Adviesnota raad Webformulier en Aanwijzingsbesluit elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid gemeente Doesburg

Adviesnota raad – openbaar Onderwerp Zaakdossier

Webformulier en Aanwijzingsbesluit elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid gemeente Doesburg Z/25/055105 - D/25/173216

Portefeuillehouder

Wethouder B. van Veldhuizen

Raadsprogramma

4. Bestuur en organisatie

Datum collegebesluit

25 februari 2025

Opsteller

Jetta Scheper

E-mail

Jetta.Scheper@doesburg.nl

Team

Bedrijfsvoering

Telefoonnummer (0313) 48 14 36

Voorstel Inhoudelijk beslispunt 1. het webformulier “Woo-verzoek indienen” en het “Aanwijzingsbesluit elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid gemeente Doesburg” vaststellen, voor zover het gaat om Woo-verzoeken aan de raad. Financieel beslispunt n.v.t. Procedureel beslispunt n.v.t. Juridische grondslag artikel 2:15, eerste lid, van de Awb, artikel 4:4, eerste lid, van de Awb en artikel 4.1, tweede lid, van de Woo,

Pagina 1 van 4

Inleiding Op grond van de Woo kan eenieder een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan van de gemeente, te weten de raad, het college, de burgemeester en de heffingsen invorderingsambtenaar. Een verzoek kan mondeling of schriftelijk worden ingediend en kan elektronisch worden verzonden op de door het bestuursorgaan aangegeven wijze, zo staat in artikel 4.1, tweede lid van de Woo. Het bestuursorgaan mag in een aanwijzingsbesluit zelf de manier van elektronische indiening bepalen. Dit kan bijvoorbeeld via een webformulier of een specifiek e-mailadres. Tot op heden is er geen keuze gemaakt. Hierdoor staat het eenieder vrij om een Woo-verzoek elektronisch in te dienen via een digitaal kanaal naar keuze. Het kan de afhandeling van Wooverzoeken binnen de wettelijke termijn van vier weken bemoeilijken als een verzoek naar elk e-mailadres van onze organisatie, per WhatsApp of ander digitaal kanaal kan worden verstuurd omdat het voor de ontvanger daarvan binnen de gemeente niet altijd duidelijk is dat het gaat om een Woo-verzoek en naar wie dit moet om af te handelen. Soms gaat er dan de nodige tijd overheen voordat het Woo-verzoek bij de juiste behandelaar terecht komt, terwijl de beslistermijn van vier weken doorloopt.

Daarom is het wenselijk om een webformulier vast te stellen voor het elektronisch indienen van Woo-verzoeken en daarmee andere digitale kanalen af te sluiten. Het webformulier kan met of zonder DigiD ingevuld worden. Naast het webformulier blijft het overigens altijd mogelijk om verzoeken op grond van de Woo per post of mondeling in te dienen. Als een verzoek op grond van de Woo wordt ingediend op een andere elektronische manier dan de aangewezen wijze, bijvoorbeeld via een specifiek e-mailadres binnen de gemeente Doesburg, dan stellen wij de verzoeker in de gelegenheid het verzoek alsnog op een juiste wijze in te dienen. De wettelijke termijn van vier weken start dan op het moment dat het verzoek op de aangewezen wijze via het webformulier is ingediend. Een verzoek dat niet alsnog via de aangewezen wijze elektronisch wordt ingediend, komt niet voor behandeling in aanmerking. Doel / meetbaar effect Door het vaststellen van een webformulier en gebruikmaking hiervan zorgen wij er binnen de gemeente Doesburg voor dat een ieder op een laagdrempelige manier en Woo-verzoek kan indienen, dat een verzoek op grond van de Woo tijdig bij de juiste behandelaar terecht komt en het verzoek binnen de wettelijke termijn kan worden afgehandeld.

Argumenten 1.1 het gebruik maken van een webformulier (met of zonder DigiD) is laagdrempelig en efficiënt Door het vaststellen van een webformulier en gebruikmaking hiervan, zorgen wij er binnen de gemeente Doesburg voor dat een ieder op een laagdrempelige manier een Woo-verzoek kan indienen, dat een verzoek op grond van de Woo tijdig bij de juiste behandelaar terecht komt en het verzoek binnen de wettelijke termijn kan worden afgehandeld, wat in het belang is van de indiener.

Pagina 2 van 4

Kanttekeningen 1.1 de wijze waarop Woo-verzoeken elektronisch kunnen worden ingediend wordt beperkter Dit is waar, maar de genoemde argumenten om met een webformulier te gaan werken als enige elektronische weg voor Woo-verzoeken wegen zwaarder. Financiën n.v.t. Uitvoering Planning Na besluitvorming wordt: het “Aanwijzingsbesluit elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid gemeente Doesburg” bekend gemaakt in het Gemeenteblad. Het webfomulier “Woo-verzoek indienen” wordt op de website geplaatst, waar het te vinden is via https://www.doesburg.nl/form/indienen-van-een-woo-verzoek Communicatie Idem planning Evaluatie n.v.t. Bijlage(n) ➢ Bijlage 1: Webformulier “Woo-verzoek indienen” ➢ Bijlage 2: “Aanwijzingsbesluit elektronisch kanaal verzoeken Wet open overheid gemeente Doesburg”

Pagina 3 van 4

Pagina 4 van 4