Accountantsverslag ODRA 2021

Omgevingsdienst Regio Arnhem Accountantsverslag 2021 Rapportage aan het algemeen bestuur – Concept -

Ondernemende Accountants

Het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Regio Arnhem Postbus 9200 6800 HA ARNHEM Elst, 22 maart 2022

Accountantsverslag 2021 Geachte leden van het algemeen bestuur, Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Omgevingsdienst Regio Arnhem (hierna ‘ODRA’). Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren: • Kernpunten uit onze rapportage; • Uitkomsten jaarrekeningcontrole; • Kwaliteit beheersorganisatie; • Onafhankelijkheid en controleproces. Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening 2021. Bij de uitvoering van onze controle ondervinden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van ODRA.

Indien gewenst lichten wij dit accountantsverslag graag toe. U kunt dan contact met mij opnemen. Tot slot maken wij u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen en dagelijks bestuur van ODRA. Indien ons verslag onderdeel is van een verzoek uit hoofde van de Wet Openbaarheid Bestuur, verzoeken wij u met ons contact op te nemen. Hoogachtend, de Jong & Laan accountants belastingadviseurs

Het concept van dit verslag is afgestemd met de directie op 22 Maart 2022. N.C. van der Wolf MSc RA

2

Inhoudsopgave

• Kernpunten uit onze rapportage • Uitkomsten jaarrekeningcontrole • Kwaliteit beheersorganisatie • Rechtmatigheidsbeheer

Bijlage

• Onafhankelijkheid en controleproces

3

Kernpunten uit onze rapportage De kernpunten uit onze rapportage Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Conclusie van onze controle De jaarrekening voldoet aan de vereisten van het BBV

De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn rechtmatig Resultaatbestemming

De door ons geconstateerde controle- en presentatieverschillen voor getrouwheid vallen binnen de door u vastgestelde toleranties. Wij hebben geen controleverschillen ten aanzien van rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2021 van ODRA. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2021 zijn ingericht in overeenstemming met de Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en staat van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van ODRA. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening 2021 van ODRA met betrekking tot het aspect rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020 in overeenstemming zijn met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader van ODRA. Het te bestemmen resultaat over 2020 is overeenkomstig het bestuursbesluit verwerkt in de bestemmingsreserve Innovatie (€12,4K).

Financiële positie

Presentatie resultaat

De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico’s waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen, de capaciteit van middelen en mogelijkheden die ODRA heeft om niet geraamde kosten op te vangen. De deelnemers aan de regeling hebben bepaald dat ODRA een algemene reserve kan aanhouden van maximaal € 500k of 5% van de jaarlijkse exploitatiebaten, indien dit lager is. Daarnaast kan het Algemeen Bestuur besluiten tot het vormen van bestemmingsreserves. Over 2021 is een saldo van baten en lasten gerealiseerd van € 64,3k. Het dagelijks bestuur stelt voor om het batig saldo te reserveren voor project “MBA” in het kader van de omgevingswet. Als het Algemeen bestuur definitief besluit tot deze resultaatbestemming bedraagt de algemene reserve € 470,2k en voldoet daarmee aan de norm.

Interne beheersing

Tussentijdse controle

Vanaf 2021 is ODRA overgegaan naar Openwave voor VTH. Bij onze tussentijdse controle hebben wij de administratieve organisatie en interne controle beoordeeld (opzet en bestaan), voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole (zie pagina 8).

4

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Onze analyse van het resultaat 2021 Voordelig resultaat nader besproken

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat (saldo van baten en lasten na resultaatbestemming) bedraagt over het jaar 2021 € 64,3k, ten opzichte van een begroot saldo van €0K.

Over 2021 is een positief resultaat van € 64,3k gerealiseerd. ODRA heeft het voornemen om het gerealiseerde resultaat toe te voegen aan een bestemmingsreserve.

