Startnotitie toekomst OLCT versie 17 juli 2020.pdf

Startnotitie voor de op te stellen Kadernotitie Publiek-Privaat OLCT

Inleiding De gemeenschappelijke regeling Openbaar Lichaam Crematoria Twente (OLCT) is een gemeenschappelijke regeling met twaalf deelnemende gemeenten. In deze tijd waarin een doorlopende deelname aan samenwerkingsvormen voor gemeenten geen vanzelfsprekendheid meer is, komt ook de discussie over deelname aan de gemeenschappelijke regeling OLCT regelmatig op. Vaak wordt deze discussie aangeduid als de discussie publiek-privaat, alhoewel deze benaming de suggestie kan geven dat er enkel keuze is uit twee opties Nadat het onderwerp op initiatief van het dagelijks bestuur op 11 april 2019 oriënterend in het algemeen bestuur aan de orde is gesteld, heeft het algemeen bestuur op 20 juni 2019 besloten om voor de deelnemende gemeenten een (Kader)notitie op te laten stellen over het onderwerp publiek-privaat, met daarin de argumenten die van belang zijn voor een afgewogen besluitvorming. Niet alleen zou deze notitie de deelnemers inhoudelijk moeten helpen bij de te maken afweging, maar ook zou vooraf de te volgen procedure duidelijk moeten zijn. Dit proces zou, op aangeven van de Raad van Commissarissen, pas moeten worden opgestart na de indiensttreding van de nieuwe directeur-bestuurder. Deze startnotitie moet worden gezien als de aanzet voor de Kadernotitie.

In de startnotitie wordt de organisatie van het onderzoek geregeld en worden de onderzoeksvragen geformuleerd, die in de Kadernotitie van een antwoord worden voorzien. Startnotitie

Kadernotitie

Gemeenten

Algemeen Bestuur

•Onderzoeksvragen •Scope van het onderzoek •Beoogd resultaat •Organisatie

•Antwoord op de onderzoeksvragen •Inhoudelijk akkoord door AB •Voorleggen aan gemeenten

•Standpuntbepaling door deelnemende gemeenten.

•Neemt besluit over het vervolg

Verleden/toekomststrategie In het jaar 2000 werd besloten tot de huidige organisatiestructuur van de crematoria in Twente, waarbij het bedrijf werd verzelfstandigd (de Crematoria Twente b.v.) en de gemeenschappelijke regeling (het openbaar lichaam) de enige aandeelhouder werd van de Crematoria Twente b.v. Alle deelnemende gemeenten hebben binnen de gemeenschappelijke regeling zitting in het algemeen bestuur. Het stemrecht binnen het algemeen bestuur is gekoppeld aan het inwoneraantal:1 stem per 20.000 inwoners of gedeelte hiervan, met dien verstande dat geen der individuele gemeentes zo veel stemmen kan hebben, dat zij zelfstandig een meerderheid kan vormen. Het algemeen bestuur kiest een dagelijks bestuur en een voorzitter. De voorzitter is voorzitter van het algemeen en dagelijks bestuur en vertegenwoordigt de gemeenschappelijke regeling in een buiten rechte. De besloten vennootschap wordt geleid door een directeur-bestuurder. In periode 2010-2012 heeft er een strategische discussie plaatsgevonden over de toekomst van de Crematoria b.v. Belangrijkste aanleiding voor deze discussie was het op

