Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen).pdf

Onderhoud gemeentelijke gebouwen Deel 1: Algemeen

Augustus 2025 Zaaknr. 1420465 Tubbergen en 1418159 Dinkelland (Collegeadvies en Raadsvoorstel)

Inhoud Inhoud.............................................................................................................................................. 1 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 2

2.

Gemeentelijk vastgoed (kapitaalgoed) ............................................................................................ 2

3.

4.

5.

2.1

Fases van een gebouw ....................................................................................................... 2

2.2

Gemeentelijk portfoliobeleid ............................................................................................ 3

2.3

Waarom een onderhoudsstrategie?.................................................................................. 4

Wat is onderhoud? .......................................................................................................................... 4 3.1

Behoud functionaliteit ....................................................................................................... 4

3.2

Soorten onderhoud ........................................................................................................... 5

3.3

Dagelijks onderhoud .......................................................................................................... 6

3.4

Planmatig onderhoud ........................................................................................................ 6

Het proces van planmatig onderhoud ............................................................................................. 7 4.1

Algemeen ........................................................................................................................... 7

4.2

Inspectie en conditiemeting .............................................................................................. 7

4.3

Meerjaren onderhoudsplannen (MOP) ............................................................................. 8

4.4

Ambitieniveau.................................................................................................................... 9

4.5

Uitvoeringsplannen ........................................................................................................... 9

4.6

Inkoop en aanbesteding .................................................................................................... 9

4.7

Wettelijk kader ................................................................................................................ 10

Financiële aspecten ....................................................................................................................... 10 5.1

Wetgeving ........................................................................................................................ 10

5.2

Beheer van kapitaalgoederen.......................................................................................... 11

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

1

1. Inleiding Gemeenten hebben veelal verschillende kapitaalgoederen in hun bezit. Bij kapitaalgoederen moet gedacht worden aan wegen, bruggen, riolering, openbare verlichting en gebouwen. Deze kapitaalgoederen vertegenwoordigen een kapitaal dat op een goede manier beheerd en onderhouden moet worden. De gemeenschappelijke regeling “Noaberkracht Dinkelland Tubbergen” verzorgt het beheer en onderhoud van deze kapitaalgoederen voor zowel de gemeente Dinkelland als de gemeente Tubbergen. Het beheer en onderhoud van kapitaalgoederen kan op diverse wijzen worden vormgegeven, maar het is wel aan regels gebonden. Deze nota gaat in op de regels die op het beheer en onderhoud van de kapitaalgoederen van toepassing zijn. Het beschrijft een onderhouds- en beheerbeleid, die in de basis geharmoniseerd is, maar voor beide gemeenten op het gebouwenbestand kan verschillen. Deze nota bestaat daarom uit twee delen: • “Deel 1” is een beschrijving van hoe verantwoord omgegaan kan worden met het beheer en onderhoud op de kapitaalgoederen gebouwen. • “Deel 2” gaat in op het onderhoudsbeleid op het gebouwenbestand per gemeente. Dit houdt in dat er, naast het algemene Deel 1, een Deel 2 bestaat voor de gemeente Dinkelland en een Deel 2 voor de gemeente Tubbergen.

2. Gemeentelijk vastgoed (kapitaalgoed) 2.1 Fases van een gebouw Een gebouw (als onderdeel van het vastgoed) heeft in het algemeen een eigenaar en een gebruiker. De eigenaar heeft het bezit van het gebouw en daarmee ook de eigenaarslasten (kapitaallasten, vaste lasten, kosten groot onderhoud etc.) . De gebruiker heeft slechts het gebruik op het gebouw en de daarmee samenhangende gebruikslasten (huurlasten, energielasten, kleine onderhoudslasten etc.). Een gebouw dat in eigendom is wordt gezien als vastgoed (kapitaalgoed). Het vertegenwoordigt een bepaalde waarde (marktwaarde, boekwaarde etc.). De wijze waarop een gebouw onderhouden is bepaalt mede de waarde ervan, zowel qua gebruik als financieel gezien. Het spreekt voor zich dat goed onderhoud en beheer een positieve invloed heeft op de waarde en de gebruiksduur van een gebouw. De totale gebruikstijd wordt ook wel de levensduur van een gebouw genoemd. We onderscheiden een economische, esthetische en technische levensduur. Deze hoeven allemaal geen gelijke tred met elkaar te houden en houden op hun beurt weer verband met de vastgoedwaarde. Voor de omgang met vastgoed schrijft de rijksoverheid financiële spelregels voor waaraan de gemeente zich moet houden. Deze spelregels staan o.a. beschreven in het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten van 17 januari 2003’ (BBV).