Het resultaat over 2021 kan als volgt ten opzichte van de begroting worden weergegeven:

Begrotingsbeheer

Bedragen x € 1.000

Begroting 2021

Realisatie 2021

Afwijking

Baten programma’s

20.930

19.597

-1.333

Lasten programma’s

15.050

13.751

1.299

Overhead & programma’s

5.880

5.765

115

0

81

81

-0

-17

-17

-

64

64

Saldo van baten en lasten

Mutaties in bestemmingsreserves

Gerealiseerd resultaat

Uit het schema blijkt dat de werkelijke lasten lager zijn dan de door het algemeen bestuur geautoriseerde lasten, daarnaast zien we dat de baten tevens deels lager zijn. Bij een aantal programma’s zien we dat de kosten hoger zijn dan begroot. Dit wordt niet altijd ondervangen door hogere baten. We zien dat de kosten met name hoger zijn door de toerekening van de overhead. Op basis hiervan geen bijzonderheden in de rechtmatigheid. In het hoofdstuk rechtmatigheidsbeheer gaan wij verder in op dit onderwerp, waarbij ook de gevolgen van Covid-19 aan bod komen.

5

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle Wet normering topinkomens

Schatkistbankieren

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

De centrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in ‘Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan € 500 miljoen is de drempel gelijk aan € 3,75 miljoen plus 0,2% van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan € 250.000. De benutting van het drempelbedrag wordt berekend als gemiddelde over alle bedragen in het kwartaal. Gemiddeld mag een decentrale overheid dus maximaal het drempelbedrag buiten de schatkist hebben gehouden. Vanaf 1 juli heeft er een wijziging plaatsgevonden in het drempelbedrag. Het percentage onder de € 500 miljoen is verhoogd naar 2% met een minimum van € 1 miljoen. Boven de € 500 miljoen is de € 3,75 miljoen verhoogd naar € 10 miljoen. het percentage boven de €500 miljoen is gelijk gebleven.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2021 heeft uw gemeenschappelijke regeling een analyse uitgevoerd van topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Uit onze controle zijn beperkte correcties voortgekomen, die verwerkt zijn in de WNT-verantwoording van de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting na wijziging voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichting in de jaarrekening.

In het BBV zijn regels opgenomen over het rapporteren over (het gebruik van) het drempelbedrag in de jaarrekening. In de toelichting bij de balans moet worden gerapporteerd over het drempelbedrag en het gebruik daarvan in elk kwartaal. ODRA heeft in de toelichting bij de jaarrekening hierover gerapporteerd. Op grond van de berekening bedraagt de drempelwaarde bij ODRA € 250.000 tot 1 juni. Na 1 juni € 1.000.000 Over 2021 is uitgegaan van een drempelwaarde van € 1.750.000, overeenkomstig een afspraak met het Ministerie van Financiën uit 2013. Teneinde de onrechtmatigheid hiervan te wegen in het accountantsoordeel wordt de mogelijke overschrijding met het geldende rentepercentage vermenigvuldigd zijnde het gemiste bedrag voor de staat. Bij ODRA is geen sprake van overschrijdingen.

6

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle Administratieve verwerking ODRA voert haar administratie in SAP. In SAP zijn diverse verwerkingen geautomatiseerd ingericht. Deze inrichting is nog niet optimaal, wat leidt tot fouten in de geautomatiseerde gegevensverwerking. We hebben vastgesteld dat het ODRA veel tijd heeft gekost om de fouten uit te zoeken en te herstellen. Het voeren van een gedegen administratie in SAP stelt eisen aan het kennisniveau bij de administratieve medewerkers. Vanuit onze ervaring uit de controle stellen wij vast dat het kennisniveau niet op het vereiste niveau is. Bovenstaande punten zorgen voor een risico op fouten in de administratie. Wij adviseren dan ook om het kennisniveau te verbeteren. Aanvullend adviseren we om de processen omtrent de geautomatiseerde gegevensverwerking opnieuw te beoordelen en waar nodig aan te passen.

Reactie namens het ODRA: Afgelopen jaar is er veel aandacht uitgegaan naar het goed implementeren van OpenWave (was gestart op 6 jan 2021) en het verkrijgen van de management informatie via SAC. Daardoor was er beperkt capaciteit om de inrichting te optimaliseren. Het risico op fouten hebben we ook als daadwerkelijk ondervonden, teveel is pas in de laatste fase van het boekjaar naar bovengekomen. Repareren was veel werk en leidde tot vertraging. Onze ambities waren en blijven onverminderd hoog. In november is het project ‘jaarovergang 2022’ ingezet, waarbij een groot aantal vereenvoudigingen zijn doorgevoerd, waaronder een betere order/project/productenstructuur in SAP( en Open Wave) en een andere wijze van fiattering van tijdgegevens. Daarnaast wordt in de eerste maanden 2022 het zgn 3 way-matching ingevoerd voor inkoopcontracten en leveranciersfacturen. Daarnaast gaan we, in het kader van de ‘rechtmatigheidsverantwoording’ die we in 2022 moeten gaan opstellen, periodieke afsluitingen in de administratie doorvoeren. Deze dienen als borging en leercirkel voor kwaliteitsverbeteringen in de administratie. Om deze ambities te realiseren is versterking van de administratieve functie nodig. In het bedrijfsvoeringsplan is voorzien in een structurele uitbreiding met een allroud coördinator/hoof administratie naast de bestaande bezetting.

Helaas hebben we ook moeten constateren dat door de krapte in de arbeidsmarkt het lastig is om kwalitatieve op het goede niveau te komen.

7

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle Aanvullende opdrachten Het proces van aanvullende opdrachten dient aangescherpt te worden. We hebben vastgesteld dat gedurende 2021 aanvullende opdrachten zijn gefactureerd bovenop het vaste taakpakket. Door de onderbesteding dient zowel de aanvullende opdracht als een deel van het vaste taakpakket terug betaald te worden. Dit proces zorgt voor een hogere administratie belasting met een grotere kans op fouten. Reactie namens het ODRA: Deze aanbeveling nemen we ook over. Onze bedrijfsvoering wordt er door belast, maar ook het proces bij onze klanten belasten we hiermee nadelig. We gaan de bevoorschotting aan onze klanten anders inrichten. We denken valt aan het achterwege laten van een 4e kwartaal voorschot aan onze partners, en facturatie aan derden na afloop van de aanvullende opdracht. Onderzocht wordt op welke wijze dit invloed gaat hebben op de liquiditeitspositie.

Contracten beheer Vastgesteld dat bij verleningen van overeenkomsten niet altijd een schriftelijke afspraak wordt gemaakt. Dit brengt een juridisch risico met zich mee bij geschillen en een risico op rechtmatigheid in het kader van EU-aanbestedingen. We adviseren om alle verleningen schriftelijk vast te leggen. Reactie namens het ODRA: Het invoeren van het geautomatiseerd matchen van factuur en inkoopcontract (de 3waymatching) brngt met zich mee dat via de workflow in het systeem wordt ‘afgedwongen’ dat contracten aanwezig zijn. Tevens loopt er een verbetertraject op ons inkoopbeleid en de financieel-juridische toetsing aan de voorkant van het proces.

8

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2021 van ODRA nemen wij de interne beheersingsmaatregelen, die onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van ODRA, mee in onze overwegingen. Wij hebben de opzet en bestaan van de interne beheeringsmaatregelen onderzocht voor zover wij dat in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole.

Ontwikkelingen ten aanzien van AO/IB ODRA Vanaf de start van de GR is een groot deel van de administratieve verwerking en het IT-beheer ondergebracht bij De Connectie. In de afgelopen jaren heeft een transitie plaatsgevonden om de administratie en IT in eigen beheer te nemen. Met ingang van juli 2019 worden de financiële en salarisadministratie intern gevoerd in SAP. Vanaf 2020 wordt de salarisadministratie eveneens intern gevoerd. In 2021 heeft de implementatie plaatsgevonden van Openwave als VTH systeem. Door de overgang naar Openwave hebben we in de interim controle specifiek gekeken naar de verschillen tussen S4O en Openwave.