peil houden van de dienstverlening van de Crematoria Twente. Hoewel de vraag omtrent het eventueel afstoten van Crematoria Twente op de achtergrond wel meespeelde, was dit geen expliciet onderdeel in de discussie over de toekomststrategie. De uitkomsten van de strategische analyse in de periode 2010-2012 resulteerden eind 2012 in een drieledige opdracht van het algemeen bestuur: het op een hoger niveau brengen van de dienstverlening, een verbetering van de bestaande accommodaties in Enschede en Almelo en een betere spreiding van de faciliteiten in het verzorgingsgebied. Deze laatste opdracht heeft geleid tot opening van de crematoria in Oldenzaal en Borne. De uitvoering van deze opdracht is nu vrijwel geheel uitgevoerd. Rol dagelijks bestuur Zoals aangegeven beschrijft deze startnotitie de onderzoeksvragen en organisatie van de werkgroep die deze onderzoeksvragen gaat beantwoorden en vertalen naar de Kadernotitie. Een eerste bespreking van de startnotitie heeft plaatsgevonden op 6 februari 2020. Het dagelijks bestuur heeft een aantal aanvullingen en suggesties meegegeven voor de nu voorliggende definitieve versie. In het verlengde daarvan wordt het dagelijks bestuur als opdrachtgever voor de op te stellen kadernotitie aangemerkt.

Dat betekent ook dat het dagelijks bestuur de inhoudelijke voortgang van het proces begeleidt totdat het eindresultaat wordt aangeboden aan het algemeen bestuur. Vanuit het dagelijks bestuur wordt de voorzitter aangewezen als aanspreekpunt. De voorzitter bewaakt de inhoud en de planning en koppelt hierover ook buiten de formele vergadermomenten terug aan het dagelijks bestuur. Inhoud van het onderzoek Vanuit het idee om de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk informatie te geven bij de voorgenomen standpuntbepaling, wordt daarbij onder meer, maar niet uitputtend, gedacht aan: - Publiek belang. Wat moet er worden verstaan onder publiek belang? Gaat het daarbij om het aanbieden door de deelnemende gemeenten van de mogelijkheid om te worden gecremeerd of is bijvoorbeeld ook het niveau van dienstverlening van belang? Is er sprake van een wettelijke taak of niet? - Ontwikkelingen in de markt en een analyse van het spelersveld. - Publiek karakter van crematoria. Het gaat hier om het aanstippen van aspecten zoals keuzevrijheid, het bepalen van de hoogte van tarieven en positie van regionale uitvaartondernemers. - Bestuurlijk-juridische aspecten. Crematoria Twente BV is een private onderneming, waarvan de gemeenschappelijke regeling OLCT de enige aandeelhouder is. De deelnemende gemeenten bezitten dus geen eigen aandelen en kunnen zelf geen aandelen vervreemden.

Wel kunnen gemeenten besluiten uit te treden. De gevolgen hiervan worden in beeld gebracht. Binnen dit onderwerp speelt ook de vraag of er nog alternatieve constructies mogelijk zijn om het eigenaarschap vorm te geven. - Wat zijn de argumenten geweest om destijds voor deze bestuurlijke constructie te kiezen en wat is de meerwaarde daarvan geweest? - Verwachte effecten van de verkoop van de onderneming op de continuïteit van het bedrijf, de infrastructuur (keuzevrijheid uitvaartondernemers), de tarieven en de werkgelegenheid binnen het bedrijf. - Financiële aspecten. Daarbij aandacht voor aspecten zoals de verwachte resultaats- en dividendontwikkeling en de vraag of het huidige dividendbeleid nog steeds adequaat is. De risicofactoren die van toepassing zijn bij het al dan niet voortzetten van de deelname.

Scope van het onderzoek De insteek van het onderzoek is in eerste instantie de beantwoording van een principale vraag: past het binnen de taakopvatting van gemeenten om via een gemeenschappelijke regeling aandeelhouder te zijn van een crematorium. Het onderzoek gaat in op de wens vanuit het Algemeen Bestuur voor een heroriëntatie op gemeentelijke samenwerkingsvormen. De uitkomsten van deze heroriëntatie kunnen aanleiding zijn voor vervolgonderzoek. De toekomstige financiële ontwikkelingen van het crematorium worden in dit onderzoek meegenomen. Buiten de scope van dit onderzoek ligt een waardebepaling van Crematoria Twente. Dit kan een vervolgopdracht worden, die onafhankelijk van de principiële discussie gevoerd moet worden. Organisatie Voorstel is om voor het opstellen van de Kadernotitie een werkgroep in het leven te roepen, waarin de relevante expertise is ondergebracht. Voor de financiële component wordt door de ambtelijke (financiële) kerngroep een deelnemer geleverd. Voor het inhoudelijke element neemt de directeur-bestuurder deel aan de werkgroep. Voor de coördinatie en de bestuurlijk-juridische aspecten maakt de opsteller van deze notitie onderdeel uit van de werkgroep. De werkgroep bestaat dus uit drie personen. De werkgroep maakt bij het opstellen in ieder geval gebruik van de aanwezige kennis bij de Raad van Commissarissen.

