Document · PDF

Bijlage 2 - Jaarstukken 2024 SALD

Gemeenteraad 2 juli 2025, gemeente DoesburgBij agendapunt: SALD - Concept Jaarstukken 2024 en concept meerjarenbegroting 2026-20295.302 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Jaarstukken 2024

Opgesteld in de agendacommissie van 20 maart 2025 De voorzitter De secretaris Huub Hieltjes Danielle Jansen

Inhoudsopgave Algemeen ................................................................................................................................ 3 Inleiding......................................................................................................................................................... 3

Jaarverslag .............................................................................................................................. 5 Programma archief ....................................................................................................................................... 5 Wat wilden we bereiken? ......................................................................................................................... 5 Wat hebben we gedaan? .......................................................................................................................... 6 Wat heeft het gekost? .............................................................................................................................. 7 Programma overhead ................................................................................................................................... 7 Wat wilden we bereiken? ......................................................................................................................... 7 Wat hebben we gedaan? .......................................................................................................................... 7 Wat heeft het gekost? ..............................................................................................................................

7 Paragrafen .................................................................................................................................................... 8 Inleiding .................................................................................................................................................... 8 Wet open overheid (WOO) ....................................................................................................................... 8 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................. 8 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 11

jaarrekening .......................................................................................................................... 12 Balans .......................................................................................................................................................... 12 Overzicht van baten en lasten ..................................................................................................................... 13 Toelichting balans ................................................................................................................................... 15 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen .......................................................................... 16 Toelichting programma archief .............................................................................................................. 16 Toelichting programma overhead ......................................................................................................... 17 Rechtmatigheidsverantwoording ........................................................................................................... 18 Incidentele baten en lasten ....................................................................................................................

18 Gebeurtenissen na balansdatum ............................................................................................................ 18 Controleverklaring .................................................................................................................................. 20 bijlagen........................................................................................................................................................ 26 Overzicht van baten en lasten naar taakveld .............................................................................................. 26 Bijdragen van de deelnemende gemeenten ........................................................................................... 26 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 27

ALGEMEEN INLEIDING Algemeen Voor u liggen de jaarstukken 2024 van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Deze jaarstukken zijn opgesteld volgens de geldende regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Beknopt overzicht 2024 Overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen en werkzaamheden van het streekarchivariaat in 2024. Begin van dit jaar werd de projectleider e-depot aangesteld. Met vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten werden de eerste te nemen stappen besproken. Met het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers werd d.m.v. een dienstverleningsovereenkomst (DVO) aansluiting op hun e-depot in de toekomst mogelijk gemaakt. Aan het eind van het jaar werd er door de projectleider minder tijd besteed aan het e-depot project, omdat het bestuur hem verzocht een toekomstvisie voor de archiefdienst te schrijven. Het kritisch beoordelen van de documentatiecollecties werd voortgezet. Enkele onderdelen van die collecties (met name ansichtkaarten en foto’s) konden wederom met nieuw materiaal worden aangevuld. Oudere dossiers werden opnieuw bekeken en beoordeeld en waar nodig aangepast. De verhuizing van de Doesburgse archieven naar de nieuwe archiefbewaarplaats aan de Leigraafseweg werd diverse malen uitgesteld. De voornaamste reden hiervoor was het ontbreken van een mogelijkheid om de luchtvochtigheid op het gewenste peil te houden.