Conclusie ten aanzien van AO/IB ODRA Mede vanwege efficiencyoverwegingen kiezen wij voor de controle van de jaarrekening voor een overwegend gegevensgerichte controleaanpak. Dit betekent dat wij in beperkte mate steunen op de AO/IB van ODRA en vooral controlewerkzaamheden uitvoeren gericht op het vaststellen dat transacties betrouwbaar en rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit doen wij onder andere door het aansluiten van geregistreerde transacties in de financiële administratie met brondata. Deze controlewerkzaamheden voeren wij uit op basis van data-analysetechnieken, waarbij wij gebruik maken van de grootboekmutaties uit de financiële administratie en exports van bankmutaties uit de online-omgeving van de BNG De nieuwe inrichting van de administratie zorgt ervoor dat wij meer inzicht kunnen verkrijgen in de opzet en het bestaan van specifieke beheersmaatregelen, die noodzakelijk zijn om in de controle te kunnen steunen op de AO/IB van de organisatie. Dit is een aandachtspunt voor komende boekjaren, waarbij wij niet uitsluiten dat een gegevensgerichte controleaanpak gebaseerd op data-analyse efficiënter blijft. Gedurende de interim hebben we vastgesteld dat meerdere procedures niet formeel zijn vastgelegd. We adviseren daarom ook om procedures zoals het IT-wijzigingenbeheer en het voor toekennen van gebruikersrechten formeel vast te leggen.

Reactie namens het ODRA: We zijn in 2021 begonnen met het verbeteren van alle bedrijfs- en primaire processen. Allereerst door het eenduidig vastleggen hiervan, daarna door deze lean in te richten. Beveiliging van onze (kern)systemen, de autorisatiestructuur en werkwijze rondom wijzigingen in de systemen nemen we in die projecten mee. De verwachting is dat dit medio 2022 gereed kan zijn.

9

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Inkopen en betalingen

Personeelsproces

Inherent aan deze processen is het risico van onrechtmatige betalingen. ODRA heeft diverse interne beheersingsmaatregelen getroffen waardoor dit risico wordt gemitigeerd. Inkoopfacturen moeten door meerdere medewerkers worden geautoriseerd en betalingen moeten door twee medewerkers worden geautoriseerd. Hierdoor zijn wij van mening dat dit risico in voldoende mate wordt gemitigeerd.

Uit de procesbesprekingen blijkt dat gegevens van medewerkers op meerdere plekken worden bewaard. Hardcopy, in de SharePointomgeving en ook worden enkele documenten opgenomen in het personeelsdossier in Nmbrs. Risico’s op inconsistenties en beveiligingsrisico’s nemen hierdoor toe. Wij raden aan om een centraal personeelsdossier aan te leggen.

Tijdens de interim-controle hebben wij vastgesteld er geen controle aanwezig is op de wijzigingen in crediteuren stamgegeven. Hierdoor bestaat het risico dat bankrekeningnummers kunnen worden gewijzigd, door medewerkers die hiertoe rechten hebben, naar rekeningen die niet behoren bij de betreffende crediteuren. Wij bevelen aan om een proces in te richten omtrent de controle van crediteuren stamgegevens.

Reactie namens het ODRA De personeelsdossiers liggen vast binnen de Citrix omgeving op een voor medewerkers afgeschermde map op de R;dataschijf. Medewerkers hebben het recht op hun eigen personeelsdossier in te zien. Dat hebben we gerealiseerd via Nmbrs, omdat de R;schijf daar onvoldoende mogelijkheden voor bood. Uiteraard beogen wij ook één bewaarplaats voor personeelsdossiers en dat is de R: schijf. In de beweging naar een cloudomgeving en office 365 die wij komend jaar gaan maken willen wij binnen het DMS (Sharepoint) een eenduidige bewaarplaats inrichten met de vereiste beveiliging en autorisatiestructuur. Ook leggen wij dan een proces vast voor het beheer van de personeelsdossiers.

Reactie namens het ODRA Indien er nieuwe crediteuren worden opgevoerd in het systeem door de administratie, worden de gegevens vooraf gecontroleerd, via de autorisatieflow in SAP, door control. SAP beschikt niet over de functionaliteit om dat ook in te regelen voor wijzigingen. Omdat te realiseren zou maatwerk ontwikkeld moeten worden. De kosten vinden we niet opwegen tegen het risico. We kiezen ervoor om een overzicht op het SAP-dashboard van control te gaan plaatsen waarbij alle mutaties achteraf na een dag zichtbaar zijn.

