Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2023 Gemeente Dinkelland was getekend.pdf

Aan de gemeenteraad van de gemeente Dinkelland T.a.v. de raadsgriffier, de heer mr. L.J.M. (Leon) Engelbertink Postbus 11 7590 AA DENEKAMP

Twentepoort Oost 14a 7609 RG Almelo Postbus 206 7600 AE Almelo Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Behandeld door: Ons kenmerk: Datum:

G.C. Helminck RA MSc EMA 1012121-2023-opdrachtbevestiging 29 september 2023

Betreft:

Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, geachte heer Engelbertink, Eshuis Registeraccountants is verheugd om voor het boekjaar 2023 accountant te zijn van de Gemeente Dinkelland. Deze opdrachtbevestiging is de weergave van de, in het kader van onze benoeming, gemaakte afspraken en bevat mede een aantal door de beroepsorganisatie NBA voorgeschreven onderdelen. Deze brief is als volgt ingedeeld: 1. Opdracht en verantwoordelijkheden Eshuis Registeraccountants 2. Verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders en de Raad 3. Rapportage 4. Honorarium 5. Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden 6. Arbeidsomstandigheden 7. Ondertekening

1. Opdracht en verantwoordelijkheden Eshuis Registeraccountants Opdracht Als accountant van de gemeente Dinkelland onderzoeken wij of de jaarrekening 2023 van de gemeente Dinkelland het door de wet vereiste inzicht geeft. De uitkomst van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening. Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023, omvat het getrouwheidsoordeel ook ons oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders. Hierdoor vervalt ons separate rechtmatigheidsoordeel. Op grond van onze beroepsregels zijn wij verplicht in onze controleverklaring een aparte sectie ’controleaanpak continuïteit’ op te nemen, waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op de door het management gehanteerde continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de jaarrekening.

Eshuis Registeraccountants B.V. Algemene voorwaarden / Handelsregister K.v.K. Enschede nr. 08151214

Ook zal een aparte sectie ‘controleaanpak frauderisico’s’ in de controleverklaring worden opgenomen waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Deze aangelegenheden worden behandeld in de context van de controle van de financiële overzichten als geheel en bij het vormen van een oordeel hierover. Wij zullen de belangrijkste continuïteits- en frauderisico’s vooraf met u bespreken en de teksten in de (concept-)controleverklaring met u overleggen. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen, de overige gegevens en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: •

Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

•

Alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is vereist, waar tenminste de bijlage met taakvelden, de SiSa-bijlage en de WNT-tabel verplichte onderdelen van zijn.

Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het BBV en de Nederlandse Standaard 720. De werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Verantwoordelijkheid van Eshuis Registeraccountants voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente.

Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders gemaakte schattingen alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat, zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

2

Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands recht, de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) is het vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten'. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Als uitgangspunt geldt dat wij in het kader van onze dienstverlening niet participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw organisatie en ook geen besluiten namens u zullen nemen. Ook gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele andere beperkingen met u bespreken. Indien wij zijn gestart met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen.

Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen verzoeken wij u ons te informeren over (eventuele wijzigingen in) de juridische structuur van uw gemeente en de daarmee verbonden partijen. Voorgenomen wijzigingen in de juridische structuur van de organisatie kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: •

Langdurige betrokkenheid

•

Geschenken en gastvrijheid

•

Zakelijke relaties

•

Werkrelaties (waaronder het in dienst treden van medewerkers)

Wij rapporteren jaarlijks over onze onafhankelijkheid in het accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en zullen, indien van toepassing, dit onderwerp separaat (laten) agenderen voor de bespreking met (een vertegenwoordiging van) de Raad. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke

3

transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door u en/of uw gemeente. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl). Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta.

2.

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de Raad

Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders en de Raad verantwoordelijkheid dragen voor: •

Het opmaken van de jaarrekening waarin het vermogen en het resultaat getrouw is weergegeven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag. Beide in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

•

Een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten.

•

Het opstellen van de andere informatie, waaronder de programmaverantwoording, de SiSa-bijlage en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.

Het college van burgemeester en wethouders is verder verantwoordelijk voor het aan ons: •

Toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het college van burgemeester en wethouders zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden.

•

Verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle.

•

Onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de organisatie noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie.

U moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente Dinkelland op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door een accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college van burgemeester en wethouders om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder vragen wij het college van burgemeester en wethouders schriftelijk te bevestigen dat het college van burgemeester en wethouders van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de

4

jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij rekenen op volledige medewerking van uw medewerkers en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar zullen stellen. Publicatie van persberichten Indien het gemeentebestuur bij het openbaar maken van persberichten waarin de jaarcijfers worden vermeld ook uitspraken doet over de verwachte strekking van de bij de jaarrekening af te geven controleverklaring dient u dit tijdig aan ons kenbaar te maken. Gelet op de raakvlakken tussen de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur en onze werkzaamheden als controlerend accountant moet u, voorafgaand aan de openbaarmaking van deze persberichten, ons de gelegenheid geven hiervan kennis te nemen en waar nodig te voorzien van op- en/of aanmerkingen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel de Raad als bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dinkelland. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en niet aansprakelijk voor de preventie van fraude.