De klimaatinstallatie moest daarom enkele malen worden aangepast. Door de extreem lange levertijd van het benodigde onderdeel en het na het plaatsen daarvan nog niet de luchtvochtigheid onder controle te hebben, werd de verhuizing naar 2025 verschoven. Aangezien de kantoren op de nieuwe locatie al wel geschikt waren, konden deze langzaamaan worden ingericht. In de kerstvakantie werden de laatste spullen overgebracht, zodat begin 2025 het kantoor aan de Nieuwstraat leeg zou zijn. Enkele kleinere archieven in de archiefbewaarplaatsen werden ontsloten en omgepakt. De digitale toegangen zullen door bezoekers op de studiezaal en via de website geraadpleegd kunnen worden. Van enkele kerken in ons werkgebied konden, in verband met opheffing, de parochiearchieven in ontvangst worden genomen. Enkele andere parochiearchieven volgen de komende jaren. Mede dankzij het Liemers Cultuurpact en met ondersteuning van het Gelders Erfgoed werd de foto- en ansichtkaartencollectie m.b.v. het programma Memorix verder toegankelijk gemaakt. Groot voordeel is dat de collectie nu vanuit elke locatie geraadpleegd, bewerkt en aangevuld kan worden. Op de website www.liemersinbeeld.nl zijn al enkele tientallen foto’s uit onze collectie voor iedereen te zien. 3

Ook in 2024 stelden de gemeenten Doesburg en Zevenaar extra uren beschikbaar voor het op orde brengen van de bouwdossiers. Deze werkzaamheden werden grotendeels verricht door de archiefassistent. Na zijn pensionering medio 2024, ging hij op verzoek van de gemeente Zevenaar verder met dit project. In Doesburg werden de werkzaamheden door verschillende personen uitgevoerd. Van enkele vrijwilligers en de archiefmedewerker die in tijdelijke dienst was, werd afscheid genomen. De samenwerking met onze collega’s van het Regionaal Archief Zutphen en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers werd voortgezet. Met de laatste werd meermaals overleg gevoerd over het opzetten van een e-depot en aansluiting daarvan op hun e-depotvoorziening d.m.v. een DVO. De samenwerking met het museum de Roode Tooren in Doesburg en het Liemers Museum in Zevenaar kon ook worden voortgezet. Dankbaar werd gebruik gemaakt van elkaars collecties en mogelijkheden op diverse terreinen. Algemeen/archiefwerkzaamheden In 2024 is er tijd (door werknemers en/of in mindere mate vrijwilligers) besteed aan: .

- Het zuurvrij verpakken van archieven van verschillende gemeenten - Het inventariseren van enkele archieven en collecties - Digitaliseren van indexen en inventarissen - Bijhouden van de Facebookpagina - Advisering gemeenten met betrekking tot substitutie archiefbescheiden, overdracht archieven, ambtelijke samenwerking en het opzetten van een e-depot - Het scannen van bouwtekeningen, kaarten, foto’s, dia’s fotonegatieven en ansichtkaarten - Verwerken van foto’s en ansichtkaarten in Memorix - Opleiden nieuwe medewerker. Ook de komende jaren zullen we aan een groot deel van deze projecten en werkzaamheden verder werken. Ontwikkelingen 2025 Er zal in 2025 worden gewerkt aan het implementeren van een collectie beheerssysteem en ook het verder ontwikkelen van een e-depot voorziening. Daarnaast zullen ook de digitale archieven die nu bij de gemeenten ontstaan, op de juiste wijze opgeslagen moeten worden, om t.z.t. de overdracht naar de archiefdienst en opname van die documenten in het e-depot, probleemloos verloopt. Hiermee zal met name de nieuw aan te stellen inspecteur voor de digitale archieven zich gaan bezighouden. Met de inzet van enkele nieuwe vrijwilligers zullen de verschillende fotocollecties beter en sneller toegankelijk gemaakt worden.

JAARVERSLAG PROGRAMMA ARCHIEF Wat wilden we bereiken? De antwoorden op deze vragen zijn opgesloten binnen de doelstelling van de GR. Volgens artikel 3 heeft het streekarchivariaat tot doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers voor het beheer van hun archiefbescheiden zoals omschreven in de Archiefwet 1995. Beleidskaders 1. Wettelijke taken van de streekarchiefdienst op basis van de Archiefwet 1995. Artikel 32 1. De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de secretaris. 2. Voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archief bescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Over dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 3. De gemeentearchivaris wordt door de gemeenteraad benoemd, geschorst en ontslagen. 2. Ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. Drie regelingen geven een nadere uitwerking van de Archiefwet op het terrein van materialen, ontsluiting en bewaarplaats. 3.