Daarnaast wordt ook de secretaris van de gemeenschappelijke regeling betrokken. En daar waar de werkgroep dit nodig acht, kan er ook nog andere deskundigheid worden ingeschakeld. Ook kunnen in het verleden opgestelde documenten nuttig zijn. Hierbij wordt vooral gedacht aan documenten uit de procedure voor de toekomststrategie. Kosten De inschakeling van externe deskundigheid kan op onderdelen noodzakelijk zijn. Daar waar mogelijk zal die deskundigheid worden betrokken bij de deelnemende gemeenten. Het kan echter zijn dat de deskundigheid daar niet kan worden geleverd. De werkgroep zal de inschakeling van externe deskundigheid vooraf voor goedkeuring voorleggen aan de opdrachtgever. Eindresultaat Het gehele proces moet uiteindelijk uitmonden in een Kadernotitie. Deze Kadernotitie moet een ongekleurd beeld geven van de argumenten die spelen rondom het thema publiek-privaat. De deelnemende gemeenten worden daardoor in de gelegenheid gesteld om in eerste instantie de discussie te voeren over een strategische heroriëntatie op het eigenaarschap en het huidige governance construct van het OLCT, waarbij ook eventuele alternatieve organisatievormen worden meegenomen. De kadernotitie biedt de bouwstenen en de afwegingsinstrumenten voor een eigen gemeentelijke beoordeling over deelname aan het OLCT en Crematoria Twente b.v.

Verdere procedure en planning De startnotitie is voor de eerst maal besproken door het dagelijks bestuur op 6 februari 2020. De leden van het dagelijks bestuur hebben naar aanleiding van de behandeling een aantal aanvullingen en suggesties naar voren gebracht. Na verwerking hiervan vindt definitieve vaststelling plaats in het dagelijks en algemeen bestuur op 2 juli 2020. Na aanvulling en vaststelling van de startnotitie kunnen de daadwerkelijke werkzaamheden

door de werkgroep worden gestart. Daarbij is er streven erop gericht om de Kadernotitie in de maanden november/december 2020 via het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur aan te bieden. Het is daarna aan de gemeenten om de besluitvorming binnen de gemeenten te laten plaatsvinden. De gemeente moeten dan op basis van de Kadernotie een eigen afweging maken. In het eerste of tweede kwartaal van 2021 kan dan het resultaat worden besproken en kan het algemeen bestuur eventuele besluiten nemen over het vervolg. Schematisch ziet de procedure er als volgt uit: 1. 2 3. 4. 5. 5. 6. 7. 8.

Versie 7, 17 juli 2020

Eerste bespreking startnotitie Vaststelling startnotitie Vaststellen startnotitie Opstellen Kadernotitie

Dagelijks bestuur

6 februari 2020

Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Werkgroep

Inlichten over de voortgang Bespreking/vaststelling Kadernotitie Vaststellen Kadernotitie Besluitvorming Eindbeeld vaststellen

Dagelijks bestuur

2 juli 2020 2 juli 2020 Juli/december 2020 19 november 2020

Dagelijks bestuur Algemeen bestuur

januari/februari 2021 Maart/april 2021

Gemeenten Algemeen bestuur

Februari/mei 2021 April/juni 2021