In dat kader is zowel de Raad als het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor (het toezicht op) een interne beheersingsomgeving die toereikend is opgezet en effectief werkt om het risico van materiële afwijkingen als gevolg van fraude te adresseren. Uw proces voor het identificeren van risico's met inbegrip van risico's van fraude en corruptie die relevant zijn voor de doelstellingen van de financiële verslaggeving, het inschatten van de significantie van deze risico's en het inschatten van de waarschijnlijkheid dat deze risico's zich voor zullen doen alsmede het nemen van beslissingen over te ondernemen acties om op deze risico's in te spelen ("uw (fraude-)risicoanalyse") dient uitgevoerd te zijn op een wijze die passend is in de gegeven omstandigheden. Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat onze controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude.

Indien tijdens de controle aanwijzingen van fraude blijken, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten. Indien wij een aanwijzing voor - of een redelijk vermoeden van - fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met de directie, het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. In het kader van de Nederlandse Standaard 240, "De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten" zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 5

a.

b.

c.

Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het gemeentebestuur en het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. Het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: •

het gemeentebestuur of het management;

•

werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of

• d.

anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan zij kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders, de registratie van incidenten, de klokkenluidersregeling of via anderen.

Zoals aangegeven rapporteren wij in de controleverklaring over fraude. Om invulling te geven aan onze verantwoordelijkheden, voeren wij specifieke werkzaamheden uit. Ons werkprogramma kan onder meer het volgende omvatten: •

Het beoordelen en bespreken van uw inschatting en die van het college van burgemeester en wethouders en het management met betrekking tot risico’s van materieel belang ten aanzien van fraude.

•

Het beoordelen en bespreken van uw beschrijving van de genomen interne beheersingsmaatregelen en de frequentie daarvan om fraude en frauderisicofactoren te onderkennen, alsmede de daaruit voortvloeiende communicatie tussen de Raad, het college van burgemeester en wethouders en het management over deze risico’s.

•

De effecten op de beoordeling van deze risicofactoren naar aanleiding van eventuele concrete gevallen van fraude.

•

Het uitvoeren van een, op de geïdentificeerde risico’s toegespitste, mix van (detail)waarnemingen, cijferanalyses, data-analyses en overige (verbands)controles mede gericht op het opsporen van fraude en frauderisicofactoren.

•

Het beoordelen van de effecten van schattingen, correcties en tendenties op de jaarrekening, alsmede de identificatie van ongebruikelijke of onzakelijke transacties.

U zult ons informeren omtrent alle aspecten en beweringen met betrekking tot financiële onregelmatigheden die u, het college van burgemeester en wethouders of het management ter ore zijn gekomen of zijn meegedeeld (ongeacht de bron of vorm waarin en inclusief, zonder enige beperking, beschuldigingen van klokkenluiders). In dat geval verstrekt u ons volledige en tijdige toegang tot (interne) documenten en/of onderzoeken naar deze informatie. Onder fraude wordt ook verstaan aspecten en beweringen rondom manipulaties van financiële resultaten door het management en werknemers, verduistering van activa, omzeiling van interne controles, ongepaste invloed op transacties met verbonden partijen, opzettelijke misleiding van accountants of andere beschuldigingen, niet-

6

wettige handelingen of fraude die tot gevolg kunnen hebben dat de jaarrekening een verkeerd beeld geeft of anderszins de financiële verslaggeving van uw gemeente aantast. Onze inschatting van risico’s en de, gedurende de werkzaamheden, geconstateerde bevindingen kunnen leiden tot een aanpassing of uitbreiding van onze werkzaamheden. Onze conclusies en aanbevelingen met betrekking tot fraude en frauderisicofactoren zullen wij aan u rapporteren via het accountantsverslag of, indien de omstandigheden dat vragen, op andere wijze. Continuïteit De jaarrekening wordt opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Uw taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen bij wet vast. Dat betekent dat uw voortbestaan in formele zin waarborgen kent. Desondanks dient het college van burgemeester en wethouders bij het opmaken van de jaarrekening af te wegen of de gemeente in staat is om de werkzaamheden en activiteiten in continuïteit voort te zetten. U dient gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de entiteit de activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toe te lichten in de jaarrekening.

De specifieke beoordeling van het college van burgemeester en wethouders van de mogelijkheden van de gemeente om de continuïteit te handhaven in de voorzienbare toekomst wordt op schrift gesteld en omvat tenminste een periode van twaalf maanden te rekenen vanaf de verwachte datum van opmaak van de jaarrekening. Deze specifieke beoordeling is passend bij onder meer de mate van onzekerheid, de omvang en de complexiteit van de gemeente alsmede de aard en de toestand van de activiteiten en de mate waarin zij door externe factoren wordt beïnvloed. Factoren die van invloed kunnen zijn op deze beoordeling zijn bezuinigingen, voornemens tot herindeling en het toezichtsregime van de provincie. In de controleverklaring rapporteren wij over de wijze waarop wij hebben ingespeeld op de geschiktheid van het hanteren door het college van burgemeester en wethouders en het management van de continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de financiële overzichten en op gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de entiteit om haar continuïteit te handhaven. Voor de informatie ter ondersteuning van ons oordeel zullen wij verwijzen naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten.