Het BBV beschrijft de levensduur van een gebouw in een drietal fasen: 1. fase (1) nieuwbouw; de periode van oprichting tot ingebruikname van het gebouw 2. fase (2) onderhoud; de periode van het in gebruik zijn van het gebouw 3. fase (3) renovatie (vergelijkbaar met fase 1); de periode waarin het gebouw een facelift krijgt voor een tweede gebruiksfase.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

2

Fase 1 en fase 3 zijn de fases waarin de investeringen worden gedaan voor het (her)oprichten van het kapitaalgoed. In deze fase spelen strategische en politieke belangen een rol. Fase 2 is de fase waarin het kapitaalgoed zo goed mogelijke beheerd en onderhouden moet worden om onnodig verlies in gebruiks- en/of financiële waarde te voorkomen. Deze nota heeft betrekking op die fase 2 “onderhoud en beheer”. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op de financiële spelregels vanuit o.a. de BBV met betrekking tot gemeentelijk vastgoed .

2.2 Gemeentelijk portfoliobeleid Vastgoed wordt ook wel het vijfde bedrijfsmiddel genoemd naast kapitaal, medewerkers, informatie en technologie. Gemeentelijk vastgoed heeft een sterk maatschappelijke context en kent veelal een grote verscheidenheid aan gebruikers. En vanuit de focus op vastgoed is er aandacht voor de financiële en de technische staat (kwaliteit) waarin een pand verkeert. Al deze aspecten samen geven een integraal beeld van hoe het Focus op institutie focus op vastgoed gemeentelijk vastgoed ‘functioneert’ voor het doel waarvoor het in bezit is (zie ook figuur 1: CREM). Er is een verschil in het handelen van de gemeente als publieke rechtspersoon of als private partij. Een gemeente staat voor Figuur 1: Corporate Real Estate Management allerlei maatschappelijke opgaven en legt daarover inhoudelijk en financieel verantwoording af. Bij de uitvoering van haar publieke taken maakt de gemeente o.a. gebruik van de panden die in haar eigendom zijn. Bij de exploitatie van het vastgoed zelf treedt de gemeente als eigenaar van het pand op in haar private rol. Gemeenten hebben elke 4 jaar een nieuw collegeprogramma waarin verschillende maatschappelijke uitdagingen worden benoemd. Ze wordt daarbij geconfronteerd met het spanningsveld dat er geen eenduidige beantwoording mogelijk is over de wijze waarop zij haar doelstellingen dient te realiseren.

Eenzelfde probleem kennen bijvoorbeeld ook corporaties. In tegenstelling tot commerciële ondernemingen is een eenduidige focus op het financiële resultaat niet mogelijk. Het Driekamer Model (figuur 2) vormt mogelijk een geschikt denkkader bij het onderscheiden van de verschillende taken en rollen van de gemeente als het gaat om de inzet en het gebruik van haar vastgoed. Eén van de aspecten die daarbij spelen is de verhuur (en gehanteerde tarieven). Behalve geldstromen zijn er natuurlijk ook informatiestromen te onderscheiden.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

3

Het voert in het kader van deze nota te ver om hier verder op in te gaan; we volstaan derhalve ook met alleen de vermelding ervan. Vroeger was beheer en onderhoud (te) vaak een zaak van alleen maar ‘op de winkel passen’. In de nieuwe economie pleit men er steeds vaker voor om proactief te sturen op het portfoliobeleid bij het realiseren van haar maatschappelijke opgaven. Mogelijk biedt dit model dan ook Figuur 2: DriekamerModel (Johan Conijn) aanknopingspunten om vastgoedbeleid duidelijker te positioneren binnen de gemeentelijke organisatie (‘vastgoed 3.0’). In deze notitie beperken we ons echter tot alleen het onderhoud tijdens de gebruiksfase van de gebouwen (operationeel niveau).

