Document · PDF

Bijlage 2 - Concept Jaarstukken 2023

Gemeenteraad 29 mei 2024, gemeente DoesburgBij agendapunt: Concept Jaarstukken 2023 en concept meerjarenbegroting 2025-2028 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD)5.197 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Jaarstukken 2023

Opgesteld in vergadering van de Agendacommissie d.d. 11 april 2024 De voorzitter H. Hieltjes De secretaris D. Jansen

Inhoudsopgave Algemeen ................................................................................................................................... 3 Inleiding......................................................................................................................................................... 3

Jaarverslag ................................................................................................................................. 5 Programma archief ....................................................................................................................................... 5 Wat wilden we bereiken? ......................................................................................................................... 5 Wat hebben we gedaan? .......................................................................................................................... 6 Wat heeft het gekost? .............................................................................................................................. 7 Programma overhead ................................................................................................................................... 7 Wat wilden we bereiken? ......................................................................................................................... 7 Wat hebben we gedaan? .......................................................................................................................... 7 Wat heeft het gekost? ..............................................................................................................................

7 Paragrafen .................................................................................................................................................... 8 Inleiding .................................................................................................................................................... 8 Wet open overheid (WOO) ....................................................................................................................... 8 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................. 8 Financiering ............................................................................................................................................ 10 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 11

jaarrekening ............................................................................................................................. 12 Balans .......................................................................................................................................................... 12 Overzicht van baten en lasten ..................................................................................................................... 13 Toelichting balans ................................................................................................................................... 15 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen .......................................................................... 16 Toelichting programma archief .............................................................................................................. 16 Toelichting programma overhead ......................................................................................................... 17 Rechtmatigheidsverantwoording ........................................................................................................... 19 Incidentele baten en lasten ....................................................................................................................

19 Gebeurtenissen na balansdatum ............................................................................................................ 19 Overzicht van baten en lasten naar taakveld .............................................................................................. 19 Controleverklaring .................................................................................................................................. 22 bijlagen........................................................................................................................................................ 28 Bijdragen van de deelnemende gemeenten........................................................................................... 28 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 29

ALGEMEEN INLEIDING Algemeen Voor u liggen de jaarstukken 2023 van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Deze jaarstukken zijn opgesteld volgens de geldende regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Beknopt overzicht 2023 Overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen en werkzaamheden van het streekarchivariaat in 2023. Gedurende het gehele jaar werd er veel tijd besteed aan de voorbereidingen voor het opzetten van een e-depot. Veruit de meeste tijd kostten de diverse werkzaamheden t.b.v. het archief van de enquêtecommissie P&O Zevenaar. Het kritisch beoordelen van de documentatiecollecties werd voortgezet. Enkele onderdelen van die collecties (met name ansichtkaarten en foto’s) konden wederom met nieuw materiaal worden aangevuld. Oudere dossiers werden opnieuw bekeken en beoordeeld en waar nodig aangepast. Ten behoeve van de verhuizing van de overgebrachte archieven van de gemeente Doesburg vanuit het pand aan de Nieuwstraat naar de nieuwe locatie aan de Leigraafseweg, werden praktische zaken met de gemeente overlegd. De archiefinspecteur en de streekarchivaris namen deel in een werkgroep waarin de inrichting van de nieuwe archiefbewaarplaats en de kantoorruimten evenals de verhuizing van het archief werden besproken. Enkele kleinere archieven in de archiefbewaarplaatsen werden ontsloten en omgepakt.

De digitale toegangen zullen door bezoekers op de studiezaal en via de website geraadpleegd kunnen worden. Van enkele kerken in ons werkgebied konden, in verband met opheffing, de parochiearchieven in ontvangst worden genomen. Enkele andere parochiearchieven volgen de komende jaren. Mede dankzij het Liemers Cultuurpact en met ondersteuning van het Gelders Erfgoed werd de foto- en ansichtkaartencollectie m.b.v. het programma Memorix verder toegankelijk gemaakt. Groot voordeel is dat de collectie nu vanuit elke locatie geraadpleegd, bewerkt en aangevuld kan worden. Op de website www.liemersinbeeld.nl zijn al enkele tientallen foto’s uit onze collectie voor iedereen te zien. Ook in 2023 stelden de gemeenten Doesburg en Zevenaar extra uren beschikbaar voor het op orde brengen van de bouwdossiers. Deze werkzaamheden werden verricht door de archiefassistent. Van een tweetal vrijwilligers werd afscheid genomen. 3