Het is mogelijk dat naast de uitgevoerde werkzaamheden ook belangrijke waarnemingen en de uitkomsten van de werkzaamheden zullen worden gerapporteerd. Onze controlewerkzaamheden worden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. De rapportering over fraude en continuïteit wordt opgenomen ter ondersteuning van ons oordeel over de jaarrekening en houdt geen afzonderlijk oordeel of conclusie in over deze aangelegenheden. Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de Raad zijn verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle weten regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het bestuur of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij verzoeken u schriftelijk te bevestigen dat u alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle bij u bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. 7

3. Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij tenminste in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een accountantsverslag. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de Raad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag, de overige gegevens en eventuele andere informatie. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de controleverklaring. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. Het verslag aan de Raad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten.

Tussentijds brengen wij, indien nodig, de Raad mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij zullen tevens een managementletter uitbrengen met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Communicatie met de Raad en het college van burgemeester en wethouders over alle aspecten van onze relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader rapporteren wij jaarlijks aan u onder meer over de volgende aspecten: •

Bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw organisatie.

•

In rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in de categorieën controle en overige dienstverlening door onze organisatie.

•

Bijzonderheden over relaties tussen uw organisatie en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

•

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.

•

Overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid.

Optreden accountant in openbare vergaderingen Wij kunnen gevraagd worden aanwezig te zijn bij vergaderingen of besprekingen waarin de jaarrekening wordt behandeld en vastgesteld. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze vragen kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de

8

controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente Dinkelland en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college van burgemeester en wethouders. Voor ons optreden in deze vergadering ontslaat u ons voor de duur van de vergadering van onze geheimhoudingsplicht. Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen wij door derden verzocht worden informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen.

Op grond van geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de reden nagaan waarom u uw instemming niet geeft. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/). Specifieke subsidieverantwoordingen Deze opdrachtbevestiging heeft naast de controle van de jaarrekening tevens betrekking op de controle van afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen. Wij zullen desgevraagd ook additioneel opkomende verzoeken om een controleverklaring bij afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen ter hand nemen. Wij wijzen u erop dat deze controlewerkzaamheden doorgaans met een grotere diepgang moeten worden uitgevoerd dan voor een reguliere jaarrekeningcontrole. 9

Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, fraude en onafhankelijkheid, die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen, geldt nog een aantal aanvullende aspecten. Uw college is verantwoordelijk voor het juist, tijdig en volledig opstellen van de specifieke subsidieverantwoordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controlegereed aangeboden. Dat wil zeggen: voorzien van de relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval ik, zullen wij dit aan het college van burgemeester en wethouders melden. Door middel van ondertekening van de subsidiedeclaratie(s) bevestigt het college van burgemeester en wethouders het volgende: •

De expliciete verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van de subsidiedeclaratie.

•

Dat de subsidiedeclaratie is opgesteld in overeenstemming met de eisen zoals deze zijn gesteld in de desbetreffende subsidieregeling en die zijn opgenomen in de subsidieaanvraag en de hierop afgegeven subsidiebeschikking.

•

Dat is voldaan aan alle relevante subsidievoorwaarden en wet- en regelgeving, die bij niet-nakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de subsidiedeclaratie.

•

Dat ons alle feiten en omstandigheden zijn gemeld die van belang zijn voor de opgemaakte subsidiedeclaratie.

•

Diens verantwoordelijkheid voor de opzet en de invoering van maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken.

•

Dat het ons op de hoogte heeft gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de subsidiedeclaratie van uw gemeente van invloed zijn, waarbij betrokken zijn het management, werknemers met een belangrijke rol in de interne beheersing of anderen, ingeval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de subsidiedeclaratie.

•

Dat ons inzage is gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondslag liggende gegevens en alle notulen in het kader van de specifieke ter controle aangeboden subsidiedeclaraties.

•

Dat geen andere voorwaardelijke baten of lasten of andere verplichtingen uit de subsidieregeling bestaan die moeten worden verwerkt of toegelicht in de subsidiedeclaratie, inclusief (voorwaardelijke) verplichtingen die een materiele invloed op de subsidiedeclaratie kunnen hebben.

•

Dat zich geen gebeurtenissen na het einde van de projectperiode hebben voorgedaan die aanpassing vereisen van de subsidiedeclaratie of de toelichting daarop, behalve wat in de toelichting van de specifieke subsidiedeclaratie is opgenomen.

Wanneer ons specifieke subsidieverantwoordingen worden aangeboden die een hoog risicoprofiel kennen, zullen wij dit met u communiceren en hiervoor een afzonderlijke, door uw college te ondertekenen opdrachtbevestiging doen toekomen en ook een specifieke afzonderlijke bevestiging bij de subsidiedeclaratie vragen. Bij reguliere subsidieverantwoordingen met een laag risicoprofiel zullen wij een globale kostenopgave doen toekomen, waarin wij verwijzen naar de hiervoor genoemde voorwaarden.

