Bijlage 2 en 3

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2021. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Aantal

Toelichting

per jaar Auditcommissie

Twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie vindt voorafgaand aan de controle een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de tussentijdse controle (op basis van de concept management letter) en de eindejaarscontrole (op basis van het rapport van bevindingen) worden besproken in de auditcommissie.

De controller /

Drie

gemeentesecretaris

De controller en de gemeentesecretaris zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van de tussentijdse controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Portefeuillehouder

Drie

Financiën

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen tussentijdse controle en eindejaarscontrole.

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten kunnen worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter / verslag

Na afronding

Verbeter- en aandachtspunten ten

College en

van bevindingen

van de

aanzien van de opzet en de werking

Raad

tussentijdse controle

tussentijdse

van bedrijfsprocessen. Actuele

controle

ontwikkelingen.

Accountantsverslag /

Na afronding

Wettelijk: De vraag of inrichting van het

verslag van bevindingen

van de controle

financieel beheer en van de financiële

van de

organisatie een getrouwe en

jaarrekening.

rechtmatige verantwoording mogelijk

Raad

maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Controleverklaring

Na afronding

Het oordeel over de mate waarin de

van de controle

gemeenterekening een getrouw beeld

van de

geeft i.o.m. verslaggevingvoorschriften

jaarrekening.

en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad