Bijlage 1 - Controleaanpak

1. K1 CONTROLEAANPAK 1.1. Uw vraag - de opdracht U heeft ons uitgenodigd om een offerte uit te brengen voor de accountantsdiensten met ingang van het begrotingsjaar 2024. De accountantsdiensten bestaan uit het controleren van de jaarrekeningen voor de jaren 2024-2027 inclusief rechtmatigheidsverantwoording, waaronder de interimcontroles, de balanscontroles, de WNT, de 27 door u genoemde SiSa regelingen én de natuurlijke adviesfunctie. Wij voeren onze controle uit zoals u dat vraagt. Dat bent u ook van ons gewend. Wij hebben het programma van eisen geaccordeerd. Wij hoeven géén collegiaal gesprek met een accountant te houden. 1.2.

Een duurzame samenwerking

U kent ons en wij kennen u. Wij hebben u leren kennen als een dappere gemeente die zich ondanks de omvang ontwikkelt en initiatief neemt. Dat is juist ook uw kracht. U ontwikkelt zich. U heeft een degelijke organisatiestructuur en er is een plan voor de toekomst. U wil zelfstandig blijven. Maar dat is lastig. Een herindeling is mogelijk noodzakelijk. Een kleine organisatie kan flexibeler opereren. U doet dat ook en dat is uw kracht. De financiële mogelijkheden zijn echter beperkt. En dat blokkeert de groei. Wij helpen u met onze adviezen die passen binnen uw mogelijkheden. Wij helpen de auditcommissie en het College een volgende stap te zetten waar het kan. U heeft deze ook al gezet de afgelopen jaren. Eén van onze belangrijkste punten van aandacht in het controleproces is samenwerking en efficiëntie. In de aanpak, de uitvoering, maar ook in de communicatie. Zo duidelijk en zo lean mogelijk. Wij bereiken dit door elkaar goed te kennen. Maar ook met ons aanleverportaal, een goede op elkaar afgestemde planning en duidelijke communicatie van verwachtingen en bevindingen. In het aanleverportaal geven we precies aan wat we van uw organisatie verwachten. Dit is voor ons uitgangspunt voor onze controleplanning en kosten. Hierin staat op post- en activiteitenniveau beschreven welke documenten wij nodig hebben. We verwachten van u dat u een juiste en betrouwbare jaarrekening opstelt.

De door ons gevraagde stukken heeft u zelf nodig om een betrouwbare en juiste jaarrekening te maken. Dit geldt ook voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze heeft geen invloed op onze aanpak, maar is wel belangrijk voor een betere interne beheersing. We helpen u daarbij natuurlijk graag en stemmen af. Natuurlijk worden er fouten gemaakt, maar daarvan leren we met z’n allen. Ook om die te voorkomen. Wij zijn een MKB kantoor. We trekken zodanig samen op dat we een optimale situatie kunnen bereiken. We stemmen de planning met u af en maken hier goede afspraken over. Onze flexibiliteit hierin is onze kracht. Wij zijn een middelgroot kantoor maar denken klein. We evalueren de opdrachtuitvoering jaarlijks. Dat is onderdeel van onze opdracht. Aandacht voor verbetering is belangrijk voor de komende jaren. Immers samenwerking is ook groeien met elkaar. 1.3.

Tijdsplanning, controlemomenten en rapportagemomenten

Wij starten onze controlewerkzaamheden gedurende de zomermaanden op. Meteen na de zomer spreekt de tekenend accountant met de burgemeester en secretaris én met de audit commissie over de ontwikkelingen in Doesburg, over fraude en integriteit, over nieuwe wet- en regelgeving en over aandachtspunten in de controle. In november (in overleg met u) voeren we de interimcontrole uit. Wij stellen in november/december een management-letter op. Deze bespreken we met de wethouder, secretaris en concerncontroller. In januari voeren we zoveel mogelijk dossiercontroles van het 2e halfjaar uit voor de participatiewet en WMO/Jeugd en bereiden we ons voor op de jaarrekeningcontrole. Deze vindt in overleg met u plaats in mei als u dat wilt. Ons accountantsverslag brengen wij in mei/juni uit en bespreken deze met de wethouder, secretaris, concerncontroller en de audit commissie. 1.4. Onze controlefilosofie en -aanpak Wij kunnen voldoen aan alle kwaliteits- en tijdscriteria die u heeft aangegeven in het programma van eisen. We gaan voor de controle uit van een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, zoals u gewend bent. Een jaarlijkse update van de risico’s Wij starten met gesprekken over welke kant uw gemeente op wil, welke nieuwe wensen en eisen er zijn voor het komende jaar en welke wensen u heeft voor onze dienstverlening.

Deze gesprekken geven aan op welke wijze wij het beste kunnen adviseren. Rekening houdend met de grootte en de mogelijkheden van Doesburg. Dat kunnen verbeterpunten zijn maar ook juist positieve verrassingen. We schrijven op wat we zien en delen dat met u. Dat is onze aanpak.

Wij vragen uw reactie hierop en die bespreken we. Daarna maken we jaarlijks onze eerste risicoanalyse. Deze delen we ook met u. Hierin staan de positieve én de verbeterpunten. Wij hebben uw gemeente zien groeien de afgelopen jaren. Wij hebben nog wel risico’s aangegeven in de managementletter. Uit het accountantsverslag 2022 blijken controleverschillen. Ze worden wel snel door u opgepakt. Wij maken natuurlijk dankbaar gebruik van de werkzaamheden van de interne controleur die het controleprogramma uitvoert en werken heel nauw samen. Aan de voorkant, tijdens en bij de resultatenanalyse. Deze samenwerking rendeert in een optimale controleaanpak, is onze ervaring. Onze controleaanpak Onze controleaanpak is systeem- en IT-gericht waar het kan, we doen data-analyse waar het efficiënter en effectiever is (en daarbij ook voor u interessant is) en detailcontroles waar het moet om uw en onze risico’s te beheersen. Op ons kantoor ontwikkelen wij het DAAS (Data-as-a-service) systeem. Dit systeem helpt ons uw data effectief te analyseren en te controleren. Dit systeem is voor een deel klaar. We gebruiken deze onder meer voor de controle van betalingen. In een startbijeen-komst met de concerncontroller en de financieel adviseurs stemmen wij onze wederzijdse verwach-tingen en werkzaamheden af. Deze liggen vast in het SKN aanleverportaal.

De gegevens hierin worden bewaard en kunnen ook daarna door u en door ons worden benaderd. Dit betekent dat wij terugkerende stukken niet jaarlijks op hoeven te vragen. Voor de rechtmatigheid werken we nauw samen met de intern controleur en de samensteller van de jaarrekening. Wij begeleiden, adviseren en ondersteunen daar waar het kan. Onze controleaanpak is onveranderd. Samenwerking met de interne controleur Gedurende het jaar overleggen we met de interne controleur over het IC plan. We kijken of alle noodzakelijke controles erin zitten en of er controles kunnen vervallen eventueel. Dit gebeurt in ieder geval voor de start van de IC werkzaamheden voor het betreffende jaar. Om zo optimaal mogelijk op elkaar afgestemd te zijn. Zo vullen we elkaar aan en leren we optimaal van elkaar. In het kader van het dynamiseren van de controle willen we graag meer periodiek samenwerken. Zodat we gedurende het jaar al regelmatig met elkaar overleggen over de werkzaamheden en de uitkomsten. De steekproeven bepalen we in overleg. Ons voorstel is dat te doen met de goedkeuringstolerantie van 1%. Zodat we optimaal gebruik kunnen maken van de uitgevoerde werkzaamheden omdat wij deze ook hanteren. En tevens gezamenlijk de risicoanalyse te doen en daarmee de omvang van de steekproeven per proces en post te maken.

