Bijlage 1 - Memo Vaste instroommomenten routevervoer LLV en JW

Aan:

Contactambtenaren

Onderwerp:

Instroommomenten routevervoer naar scholen

Datum:

30 oktober 2023

Afzender:

Vervoersorganisatie

Aanleiding De vervoerswereld heeft landelijk al een tijd lang te maken met personeelstekorten. Helaas lijkt het chauffeurstekort bij diverse vervoerders alleen maar toe te nemen, vooral in het routevervoer. Dit bemoeilijkt de planning voor met name het leerlingen- en jeugdwetvervoer enorm. Daarnaast merken we dat de aanvragen voor deze doelgroepen steeds verder uiteen gaan lopen. Speciaal onderwijsscholen en jeugdzorginstellingen raken vol, waardoor kinderen naar steeds verdere locaties moeten of op afwijkende tijden. Al deze zaken maakt dat diverse vervoerders momenteel al niet meer alles kunnen inplannen. De verwachting is dat in de loop der jaren op deze manier het chauffeurstekort alleen maar zal toenemen. Daarom willen wij op andere manieren naar het routevervoer gaan kijken, om ervoor te zorgen dat ook in de komende jaren het vervoer beschikbaar en kwalitatief goed blijft voor de reizigers die het echt nodig hebben. Dat kan door actief kinderen te trainen om de overstap te maken naar het OV en door afspraken te maken over het niet toestaan van incidentele wijzigingen, maar we merken dat dit alleen niet voldoende zal zijn. Nog een optie is het gebruik maken van langere stand still periodes.

Stand still De start van het schooljaar is altijd een spannend moment voor het routevervoer. Om ervoor te zorgen dat het schooljaar rustig van start gaat, maakt Avan ieder jaar gebruik van een stand still periode. Dat wil zeggen dat twee weken voor de scholen starten tot en met een week daarna er geen nieuwe aanmeldingen of mutaties worden opgepakt door de vervoerders. Dit zorgt ervoor dat ze zich in deze periode volledig kunnen focussen op de kinderen die tijdig zijn aangemeld. Aanmeldingen die tijdens de stand still periode zijn binnengekomen, worden nu verwerkt in de tweede schoolweek en uiterlijk vanaf de derde schoolweek uitgevoerd. De laatste jaren merken we dat het aantal aanmeldingen en wijzigingen in de eerste schoolweken enorm hoog is. Dit zorgt ervoor dat vaak na twee weken een groot deel van de planning alweer overhoop gegooid moet worden. Hierdoor krijgen kinderen – ook de kinderen die tijdig waren aangemeld – te maken met veel wisselingen in hun route, reistijd, medereizigers en chauffeurs in de eerste schoolweken. Dit kan voor veel onrust zorgen. Iets dat we ook terug horen van ouders in de vorm van klachten en tijdens ons jaarlijkse telefonische KTO leerlingenvervoer net na de start van het schooljaar.

Vaste instroommomenten Om meer rust in het vervoer te brengen, is het voorstel om in plaats van één stand still periode aan het begin van het schooljaar, gebruik te maken van vaste instroommomenten van het vervoer naar scholen en jeugdwetinstellingen gedurende het schooljaar. Dat wil zeggen dat na iedere schoolvakantie (zomervakantie, herfstvakantie, kerstvakantie, voorjaarsvakantie en meivakantie) er weer nieuwe kinderen instromen. In plaats van dat er dan continu wisselingen in het vervoer zijn, kunnen vervoerders iedere vakantie de routes optimaliseren en de nieuwe kinderen op een natuurlijkere manier laten instromen. Zo moeten kinderen die te laat zijn

aangemeld langer wachten tot zij in het vervoer mee kunnen, maar hierdoor hebben de kinderen die wel op tijd zijn aangemeld meer rust en vastigheid.