10

Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven weke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSawebsite van het Ministerie van BZK: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-enprovincies/belastinginkomsten-en-specifieke-uitkeringen-gemeenten-en-provincies/specifieke-uitkeringen-sisagemeenten-en-provincies. Review Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten en de frequentie van reviewen niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een kostenopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is.

De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige kostenopgave.

4. Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief de te maken kosten. Wij merken op dat de omvang van onze controlewerkzaamheden hoofdzakelijk wordt bepaald door de aard, omvang en complexiteit van uw organisatie, de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle, de overzichtelijkheid van de te controleren gegevens en de kwaliteit van de door u opgemaakte jaarrekening en bijbehorende controledocumentatie. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal periodiek in rekening worden gebracht op basis van de voortgang daarvan. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen. Ons honorarium bedraagt € 63.100 exclusief btw. Dit bedrag is gebaseerd op ons honorarium zoals opgenomen in de aanbestedingsdocumentatie bij TenderNedkenmerk 388118 en Referentienummer T24615. Bij de bepaling van dit honorarium hebben wij rekening gehouden met de invloed die de wijziging in de gemeentewet heeft op uw jaarrekening. Wij doelen hierbij specifiek op de rechtmatigheidsverantwoording. De exacte invloed van deze wijziging op de aard, timing en diepgang van de door de accountant uit te voeren werkzaamheden dient in het najaar van 2023 of het voorjaar van 2024 bepaald te worden door regelgevende instanties waaronder de NBA, de VNG en/of de Commissie BBV.

Voor dit deel van de controle hebben wij met uw verbijzonderde interne controle functionaris(sen) afspraken gemaakt over de wijze waarop deze controles worden voorbereid en aan ons aangeboden. Uitgangspunt hierbij is dat wij op efficiënte en effectieve wijze de geselecteerde deelwaarnemingen, uitgevoerde risicoanalyse en controles, dossiervastlegging, oordeelsvorming en evaluatie van uw functionaris(sen) kunnen reproduceren. Wij zullen gedurende de controle onze 11

tijdsbesteding op dit onderdeel van de controle nauwgezet registeren en monitoren. Onverhoopt hogere en/of aanvullende tijdsbesteding op de rechtmatigheidsverantwoording en/of op één of meerdere onderdelen hiervan zullen wij tijdig aan u melden. Tijdige beschikbaarheid van hoogwaardige controle-informatie bij aanvang van onze controle is cruciaal voor de efficiënte uitvoering van de werkzaamheden en daarmee onze mogelijkheden om aan de huidige kostenraming te kunnen voldoen. Daarvoor zullen wij tijdig voor de aanvang van de werkzaamheden een Lijst Op Te Leveren Stukken (LOTLS) verzenden naar de verantwoordelijke medewerkers van uw organisatie, waarin verdere details voor aanvang van de interimcontrole en de eindejaarscontrole worden overeengekomen. In het geval dat de informatie die wij opnemen in de met u overeengekomen LOTLS niet beschikbaar is voor aanvang van onze controle, en of de kwaliteit van de aangeleverde controle-informatie niet aan de verwachtingen voldoet, zullen wij met u in overleg treden over de wijze van uitvoering van de daarmee gepaard gaande extra werkzaamheden en het eventueel herplannen van onze controlewerkzaamheden. Het honorarium is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: •

Bij onze inschatting van de tijdsbesteding zijn wij uitgegaan van het reguliere activiteitenniveau en de organisatiestructuur bij de aanvang van het boekjaar.

•

De oplevering van balansdossiers is juist en volledig en vóór de start van balanscontrole gereed.

•

Dossierspecificaties conform de door ons aangeleverde checklist met op te leveren stukken worden digitaal bij ons aangeleverd.

•

Vertraging in de aanlevering van de door u uitgevoerde interne controles wordt tijdig bij ons gemeld zodat wij de impact op onze controleaanpak kunnen bepalen en zo nodig, in overleg met u, alternatieve werkzaamheden kunnen uitvoeren.

•

Het aantal taken dat ’t Rijk bij de gemeenten heeft belegd is in de afgelopen jaren toegenomen. Over deze taken dient de gemeente via de SiSa-bijlage verantwoording af te leggen. Een aantal van deze SiSaregelingen leidt tot meerjarige bestedingen en verantwoordingsvereisten. Actualiteiten leiden tot zowel doorlopende als nieuwe SiSa-regelingen, waaronder de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. Op voorhand kunnen wij nu geen schatting maken om hoeveel regelingen dit gaat, en wat de concrete verantwoordingsvereisten zijn. Gelet op de bestedingen van voorgaande boekjaren bij uw gemeente ramen wij de kosten per regeling (zowel doorlopend als nieuw) op een bedrag van € 2.500. Indien de kosten hoger uitvallen van geraamd zullen wij tijdig contact met u opnemen.

5. Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden en Verwerkersovereenkomst De inhoud van deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Voor aanvullende (advies)opdrachten zullen wij in de regel een separate opdrachtbevestiging opstellen. Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, zoals u deze bijgaand aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u deze voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren. Ons kantoor kent een klachtenregeling. Indien u hierover informatie wenst, dan kunt u zich wenden tot het Service Centrum, telefoonnummer 088 - 500 95 00. Wij krijgen regelmatig vragen over de noodzaak om een

12

verwerkersovereenkomst te sluiten met onze controlecliënten. Vanuit onze beroepsorganisatie is de richtlijn dat deze niet noodzakelijk is omdat wij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Vanzelfsprekend gaan wij zorgvuldig om met de informatie van onze opdrachtgevers en informeren u desgewenst over de maatregelen die wij nemen op het gebied van dataveiligheid.

6. Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

7. Ondertekening Met genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u een exemplaar van deze brief te voorzien van uw handtekening en te retourneren, ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van hetgeen wij overeenkwamen, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren.

Met vriendelijke groet, Eshuis, Registeraccountants

was getekend drs. C.L. (Caroline) Willems RA

Voor akkoord getekend namens de Raad van de gemeente Dinkelland door: Naam en functie Datum Handtekening

Bijlagen: 1. Algemene voorwaarden

13

Bijlage 1: Algemene voorwaarden ALGEMENE VOORWAARDEN gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nrs. 06082123, 08151214, 08151515, 83137114 en 73363642, van toepassing op de opdrachten aan: ESHUIS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS B.V., ESHUIS REGISTERACCOUNTANTS B.V., ESHUIS PERSONEELSDIENSTEN B.V., ESHUIS JURISTEN B.V. en ROAD 2 BI B.V. Artikel 1 Definities In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: 1. Algemene voorwaarden: het bepaalde in dit document. 2. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden. 3. Opdrachtnemer: ESHUIS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS B.V. en/of ESHUIS REGISTERACCOUNTANTS B.V. en/of ESHUIS PERSONEELSDIENSTEN B.V. en/of ESHUIS JURISTEN B.V. en/of ROAD 2 BI B.V. en/of de aan de vernoemde vennootschappen gelieerde vennootschappen die de Overeenkomst(en) sluit en deze Algemene voorwaarden hanteert. 4. Partijen: Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 5. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven door de Opdrachtgever, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging. 6.

Opdrachtbevestiging: een brief van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever waarin de Algemene voorwaarden en eventuele aanvullende voorwaarden van Opdrachtnemer van toepassing worden verklaard en waarin de Werkzaamheden worden omschreven. 7. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer aangaande het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever, zoals onder andere verwoord in de Opdrachtbevestiging van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever. 8. Opdracht: de Werkzaamheden. 9. Bescheiden: alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken, waaronder fysieke stukken en/of gegevensdragers en de daarop aanwezige digitale bestanden, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door Opdrachtnemer vervaardigde zaken, waaronder fysieke stukken en/of digitale bestanden. Artikel 2 Toepasselijkheid 2.1 Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waaronder aanbiedingen alle offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij Opdrachtnemer zich verbindt/zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden.

2.2 Afwijkingen van, en/of aanvullingen op, deze Algemene voorwaarden zijn slechts geldig, indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een (schriftelijke) overeenkomst of opdrachtbevestiging of andere uitdrukkelijk schriftelijke uiting van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever. 2.3 In geval van strijdigheid tussen deze Algemene voorwaarden, eventuele aanvullende voorwaarden en de voorwaarden in de Opdrachtbevestiging, prevaleren de in de Opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarden. In geval van strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en eventuele aanvullende voorwaarden, prevaleren de aanvullende voorwaarden. 2.4 Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke acceptatie zijdens Opdrachtnemer, wordt de toepasselijkheid van eventuele (algemene) voorwaarden van Opdrachtgever door Opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen tenzij anders uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen tussen partijen. 2.5 Deze Algemene voorwaarden zijn opgesteld in de Nederlandse taal en diverse andere talen; de Nederlandse tekst is bindend en leidend ingeval van een tegenstrijdigheid in inhoud of strekking.

Artikel 3 Aanvang, werking en duur van de overeenkomst 3.1 Behoudens het bepaalde in artikel 3.9 van deze Algemene voorwaarden, komt elke overeenkomst tussen Partijen eerst tot stand en vangt aan op het moment dat de door Opdrachtgever ondertekende opdrachtbevestiging door Opdrachtnemer retour is ontvangen en ondertekend. De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de Overeenkomst juist en volledig weer te geven. 3.2 Alle Overeenkomsten worden, met uitsluiting van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW, uitsluitend door Opdrachtnemer en dus niet door enige aan hen verbonden persoon aanvaard en uitgevoerd. Dat geldt ook indien het de bedoeling van Opdrachtgever is dat een opdracht door een bepaalde aan Opdrachtnemer verbonden persoon of bepaalde personen zal worden uitgevoerd.