Ook kunnen we samen beslissen data-analyse uit te voeren als dat meer en sneller waarde oplevert. Verwonderpunten Tijdens de interimcontrole beoordelen wij de financiële processen en de planning en control cyclus. Ook de samenwerkingsovereenkomst met Doetinchem over de IT en de afspraken daarin, de in gebruik zijnde (IT) systemen en processen op opzet, bestaan en werking. De IT beoordelen we op veiligheid en continuïteit. Dit doet de IT auditor. Hij kijkt naar algemene beheersmaatregelen en naar de applicatiebeveiliging. Tevens helpen wij u naar het niveau BIO. De uitkomsten van de interimcontrole zijn de verwonderpunten. Zaken die ons positief en negatief opvallen. Deze bespreken wij met de secretaris, de concerncontroller en de IC-er. We luisteren naar hun reactie en gaan in gesprek over de acties en aanbevelingen. We stellen kort na de bespreking de managementletter op. Omdat we hebben afgestemd sluit de managementletter naadloos aan op uw organisatie en uw verwachtingen. Het is een nadere uitwerking van het besprokene. U kent onze managementletter. Deze hebben we bijgevoegd. Tijdens de jaarrekeningcontrole controleren we de risicoposten en daarbij behorende processen zo effectief mogelijk. We hanteren ook hierbij samen het vernieuwde SKN aanleverportaal. Als dit gevuld is en de kwaliteit is voldoende, dan is de documentatie volledig.

Wij gebruiken ook Datasnipper, een versnelling in de controle-uitvoering. Hiermee krijgen we heel snel zekerheid over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en van andere documenten. We stellen tijdens/na de controle een bespreekpuntenlijst op. Deze bespreken we eerst weer. Daarna stellen we het accountantsverslag op. Hierin staat in B1 taal uitgewerkt wat we hebben besproken. U kent ons accountantsverslag. Deze hebben we ook bijgevoegd. We zetten belangrijke afgesproken deadlines in onze agenda’s en helpen u bewaken op tijdigheid van verklaringen en acties. Vanaf 2022 is er een fraudeparagraaf in de controleverklaring. Als accountant rapporteren wij hierin over frauderisico’s en genomen maatregelen en eventuele zich voorgedane onregelmatigheden. We helpen u uw en onze frauderisicoanalyse en daarmee de (preventieve) maatregelen tegen fraude jaarlijks te actualiseren.

1.5. Afspreken tijdschema en communicatiewijze Wij zijn gewend om samen met onze klanten een tijdschema te maken voor het gehele controleproces en deze vast te leggen. Wat ons betreft kunnen we de controle zoals aangegeven dynamiseren door gedurende het jaar al werkzaamheden te doen. Hierdoor wordt het werk in het drukke voorjaar verminderd en kan de doorlooptijd kort zijn. Samen met u stellen wij jaarlijks voorafgaand aan de controle een tijdschema vast met de controle- en bespreekmomenten. Hierin staan de stappen om te komen tot de uiteindelijke handtekening onder de controleverklaring en staat wanneer de besprekingen zijn (verwonderpunten en eindbespreking) en welk document (zoals de managementletter, accountantsverslag, LOR en controleverklaring) wanneer aangeleverd wordt. Dit schept duidelijkheid vooraf voor u en ons. Wij hebben korte lijnen met onze compliance officer op ons eigen kantoor. Bij eventuele vaktechnische dilemma’s schakelen we direct. Vanwege de omvang van onze organisatie hebben we zeer korte lijnen en directe contacten. We werken heel nauw samen. We beslissen samen binnen de tijdsafspraken. Wij hebben een systeem van mentoring (interne kwaliteitszorg) en OKB (externe kwaliteitsbeoordeling). Deze zijn zodanig georganiseerd dat wij binnen de afgesproken termijnen kunnen afwikkelen.

Wij maken voor de digitale ondertekening van officiële documenten gebruik van ValidSign. Dat is een beveiligd geautomatiseerd handtekeningensysteem. 1.6. Online samenwerken Gegevensuitwisseling Zoals aangegeven werken we met een eigen op maat voor gemeenten gemaakt aanleverportaal. Dit portaal is er voor een veilige uitwisseling van gegevens voor het controleren van de jaarstukken. De WNT is hierin ook opgenomen. Voor het sociaal domein en SiSa is er een afzonderlijk portaal. Kennisdeling Voor wat betreft kennisdeling met uw organisatie is er een kennisdossier voor publieke organisaties op onze eigen website SKN. Deze is openbaar toegankelijk. Dit kennisdossier is in opbouw. Tevens hebben we een gemeentespecifiek FDS (van Unit4) controlesysteem waarin we een voorbeeld gemeentedossier hebben ingericht met daarin voorbeelden van processen, regelgeving en regelingen, richtlijnen, controleplannen, etc. In het kennisdossier staan ook de nieuwsbrieven die we minimaal 3x per jaar aan gemeenten uitbrengen en de fiscale en HR (vakkundige) nieuwsbrieven die we minimaal 4x per jaar naar onze relaties zenden. 1.7. Taken en verantwoordelijkheden Doesburg Omdat wij u kennen is ons uitgangspunt van deze offerte de huidige inrichting en uitvoering van de interne beheersing(smaatregelen). Wij gaan ervan uit dat u deze handhaaft.