Tijdig aanmelden De werkwijze voor de zomervakantie blijft hetzelfde: het grootste deel van de aanmeldingen dient bekend te zijn zodra de zomervakantie start, zodat vervoerders aan de slag kunnen met de planning. Twee weken voor de scholen starten gaat de stand still periode in. In de nieuw voorgestelde werkwijze worden alle aanmeldingen die daarna nog binnen komen, pas verwerkt in de herfstvakantie. Daardoor wordt het nog belangrijker voor ouders om zich tijdig aan te melden. Stel iemand vraagt de week voor de scholen starten leerlingenvervoer aan, dan zou deze na de herfstvakantie mee kunnen in het vervoer. Wanneer iemand in november vervoer aanvraagt, kan deze mee na de kerstvakantie, etcetera. De volgende ‘stand still’ zou steeds beginnen een week voor de schoolvakantie, behalve bij de zomervakantie, dan is dit twee weken voor de start van het schooljaar. Op basis van de schoolvakanties regio Zuid schooljaar 2024-2025 zou dit dan het volgende betekenen: Instroommoment na

Datum vakantie

Uiterste aanmeldmoment bij vervoerder

Max. te overbruggen tijd

Zomervakantie

6 jul – 18 aug

5 juli

9 schoolweken

Herfstvakantie

19 okt – 27 okt

13 oktober

9 schoolweken

Kerstvakantie

21 dec – 5 jan

15 december

8 schoolweken

Voorjaarsvakantie

22 feb – 2 mrt

16 februari

9 schoolweken

Meivakantie

26 apr – 4 mei

20 april

10 weken tot einde schooljaar

Voor wie Deze maatregel willen we koppelen aan het vervoer dat naar scholen en jeugdwetinstellingen gaat. De vaste instroommomenten zijn dan na iedere schoolvakantie. De vaste instroommomenten gelden niet in het dagbestedingsvervoer. Dit vervoer wordt immers doorgaans al los gereden van het vervoer naar scholen. Een uitzondering geldt ook – zoals dat nu ook het geval is – voor acute uithuisplaatsingen. In dat geval wordt er alsnog zo snel mogelijk vervoer georganiseerd.

Stagevervoer Veel scholen bepalen pas in de eerste of tweede schoolweek wat het stageadres wordt voor hun leerlingen, waarna ze hier al op korte termijn heen moeten. Dit zou dus precies in de eerste stand still periode vallen. Stagevervoer waarbij kinderen in dezelfde route kunnen blijven, daarvoor geldt dat het zover als mogelijk binnen 5 werkdagen wordt ingepland. Daarbij wordt het vervoer naar stage als laatste in de route gereden, zoals dat nu ook het geval is.

Alle gemeenten Deze maatregel zal alleen zoden aan de dijk zetten als alle gemeenten hierin meegaan. Wanneer de ene gemeente hier wel toe besluit en de ander niet, zullen vervoerders alsnog druk zijn met mutaties. Bovendien is het dan op scholen en aan ouders lastig uit te leggen waarom het ene kind wel kan instromen en het andere niet. We maken daarom graag deze afspraak Avanbreed.

2

Wat als… Wat als een vervoerder wel eerder plek heeft en de reiziger toch inplant. Hoe wordt dit gecommuniceerd? In principe willen wij met de vervoerders de afspraken maken dat de wijzigingen echt pas na de volgende vakantie worden ingepland. Als je deze afspraak maakt, kun je ons inziens in je communicatie naar ouders en scholen duidelijk zijn. De afspraak met vervoerders zou dan worden de wijziging niet eerder op te pakken. Wat als een reiziger het schooljaar is gestart op de fiets, maar dit na een week toch niet blijkt te lukken? Dan zullen ouders tot aan de herfstvakantie een andere vorm van vervoer moeten verzorgen tot instroom bij Avan mogelijk is. De gemeente heeft enkele weken voor het beoordelen van een aanvraag. Dan moeten de gegevens nog doorgegeven worden aan de vervoerder en die heeft dan nog vijf werkdagen om het in te plannen. De extra tijd tot aan de herfstvakantie die dan nog rest, is daardoor redelijk kort ten opzichte van hoe het proces nu is. Uiteraard kan de gemeente besluiten in de resterende tijd een andere vorm van leerlingenvervoer in te zetten. Wat als een BSO, school of instelling in z’n geheel verhuist? Doorgaans gebruiken dit soort instellingen de vakanties om te verhuizen, daardoor worden hier geen grote problemen verwacht.