10

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Automatisering Odra onderkent leemtes in de informatiebeveiliging als een belangrijk risico. Uit door ons gevoerde besprekingen blijkt dat dit onderwerp de laatste jaren onvoldoende aandacht heeft gehad. Onze aanbeveling zou zijn om dit te verbeteren door bijvoorbeeld awareness-trainingen voor het personeel. Daarnaast kunt u voor de toekomst een ISO 27001 certificering overwegen. Reactie namens het ODRA We hebben afgelopen jaar gewerkt aan awareness over AVG. De interne werkgroep heeft voorlichting gegeven over hoe je veilig en AVG proof kunt werken. Dit is een eerste stap. In de transitie naar de cloud en de bijbehorende Office 365 implementatie zullen we specifiek aandacht besteden aan veilig werken, zowel via het inregelen van de techniek (wet BIO, MFA) als functioneel.

Uit een beoordeling van contracten en SLA’s met IT-leveranciers valt op dat afspraken met betrekking tot de continuïteit van de IT systemen, zoals backup/recovery en uitwijkmogelijkheden, beperkt zijn vastgelegd. Dit brengt het risico met zich mee dat de continuïteit en het beheer van de IT omgeving onvoldoende is gewaarborgd. Ook kan dit ertoe leiden dat bij financiële schade onvoldoende verhaal mogelijk is bij de IT leverancier. We bevelen aan om de contractuele afspraken opnieuw te beoordelen op de volgende aspecten: Incident management, continuïteit, rapporteren van afspraken/naleven dienstverlening en verantwoordelijkheden.

Reactie namens het ODRA De contracten met T2en voor SAP en REM voor Open Wave zijn beide Europees aanbesteed onder de door de decentrale-overheid veelvuldig gebruikte GIBIT-voorwaarden van de VNG. Hierin is de basis over beschikbaarheid en schadevergoedingen vastgelegd. Voor de dienstverleningsovereenkomst met de Connectie gelden andere voorwaarden. In de praktijk blijkt schadeverhaal lastiger is, mede gezien de bestuurlijke verhoudingen. Des al niet te min zullen we deze aanbeveling onder de loep nemen en onderzoeken waar nog aanvullende afspraken over bovengenoemde aspecten nodig zijn.

11

Kwaliteit beheersingsorganisatie Interne beheersingsmaatregelen Automatisering Vanuit de controle op de gebruikersrechten blijkt dat er geen formele procedure is voor het toekennen en het beheren hiervan. We hebben de rechten in de applicaties in detail doorgenomen en hieruit blijkt het volgende: -

dat gebruikersrechten van diverse medewerkers ruimer zijn dan hun functionele bevoegdheden;. een oud medewerker nog rechten heeft voor SAP.

Door deze bevindingen ontstaat het risico op doorbreking van de AO/IB. We bevelen aan om een formele procedure op te zetten met betrekking tot het toekennen van toegangsrechten. Hierbij dient minimaal aandacht besteed te worden aan de huidige ingeregelde rechten en of deze rechten voldoen aan de huidige AO/IB en aan een procedure omtrent het tijdig stop zetten van rechten bij uitdiensttreding.

We hebben vastgesteld dat binnen de applicaties een wachtwoordbeleid aanwezig is. Uit de besprekingen blijkt dat in SAP het wachtwoordbeleid onvoldoende wordt afgedwongen waardoor het risico ontstaat dat onbevoegden toegang krijgen tot de applicatie en de gegevens van ODRA. Onze aanbeveling is om de logische toegang beveiliging van SAP aan te passen zodat er minimaal wordt afgedwongen dat het wachtwoord periodiek gewijzigd dient te worden.

Reactie namens het ODRA Zie voorgaande punt.

Reactie namens het ODRA Zie punt 1; We gaan de werkwijzen wijzigingen en autorisatie vastleggen en verbeteren. Met betrekking tot de individuele constateringen; ook deze zullen we in detail doornemen en beoordelen of de rechten moeten worden aangepast, dan wel dat er een geredere verklaring is voor ruimere rechten dan het functieprofiel.

