Bijlage 2 - Archiefverordening Doesburg 2015
Tekst van het document
C/S’ÎF.
lo‘uí'
Nummer 6
De raad van de gemeente Doesburg;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 oktober 2015;
gehoord de commissie Bestuurs— en Organisatiezaken van 12 november 2015;
gelet op de Archiefwet 1995; b e 5 l u | t : de Archiefverordening Doesburg 2015 betreffende de zorg van het college van burgemeester en
wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zoals hierna beschreven vast te stellen.'
Hoofdstuk I.
Algemene bepalingen
Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a.
de wet:
de Archiefwet 1995;
b.
gemeentelijke organen:
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°‚ van de wet, voor
c_
de archiefbewaarplaats:
d.
de streekarchivaris:
de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris van
beheerder:
degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de
zover behorende tot de gemeente; de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en
wethouders aangewezen archiefbewaarplaats; het Streekarchivarìaat “De Liemers en Doesburg“; e.
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
f.
beheereenheid:
een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire
|'nformatievoorziening; het cluster Facilitaire Dienstverlening interne Zaken
g.
informatiesysteem:
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur,
met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,
bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk [I.
De zorg van burgemeester en wethouders voor de archlefbeschelden
Artikel 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten; thans gelegen in het pand aan de Nieuwstraat 4 te Doesburg
Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voer de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de
werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5 1.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de
archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.
2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen
worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en
voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8 Burgemeester en wethouders doen 2-jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter
uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IIl
Toezicht van de streekarchivaris op het beheer van de archiefbescheìden welke niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9 De streekarchivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 10 De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen
toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11 1.
De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast,
alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervuiling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden
alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2.
De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben
met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12 De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder
alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De streek archivaris geeft daarbij
aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13 De beheerder doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en
wethouders een voorstel te doen tot." a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van e'e'n of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als
c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
archiefbescheiden; d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. voorgenomen conversie of migratie van documenten / informatiesystemen
Artikel 14 De archivaris doet eenmaal per 2 jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van
het toezicht.
Hoofdstuk IV
Slotbepalingen
Artikel 15 De Archiefverordening van 29 januari 1998 wordt ingetrokken. “»..
Artikel 16 Deze verordening treedt inwerking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.
Artikel 17 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Doesburg 2015.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Doesburg in zijn openbare vergadering van 26 november 2015.
De voorzitter,
?341LW -/ G.H.W. Noordewier