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

1

3.3

3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

3.9

De Overeenkomst, tezamen met deze Algemene voorwaarden, geven de volledige afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer weer met betrekking tot de Werkzaamheden waarvoor de Overeenkomst is gesloten. Alle eerdere tussen Partijen gemaakte afspraken of gedane voorstellen ter zake komen in beginsel te vervallen. Het staat Partijen vrij de totstandkoming en inhoud van de Overeenkomst met andere middelen te bewijzen. Elke Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard, inhoud of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan. Opdrachtnemer kan alleen als vertegenwoordiger van Opdrachtgever optreden op grond van een door beide Partijen rechtsgeldig getekende volmacht. Opdrachtgever kan Opdrachtnemer uitsluitend aanspreken uit hoofde van de Overeenkomst tussen partijen.

Wanneer Opdrachtgever en de materieel belanghebbende bij de uitvoering van de Overeenkomst twee verschillende (rechts)personen zijn en de één een aandeelhouder, eigenaar, vennoot, bestuurder, commissaris of gelieerde entiteit is van de ander, garandeert Opdrachtgever dat de materieel belanghebbende(n) onverkort akkoord is (zijn) met het bepaalde in de Overeenkomst, bij gebreke waarvan Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaart voor alle schade (vorderingen) zijdens de materieel belanghebbende(n) en/of Opdrachtgever voortvloeiende uit de schending van deze garantie. Als de door Opdrachtnemer ondertekende Opdrachtbevestiging niet getekend retour is ontvangen van Opdrachtgever, wordt de Overeenkomst tussen partijen alsnog geacht tot stand te zijn gekomen, onder toepasselijkheid van deze Algemene voorwaarden, op het moment dat Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht is aangevangen.

Artikel 4 Verplichtingen voor de Opdrachtgever 4.1 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de opdrachtomschrijving en voor de besluiten die Opdrachtgever naar aanleiding en/of (mede) op basis van de werkzaamheden van Opdrachtnemer neemt of zal nemen. De opdracht wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd op basis van (financiële) informatie verkregen van/namens Opdrachtgever. 4.2 Opdrachtgever is gehouden, op eigen initiatief als ook op verzoek van Opdrachtnemer, alle medewerking te verlenen en alle gegevens en Bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de Werkzaamheden, tijdig in de door Opdrachtnemer gewenste vorm en wijze ter beschikking aan Opdrachtnemer. 4.3 Wanneer Opdrachtnemer Werkzaamheden dient te verrichten op de (bedrijfs)locatie van Opdrachtgever en/of van de ICT infrastructuur van Opdrachtgever gebruik dient te maken, dient Opdrachtgever voor eigen rekening en risico zorg te dragen voor de benodigde toegang en beveiligingsprocedures alsmede te voldoen aan alle overige (wettelijke) vereisten welke nodig zijn voor het kunnen verrichten van de Werkzaamheden door Opdrachtnemer op de (bedrijfs)locatie van Opdrachtgever en/of gebruikmakend van de ICTinfrastructuur van Opdrachtgever.

4.4 Opdrachtnemer heeft het recht, zonder voorafgaande in gebreke stelling, de uitvoering van de Werkzaamheden op te schorten tot het moment dat Opdrachtgever aan de in artikel 4.2 en 4.3 van deze Algemene voorwaarden genoemde verplichtingen heeft voldaan. 4.5 Opdrachtgever is gehouden Opdrachtnemer onverwijld te informeren omtrent alle feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de Werkzaamheden van belang kunnen zijn. 4.6 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of namens hem/haar aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en Bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn. Behoudens anders expliciet, schriftelijk, overeengekomen, gaat Opdrachtnemer, zonder verdere verificatie, uit van de juistheid van de ter beschikking gestelde gegevens en Bescheiden. 4.7 De uit de vertraging in de uitvoering van de Werkzaamheden voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en Bescheiden zoals weergegeven in artikel 4.2 van deze Algemene voorwaarden, zijn voor rekening en risico van Opdrachtgever.

Opdrachtnemer is in het kader van de te verrichten Werkzaamheden niet aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden schade wanneer Opdrachtgever, en/of derden in opdracht van Opdrachtgever, Opdrachtnemer a) niet tijdig informeren over, of achterhouden van, feiten en omstandigheden en/of b) een verkeerde voorstelling van zaken aan Opdrachtnemer geven. 4.8 Opdrachtgever zal op eerste verzoek van Opdrachtnemer, tijdens en na afronding van de Werkzaamheden, kosteloos inzage geven in en afschrift verstrekken van de administratie van Opdrachtgever of van daarin opgenomen documenten, die direct en/of indirect betrekking kunnen hebben op de Werkzaamheden van Opdrachtnemer. Artikel 5 Uitvoering van de Opdracht 5.1 Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de Werkzaamheden wordt uitgevoerd. Opdrachtnemer zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van Opdrachtgever omtrent de uitvoering van de Werkzaamheden. 5.2 In gevallen waarin het uitdrukkelijk de bedoeling is dat de Opdracht wordt uitgevoerd door een bepaalde natuurlijke persoon, wordt verwezen naar de toepasselijkheid van het bepaalde in artikel 3.2 van deze Algemene voorwaarden. 5.3 Opdrachtnemer zal zich naar beste kunnen inspannen de Werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig de met Opdrachtgever schriftelijk vastgelegde afspraken.