Zoals aangegeven is ons aanleverportaal onze communicatie over wat nodig is voor de controle. Deze is afgestemd op Doesburg. Wij vragen alleen wat nodig is voor onze controlefunctie maar ook de natuurlijke adviesfunctie. Wij verwachten van u dat u de vragen die daarin staan beantwoordt en dat u de jaarstukken compleet opstelt. Mocht dat niet lukken dan helpen we u natuurlijk als u dat wilt. Natuurlijk begeleiden wij u daar verder bij en kunnen we voorbeelden aanreiken. Wat daarin gevraagd wordt, is ook belangrijk voor u om de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, betrouwbaar te kunnen opstellen. We verwachten ook van u dat onze adviezen - alleen indien haalbaar - worden opgepakt. Dat is goed voor u én voor ons om efficiënter en effectiever te kunnen werken. Wij willen onze klanten graag beter maken. Maar wel binnen de reële mogelijkheden. Tenslotte willen we graag heel goed blijven samenwerken met de interne controleur door - daar waar nodig - samen de steekproeven te bepalen met behulp van KIC. Wij overleggen altijd met u hoe dat kan. Dat heeft enorme voordelen voor ons beide omdat dat werk en dus kosten bespaart. 1.8. Meer- en minderwerk Onze prijs is gebaseerd op uw uitvraag, uw uitgangspunten en de situatie zoals u deze heeft beschreven en zoals wij die natuurlijk kennen.

Wij gaan ervan uit dat de uitbestede taken zijn voorzien van voldoende gecertificeerde informatie. Tevens gaan we ervan uit dat alle interne processen onderhevig zijn aan het goede systeem van interne controle door de IC-er. Wij evalueren jaarlijks het gehele traject van de samenwerking. Hierbij kijken we samen wat we wanneer hoe hebben gedaan. Dit bespreken we en samen ontwikkelen we ideeën voor het volgende jaar. Om nog efficiënter samen te werken. Na de interimcontrole en als de SiSa regelingen bekend zijn in het najaar of voorjaar, stellen we een voorlopige prijsbrief op. In deze prijsbrief, die we samen bespreken, zijn de prijsafspraken opgenomen volgens de aanbestedingsdocumenten en eventuele werkzaamheden die extra nodig zijn en/of werkzaamheden die minder zijn dan tijdens de aanbesteding bekend waren. Tevens nemen we de afgesproken indexatie in deze brief op.

Dit schept wederzijdse duidelijkheid tijdens de controle. In geval dat de documentatie voor de interim/jaareinde controle niet tijdig gereed is horen we dit graag tijdig. Zo kunnen we gezamenlijk afstemmen hoe we hiermee omgaan. Als u ons vraagt hiervoor werkzaamheden te doen dan doen wij dat graag. We maken hierover dan een afzonderlijke afspraak. Wij houden van een goede wederzijdse afstemming van verwachtingen. Duidelijkheid. Samen komen we daar altijd uit. Meer- en minderwerk is er wat ons betreft alleen als we hierover samen een afspraak hebben gemaakt. 1.9. Wijze van verslaglegging U heeft ons gevraagd om voorbeeld te geven van een geanonimiseerde managementletter en accountantsverslag. Deze hebben we als bijlage opgenomen. Wij proberen in B1 taal (eenvoudig Nederlands) te schrijven. Wij hebben hiervoor trainingen gehad. We hopen dat u hierbij wordt geholpen onze uitkomsten van de controle beter te begrijpen. Wij vertellen de uitkomsten ook in de overleggen hierover in eenvoudige taal. Onze managementletter is volgens een vast stramien opgebouwd en wordt qua stijl regelmatig ververst. In de managementletter gaan we in op de kwaliteit en aanbevelingen voor de algehele en interne beheersing. Zowel over soft als hard controls. Ook kijken we of alle regelgeving is verwerkt en welke nog verwerkt moeten worden.