2.3 Waarom een onderhoudsstrategie? Gebouwen vertegenwoordigen een zekere waarde als kapitaalgoed van de gemeente. En daarbij spelen ze een belangrijke rol bij het vervullen van allerlei maatschappelijke behoeften. Daarmee geeft het ook gelijk de noodzaak van strategisch beheer en goed onderhoud aan om zodoende de waarde van het gemeentelijk vastgoed te behouden voor de functie in de toekomst. Het plan geeft inzicht in dit onderhoud voor de langere termijn. Het geeft een beeld op de verwachte financiële middelen die nodig zijn om het gemeentelijk vastgoed in de gewenste conditie te houden c.q. te brengen. Aan de hand hiervan kun je gericht en efficiënt onderhoud uit voeren, afgestemd op functie(s) van het gebouw. Aan de andere kant zijn de beschikbare financiële middelen (budget) bepalend en kunnen prioriteiten door de eigenaar anders worden gesteld. Door bestuurlijk het gewenste onderhoudsniveau (ambitieniveau) van de gebouwen vast te stellen en prioriteiten te stellen ten aanzien van het uit te voeren onderhoud kan die strategie vorm en inhoud worden gegeven.

3. Wat is onderhoud? 3.1 Behoud functionaliteit Gebouwen hebben door het gebruik, weersinvloeden en veroudering te maken met slijtage. Het gevolg hiervan is dat de technische kwaliteit van het gebouw in al zijn onderdelen achteruit gaat, waardoor op den duur de functionaliteit van het gebouw of de installatie in het geding komt. Algemeen kan worden gesteld dat onderhoudskosten worden gemaakt om het gebouw gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden, naar behoren te laten functioneren en een bepaalde representativiteit te laten houden. Het onderhoud van een gebouw begint al direct na de oprichting van een gebouw. De gebruiker neemt na de oplevering haar intrek, waarmee het gebruiksproces start en hiermee dus ook de slijtage en de veroudering. Het onderhoud van het omliggende terrein, tuin, parkeerplaatsen en toegangspaden valt buiten de beschouwing van dit document. Dit is opgenomen in de onderhoudstaken van de buitendienst.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

4

3.2 Soorten onderhoud Het onderhoud aan een gebouw is in 2 hoofdstromen te typeren: onderhoud dat het aftakelingsproces vertraagd (dagelijks onderhoud) en onderhoud dat de technische staat van het gebouw gedurende z’n gebruiksduur verbeterd (planmatig onderhoud). Figuur 2 maakt dat proces duidelijk. Het zal duidelijk zijn dat het dagelijks onderhoud van invloed is op het planmatige onderhoud en vice versa. De mate waarin een gebouw wordt onderhouden bepaalt de uiteindelijke levensduur.

BBV fase 1

BBV fase 2

BBV fase 3 BBV fase 2

Figuur 3: Onderhoudsproces

➢ Dagelijks onderhoud Door middel van dagelijks onderhoud wordt getracht de kwaliteitsvermindering van bouw- en installatiedelen zoveel mogelijk te vertragen. Doorgaans ligt het dagelijks onderhoud bij de gebruiker en zijn deze kosten opgenomen in de exploitatie. Bij dagelijks onderhoud gaat het om: o Incidentele werkzaamheden voor het opheffen van storingen en defecten, het verhelpen van klachten en onvoorziene omstandigheden (correctief onderhoud). o Preventief onderhoud, al dan niet op contractbasis, en werkzaamheden als gevolg van (verplichte) inspecties en keuringen. Deels zijn dit werkzaamheden voor de eigenaar van het pand (uit eigenaarsbelang of als zorgplicht in het kader van veiligheid en gezondheid). Een deel van deze kosten ook zijn voor de gebruiker (‘verzorgingstaak’ in het kader van het klein onderhoud). o Schoonmaak en kleine herstelwerkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn voor rekening van de gebruiker. ➢ Planmatig onderhoud Planmatig onderhoud (op basis van een plan) is bedoeld om bouw- en installatiedelen weer op een aanvaardbaar niveau te brengen (te verbeteren) gedurende de gebruiksduur. Dit onderhoud ligt hoofdzakelijk bij de gebouweigenaar en de kosten hiervan worden opgenomen in de jaarlijkse begroting. Het betreft: o (groot) onderhoud zoals bijvoorbeeld het opnieuw schilderen van ramen en kozijnen..