Ten aanzien van de (beoogde) Opdracht is sprake van een inspanningsverbintenis, Opdrachtnemer kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

2

5.4

Opdrachtnemer heeft het recht bepaalde Werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtgever, te laten verrichten door een door Opdrachtnemer aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar het oordeel van Opdrachtnemer wenselijk is. De kosten van deze aan te wijzen persoon of derde worden bij de Opdrachtgever in rekening gebracht. 5.5 Opdrachtnemer voert de Opdracht uit in overeenstemming met de voor hem toepasselijke gedrags- en beroepsregels, welke onderdeel uitmaken van de Opdracht en hetgeen krachtens de wet van Opdrachtnemer wordt geëist. Een exemplaar van de voor Opdrachtnemer toepasselijke gedrags- en beroepsregels wordt op eerste schriftelijk verzoek aan Opdrachtgever toegezonden. Opdrachtgever zal de uit deze gedrags- en beroepsregels en krachtens de wet voor Opdrachtnemer, respectievelijk voor degenen die bij of voor Opdrachtnemer werkzaam zijn, voortvloeiende verplichtingen respecteren. 5.6 Indien Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van het beroep of bedrijf van Opdrachtgever welke niet vallen onder de Werkzaamheden waarop de Opdracht betrekking heeft, worden deze Werkzaamheden op grond van afzonderlijke Overeenkomsten geacht te zijn verricht in opdracht van Opdrachtgever waarop deze Algemene voorwaarden door Partijen van toepassing worden verklaard.

Indien Opdrachtnemer op verzoek of met voorafgaande instemming van Opdrachtgever werkzaamheden of andere prestaties verricht die buiten de inhoud of omvang van de Opdracht vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer worden vergoed conform de gebruikelijke tarieven van Opdrachtnemer. 5.7 Termijnen waarbinnen de Werkzaamheden moeten worden uitgevoerd gelden slechts bij benadering en hebben niet te gelden als fatale termijnen. Overschrijding van een dergelijke termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer en mitsdien geen grond voor ontbinding van de Overeenkomst op. Termijnen waarbinnen de Werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als fatale termijnen indien dit uitdrukkelijk, schriftelijk, tussen Partijen is overeengekomen. 5.8 Als Opdrachtgever een voorschot verschuldigd is en/of voor de uitvoering van Werkzaamheden benodigde en gegevens en Bescheiden ter beschikking dient te stellen aan Opdrachtnemer, gaan overeengekomen termijnen waarbinnen de Werkzaamheden moeten worden uitgevoegd niet eerder in dan dat de betaling van het voorschot geheel door Opdrachtnemer is ontvangen en/of alle gegevens en Bescheiden aan Opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld.

De Overeenkomst kan, tenzij vaststaat dat uitvoering blijvend onmogelijk is, niet door Opdrachtgever wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, tenzij Opdrachtnemer de Opdracht niet of niet geheel binnen een aan Opdrachtnemer na afloop van de overeengekomen termijn(en) schriftelijk aangezegde redelijke termijn. 5.9 De door Opdrachtnemer als onderdeel van de Werkzaamheden gegeven adviezen, meningen, verwachtingen en voorspellingen zijn op geen enkele wijze te begrijpen als een garantie aangaande toekomstige gebeurtenissen en/of omstandigheden. Opdrachtgever neemt alle beoordelingen en besluiten, waarvoor (het bestuur van) Opdrachtgever alleen verantwoordelijkheid voor draagt. 5.10 De uitvoering van de Werkzaamheden is niet, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk is overeengekomen, specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien de Werkzaamheden aanwijzingen voor fraude opleveren, zal Opdrachtnemer daarover aan Opdrachtgever rapporteren. Opdrachtnemer is daarbij gehouden aan de toepasselijke wet- en regelgeving en de door de diverse beroepsorganisaties uitgevaardigde verordeningen en richtlijnen. De kosten die uit deze Werkzaamheden voortvloeien, komen ten laste van Opdrachtgever.

5.11 Alle kosten (inclusief honorarium en kosten van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden) verbonden aan en/of voortvloeiend uit een verzoek en/of bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie om medewerking te verlenen aan onderzoeken van overheidsinstanties (bijvoorbeeld AFM, Belastingdienst etc.) welke betrekking hebben op Opdrachtgever en/of aan Opdrachtgever gelieerde (rechts)personen, zullen aan Opdrachtgever onverkort in rekening worden gebracht. 5.12 Indien en voor zover Opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde (originele) bescheiden, behoudens het bepaalde onder artikel 17 van deze Algemene voorwaarden, nadat de Werkzaamheden ter uitvoering van de desbetreffende Overeenkomst zijn uitgevoerd, geretourneerd aan Opdrachtgever. Artikel 6 Geheimhouding en exclusiviteit 6.1 Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding van door of namens Opdrachtgever verschafte Bescheiden en de door verwerking daarvan verkregen resultaten tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de Overeenkomst zijn betrokken.