Financiële verordening en Controleverordening (artikel 212 en 213 van de Gemeentewet). Bij besluit van 24 april 2024 heeft het Algemeen Bestuur de “Financiële verordening” en de “Controleverordening” vastgesteld. De gemeente Zevenaar verzorgt namens het dagelijks bestuur de boekhouding, de financiële administratie en het kasbeheer. De gemeente Zevenaar regelt tevens de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

4. Overige regelgeving. Bij de bepaling van het beleid en het beheer dient, naast de onder sub 1 en 2 vermelde regelingen, rekening gehouden te worden met de volgende externe en interne regelgeving: • Gemeentewet; • Wet Gemeenschappelijke regelingen; • Besluit Begroting en Verantwoording; • Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; • Raamwet EEG-voorschriften; • Archiefwet 1995; • Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; • Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zevenaar; • Wet op de omzetbelasting 1968; • Wet op het BTW-compensatiefonds: • Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; • Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; • Vennootschapsbelasting. Met ingang van 1 januari 2016 geldt dat ook de lokale overheden belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Dit geldt in beginsel ook voor gemeenschappelijke regelingen zoals de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Gezien de aard van de activiteiten van onze gemeenschappelijke regeling achten wij de kans klein dat wij vennootschapsbelasting moeten gaan betalen. Als gevolg van voorgaande is in de jaarrekening 2021 geen belastinglast uit hoofde van vennootschapsbelasting verantwoord. Beleidsindicatoren (verplicht) Volgens het BBV worden onderstaande beleidsindicatoren verplicht opgenomen in de begroting.

Deze beleidsindicatoren voor de bedrijfsvoering worden voor het Streekarchivariaat als geheel vermeld en gerelateerd aan het totaal aantal inwoners van de deelnemende gemeenten.

Indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Definitie FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van totale loonsom plus inhuur Kosten als % van de totale lasten

Werkelijk Begroting Werkelijk 2023 2024 2024 0,042 0,041 0,037 0,042 0,041 0,037 3,20 3,94 3,28 0% 23,2% 26,3% 91,9% 33,2% 35,0%

Wat hebben we gedaan? Volgens artikel 4 heeft het streekarchivariaat ter verwezenlijking van de in artikel 3 aangegeven doelstelling tot taak: • Het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers door een daartoe bevoegd streekarchivaris, die voldoet aan de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen; • Het gevraagd of ongevraagd doen van aanbevelingen aan de deelnemers over de archiefbewaarplaatsen, de aan hun archieven te besteden zorg, en andere aangelegenheden die verband houden met het beheer van archieven; 6

•

Het verstrekken van informatie aan de deelnemers of aan derden over de in de archieven aanwezige bescheiden.

Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na 2023 begroting wijziging

Werkelijk 2024

Verschil

Archief 203.761

257.043

299.043

294.491

-4.552

41.852 161.114

23.500 233.543

23.500 275.543

19.810 274.682

-3.690 -861

Saldo

-795

Dotatie aan de bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve

795

Lasten Baten - Overige - Bijdragen E-depot - Bijdragen gemeenten

Saldo na bestemming

De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten, programma archief (onderdeel jaarrekening).

PROGRAMMA OVERHEAD Wat wilden we bereiken? De ondersteunende taken voor een efficiënte uitvoering van het programma archief worden verzameld in een apart programma overhead. Wat hebben we gedaan? De overheadkosten bestaan uit de salariskosten van de streekarchivaris, de kosten van de administratie, accountantskosten en verzekeringskosten. Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2023 begroting wijziging 2024

Verschil

Overhead Lasten

145.081

148.925

158.757

9.832

Baten -Overige -Bijdragen gemeenten

145.081

148.925

158.757

9.832

Saldo Dotatie aan reserves Saldo na bestemming

De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten, programma overhead (onderdeel jaarrekening).