o vervanging van (onder)delen van gebouw of installatie zoals het plaatsen van een nieuwe cvketel.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

5

Aan het eind van de (technische) levensduur van een gebouw (einde fase 2) wordt soms besloten tot ingrijpende aanpassingen, waardoor het pand een nieuwe gebruiksperiode in gaat. Deze modificaties, verbouwingen of renovaties zijn zogeheten levensduur verlengende investeringen (zie ook 5.1.2). Een besluit tot investeringen voor een tweede gebruiksperiode wordt vaak ingegeven door economische, sociale of maatschappelijke ontwikkelingen. Deze aanpassingen volgen een geheel eigen traject qua bestuurlijke besluitvorming, financiering en uitvoering.

3.3 Dagelijks onderhoud Klachten, storingen en defecten Tot de dagelijkse werkzaamheden van een gebruiker behoort o.a. het verhelpen van klachten en/of storingen. Doorgaans is de gebruiker degene die actie onderneemt maar, afhankelijk van de aard van de klachten en storingen, zorgt soms ook de gebouweigenaar voor het herstel (bijvoorbeeld bij dak lekkages). Vaak is haast geboden om vervolgschade te voorkomen of als de veiligheid in gevaar is. Goed (planmatig) onderhoud verlaagd de kans op klachten, storingen en defecten. Omgekeerd kan uitblijven van adequaat onderhoud juist leiden tot meer klachten en storingen. In het meerjaren onderhoudsplan is per gebouw een bescheiden post opgenomen. Preventief onderhoud, inspecties en keuringen In het kader van periodiek preventief onderhoud worden jaarlijks verschillende inspecties, controles en keuringen uitgevoerd. Daartoe worden met verschillende bedrijven bij voorkeur meerjarige onderhoudscontracten afgesloten zoals voor de keuring van liften en brandblusapparatuur. Afhankelijk van het soort inspecties/keuringen en de gemaakte huurafspraken zijn de kosten voor rekening van gebruiker of eigenaar. Sommige periodieke inspecties zijn wettelijk verplicht zoals bij liften, stookinstallaties met een vermogen van meer dan 100 kW enz. In het meerjaren onderhoudsplan zijn de kosten voor preventief onderhoud , controles en keuringen opgenomen.

Schoonmaak Schoonmaakwerkzaamheden (schoonmaken van het interieur, glasbewassing binnen en buiten, schoonmaken goten enz.) en kleine herstelwerkzaamheden van gebouwen zijn voor rekening van de gebruiker. Voor beide gemeentehuizen en de werf komen deze kosten ten laste van Noaberkracht Dinkelland-Tubbergen en zijn deze dan ook opgenomen in de begroting van Noaberkracht.

3.4 Planmatig onderhoud Ieder element van een gebouw heeft een verwachte levensduur en een bijbehorende onderhoudscyclus. Planmatig onderhoud is daarbij hét middel om het risico op kwaliteitsverliezen zoveel mogelijk te beperken. Bij monumenten is planmatig onderhoud er daarnaast op gericht om de monumentale waarden te behouden. Planmatig onderhoud betreft het technische onderhoud dat op basis van inspecties van tevoren in kaart is gebracht en waar politiek bestuurlijk “ja” tegen gezegd is. In BBV-termen (zie 5.1.2) wordt dit allemaal geschaard onder (groot) onderhoud van fase 2. Deze onderhoudsactiviteiten zijn in het meerjaren onderhoudsplan (MOP) vastgelegd. (Groot) onderhoud Om het gebouw technisch in een goede staat te houden moet er regelmatig (groot) onderhoud gepleegd worden door de eigenaar. De frequentie waarop dat gebeurt verschilt per gebouwonderdeel. Veelvoorkomende activiteiten zijn b.v. schilderwerk, onderhoud aan daken, enz. Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

6

Vervangen van (onder)delen Er kan niet altijd worden volstaan met bijwerken en herstellen, soms moeten er ook (onder)delen van een installatie worden vervangen. Denk aan het aanbrengen van nieuwe dakbedekking of het vervangen van hang- en sluitwerk. De uiteindelijke levensduur van een pand verandert er echter niet substantieel door.