De samenwerking met onze collega’s van het Regionaal Archief Zutphen en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers werd voortgezet. Met de laatste werd meermaals overleg gevoerd over het opzetten van een e-depot en aansluiting daarvan op hun e-depotvoorziening d.m.v. een DVO. De samenwerking met het museum de Roode Tooren in Doesburg en het Liemers Museum in Zevenaar kon ook worden voortgezet. Dankbaar werd gebruik gemaakt van elkaars collecties en mogelijkheden op diverse terreinen. Algemeen/archiefwerkzaamheden In 2023 is er tijd (door werknemers en/of in mindere mate vrijwilligers) besteed aan: . - Het zuurvrij verpakken van archieven van verschillende gemeenten - Het inventariseren van enkele archieven en collecties - Digitaliseren van indexen en inventarissen - Bijhouden van de Facebookpagina - Advisering gemeenten met betrekking tot substitutie archiefbescheiden, overdracht archieven, ambtelijke samenwerking en het opzetten van een e-depot - Het scannen van bouwtekeningen, kaarten, foto’s, dia’s fotonegatieven en ansichtkaarten - Verwerken van foto’s en ansichtkaarten in Memorix - Opleiden nieuwe medewerker. Ook de komende jaren zullen we aan een groot deel van deze projecten en werkzaamheden verder werken. Ontwikkelingen 2024 In 2024 zullen de primaire taken mogelijk wat in het gedrang komen. Met name het opzetten van een e-depot en de werkzaamheden t.b.v.

het archief van de enquêtecommissie P&O Zevenaar kunnen voor veel extra werk zorgen. In mindere mate geldt dat mogelijk ook voor de verhuizing van het archief van Doesburg. Met de inzet van enkele nieuwe vrijwilligers zullen de verschillende fotocollecties beter en sneller toegankelijk gemaakt worden.

JAARVERSLAG PROGRAMMA ARCHIEF Wat wilden we bereiken? De antwoorden op deze vragen zijn opgesloten binnen de doelstelling van de GR. Volgens artikel 3 heeft het streekarchivariaat tot doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers voor het beheer van hun archiefbescheiden zoals omschreven in de Archiefwet 1995. Beleidskaders

1. Wettelijke taken van de streekarchiefdienst op basis van de Archiefwet 1995. Artikel 32 1. De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de secretaris. 2. Voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archief bescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Over dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 3. De gemeentearchivaris wordt door de gemeenteraad benoemd, geschorst en ontslagen. 2. Ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. Drie regelingen geven een nadere uitwerking van de Archiefwet op het terrein van materialen, ontsluiting en bewaarplaats. 3. Financiële verordening en Controleverordening (artikel 212 en 213 van de Gemeentewet). Bij besluit van 2 november 2004 heeft het Algemeen Bestuur de “Financiële verordening” en de “Controleverordening” vastgesteld. Op 9 mei 2005 is de “Financiële verordening” gewijzigd.

De gemeente Zevenaar verzorgt namens het dagelijks bestuur de boekhouding, de financiële administratie en het kasbeheer. De gemeente Zevenaar regelt tevens de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. 4. Overige regelgeving. Bij de bepaling van het beleid en het beheer dient, naast de onder sub 1 en 2 vermelde regelingen, rekening gehouden te worden met de volgende externe en interne regelgeving: • Gemeentewet; • Wet Gemeenschappelijke regelingen; • Besluit Begroting en Verantwoording; • Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; • Raamwet EEG-voorschriften; • Archiefwet 1995; • Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; • Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zevenaar; • Wet op de omzetbelasting 1968; 5

• • • •

Wet op het BTW-compensatiefonds: Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; Vennootschapsbelasting.

Indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Definitie FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van totale loonsom plus inhuur Kosten als % van de totale lasten

Werkelijk Begroting Werkelijk 2022 2023 2023 0,038 0,037 0,042 0,038 0,04 0,042 2,80 2,96 3,20 0% 0% 0% 41,7% 84,9% 91,9%

Wat hebben we gedaan? Volgens artikel 4 heeft het streekarchivariaat ter verwezenlijking van de in artikel 3 aangegeven doelstelling tot taak: • het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers door een daartoe bevoegd streekarchivaris, die voldoet aan de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen; • het gevraagd of ongevraagd doen van aanbevelingen aan de deelnemers over de archiefbewaarplaatsen, de aan hun archieven te besteden zorg, en andere aangelegenheden die verband houden met het beheer van archieven; • het verstrekken van informatie aan de deelnemers of aan derden over de in de archieven aanwezige bescheiden.

Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na 2022 begroting wijziging

Werkelijk 2023

Verschil

Archief 185.318

207.820

203.761

-4.059

29.991 31.726 122.807

14.500 192.526

41.852 161.114

27.352 -31.412

Saldo

-794

-795

-1

Dotatie aan de bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve

794

795

Lasten Baten - Overige - Bijdragen E-depot - Bijdragen gemeenten

Saldo na bestemming

De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten , programma archief (onderdeel jaarrekening).

PROGRAMMA OVERHEAD Wat wilden we bereiken? De ondersteunende taken voor een efficiënte uitvoering van het programma archief worden verzameld in een apart programma overhead. Wat hebben we gedaan? De overheadkosten bestaan uit de salariskosten van de streekarchivaris, de kosten van de administratie, accountantskosten en verzekeringskosten. Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2022 begroting wijziging 2023

Verschil

Overhead Lasten

132.472

136.508

145.081

8.572

Baten -Overige -Bijdragen gemeenten

132.472

136.508

145.081

8.572

Saldo Dotatie aan reserves Saldo na bestemming De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten , programma overhead (onderdeel jaarrekening).

PARAGRAFEN Inleiding In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de gemeenschappelijke regeling. In het Besluit Begroting en Verantwoording staat aangegeven dat in de begroting tenminste de volgende paragrafen opgenomen moeten zijn: • • • • • • • •

Wet open overheid Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Lokale heffingen Verbonden partijen Grondbeleid

De paragrafen “onderhoud kapitaalgoederen”, “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op het Streekarchivariaat van toepassing. De overige paragrafen staan hieronder toegelicht.

Wet open overheid (WOO) De Wet open overheid (WOO) is per 1 mei 2022 in werking getreden als vervanging van de Wet open- baarheid van bestuur (WOB). Binnen de GR is de streekarchivaris aangewezen als contactfunctionaris. Een van de grote wijzigingen ten opzichte van de WOB is de verplichte actieve openbaarmaking van gegevens: er zijn elf categorieën van gegevens die een MGR verplicht moet publiceren. Formeel gezien is deze actieve openbaarmaking uitgesteld. Er geldt wel een inspanningsverplichting. De GR publiceert reeds informatie op de eigen website, en specifieke informatie wordt conform de Wet elektronische publicaties al via lokaleregelgeving.overheid.nl gepubliceerd. In 2023 is er een WOO-verzoek binnengekomen en behandeld. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin de gemeenschappelijke regeling (GR) in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Door aandacht voor het weerstandsvermogen, voorkom je dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf, maar het kan ook betrekking hebben op meerdere begrotingsjaren.

Voor het beoordelen van de robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit.

Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de GR’s beschikken om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken, zoals bijvoorbeeld de algemene reserve. 8

a) Het streekarchivariaat heeft binnen haar begroting een kleine post onvoorzien. Gezien het karakter van de GR (puur uitvoerend) zijn lasten redelijk nauwkeurig te ramen en zijn incidenten zeldzaam. b) Overschotten c.q. tekorten wikkelt het streekarchivariaat bij de jaarrekening af via de aangesloten gemeenten. Het streekarchivariaat heeft om deze reden geen algemene reserve. Financiële kengetallen Werkelijk 2022 Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Begroting 2023 0,8% 0,7% 0,8%

Werkelijk 2023 0,4%

0,7% 1,6% 0,0%

0,4% 0,0% 0,0%

0,9% 0,0%

Netto schuldquote De netto schuldquote bestaat uit twee kengetallen: a. netto schuldquote: dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Hoe lager het percentage hoe beter. b. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Voor het Streekarchivariaat bedraagt het percentage van de netto schuldquote in 2023 0,4%. De gecorrigeerde netto schuldquote komt eveneens uit op 0,4%. Het Streekarchivariaat leent geen bedragen door aan derden. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Voor de beoordeling van de financiële positie is het van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten. Heeft de gemeenschappelijke regeling structurele ruimte in de begroting om de eigen lasten te dragen of is er sprake van een tekort .

