Vervanging vergaderapparatuur raadszaal (raadsvoorstel-concept raadsbesluit).pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer: Datum vergadering: Datum voorstel: Nummer: Onderwerp:

1514821 26 mei 2026 28 april 2026 A Vervanging vergaderapparatuur (Audio/Video) raadszaal

Voorgesteld raadsbesluit 1. Over te gaan tot het vervangen van de Audio Visuele (AV) vergaderapparatuur in de raadszaal. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 170.000 en deze in 5 jaar af te schrijven. 3. De boekwaarde van de bestaande vergaderapparatuur ten bedrage van € 80.995 af te boeken en ten laste te brengen van de algemene reserve. 4. De jaarlijkse lasten ten bedrage van € 35.700 als volgt te dekken: Vrijvallende kapitaallasten bestaande vergaderapparatuur € 16.000, doorbelasten 1/3 deel aan Noaberkracht € 11.900 en de stelpost onvoorzien € 7.800. Samenvatting van het voorstel De Audio Visuele apparatuur in de raadzaal voldoet niet meer en dient vervangen te worden. Hiervoor is een bedrag benodigd van € 170.000 wat in 5 jaar kan worden afgeschreven. De aanbesteding hiervan doen we samen met de vervanging van de Audio Visuele apparatuur in de raadzaal van de gemeente Tubbergen. Vanwege het totale bedrag van deze beide vervangingen moet dit Europees worden aanbesteed. Aanleiding voor het voorstel De systemen voldoen niet langer aan de kwaliteit en gebruiksondersteuning die nodig is voor goed verloop van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. Om de continuïteit, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de vergaderfaciliteiten te waarborgen, is vervanging van de apparatuur noodzakelijk.

Beoogd resultaat van het voorstel Het realiseren van een modern, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk vergadersysteem die optimaal ondersteunt bij raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. Hiermee wordt de continuïteit, kwaliteit en efficiëntie van het vergaderproces gewaarborgd. Argumentatie De vergaderapparatuur in de raadzaal is technisch en functioneel verouderd. De huidige vergaderapparatuur bestaat uit microfoons, camera’s, computers, schermen en bekabeling, die specifiek voor de zaal worden ingeregeld. De geluidskwaliteit is niet altijd naar wens,. De huidige installatie voldoet niet langer aan de kwaliteitseisen voor moderne raads-, commissie- en overige vergaderingen, waardoor storingen vaker voorkomen en de gebruiksvriendelijkheid afneemt. Daarom wordt de gehele geluidsrichting/inrichting meegenomen zodat het geluid van de raadsleden ook op de publieke tribune verstaanbaar is. Bij de afweging is gekeken naar de mogelijkheden voor reparatie of gedeeltelijke vervanging. Deze opties blijken financieel en technisch niet verantwoord, onder meer door de leeftijd van de apparatuur, de beperkte beschikbaarheid van onderdelen en de beperkte schaalbaarheid richting toekomstige functionaliteiten. Een extern bureau heeft ons hierbij geadviseerd en er is ook geïnformeerd bij enkele gemeenten uit de regio.

Advies externe partij voor (Bijlage): De huidige AV-infrastructuur bestaat uit een combinatie van sterk verouderde, niet meer ondersteunde en onderling slecht te integreren systemen. Gedeeltelijk hergebruik leidt tot verhoogde risico’s op storingen, beperkte toekomstbestendigheid en hogere onderhoudskosten. Om te voldoen aan huidige en toekomstige eisen op het gebied van betrouwbaarheid, kwaliteit, veiligheid en gebruiksgemak adviseren wij om alle audiovisuele middelen integraal te vervangen binnen één samenhangend en toekomstgericht systeem.

In de aanbesteding wordt zoals altijd aandacht besteed aan circulariteit. Een akoestisch onderzoek is ook een onderdeel van de aanbesteding. Dit is ten behoeve van een optimale afstemming van de geluidskwaliteit in de raadzaal. In het kader van inclusie onderzoeken we parallel aan de vervanging de mogelijkheden van ondertiteling van de (live) streaming van de vergaderingen, waarvan de techniek geen onderdeel is van deze aanbesteding. De kosten voor de vervanging worden geschat op €170.000. Omdat ook de apparatuur in de raadzaal van Tubbergen vervangen dient te worden adviseren wij 1 aanbesteding te doen, waarin de apparatuur voor beide gemeenten wordt opgenomen. Dit komt de bediening en het gebruikersgemak ten goede. De totale kosten komen daarmee op € 340.000 (€ 170.000 per zaal). Gelet op ons inkoopbeleid zal deze vervanging Europees worden aanbesteed.