PARAGRAFEN Inleiding In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de gemeenschappelijke regeling. In het Besluit Begroting en Verantwoording staat aangegeven dat in de begroting tenminste de volgende paragrafen opgenomen moeten zijn: • • • • • • • •

Wet open overheid Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Lokale heffingen Verbonden partijen Grondbeleid

De paragrafen “onderhoud kapitaalgoederen”, “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op het Streekarchivariaat van toepassing. De overige paragrafen staan hieronder toegelicht.

Wet open overheid (WOO) De Wet open overheid (WOO) is per 1 mei 2022 in werking getreden als vervanging van de Wet open- baarheid van bestuur (WOB). Binnen de GR is de streekarchivaris aangewezen als contactfunctionaris. Een van de grote wijzigingen ten opzichte van de WOB is de verplichte actieve openbaarmaking van gegevens: er zijn elf categorieën van gegevens die een MGR verplicht moet publiceren. Formeel gezien is deze actieve openbaarmaking uitgesteld. Er geldt wel een inspanningsverplichting. De GR publiceert reeds informatie op de eigen website, en specifieke informatie wordt conform de Wet elektronische publicaties al via lokaleregelgeving.overheid.nl gepubliceerd. In 2024 is er geen WOO-verzoek binnengekomen. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin de gemeenschappelijke regeling (GR) in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Door aandacht voor het weerstandsvermogen, voorkom je dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf, maar het kan ook betrekking hebben op meerdere begrotingsjaren.

Voor het beoordelen van de robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit.

Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de GR’s beschikken om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken, zoals bijvoorbeeld de algemene reserve. a) Het streekarchivariaat heeft binnen haar begroting een kleine post onvoorzien. Gezien het karakter van de GR (puur uitvoerend) zijn lasten redelijk nauwkeurig te ramen en zijn incidenten zeldzaam. b) Overschotten c.q. tekorten wikkelt het streekarchivariaat bij de jaarrekening af via de aangesloten gemeenten. Het streekarchivariaat heeft om deze reden geen algemene reserve. Financiële kengetallen Werkelijk 2023

Begroting 2024 0,4% 0,0%

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

0,4% 0,0% 0,0%

0,0% 0,0% 0,0%

Werkelijk 2024 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Netto schuldquote De netto schuldquote bestaat uit twee kengetallen: a. netto schuldquote: dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Hoe lager het percentage hoe beter. b. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Voor het Streekarchivariaat bedraagt het percentage van de netto schuldquote in 2024 0,0%. De gecorrigeerde netto schuldquote komt eveneens uit op 0,0%. Het Streekarchivariaat leent geen bedragen door aan derden. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Voor de beoordeling van de financiële positie is het van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten. Heeft de gemeenschappelijke regeling structurele ruimte in de begroting om de eigen lasten te dragen of is er sprake van een tekort .

Omdat het saldo van baten en lasten bij het Streekarchivariaat wordt doorberekend aan de deelnemende gemeenten is er geen sprake van een jaarrekeningresultaat en is de structurele exploitatieruimte dus 0.Financiering De administratie, alsmede het geldelijk beheer van het streekarchivariaat, worden door de gemeente Zevenaar gevoerd. Het betalingsverkeer loopt via een rekening van de gemeente Zevenaar bij de Bank Nederlandse Gemeenten. De gemeente Zevenaar voert daarmee de 9

treasuryfunctie van het Streekarchivariaat uit. Dit gebeurt op grond van de Wet Fido en het treasurystatuut. Kasgeldlimiet Begroting Werkelijk 2024 2024

Bedragen x € 1.000 Begrotingstotaal 1 januari Kasgeldlimiet in % van omvang begroting Toegestane kasgeldlimiet

424 8,20% 35

433 8,20% 36

Vlottende schuld Vlottende middelen Netto vlottende schuld

48 47 1

81 81 -

Toegestane kasgeldlimiet netto vlottende schuld Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

35 1 34

36 36

De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto vlottende schuld < 1 jaar van een gemeenschappelijke regeling in een kwartaal niet hoger mag zijn dan 8,2% van het begrotingstotaal (€ 427.000). Dit betekent dat het Streekarchivariaat maximaal € 36.000 aan kort geld (kasgeld) mag aantrekken. De netto schuld op korte termijn bedraagt op 31 december 2024 € 0 en blijft daarmee binnen de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is niet per kwartaal weergegeven omdat deze cijfers niet precies uit de administratie berekend kunnen worden. Omdat de bijdrage van de gemeenten per kwartaal in rekening wordt gebracht blijft de kasgeldlimiet in alle kwartalen onder de toegestane limiet.