Omdat het saldo van baten en lasten bij het Streekarchivariaat wordt doorberekend aan de deelnemende gemeenten is er geen sprake van een jaarrekeningresultaat en is de structurele exploitatieruimte dus 0.

Financiering De administratie, alsmede het geldelijk beheer van het streekarchivariaat, worden door de gemeente Zevenaar gevoerd. Het betalingsverkeer loopt via een rekening van de gemeente Zevenaar bij de Bank Nederlandse Gemeenten. De gemeente Zevenaar voert daarmee de treasuryfunctie van het Streekarchivariaat uit. Dit gebeurt op grond van de Wet Fido en het treasurystatuut.

Kasgeldlimiet Begroting Werkelijk 2023 2023

Bedragen x € 1.000 Begrotingstotaal 1 januari Kasgeldlimiet in % van omvang begroting Toegestane kasgeldlimiet

344 8,20% 28

Vlottende schuld Vlottende middelen Netto vlottende schuld

48 47 1

92 91 1

Toegestane kasgeldlimiet netto vlottende schuld Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

28 1 27

De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto vlottende schuld < 1 jaar van een gemeenschappelijke regeling in een kwartaal niet hoger mag zijn dan 8,2% van het begrotingstotaal (€ 344.000). Dit betekent dat het Streekarchivariaat maximaal € 28.000 aan kort geld (kasgeld) mag aantrekken. De netto schuld op korte termijn bedraagt op 31 december 2023 € 1.000 en blijft daarmee binnen de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is niet per kwartaal weergegeven omdat deze cijfers niet precies uit de administratie berekend kunnen worden. Omdat de bijdrage van de gemeenten per kwartaal in rekening wordt gebracht blijft de kasgeldlimiet in alle kwartalen onder de toegestane limiet.

Renterisiconorm Begroting 2023

Bedragen x € 1.000 Begrotingstotaal 1 januari renterisiconorm in % van omvang begroting Toegestane renterisiconorm

344 20% 69

Renteherzieningen Aflossingen Renterisico

Renterisiconorm

Renterisico Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en renteherziening. Hiermee wordt een maximum gesteld aan het renterisico op langlopende geldleningen. Omdat het Streekarchivariaat geen vaste geldleningen heeft is er ook geen sprake van een renterisico. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat lokale overheden overtollige financiële middelen moeten afromen naar de schatkist van het Rijk. Op basis van artikel 9 van de regeling Schatkistbankieren is het Streekarchivariaat vrijgesteld van schatkistbankieren voor decentrale overheden. Bedrijfsvoering Voor de archiefbescheiden zijn de voorschriften van de gemeente Zevenaar omtrent de zorg, de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, van overeenkomstige toepassing. Op de medewerkers van het streekarchivariaat zijn de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Zevenaar, vastgelegd in de Cao-gemeenten, van toepassing. Er zijn geen meldingen over ongewenst gedrag en/of corruptie geweest. Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording In de rechtmatigheidsverantwoording is een tabel opgenomen met geconstateerde onrechtmatigheden. De geconstateerde onrechtmatigheden vallen binnen de vastgestelde grenzen die zijn beschreven in de financiële verordening.

Het streekarchivariaat beschikt niet over een nota misbruik & oneigenlijk gebruik, vanwege de beperkte omvang van de organisatie. De organisatie is zich bewust van de risico’s die omtrent dit vraagstuk spelen en handelt daarna indien noodzakelijk. Gedurende 2023 zijn geen zaken geconstateerd die in het kader van misbruik of oneigenlijk gebruik zouden moeten worden gemeld.