De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor zover Opdrachtgever Opdrachtnemer hiervan heeft ontheven of Opdrachtnemer verplicht is tot bekendmaking uit hoofde van de wet, enig voorschrift van wettelijke - en/of beroepsregels, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de meldingsplicht voortvloeiend uit de Wet op de internationale bijstandsverlening bij de heffing van belastingen en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en andere nationale of internationale regelgeving met vergelijkbare strekking die Opdrachtnemer een informatieplicht opleggen. 6.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele Opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of vergelijkende doeleinden. 6.3 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de Bescheiden die hem door Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen, uitgezonderd het bepaalde in artikel 6.2 van deze Algemene voorwaarden en in geval Opdrachtnemer namens zichzelf optreedt in een tucht-, civiele of strafprocedure, waarbij deze informatie van belang kan zijn. Indien Opdrachtnemer als verdachte c.q.

medepleger van een overtreding of misdrijf aangaande Opdrachtgever en/of aan Opdrachtgever gelieerde (rechts)personen wordt aangemerkt, is Opdrachtnemer gerechtigd om de Bescheiden, de door verwerking daarvan verkregen resultaten, en/of andere al dan niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer te openbaren aan de Inspecteur der Belastingen, en/of de Officier van Justitie en/of de rechter, indien openbaarmaking noodzakelijk is in het kader van het voeren van verweer door

Bijlage 1: Algemene voorwaarden

3

6.4

6.5

Opdrachtnemer. Alsdan is het Opdrachtnemer geoorloofd om de voornoemde informatie te delen met haar haar verzekeraars en/of juridisch/financieel adviseurs. Behoudens de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer, is het Opdrachtgever niet toegestaan de inhoud van adviezen, opinies of andere al dan niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer openbaar te maken of anderszins aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dit rechtstreeks uit de overeenkomst voortvloeit, geschiedt ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de desbetreffende Werkzaamheden van Opdrachtnemer, op Opdrachtgever een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust, of opdrachtgever voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele of strafprocedure. Het bepaalde in artikel 6 van deze Algemene voorwaarden verhindert niet het vertrouwelijk collegiaal overleg binnen de organisatie van Opdrachtnemer, voor zover Opdrachtnemer zulks voor een zorgvuldige uitvoering van de Overeenkomst of ter zorgvuldige voldoening aan wettelijke of beroepsverplichtingen noodzakelijk acht.

Artikel 7 Intellectuele eigendom 7.1 Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van intellectueel eigendom voor met betrekking tot producten van de geest welke Opdrachtnemer gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelen en/of hebben ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever en ten aanzien waarvan Opdrachtnemer de auteursrechten of andere rechten van intellectueel eigendom hebben of geldend kunnen maken. 7.2 Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten, merken, logo’s en andere geestesproducten, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden, aan derden te verstrekken, te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer. 7.3 Het is Opdrachtgever niet toegestaan (hulpmiddelen van die) producten zoals weergegeven in artikel 7.1 en 7.2 van deze Algemene voorwaarden aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de Werkzaamheden van Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal in dat geval zijn/haar verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan de door hem/haar ingeschakelde derden.

7.4 Ten behoeve van het verrichten van Werkzaamheden voor Opdrachtgever en/of cliënten van Opdrachtnemer, is Opdrachtnemer gerechtigd om de kennis, ervaring en algemene vaardigheden die Opdrachtnemer als gevolg van het verrichten van de Werkzaamheden heeft verkregen, te gebruiken, verder te ontwikkelen en met andere aan Opdrachtnemer gelieerde (rechts)personen te delen. Artikel 8 Privacy 8.1 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de correcte naleving van toepasselijke nationale en buitenlandse wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zo ook in het kader van het aan Opdrachtnemer verstrekken en ter beschikking stellen van (persoons)gegevens met betrekking tot zijn/haar personeel, afnemers of derden, en ook indien deze (persoons)gegevens van derden afkomstig zijn of door derden in opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer worden verstrekt of ter beschikking gesteld. 8.2 Opdrachtnemer kan door Opdrachtgever niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies en/of onrechtmatig gebruik van gegevens en/of documenten als gevolg van foutief en/of onjuist en/of oneigenlijk gebruik van door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde digitale portalen en daar aan verbonden inloggegevens.

8.3 Indien aan de orde, zal Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de Werkzaamheden ten behoeve van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerken waarbij Opdrachtnemer, behoudens het in deze Algemene voorwaarden bepaalde, het niet is toegestaan de van Opdrachtgever verkregen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, anders dan overeengekomen, te verwerken en/of aan derden te verstrekken. 8.4 Opdrachtnemer zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen, in stand houden en zonodig aanpassen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever te beveiligen tegen onrechtmatige handelingen van derden. 8.5 Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is Opdrachtnemer verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van de Werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland). Daarnaast is Opdrachtnemer op grond van de Wwft verplicht cliëntenonderzoeken te verrichten ten aanzien van een potentiële opdrachtgever. Dit houdt onder meer in identificatie van de potentiële opdrachtgever en verificatie van diens identiteit voorafgaand aan de Werkzaamheden. Opdrachtnemer kan Opdrachtgever om medewerking vragen ten aanzien van het cliëntenonderzoek waarop Opdrachtgever alsdan gehouden is medewerking te verlenen.