12

Rechtmatigheidsbeheer Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2021 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (hierna: BADO) en het controleprotocol van ODDV. Voor het boekjaar 2021 hebben wij hierbij specifiek aandacht besteed aan de gevolgen van Covid-19 op de bedrijfsvoering en daarmee de jaarrekening en ons oordeel ten aanzien van de (Begrotings-)rechtmatigheid. Daarbij is rekening gehouden met de risico’s zoals opgenomen in de op 26 februari 2021 door het BADO uitgebracht notitie omtrent dit onderwerp.

Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan het algemeen bestuur, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen hoeven echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid, deze wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten of kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door het algemeen bestuur worden geautoriseerd.

Begrotingscriterium Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het algemeen bestuur is gerespecteerd. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per programma. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid.

Specifieke risico’s als gevolg van Covid-19 Ten eerste hebben wij aandacht besteed aan het risico dat de levering van producten of diensten gedurende 2020 niet (volledig) heeft plaatsgevonden als gevolg van Covid-19, wat tot onrechtmatige betalingen zou hebben kunnen leiden. Wij hebben in onze controle geen bestedingen vastgesteld waarvoor dit het geval is.

Het algemeen bestuur autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan het algemeen bestuur. Door een goede inrichting van de planning & controlcyclus zorgt het dagelijks bestuur er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen.

Ook kan sprake zijn van het niet of op andere wijze uitvoeren van begrote activiteiten door de omgevingsdienst, waarvoor wel bijdragen zijn ontvangen van de deelnemers. Gezien ODRA wordt gefinancierd op basis van output betreft dit geen risico met uitzondering van de collectieve diensten. Tijdens de controle hebben we vastgesteld dat er voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd om de collectieve diensten te dekken.

13

Rechtmatigheidsbeheer Misbruik en oneigenlijk gebruik

Europese aanbestedingen

In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

Als decentraal overheidsorgaan valt ODRA onder de Europese richtlijnen voor aanbesteden. In het geval de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden, moet ODRA deze in beginsel Europees aanbesteden. Voor diensten bedraagt deze drempel in 2021 € 214.000.

Niet financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij ODRA betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

Wij hebben een analyse uitgevoerd om vast te stellen of er sprake is van leveranciers waarbij op grond van de omvang risico bestaat dat het drempelbedrag wordt overschreden. Wij hebben uit deze controlewerkzaamheden geen bevindingen inzake het niet naleven van deze wetgeving.

Wijzigingen in 2022 Vanaf 2022 zal het bestuur van ODRA zelf een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening en hiervoor de noodzakelijk interne controleprocedures voor moeten uitvoeren en vastleggen. Omdat deze verantwoording onderdeel is van de jaarrekening geven wij met ons getrouwheidsoordeel in de controleverklaring tevens een oordeel over deze rechtmatigheidsverantwoording. Ondanks dat wij in 2022 in onze controleverklaring geen specifiek oordeel meer zullen geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening zullen wij in het kader van de getrouwheid wel moeten toetsen of het oordeel van het bestuur juist is. Wij zullen dan ook nog steeds werkzaamheden verrichten gericht op het vaststellen van de rechtmatigheid van de jaarrekening.

14

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1 Onafhankelijkheid De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2015 is op alle assurance opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO betreffen: • Langdurige betrokkenheid • Samenloop van dienstverlening • Geschenken en giften

Bevestiging Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Daar waar onafhankelijkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd. Wij kunnen u bevestigen dat wij zowel als organisatie en als controleteam onafhankelijk zijn van ODRA.

15

Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 1 Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2021 van ODRA gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het Controleprotocol WNT 2021. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekening dient te hanteren. Op grond van de jaarrekening 2021 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 195.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 585.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden.

Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op een minimumbedrag van € 50.000.

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

Niet-gecorrigeerde afwijkingen Uit onze controle zijn diverse correcties voortgekomen, waarvan een aantal om praktische redenen niet zijn gecorrigeerd. Deze afwijkingen zijn individueel en gezamenlijk lager dan het rapporteringsbedrag en worden in de door de voorzitter en directeur te ondertekenen bevestiging bij de jaarrekening opgenomen.

16

Ondernemende Accountants