En ook nemen we toekomstige ontwikkelingen en aanpassingen in wet- en regelgeving mee in ons verslag. Doel is u op de hoogte te houden van de kansen én sterke punten, maar ook over bedreigingen en risico’s en u hiervoor te behoeden. 1.10.

Ons projectteam

Kernteam Ons voorstel is dat Reinier Gosselink-Wolbrink RA (61) als tekenend accountant en sparringpartner zal blijven fungeren. Hij is uw centrale aanspreekpunt voor de dienstverlening. Harm-Jaap Hoeve RA (38) stellen wij voor als senior manager te blijven fungeren. En Stefan Stolwijk RA (31) als controleleider. Stefan heeft 8 jaar controle-ervaring. Harm-Jaap 15 en Reinier 38 jaar. Dit team werkt intensief samen en ze hebben zich verbonden aan de controle van gemeenten. Dat is hun passie. Dit team stellen wij als vast voor. Voor de contractperiode. Zij kunnen elkaars werkzaamheden overnemen, mocht dat nodig zijn. Ze zijn alle drie RA. Ze zijn ingespeeld en hebben ruime ervaring. Ze vervangen elkaar ook in het bestuurlijk overleg, indien nodig. Harm-Jaap, Stefan en Reinier controleren samen 16 van de 26 gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die klant zijn bij ons. Zij bouwen samen - met de andere gemeentespecialisten - verder aan de gemeentepraktijk van onze organisatie. Overige teamleden Daarnaast zullen we 4 assistenten met gemeente-ervaring inzetten. Waarvan 1 senior assistent, 1 assistent, 1 controlespecialist voor het sociaal domein en 1 SiSa specialist. Als senior assistent stellen wij Dominique Kleinsman (29) voor. Zij heeft 8 jaar ervaring met gemeenten en is vergevorderd in haar opleiding tot Registeraccountant. Niek Visser (46) is onze (gemeente) IT auditor.

Hij is zeer ervaren en onderzoekt de gemeentelijke IT beveiliging, samen met de teamleden. Ook zetten we sociaal domein specialisten in als onderdeel van het team. Zij zijn gespecialiseerd in de controle van de participatiewet inclusief de energietoeslag, de WMO, de Jeugdwet en de wet Inburgering. Dit is Danielle Mengers (42) of Nina Weber (20). Zij controleren samen de sociale regelingen bij onze klantgemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast zetten we een ervaren SiSa specialist in. Hij controleert alle SiSa regelingen bij al onze gemeenten. Daarnaast stellen wij Ilse Harms voor als aanbestedingsspecialist en Hard Nodig voor de techniek van grondexploitaties als dat nodig is. Met hen werken we nauw samen. Continuïteit gemeentelijke dienstverlening en arbeidsmarkt De continuïteit in de dienstverlening is voor ons essentieel. Met 60 accountants en assistenten waarvan 25 gemeentespecialisten in het controleteam is dat voldoende. De gemeentemarkt is een belangrijke markt voor het Stolwijk Kennisnetwerk (SKN). Het is 1 van de 4 marktgebieden, waarop wij vol in zullen blijven zetten. Wij controleren 26 gemeentelijke organisaties. Wij willen als kantoor graag iets betekenen voor de maatschappij en doen dat vanuit passie en onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ons beleid is sociaal en maatschappelijk.

Wij binden en boeien door optimale opleiding en training van onze mensen, zowel persoonlijk als vakinhoudelijk. Ook tijdens ons werk. Feed forward is onze cultuur. Wij hebben een participantenregeling om mensen te binden. We helpen onze mensen verder te komen en hun zorgen op te lossen. Bij tekorten beschermen we onze mensen met de inzet van zzp-ers. Onze ervaring is dat zzp-ers lang aan ons verbonden zijn.