Renterisiconorm Begroting 2024

Bedragen x € 1.000 Begrotingstotaal 1 januari renterisiconorm in % van omvang begroting Toegestane renterisiconorm

424 20% 85

Renteherzieningen Aflossingen Renterisico

Renterisiconorm

Renterisico Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en renteherziening. 10

Hiermee wordt een maximum gesteld aan het renterisico op langlopende geldleningen. Omdat het Streekarchivariaat geen vaste geldleningen heeft is er ook geen sprake van een renterisico. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat lokale overheden overtollige financiële middelen moeten afromen naar de schatkist van het Rijk. Op basis van artikel 9 van de regeling Schatkistbankieren is het Streekarchivariaat vrijgesteld van schatkistbankieren voor decentrale overheden. Bedrijfsvoering Voor de archiefbescheiden zijn de voorschriften van de gemeente Zevenaar omtrent de zorg, de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, van overeenkomstige toepassing. Op de medewerkers van het streekarchivariaat zijn de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Zevenaar, vastgelegd in de Cao-gemeenten, van toepassing. Er zijn geen meldingen over ongewenst gedrag en/of corruptie geweest. Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording In de rechtmatigheidsverantwoording is een tabel opgenomen met geconstateerde onrechtmatigheden. De geconstateerde onrechtmatigheden vallen binnen de vastgestelde grenzen die zijn beschreven in de financiële verordening. Het streekarchivariaat beschikt niet over een nota misbruik & oneigenlijk gebruik, vanwege de beperkte omvang van de organisatie.

De organisatie is zich bewust van de risico’s die omtrent dit vraagstuk spelen en handelt daarna indien noodzakelijk. Gedurende 2024 zijn geen zaken geconstateerd die in het kader van misbruik of oneigenlijk gebruik zouden moeten worden gemeld.

JAARREKENING BALANS Activa VASTE ACTIVA

Ultimo 2024

Ultimo 2023

1.044

8.603 254

38.306 97

Liquide middelen Banksaldo

51.609

52.508

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen

20.913

Totaal vlottende activa Totaal activa

81.379 81.379

90.910 91.954

Ultimo 2024

Ultimo 2023

Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar Overige schulden Crediteuren

35.663 45.716

50.299 41.655

Totaal vlottende passiva Totaal passiva

81.379 81.379

91.954 91.954

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

Passiva VASTE PASSIVA Eigen vermogen Bestemmingsreserves

VLOTTENDE PASSIVA

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN Werkelijk Primitieve Na 2023 begroting wijziging

Werkelijk 2024

Verschil

Lasten Programma archief Programma overhead Totale lasten

203.761 145.081 348.842

257.043 148.925 405.968

299.043 148.925 447.968

294.491 158.757 453.248

-4.552 9.832 5.280

Baten Programma archief Programma overhead Bijdragen gemeenten archief Bijdragen gemeenten overhead Totale baten