JAARREKENING BALANS Activa VASTE ACTIVA

Ultimo 2023

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

Ultimo 2022

1.044

2.883

1.044

2.883

Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

38.306 97

62.589 9.873

Liquide middelen Banksaldo

52.508

8.554

Totaal vlottende activa Totaal activa

90.910 91.954

81.016 83.899

Totaal vaste activa VLOTTENDE ACTIVA

Passiva VASTE PASSIVA

Ultimo 2023

Eigen vermogen Bestemmingsreserves

Ultimo 2022

794

Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar Overige schulden Crediteuren

50.299 41.655

49.527 33.577

Totaal vlottende passiva Totaal passiva

91.954 91.954

83.104 83.899

VLOTTENDE PASSIVA

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN Werkelijk Primitieve Na 2022 begroting wijziging

Werkelijk 2023

Verschil

Lasten Programma archief Programma overhead Totale lasten

185.318 132.472 317.790

207.820 136.508 344.328

203.761 145.081 348.842

-4.059 8.572 4.513

Baten Programma archief Programma overhead Bijdragen gemeenten archief Bijdragen gemeenten overhead Totale baten

61.717 122.807 132.472 316.996

14.500 192.526 136.508 343.534

41.852 161.114 145.081 348.047

27.352 -31.412 8.572 4.512

Saldo

-794

-795

-1

Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve

794

795

Saldo na bestemming Waarderingsgrondslagen

Normenkader Ten behoeve van het vaststellen van de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties is een overzicht gemaakt van de relevante wet -en regelgeving. Onderstaand overzicht is gebaseerd op het vastgestelde normenkader in de begroting 2023, maar geactualiseerd met wet -en regelgeving die na de begroting is vastgesteld. Bij de bepaling van het beleid en het beheer dient rekening gehouden te worden met de volgende externe en interne regelgeving: • Financiële verordening (ex artikel 212) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg 2023; • Verordening controle financiële beheer en organisatie (ex artikel 213) Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg 2023; • Begroting 2023; • Gemeentewet; • Wet Gemeenschappelijke regelingen; • Besluit Begroting en Verantwoording; • Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; • Raamwet EEG-voorschriften; • Archiefwet 1995; • Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; • Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zevenaar; • Wet op de omzetbelasting 1968; • Wet op het BTW-compensatiefonds: • Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; • Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; • Vennootschapsbelasting. 13

Met ingang van 1 januari 2016 geldt dat ook de lokale overheden belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Dit geldt in beginsel ook voor gemeenschappelijke regelingen zoals de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Gezien de aard van de activiteiten van onze gemeenschappelijke regeling achten wij de kans klein dat wij vennootschapsbelasting moeten gaan betalen. Als gevolg van voorgaande is in de jaarrekening geen belastinglast uit hoofde van vennootschapsbelasting verantwoord. Balans Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeenschappelijke regeling. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs die ook Het Streekarchivariaat hanteert. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bij materiële vaste activa is het onderscheid van belang tussen activa met een economisch nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Een investering met economisch nut: • is verhandelbaar; • kan bijdragen aan het genereren van middelen; • moet geactiveerd worden (m.u.v. kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde). - Investering vanaf verkrijgingsprijs € 1.000 (zie verordening, art. 8) - Afschrijving start op 1-1 boekjaar na aanschaf In 2023 is er geen investering met economisch nut geweest. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV) Overzicht van baten en lasten. Kosten worden toegerekend aan het verslagjaar waarop deze betrekking hebben.

Toelichting balans Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

Totaal per balanssoort

Overige materiele vaste activa

Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde 1-1-2023 Investeringen 2023 Desinvesteringen Afschrijvingen Bijdragen van derden Afwaarderingen Boekwaarde 31-12-2023

7.355 4.472 2.883 0 0 1.839 0 0 1.044

Totaal

7.355 4.472 2.883 0 0 1.839 0 0 1.044

Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen De vorderingen bestaan uit een vordering voor een bouwvergunningsproject gemeente Doesburg (€ 7.381), een bouwvergunningsproject gemeente Zevenaar (€ 14.762) en doorbelasting uren Zevenaar i.v.m. enquetecommissie (€ 16.163). Liquide middelen Banksaldo Het bankverkeer, inclusief onderlinge verrekeningen met de gemeente Zevenaar, loopt via de rekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Het tegoed op het banksaldo per 31 december 2023 bedraagt € 52.508. Eigen vermogen Bestemmingsreserves Verloop bestemmingsreserves Naam reserve Reserve afschrijvingslasten PC's

Totaal

Saldo 1-1-2023

Toevoegingen Onttrekkingen

795 795

Vermin-dering afschrijvingen activa 795 795

Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar De overige schulden bestaan uit nog te betalen factuur 2023 (€ 629), restant verschuldigde bijdrage aan de deelnemende gemeenten over 2023(€ 22.841) en administratiekosten 2023 gemeente Zevenaar (€ 26.830).