4. Het proces van planmatig onderhoud 4.1 Algemeen Onderhoud is een cyclisch proces. Bouwen installatiedelen verouderen na onderhoudsingrepen immers opnieuw, waardoor na verloop van tijd opnieuw onderhoudsingrepen nodig zijn. Daarbij komt nog dat door allerlei oorzaken beleidsuitgangspunten en daarmee ook de opzet en de aanpak van het onderhoud in de loop der tijd worden aangepast. Onderhoud heeft dus allesbehalve een statisch verloop. De onderhoudsinspectie is een vast onderdeel van deze cyclus en geeft een goede indicatie van de staat van het onderhoud van het gebouw op dat moment. De hieruit voortkomende meerjaren onderhoudsplannen (MOP’s) dienen als basis voor het plannen en begroten van de onderhoudswerkzaamheden. Daarbij zijn het ambitieniveau van de gemeente, de gestelde prioriteiten en de beschikbare middelen leidend. Op basis daarvan worden de jaarlijkse uitvoeringsplannen gemaakt. Hierbij gaat het dus altijd om het in stand houden van het gebouw zoals dat Figuur 4: Van inspectie naar uitvoering momenteel in gebruik is. Het gaat dus niet over maatregelen om de bestaande kwaliteit te verhogen, het gebouw duurzamer te maken of te voorzien in meer comfort.

4.2 Inspectie en conditiemeting Bij een onderhoudsinspectie wordt volgens een genormeerde werk- en beoordelingswijze (vastgelegd in NEN 2767) de conditie van het gebouw en de installatie vastgesteld op basis van de conditie van de onderdelen ervan. Dit gebeurt op uniforme en objectieve wijze voor alle gebouwen. Aan de hand van omvang, ernst en intensiteit van de geconstateerde gebreken wordt de conditie van het gebouw en de gebouwinstallaties bepaald, zowel op onderdeelniveau als voor het gebouw als

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

7

geheel. De conditiescore van bouw- en installatiedelen wordt weergegeven op en zespuntsschaal (zie tabel 1). Hiermee kan op hoofdlijnen de kwaliteit van het vastgoed worden bewaakt (het ambitieniveau). De onderhoudsinspectie resulteert in een meerjaren onderhoudsplan.

Tabel 1: Conditiescores

Conditiescore

Omschrijving

Toelichting

1

Uitstekend

incidenteel geringe gebreken

(nieuwbouw)

2

Goed

incidenteel beginnende veroudering

(vergelijkbaar met nieuwbouw, wel veroudering, geen onderhoudsschade of onderhoudsbehoefte)

3

Redelijk

Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling van bouwen installatiedelen niet in gevaar

(geen nieuwbouw, beperkte onderhoudsschade of -behoefte)

4

Matig

functievervulling van bouwen installatiedelen incidenteel in gevaar

(duidelijke onderhoudsschade en onderhoudsbehoefte)

5

Slecht

de veroudering is onomkeerbaar

(grote onderhoudsschade en grote onderhoudsbehoefte)

6

Zeer slecht

technisch rijp voor sloop

(grote onderhoudsschade door echter door zeer slechte staat kan geen onderhoud meer gepleegd worden: vervangen is noodzakelijk)

4.3 Meerjaren onderhoudsplannen (MOP) De meerjaren onderhoudsplannen (MOP’s) geven een verwachtingspatroon van het te plegen onderhoud, de jaren waarin dit moet gebeuren en de bijbehorende kosten (op basis van kengetallen). De uitgangpunten die bij het opstellen van de MOP gehanteerd worden zijn: • Behoud van de huidige functionaliteit van het gebouw • Alle vervangingen op basis van kwalitatief gelijkwaardige producten Het MOP voorziet deels op het gebied van ambities m.b.t. duurzaamheid. Niet op kwaliteitsverbetering of uitbreidingen op het gebouw. Verduurzamen wordt meegenomen wanneer de natuurlijke momenten zijn aangebroken voor vervanging. Het beleid op dit punt is dat wanneer er een onderdeel van een gebouw vervangen dient te worden er op dat moment bekeken wordt of er ook energiebesparende maatregelen toegepast en/of gecombineerd kunnen worden. Eventueel extra benodigd budget kan verkregen worden uit toekomstige besparingen op energiekosten (kapitaliseren), de budgetten behorende bij Leefomgeving van de Toekomst of vanuit de reserve incidenteel beschikbaar algemene middelen (RIBAM).