41.852 161.114 145.081 348.047

23.500 233.543 148.925 405.968

23.500 275.543 148.925 447.968

19.810 274.682 158.757 453.248

-3.690 -861 9.832 5.280

Saldo

-795

Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve

795

Saldo na bestemming Waarderingsgrondslagen

Normenkader Ten behoeve van het vaststellen van de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties is een overzicht gemaakt van de relevante wet -en regelgeving. Onderstaand overzicht is gebaseerd op het vastgestelde normenkader in de begroting 2024, maar geactualiseerd met wet -en regelgeving die na de begroting is vastgesteld. Bij de bepaling van het beleid en het beheer dient rekening gehouden te worden met de volgende externe en interne regelgeving: • Financiële verordening (ex artikel 212) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg 2023; • Verordening controle financiële beheer en organisatie (ex artikel 213) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg 2023; • Begroting 2024; • Gemeentewet; • Wet Gemeenschappelijke regelingen; • Besluit Begroting en Verantwoording; • Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; • Raamwet EEG-voorschriften; • Archiefwet 1995; • Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; • Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zevenaar; • Wet op de omzetbelasting 1968; • Wet op het BTW-compensatiefonds: • Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; • Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; • Vennootschapsbelasting. 13

Vennootschapsbelasting Met ingang van 1 januari 2016 geldt dat ook de lokale overheden belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Dit geldt in beginsel ook voor gemeenschappelijke regelingen zoals de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Gezien de aard van de activiteiten van onze gemeenschappelijke regeling achten wij de kans klein dat wij vennootschapsbelasting moeten gaan betalen. Als gevolg van voorgaande is in de jaarrekening geen belastinglast uit hoofde van vennootschapsbelasting verantwoord. Balans Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeenschappelijke regeling. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs die ook Het Streekarchivariaat hanteert. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bij materiële vaste activa is het onderscheid van belang tussen activa met een economisch nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Een investering met economisch nut: • is verhandelbaar; • kan bijdragen aan het genereren van middelen; • moet geactiveerd worden (m.u.v. kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde). - Investering vanaf verkrijgingsprijs € 1.000 (zie verordening, art. 8) - Afschrijving start op 1-1 boekjaar na aanschaf In 2024 is er geen investering met economisch nut geweest. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV) Overzicht van baten en lasten. Kosten worden toegerekend aan het verslagjaar waarop deze betrekking hebben.

Toelichting balans Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

Totaal per balanssoort

Overige materiele vaste activa

Totaal

Aanschafwaarde

7.355

Cumulatieve afschrijving

6.311

Boekwaarde 1-1-2024

1.044

Investeringen 2024 Desinvesteringen

1.044

Bijdragen van derden

Afwaarderingen

Boekwaarde 31-12-2024

Afschrijvingen

Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen De vorderingen bestaan uit een vordering voor een bouwvergunningsproject gemeente Doesburg (€ 7.387), een bouwvergunningsproject gemeente Zevenaar (€ 7.805) en doorbelasting uren Zevenaar i.v.m. enquêtecommissie (€ 1.216). Liquide middelen Banksaldo Het bankverkeer, inclusief onderlinge verrekeningen met de gemeente Zevenaar, loopt via de rekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Het tegoed op het banksaldo per 31 december 2024 bedraagt € 51.609. Eigen vermogen Bestemmingsreserves Verloop bestemmingsreserves Naam reserve

Saldo 1-1-2024

Toevoegingen Onttrekkingen

Reserve afschrijvingslasten PC's

Totaal

Vermin-dering afschrijvingen activa

Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar De overige schulden bestaan uit nog te betalen facturen 2024 (€ 7.744), restant en administratiekosten 2024 gemeente Zevenaar (€ 27.919).

Saldo 31-12-2024 -

Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Volgens het BBV wordt in de toelichting op de balans de niet uit de balans blijkende belangrijke financiële rechten en verplichtingen vermeld waaraan het Streekarchivariaat voor toekomstige jaren is verbonden. Dit betreft meerjarige financiële verplichtingen zoals bijvoorbeeld langlopende huurcontracten of leasecontracten. Voor Het Streekarchivariaat zijn dit de verlofrechten ad € 22.764. Voor de rest zijn er geen ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’. Toelichting programma archief Hieronder worden de programma’s archief en overhead toegelicht. In een tabel wordt het programma onderverdeeld in soort kosten. Daarna worden de afzonderlijke posten zo nodig toegelicht.

Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2023 begroting wijziging 2024 Lasten 175.463 191.400 191.400 182.811 Salarissen en sociale lasten -124 300 300 529 Overige personeelslasten 0 50.000 92.000 102.777 Personeel van derden 801 1.500 1.500 1.542 Automatisering en kantoorbehoeften 88 100 100 95 Kantoorartikelen en diversen 0 7.000 7.000 121 Studiekosten 573 600 600 602 Telefoon en internet 2.594 2.000 2.000 2.852 Lidmaatschappen en abonnementen 677 2.500 2.500 1.783 Algemene kosten en post onvoorzien 192 335 600 600 Kosten aanschaf boekwerken 21.659 E-depot 1.839 1.044 Afschrijvingslasten 1.043 1.043 203.761 294.491 Totale lasten 257.043 299.043 Baten Overige opbrengsten Bijdragen E-depot Bijdragen gemeenten archief Totale baten

Verschil -8.589 229 10.777 42 -5 -6.879 2 852 -717 -265 1 -4.552

41.852 161.114 202.966

23.500 233.543 257.043

23.500 275.543 299.043

19.810 274.682 294.491

-3.690 -861 -4.060

-795 795 -

Saldo Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve Saldo na bestemming

Salarissen en sociale lasten In 2024 is een medewerker met pensioen gegaan. Met de begroting van 2024 is daar geen rekening mee gehouden omdat het er vanuit werd gegaan dat het opgevuld zou worden. Dit is middels inhuur gedaan. Personeel van derden. Naast de projectleider E-depot ad € 89.443 is er ook extra medewerker ad € 13.334 ingehuurd. Dit i.v.m. pensionering medewerker en medewerker dat minder is gaan werken.

Algemene kosten en onvoorzien Het bedrag bestaat vooral uit het jaarlijks uitje ad € 540, dwangsom ad € 567, huur vitrines ad € 150 en kalibratie ad € 206. Overige opbrengsten Voor de gemeenten Doesburg en Zevenaar zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van bouwvergunningen. Bij Doesburg is € 7.387 en bij Zevenaar is € 7.805 gedeclareerd. Tevens zijn de uren i.v.m. enquêtecommissie ad € 1.216 in rekening gebracht voor Zevenaar. Toelichting programma overhead Werkelijk Primitieve 2023 begroting

Na wijziging

Werkelijk 2024

Verschil

Lasten Salarissen en sociale lasten Assurantie Administratie Accountantskosten Totale lasten

103.925 653 26.830 13.673 145.081

112.800 625 23.000 12.500 148.925

105.933 682 27.919 24.223 158.757

-6.867 57 4.919 11.723 9.832

Baten Bijdragen gemeenten archief Saldo Dotaties reserves Saldo na bestemming

145.081 -

148.925 -

158.757 -

9.832 -

Salarissen en sociale lasten Hier worden de salarislasten van de streekarchivaris verantwoord. Deze lasten worden volgens de BBV-voorschriften tot de overhead gerekend, ook als deze uitvoerende taken verricht. Het verschil is vooral te verklaren doordat het begrote bedrag van 2023 t.o.v. het werkelijke bedrag 2023 afgerond € 4.000 hoger was. Aangezien het begrote bedrag de basis was voor begroting 2024, is dit dus ook te hoog t.o.v. de begroting. Accountantskosten In 2024 is er een factuur ontvangen ad € 6.171 voor voorwerk jaarrekening 2024. Stolwijk en Kelderman factureerde in het jaar daarop pas de uren. Dus dit bedrag was dan ook niet begroot.

Begrotingsrechtmatigheid Begroting definitief

Werkelijk 2024

299.043 148.925

294.491 158.757

Lasten Programma archief Programma overhead Zie toelichting programma overhead.