Participatie samenleving niet van toepassing Externe communicatie Hierover wordt niet actief gecommuniceerd Financiele paragraaf De totale investering van de vervanging van de AV-apparatuur raadzaal wordt geschat op € 170.000. Dit ligt ook in de lijn met de vorige aanschaf van de vergaderapparatuur uit 2020. Aangezien Noaberkracht op bepaalde momenten ook gebruik maakt van deze vergaderapparatuur is het niet meer dan redelijk en billijk dat daarvoor een vergoeding wordt betaald aan de eigenaar (beide gemeenten). Hiervoor wordt uitgegaan van 1/3 deel van de jaarlijkse lasten Zoals gemeld is de huidige verouderde AV-apparatuur in het verleden aangeschaft door de gemeente zelf en de lasten daarvan zijn dus ook opgenomen in de gemeentebegroting. Nu we overgaan tot vervanging kunnen deze bestaande ramingen komen te vervallen. Dit voor zowel de (resterende) boekwaarde als voor de kapitaallasten (rente en afschrijving). De restant boekwaarde van de bestaande AV-apparatuur raadzaal bedraagt per 31 december 2025 €80.993,72 (Jaar van aanschaf 2020) en dient te worden afgeboekt. Dit wordt dan een eenmalige last die ten laste komt van de algemene reserve. Dat er nog sprake is van een behoorlijke restant boekwaarde heeft te maken met de gehanteerde afschrijvingstermijn van 10 jaar. Deze, in 2020 gehanteerde, termijn is achteraf gezien wat te ruim.

De nu gehanteerde termijn van 5 jaar is realistischer. Structureel komt er wel ruimte beschikbaar in de begroting van beide gemeenten doordat de kapitaallasten (rente en afschrijving) vrijvallen. Het gaat hier om een bedrag € 15.921 In financiële zin komt dit neer op het volgende beeld voor de gemeente Aanschaf AV apparatuur raadszaal € 170.000 Afschrijving (5 jaar) € 34.000 Rente (omslagrente 1%) € 1.700 Totaal lasten € 35.700 Dekking Vergoeding Noaberkracht € 11.900 Vrijvallende kapitaallasten € 16.000 Post onvoorzien € 7.800 Totaal dekking € 35.700 We verwachten geen grote wijziging in de jaarlijkse support en onderhoudskosten (ca. € 10.700 voor Dinkelland), die al zijn ondergebracht bij Noaberkracht. Uitvoering Zo gauw het besluit is genomen wordt de Europese aanbesteding gestart.

Evaluatie Afspraak maken met de leverancier dat er over twee maanden na in gebruik name van de nieuwe apparatuur tijdens een raadsvergadering een evaluatie komt. Harmonisatie Dinkelland-Tubbergen In het kader van de harmonisatie tussen Dinkelland en Tubbergen worden bij beide gemeenten de audiovisuele middelen (AV-middelen) vervangen. De vervanging wordt gezamenlijk aanbesteed in één aanbesteding, bestaande uit twee percelen (één per gemeente). Dit betekent dat de besluitvorming in beide gemeenteraden met elkaar samenhangt en onderling afhankelijk is. Alleen bij positieve besluitvorming door beide raden kan de gezamenlijke aanbesteding worden uitgevoerd.

Burgemeester en wethouders van Dinkelland, de secretaris

de burgemeester

drs. C.H.A.A. Luttikhuis

J.G.J. Joosten

Raadsbesluit Datum: Nummer: Onderwerp:

26 mei 2026 B Vervanging vergaderapparatuur (Audio/Video) raadszaal

De raad van de gemeente Dinkelland, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 april 2026, nr. A; gelet op het advies van de commissie Sociaal Domein en Bestuur van 12 mei 2026; gelet op artikel 189 Gemeentewet besluit: 1. Over te gaan tot het vervangen van de Audio Visuele (AV) vergaderapparatuur in de raadszaal. 2. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 170.000 en deze in 5 jaar af te schrijven. 3. De boekwaarde van de bestaande vergaderapparatuur ten bedrage van € 80.995 af te boeken en ten laste te brengen van de algemene reserve. 4. De jaarlijkse lasten ten bedrage van € 35.700 als volgt te dekken: Vrijvallende kapitaallasten bestaande vergaderapparatuur € 16.000, doorbelasten 1/3 deel aan Noaberkracht € 11.900 en de stelpost onvoorzien € 7.800. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 26 mei 2026 De raadsgriffier,

De voorzitter,