Saldo 31-12-2023 -

Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Volgens het BBV wordt in de toelichting op de balans de niet uit de balans blijkende belangrijke financiële rechten en verplichtingen vermeld waaraan het Streekarchivariaat voor toekomstige jaren is verbonden. Dit betreft meerjarige financiële verplichtingen zoals bijvoorbeeld langlopende huurcontracten of leasecontracten. Voor Het Streekarchivariaat zijn dit de verlofrechten ad € 13.488. Voor de rest zijn er geen ‘niet uit de balans blijkende verplichtingen’. Toelichting programma archief Hieronder worden de programma’s archief en overhead toegelicht. In een tabel wordt het programma onderverdeeld in soort kosten. Daarna worden de afzonderlijke posten zo nodig toegelicht.

Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2022 begroting wijziging 2023 Lasten 146.178 155.938 155.938 175.463 Salarissen en sociale lasten 379 100 100 -124 Overige personeelslasten 39.642 39.642 0 Personeel van derden 1.072 2.000 2.000 801 Automatisering en kantoorbehoeften 27 200 200 88 Kantoorartikelen en diversen 132 2.500 2.500 0 Studiekosten 580 600 600 573 Telefoon en internet 1.914 2.000 2.000 2.594 Lidmaatschappen en abonnementen 877 2.500 2.500 677 Algemene kosten en post onvoorzien 594 500 192 500 Kosten aanschaf boekwerken 31.726 21.659 E-depot 1.839 1.840 1.839 Afschrijvingslasten 1.840 185.318 207.820 203.761 Totale lasten 207.820 Baten Overige opbrengsten Bijdragen E-depot Bijdragen gemeenten archief Totale baten

Verschil 19.525 -224 -39.642 -1.199 -112 -2.500 -27 594 -1.823 -308 21.659 -1 -4.059

29.991 31.726 122.807 184.524

14.500 192.526 207.026

41.852 161.114 202.966

27.352 0 -31.412 -4.060

-794 794 -

-795 795 -

Saldo Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve Saldo na bestemming

Salarissen en sociale lasten In maart 2023 is er een nieuwe medewerker in dienst gekomen. De loonkosten ad € 27.083 waren niet begroot voor 2023. Andersom is er voor 2023 een bedrag ad € 9.971 begroot voor een medewerker die in werkelijkheid in 2023 niet meer in dienst was. Overige personeelslasten I.v.m. teruggaaf WW-reparatie ad € 185 zijn de kosten negatief. Algemene kosten en onvoorzien Het bedrag bestaat vooral uit het jaarlijks uitje ad € 390 en de kerststollen ad € 195.

E-depot Docfactory is in 2023 verdergegaan met een plan van aanpak inzake het E-depot. Kosten waren niet begroot. Dit omdat startdatum van het project op dat moment niet bekend was. Overige opbrengsten Voor de gemeenten Doesburg en Zevenaar zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van bouwvergunningen. Bij Doesburg is € 7.381 en bij Zevenaar is € 14.792 gedeclareerd. Tevens zijn de uren i.v.m. enquêtecommissie ad € 16.163 in rekening gebracht voor Zevenaar. Toelichting programma overhead Werkelijk Primitieve 2022 begroting

Na wijziging

Werkelijk 2023

Verschil

Lasten Salarissen en sociale lasten Assurantie Administratie Accountantskosten Totale lasten

99.129 613 20.264 12.466 132.472

100.403 605 23.400 12.100 136.508

103.925 653 26.830 13.673 145.081

3.522 48 3.430 1.573 8.572

Baten Bijdragen gemeenten archief Saldo Dotaties reserves Saldo na bestemming

132.472 -

136.508 -

145.081 -

8.572 -

Salarissen en sociale lasten Hier worden de salarislasten van de streekarchivaris verantwoord. Deze lasten worden volgens de BBV-voorschriften tot de overhead gerekend, ook als deze uitvoerende taken verricht. Het verschil is te verklaren doordat in de begroting rekening is gehouden met een CAO-verhoging van 3,6%. In werkelijkheid was in 2023 de salarisverhoging hoger.

Begrotingsrechtmatigheid Begroting definitief

Werkelijk 2023

207.820 136.508

203.761 145.081

Lasten Programma archief Programma overhead Zie toelichting programma overhead.

