Document · PDF

Jaarstukken 2021 OD Twente.pdf

Gemeenteraad 31 mei 2022, gemeente DinkellandBij agendapunt: 13: Voorstel inzake wensen en bedenkingen begrotingen 2023 verbonden partijen22.002 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

4.5.2

Ontwikkelingen programma Advies

Wat zijn in 2021 de ontwikkelingen (geweest) in relatie tot dit programma? -

Algemeen Vanuit de algemene ontwikkelingen voor de OD Twente en haar deelnemers als geheel uit voorgaande jaren zijn een aantal ontwikkelingen nu overgebracht naar het programma Advies. Dit betreft accountmanagement, samenwerking met ketenpartners, het specialisme Energie & Duurzaamheid en het leveren van bijdragen aan het Twentse VTH-beleid. Voor het programma Advies wordt met ingang van 2022 ook de interne adviesproductie in beeld gebracht. Voorbeelden hiervan zijn specialistische adviezen op het gebied van bodem, geluid, lucht & geur of externe veiligheid die geleverd worden als onderdeel van een omgevingsvergunning, klachtafhandeling, handhavingstraject of een projectmatige aanpak. Hierdoor ontstaat een beter beeld van de voor dit programma benodigde capaciteit en middelen.

Wet Natuurbescherming (Flora & Fauna) De Wet natuurbescherming beschermt Nederlandse natuurgebieden en planten- en diersoorten. De wet moet ervoor zorgen dat de verschillende planten- en diersoorten in de natuur blijven bestaan. Ook kwetsbare soorten mogen niet verdwijnen. Vanuit de deelnemers is meer vraag ontstaan naar adviesproducten op dit gebied. De OD Twente heeft hierop ingespeeld door de reeds aanwezige kennis bij een aantal medewerkers te bundelen en verder te vergroten door het volgen van opleidingen. De deelnemers kunnen deze advieswerkzaamheden als plustaak afnemen bij de OD Twente. Hiernaast zijn deze adviezen intern ook nodig als bijdrage voor andere producten als omgevingsvergunningen. Dit adviesproduct is in de loop van 2021 opgenomen in de ProductDiensten-Catalogus OD Twente en wordt in 2022 op basis van ervaringscijfers voorzien van een actueler kental. In 2022 wordt ook in kaart gebracht welke verdere wensen rondom dit onderwerp bij deelnemers bestaan en op welke wijze zij het toezicht op de Wet natuurbescherming hebben ingeregeld. De omvang van deze nieuwe adviestaak bedraagt op jaarbasis tussen 0.5 en 1.0 FTE. Met ingang van 2023 wordt hiervoor 0.75 FTE toegevoegd aan de formatie. Dit heeft een financiële impact van circa € 84.750,- die door de betreffende deelnemers gedekt wordt uit de bijdrage binnen het pluspakket.

Bodem & Bodeminformatie De ontwikkelingen binnen het specialisme bodem hangen voor een groot deel samen met de invoering van de Omgevingswet. De verwachting is dat de hoeveelheid bodemmeldingen en bodemtoezicht hierdoor aanzienlijk toe zullen nemen. De OD Twente is hiernaast nauw betrokken bij de “warme overdracht ”van bodemtaken van de Provincie Overijssel naar de Twentse gemeenten waarbij de OD Twente deelnemers ondersteuning kan bieden voor de bodemparagraaf in omgevingsvisies en omgevingsplannen.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 26 van 74

Ook maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van klimaat (bodemenergiesystemen) en toenemende zorg over Zeer Zorgwekkende Stoffen (bijvoorbeeld PFAS) zorgen voor een toename van werkzaamheden bij het specialisme bodem. Zowel landelijk als regionaal is er veel behoefte aan kennisdeling met betrekking tot bodemvraagstukken. De Twentse regio is recent door VNG aangewezen als één van de deelnemende regio’s in een pilot voor een regionaal schakelpunt bodem. De OD Twente wil hier een structurele bijdrage aan leveren waardoor wij de kennis die wij opdoen middels onze werkzaamheden ook actief kunnen delen. Het geheel van deze ontwikkelingen zorgt ervoor dat het specialisme bodem zowel binnen de programma’s Vergunningen, Toezicht als Advies veel aandacht nodig heeft. De OD Twente heeft eind 2021 een beleidsadviseur Bodem aangesteld waardoor meer ruimte ontstaat om in te spelen op de genoemde ontwikkelingen. Hiernaast is de capaciteit binnen het team Toezicht inmiddels versterkt door de indiensttreding van twee bodemtoezichthouders. Deze versterkingen zijn binnen het bestaande formatieplan gerealiseerd. Vanuit de deelnemers is in 2021 ook vraag ontstaan naar de verwerking van bodeminformatie in de applicaties Squit IBIS en Squit IGOR. Hiervoor heeft de OD Twente een externe leverancier ingeschakeld waarvan de kosten worden doorbelast aan de betreffende deelnemers.