Verschil -4.552 9.832

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid van het bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de streekarchivaris toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen van de gemeenschappelijke regeling en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 3 juli 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 13.597.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024. Bevinding De streekarchivaris is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Geen afwijkingen. Incidentele baten en lasten De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling dient structureel in evenwicht te zijn. Dus alle structurele lasten worden gedekt door structurele baten. In de jaarrekening 2024 is in het programma archief een incidentele bate opgenomen van in totaal € 19.810. Het betreft diverse ontvangen leges, extra inkomsten voor bouwvergunningen ad € 15.192 en inkomsten doorbelasting uren werkzaamheden enquêtecommissie ad € 1.216. Omdat het saldo van alle kosten en opbrengsten aan de deelnemende gemeenten worden doorberekend is in 2024 daarom ook sprake van eenzelfde incidentele last. Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben geen zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan.

Wet normering topinkomens (WNT) Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking Gegevens 2024 bedragen x € 1 Functiegegevens

A.G.B. Koster STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2024 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

81.066

Beloningen betaalbaar op termijn

12.885

Subtotaal

93.951

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2023

233.000 N.v.t.

N.v.t. N.v.t.

bedragen x € 1

A.G.B. Koster

Functiegegevens

STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

80.867 12.160 93.027 223.000

Bezoldiging

93.027

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE VOORZITTER / PENNINGMEESTER SECRETARIS BESTUURSLID BESTUURSLID BESTUURSLID

H. Hieltjes D. Jansen L.W.C.M. van der Meijs A.J. van Hout A. Boone

Periode 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12

Controleverklaring

BIJLAGEN OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN NAAR TAAKVELD Werkelijk Primitieve Na 2023 begroting wijziging

Werkelijk 2024

Verschil

Lasten 0.4 Overhead 0.10 Mutaties reserves 5.4 Musea

145.081 203.761

148.925 257.043

152.586 299.043

158.757 294.491

9.832 -4.552

Totaal lasten

348.842

405.968

447.968

453.248

5.280

Baten 0.4 Overhead 0.10 Mutaties reserves 5.4 Musea

795 41.852

23.500

19.810

-3.690

Totaal baten

42.647

23.500

19.810

-3.690

Saldo

306.195

382.468

424.468

433.438

8.970

145.081 161.114

148.925 233.543

148.925 275.543

158.757 274.681

9.832 -862

0.4 5.4

Bijdragen gemeenten Bijdragen gemeenten

Bijdragen van de deelnemende gemeenten Krachtens artikel 23, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling geschiedt de verdeling van de kosten over de samenwerkende gemeenten voor de ene helft naar het aantal inwoners volgens de laatstelijk door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers en voor de andere helft naar de op grond van hun bezoldiging gekwalificeerde werktijden van de personeelskosten van het streekarchivariaat in de samenwerkende gemeenten.

De door de gemeenten te betalen kosten bedragen € 433.438 Op grond van bovenstaande regeling komt ten laste van de deelnemende gemeenten: op basis van het aantal inwoners per 1 januari 2024: Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

11.079 / 24.872 / 15.151 / 45.041 /

96.143 x 96.143 x 96.143 x 96.143 x

0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x

433.438 433.438 433.438 433.438

= = = =

24.974 56.065 34.152 101.528

naar rato van de werktijden(dagen): Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

130 / 31 / 24 / 183 /

368 x 368 x 368 x 368 x

0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x

433.438 433.438 433.438 433.438

= = = =

76.558 18.256 14.134 107.771

De deelnemende gemeenten hebben in 2024 voorschotten verleend op de hierboven berekende bedragen. Per saldo is moet de gemeente een bedrag van 8.970 betalen, berekend als volgt: gemeente Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

bijdrage 2024 verleend voorschot te verrekenen 101.532 74.321 48.286 209.299 433.438

99.459 72.724 47.422 204.863 424.468

2.073 1.597 864 4.436 8.970

Laatst genoemd bedrag is op de balans opgenomen onder overige schulden.

Vaststellingsbesluit Het Bestuur van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" stelt de jaarstukken 2024 vast.

Aldus vastgesteld door het Bestuur van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" in haar vergadering van 3 juli 2025 juli 2025.

De secretaris,

De voorzitter,

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Doesburg&id=8dd46bce-6198-432c-b64a-ca46e50beb95