Verschil -4.059 8.572

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid van het bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht de streekarchivaris toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 4 juli 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 10.465 .De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. Bevinding De streekarchivaris is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Geen afwijkingen. Incidentele baten en lasten De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling dient structureel in evenwicht te zijn. Dus alle structurele lasten worden gedekt door structurele baten. In de jaarrekening 2023 is in het programma archief een incidentele bate opgenomen van in totaal € 41.852. Het betreft diverse ontvangen leges, extra inkomsten voor bouwvergunningen ad € 22.143 en inkomsten doorbelasting uren werkzaamheden enquêtecommissie ad € 16.163. Omdat het saldo van alle kosten en opbrengsten aan de deelnemende gemeenten worden doorberekend is in 2023 daarom ook sprake van eenzelfde incidentele last. Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben geen zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan.

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN NAAR TAAKVELD Werkelijk Primitieve Na 2022 begroting wijziging Lasten 0.4 Overhead

132.472 19

136.508

Werkelijk 2023

Verschil

145.081

8.572

0.10 5.4

185.318

207.820

203.761

-4.069

Totaal lasten

317.790

344.328

348.842

4.513

Baten 0.4 Overhead 0.10 Mutaties reserves 5.4 Musea

794 61.717

794 14.500

795 41.852

1 27.352

Totaal baten

62.511

15.294

42.647

27.353

Saldo

255.279

329.034

306.195

-22.839

132.472 122.807

133.207 151.301

132.472 161.807

8.572 -31.412

0.4 5.4

Mutaties reserves Musea

Bijdragen gemeenten Bijdragen gemeenten

Wet normering topinkomens (WNT) Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking Gegevens 2023 bedragen x € 1 Functiegegevens

A.G.B. Koster STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

80.867

Beloningen betaalbaar op termijn

12.160

Subtotaal

93.027

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2022

223.000 0 93.027 N.v.t. N.v.t.

bedragen x € 1

A.G.B. Koster

Functiegegevens

STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

Bezoldiging

77.676 12.731 90.407 216.000

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

Bezoldiging 90.407 Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE VOORZITTER / PENNINGMEESTER VOORZITTER / PENNINGMEESTER SECRETARIS BESTUURSLID BESTUURSLID BESTUURSLID

J. Goossen H. Hieltjes D. Jansen L.W.C.M. van der Meijs A.J. van Hout A. Boone

Periode 01/01 – 21/12 21/12 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12 01/01 – 31/12

Controleverklaring

BIJLAGEN Bijdragen van de deelnemende gemeenten Krachtens artikel 23, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling geschiedt de verdeling van de kosten over de samenwerkende gemeenten voor de ene helft naar het aantal inwoners volgens de laatstelijk door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers en voor de andere helft naar de op grond van hun bezoldiging gekwalificeerde werktijden van de personeelskosten van het streekarchivariaat in de samenwerkende gemeenten.

De door de gemeenten te betalen kosten bedragen € 306.194 Op grond van bovenstaande regeling komt ten laste van de deelnemende gemeenten: op basis van het aantal inwoners per 1 januari 2023: Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

11.081 / 24.937 / 15.114 / 45.042 /

96.174 x 96.174 x 96.174 x 96.174 x

0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x

306.195 306.195 306.195 306.195

= = = =

17.639 39.697 24.060 71.701

0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x

306.195 306.195 306.195 306.195

= = = =

52.995 12.618 10.094 77.390

naar rato van de werktijden(dagen): Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

126 / 30 / 24 / 184 /

364 x 364 x 364 x 364 x

De deelnemende gemeenten hebben in 2023 voorschotten verleend op de hierboven berekende bedragen. Per saldo is heeft de gemeente een bedrag van 22.841 tegoed, berekend als volgt: gemeente Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar

bijdrage 2023 verleend voorschot te verrekenen 70.635 52.315 34.154 149.091 306.194

76.171 56.453 36.830 159.581 329.035

-5.536 -4.138 -2.676 -10.490 -22.841

Laatst genoemd bedrag is op de balans opgenomen onder overige schulden.

Vaststellingsbesluit Het Bestuur van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" stelt de jaarstukken 2023 vast.

Aldus vastgesteld door het Bestuur van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" in haar vergadering van …. juli 2024.

De secretaris,

De voorzitter,

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Doesburg&id=11452d89-123b-4566-b264-475e21aeffa6