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

8

De MOP geeft een relatief betrouwbaar beeld met een tijdvenster van 15 jaar. Naarmate het onderhoud verder in de toekomst gepland ligt zal de betrouwbaarheid van de gegevens afnemen. Bovendien zullen er weer nieuwe onvoorziene gebreken ontstaan die van invloed zijn op de conditie van het gebouw. Door elke 4 jaar een her-inspectie uit te voeren beschikken we over actuele gegevens.

4.4 Ambitieniveau Om een gebouw op het ambitieniveau te houden moet het onderhoud tijdig worden verricht. Het beleidsmatig vastgestelde ambitieniveau bepaalt in hoofdzaak de frequentie op het onderhoud. Mogelijke besparingen kunnen worden bereikt door deze onderhoudsfrequenties op te rekken (dus het onderhoud minder frequent uit te voeren). Daarentegen neemt het risico op uitval, vervolgschades en klachten Figuur 5: Ambitieniveau toe. Mits het oprekken van de onderhoudsfrequenties op een verantwoorde wijze gebeurt is het mogelijk om een besparing te halen (zie ook figuur 5 Ambitieniveau). In onderhoudsnota deel 2 wordt omschreven welk conditieniveau per gemeente gehanteerd wordt.

4.5 Uitvoeringsplannen De door de Raad vastgestelde uitgangspunten (ambitieniveau, prioriteiten en beschikbare financiële middelen) leiden tot de uitvoeringsplannen van het MOP. Dit betreffen prognoseplannen. In overleg met gebruikers en beheerders worden nut en noodzaak van de verschillende individuele geplande onderhoudsactiviteiten nogmaals afgewogen. Klachten, storingen en meldingen van eigenaar of gebruiker worden dus in dit proces betrokken waarna tot uitvoering wordt overgegaan.

4.6 Inkoop en aanbesteding Werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de jaarplannen worden veelal uitbesteed. Dat betreft zowel het uitvoeren van de (her)inspecties als de onderhoudswerkzaamheden zelf. Leidraad bij het inkopen en aanbesteden vormt het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij het aanbesteden van werken wordt waar mogelijk gezocht naar een zekere meerwaarde en integraliteit van werkzaamheden. Dit houdt in dat alleen gemotiveerd afgeweken kan worden van het inkoopbeleid wanneer daartoe de behoefte ontstaat. Mogelijke reden hiervoor kunnen zijn, de bekendheid met de aanwezige systemen en installaties of de kennis en kunde van lokale vestigingen.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

9

4.7 Wettelijk kader Gemeentelijk vastgoed moet voldoen aan geldende eisen en voorschriften. Bij het uitvoeren van het planmatig onderhoud houden we daar rekening mee en/of proberen er zoveel mogelijk op te anticiperen. Het MOP voorziet financieel niet in de kosten van het waar nodig in overeenstemming brengen met deze voorschriften of veranderende regelgeving op het gebied van bijv.: o Bouwbesluit o Microbiologische verontreiniging lbk’s o Brandveiligheid o Asbest o ARBO o Milieu o NEN 3140 o Energielabel en EPA o Legionella o Duurzaamheid