Ook dit moet aan de voorkant goed als spelregel aan de scholen en instellingen meegegeven worden dat er dan aangesloten moet worden bij de vakanties. Daarbij geldt dat bij een verhuizing van zowel ouders als scholen/instellingen er wederom gekeken moet worden of de toewijzing van vervoer terecht is. Ook dat kost tijd en daar zullen scholen en instellingen rekening mee moeten gaan houden. Wat als de gemeente een reiziger te laat heeft ingevoerd of een andere fout heeft gemaakt waardoor deze niet op tijd is aangemeld? Dan is het aan de gemeente om te besluiten of zij een andere vorm van vervoer wil voorzien om de periode te overbruggen tot de reiziger kan instromen bij Avan. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de ouders: het wordt des te belangrijker alle aanmeldingen goed te verwerken en goed te controleren. Vooral de controle en de herhaling bij ouders is een belangrijk onderdeel bij de start schooljaar. Daarbij kunnen uitdraaien uit Mybility helpen.

Communicatie Omdat dit een flinke verandering met zich meebrengt, is het belangrijk dat de communicatie hieromtrent zeer duidelijk is. Daar de toewijzingen van het vervoer door de gemeenten worden gedaan, zal deze communicatie ook vooral vanuit de gemeente moeten worden gedaan. De Vervoersorganisatie zal dit opnemen in het vervoersreglement, waar gemeenten naar kunnen verwijzen in beleidsregels en beschikkingen (eventueel Verordening). De Vervoersorganisatie kan een tekst opstellen die alle gemeenten kunnen gebruiken bij de start van de aanvraagprocedure voor het nieuwe schooljaar. De verwachting is dat dit in het eerste jaar mogelijk wat weerstand zal geven, omdat ouders niet gewend zijn tot de volgende vakantie te moeten wachten met instromen. Onze verwachting is dat de meesten hier na een jaar aan gewend zullen zijn. Daarnaast kan de Vervoersorganisatie ook meedenken in het optimaliseren van het proces rondom de aanvragen, denk aan het controle proces (zijn alle aanmeldingen in beeld). De consulenten en backoffice-medewerkers die afspraken maken over de inzet van het vervoer naar instellingen worden middels een nieuwsbrief door de Vervoersorganisatie geïnformeerd, daarnaast kunnen er regionale bijeenkomsten georganiseerd worden waarin alle spelregels uitgelegd worden.

3

Buiten dat ouders geïnformeerd moeten worden, is het ook goed scholen te informeren hierover. Dit kan middels informatiebrieven vanuit de Vervoersorganisatie, maar ook tijdens de gesprekken die vanuit de gemeenten gevoerd worden met schoolbesturen. Zo kunnen zij hier ook rekening mee houden. Onze verwachting is dat de schoolvakanties natuurlijke momenten zijn, ook voor scholen, om veranderingen door te voeren en dat daardoor het vervoer alsnog redelijk goed kan aansluiten bij eventuele wijzigingen vanuit scholen. Voordat ouders en scholen worden geïnformeerd, is het daarnaast belangrijk de raad goed te informeren. De Vervoersorganisatie kan een concept raadsbrief opstellen met de gehele achtergrond en uitleg van deze nieuwe werkwijze.

Vervolgstappen Alle gemeenten worden verzocht om dit punt intern op de agenda te zetten. Graag hebben wij vóór 1 februari 2024 een definitief besluit genomen hierover voor komend schooljaar. Zo is er voldoende tijd om ouders, scholen en raden (nader) te informeren. De Vervoersorganisatie zal een concepttekst opstellen voor ouders, zodat gemeenten deze kunnen gebruiken in het aanmeldingsproces van aankomend schooljaar. Zelf zal de Vervoersorganisatie soortgelijke informatie verzenden naar scholen. Om het efficiënt en werkbaar te houden voor vervoerders en gemeenten heeft dit alleen zin als iedere (perceel)gemeente deze werkwijze gaat hanteren.

4