussen rijden. 60

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN VOOR DE GEMEENTE DOESBURG

4 I&A

Ambities & uitdagingen § SaaS: de komende jaren moet er versaasd worden, waarvoor inzichtelijk gemaakt moet worden wat de strategie, prioritering en bijbehorende kosten zijn. § Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de WOO, WMBEV, archiefwet. § Klantportals, waarbij burgers bij het indienen van een vraag/dienst kunnen inzien wat ze hebben ingediend, wat de status, welke gegevens er bekend zijn bij de gemeenten etc. § Verbeteren en het inzichtelijk maken van de werkprocessen om te kunnen monitoren waar het berichtenverkeer heengaat en vandaan komt. § Aansluiten op NLX platform. § Werken met open standaarden (common ground) § VerSaasSing en common ground gaan niet altijd helemaal samen. Wat is er nodig? § Geld en personele inzet. § Inkoopbeleid. § Iets aanschaffen om werkprocessen te kunnen beschrijven. § Medewerkers (managers/bestuurders) meenemen in waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn/worden. § Projectmatig werken; nu zijn er veel eilandjes met verschillende projectleiders.

61

RELEVANTE ONTWIKKELINGEN VOOR DE GEMEENTE DOESBURG

4 College

Ambities & uitdagingen § Datagedreven werken is een enorme effort voor een kleine gemeenten. Je moet de mensen hebben die daar wat mee doen (beleidsmatig). § Digitale vaardigheden: er zijn veel laaggeletterde in gemeenten. § Run/change/innovate § Run als uitgangspunt en change waar het beter en efficiënter kan. Innovate is lastig m.b.t. de omvang de gemeente. Wat is er nodig? § Toegankelijkheid vergroten: je wilt dat mensen makkelijker hun weg naar informatie vinden en makkelijker formulieren invullen. § Medewerkers ondersteunen om thuis goed te kunnen werken. § Stroomlijnen, Doesburg is niet uniek t.o.v. andere gemeenten. § Wiel niet zelf uitvinden, maar zoeken naar schaalvoordelen. Wees een slimme volger.

62

M&I/Partners is een onafhankelijk en strategisch ICTadviesbureau met ongeveer 100 professionals. Wij hebben ruim 35 jaar ervaring in het adviseren en begeleiden van klanten bij projecten op het snijvlak van management, informatie en ICT. Als partner werken wij samen aan de realisatie van de maatschappelijke opdracht van onze klanten in de overheid en zorg, door ons advies over een weloverwogen inzet en eventuele implementatie van impactvolle digitalisering en ICT. Ons doel? De dienstverlening van de overheid en de zorg verbeteren met de inzet van ICT en informatietechnologie. Samen maken we het verschil en bouwen we aan maatschappelijke oplossingen die mensen echt vooruithelpen. Ontdek meer op: www.mxi.nl.