5. Financiële aspecten 5.1 Wetgeving De belangrijkste regels over (het onderhoud van) publiek en privaat vastgoed dat eigendom is van de gemeente vinden we in het BBV. 5.1.1 BBV Het wettelijk kader waarbinnen het vastgoed van gemeenten wordt ontwikkeld en beheerd is de Gemeentewet. De financiële uitwerking van die wet is vastgelegd in het ‘Besluit Begroting en Verantwoording’ (BBV), een Algemene Maatregel van Bestuur die de kracht heeft van een wet. Het BBV onderscheid 2 soorten gemeentelijk vastgoed: • Vastgoed (investeringen) met een maatschappelijk nut. Dit betreft vastgoed dat niet verhandelbaar is, zoals scholen voor primair onderwijs, wegen, bruggen, groenvoorzieningen e.d.. Het vervult duidelijk een publieke taak. • Vastgoed (investeringen) met een economisch nut. Dit is vastgoed dat wel verhandelbaar is. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het gemeentehuis, buurthuizen, sportcomplexen en bibliotheken. Let wel; gebouwen met een maatschappelijke functie vallen bijna altijd onder de definitie van vastgoed met een economisch nut. De Gemeentewet en het BBV bieden het wettelijk kader voor de doelstellingen van gemeentelijk vastgoed.

Dat kader bestaat uit 4 algemene pijlers: - Rechtmatigheid (het formeel juridisch kader voor vastgoedactiviteiten moet gevolgd worden) - Doelmatigheid (er moet efficiënt gebouwd, beheerd en geëxploiteerd worden) - Doeltreffendheid (het moet gaan om het realiseren van maatschappelijke, economische of ruimtelijke doelen) - Legitimiteit (de activiteiten hebben een politiek-bestuurlijk draagvlak). De feitelijke betekenis van deze afbakening is dat vastgoed geen doel op zichzelf mag zijn, maar ondergeschikt is aan de gemeentelijke doelen. De Commissie BBV is ingesteld om zorg te dragen voor een juiste interpretatie en toepassing van het BBV. Zij onderverdeelt de investeringen met een maatschappelijk nut en de investeringen met een economisch nut in 3 categorieën: 1. Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

10

Investeringen t.b.v. de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van bestaande. Bijvoorbeeld een nieuw schoolgebouw of de reconstructie van een weg. 2. Vervangingsinvesteringen Dit zijn investeringen t.b.v. de vervanging van een oud (bestaand) actief a.g.v. economische veroudering of slijtage zoals het vervangen van computers of een lift. 3. Levensduur verlengende investeringen Deze investeringen leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief. Dat kan het renoveren van een gebouw zijn. Let wel, het gaat hier dus niet om (groot) onderhoud. Onderhoud is in principe niet levensduur verlengend maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.

5.2 Beheer van kapitaalgoederen De Commissie BBV heeft in mei 2007 de ‘Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ uitgegeven. Zij beschouwd daarin (groot) onderhoud niet als levensduur verlengend maar als noodzakelijk om het actief (pand) gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. Het is aan de raad om het beleid inzake het beheer van kapitaalgoederen vast te stellen. In de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarrekening dient het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting te worden opgenomen. Een essentieel onderdeel van de inhoud van die paragraaf wordt bepaald door het gekozen ambitieniveau, de staat van onderhoud van de betreffende kapitaalgoederen en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Achterstallig onderhoud kan daarbij leiden tot kapitaalvernietiging en afwaardering als sprake is van blijvende waardevermindering. 5.2.2 Kosten van onderhoud De kosten voor klein onderhoud mogen volgens de Commissie BBV niet worden geactiveerd maar dienen meteen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie worden gebracht. Het betreft de kosten voor dagelijks onderhoud. Ook kosten voor (groot) onderhoud mogen niet geactiveerd worden. Deze kosten kunnen in het jaar van uitvoering op 2 wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening (BBV, art.

44, lid 1c): a. Direct ten laste van de exploitatie brengen b. Ten laste brengen van een vooraf gevormde reserve Een dergelijke reserve dient systematisch te worden gedoteerd met zodanige bedragen dat deze over de gehele looptijd genomen toereikend zijn voor het bekostigen van het onderhoud. Er moet wel een recent beheerplan voorhanden zijn. 5.2.3 Eigenschappen van een reserve De jaarlijkse kosten voor onderhoud kunnen zowel per pand als over het gehele vastgoedbestand sterk verschillen. Omdat het niet wenselijk is die verschillen in de begroting terug te zien wordt dan ook gerekend met het meerjarig gemiddelde van het MOP. De reserve strekt volgens het BBV dan ook tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Nota Onderhoud gemeentelijke gebouwen deel 1 (Algemeen)

11