Indien deze vraag structureel wordt, bestaat de mogelijkheid deze werkzaamheden in eigen beheer te gaan uitvoeren waarbij dit leidt tot meer efficiency en lagere kosten. -

Energie & Duurzaamheid Het klimaat heeft in de afgelopen jaren een steeds belangrijkere positie ingenomen. Deze ontwikkeling vertaalt zich al nadrukkelijk door in de werkzaamheden van de OD Twente. Zowel landelijk, regionaal als lokaal zijn initiatieven ontstaan die ervoor zorgen dat Energie & Duurzaamheid doorgroeit naar een nieuwe expertise binnen de OD Twente. Deze expertise wordt al steeds meer opgenomen in de werkzaamheden van de programma’s. De OD Twente voert hierbij diverse energie gerelateerde werkzaamheden uit die een belangrijke bijdrage leveren aan de duurzaamheidsambities van onze deelnemers en de energietransitie in geheel Twente. De OD Twente voert het toezicht uit op de energiebesparingsplicht en de Informatieplicht energiebesparing, beoordeelt energie(besparings-)onderzoeken en zorgt ervoor dat bedrijven beschikken over goede energievoorschriften in vergunningen. Voor dit doel is een energieteam ingericht om de taken en kennis op het gebied van energiebesparing te kunnen bundelen en borgen. Het energieteam wordt gevormd door vier toezichthouders, twee vergunningverleners, een administratief ondersteuner en een projectleider. Het energieteam draagt naast het uitvoeren van energiecontroles zorg voor de overkoepelende werkzaamheden als interne en externe kennisuitwisseling, en deelname aan landelijke, regionale en lokale overleggen.

De OD Twente heeft zich hierbij ontwikkeld tot een volwaardige uitvoeringsorganisatie op het gebied van Energie & Duurzaamheid bij bedrijven. De Product-Diensten-Catalogus OD Twente zal hierdoor op termijn meer gespecialiseerde producten op dit thema gaan bevatten. Voor 2020 en 2021 hebben gemeenten, de provincie Overijssel en het Rijk middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering van deze taken. Ook voor de komende jaren stellen de provincie Overijssel en het Rijk extra middelen beschikbaar op voorwaarde dat de gemeenten additioneel investeren in energietaken. De OD Twente heeft inmiddels een “Uitvoeringsplan Energie & Duurzaamheid 2022 – 2023” voorbereid. Dit uitvoeringsplan is op 16 september 2021 besproken met de accounthouders en op 1 oktober 2021 toegelicht in het algemeen bestuur. Kern van het uitvoeringsplan is doorzetting van het project Energie & Duurzaamheid op het huidige niveau waarbij jaarlijks bij 10% van de energierelevante inrichtingen energietoezicht wordt uitgevoerd. Indien een gemeente middelen beschikbaar stelt voor deze 10% neemt de Provincie Overijssel hiervan 50% voor haar rekening middels een subsidie aan de OD Twente. Het Rijk richt zich middels het Ministerie van Economische Zaken met name op de Informatieplicht Energie die vanaf 1 juli 2019 is ingesteld. Door de inzet van derden werd capaciteit aan de OD’s

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 27 van 74

beschikbaar gesteld voor het toezicht op deze informatieplicht. Het Ministerie van EZK voert op dit moment overleg met OD NL om deze capaciteit rechtstreeks ter beschikking te stellen aan de OD’s waardoor de kennis op dit onderwerp bij OD’s verder toeneemt. De OD Twente ervaart veel vragen van deelnemers op het gebied van Energie & Duurzaamheid. Veel van onze deelnemers hebben al initiatieven ontwikkeld maar zijn ook nog zoekende wat betreft uitvoering hiervan. Om hier goed op in te kunnen spelen, is de OD Twente in 2021 gestart met een eerste inventarisatie bij de deelnemers om zo beter in te kunnen spelen op toekomstige vragen. De OD Twente verwacht de komende jaren een toenemende vraag van deelnemers voor adviezen rondom de energietransitie. -

Cluster beleid De OD Twente heeft inmiddels een cluster beleid en ontwikkeling geformeerd. Hierin zijn naast de functies van accountmanager (zie onder), de omgevingsadviseur en de adviseur processen & kwaliteit twee beleidsfuncties ondergebracht. De beleidsadviseurs vertalen landelijke ontwikkelingen waaronder het rapport van de commissie van Aartsen naar Twents niveau. Dit betreft een netwerkfunctie waarbij intensief met de beleidsadviseurs van de deelnemers wordt samengewerkt. Door een aantal deelnemers wordt de OD Twente ook op lokaal niveau om een beleidsbijdrage gevraagd doordat er binnen de eigen organisatie geen milieukennis meer aanwezig is.

Accountmanagement / overlegstructuur met deelnemers Eind 2018 / begin 2019 is in samenwerking met de deelnemers een overlegstructuur tot stand gekomen om de ontwikkeling van de OD Twente en de overeengekomen opdrachtuitvoering en dienstverlening richting deelnemers te bewaken. De overlegstructuur bestaat uit: ● Maandelijkse accountgesprekken met de individuele deelnemers ● 6-Wekelijks (8x per jaar) centraal accounthouderoverleg ● Eerste aanspreekpunten per deelnemer t.b.v. lopende dossiers / snelle informatie-uitwisseling ● Ontwikkeling functie accountmanager OD Twente In 2019 en 2020 hebben de teammanagers nog een groot gedeelte van het accountmanagement op zich genomen. Deze rol is langzamerhand verplaatst naar de accountmanager(s) van de OD Twente waarbij de teammanager op iets meer afstand ondersteunt. De rol van de eerste aanspreekpunten is tijdens de COVID-19 periode kleiner geworden maar inmiddels wordt gewerkt aan herstel van deze rol. De accounthouderoverleggen worden gebruikt om onderwerpen te behandelen die voor alle deelnemers van belang kunnen zijn. Aan het accounthouderoverleg nemen alle accounthouders van deelnemers, alle teammanagers van de OD Twente, de accountmanager van de OD Twente en de directiesecretaris van de OD Twente deel.

Samenwerking met ketenpartners Vanaf de start van de OD Twente is de samenwerking gezocht met (keten)partners. Naast de deelnemers in de OD Twente zijn dit de waterschappen, veiligheidsregio’s, andere OD’s en landelijke kennisinstituten. Met de introductie van de Omgevingswet zullen deze samenwerkingen nog belangrijker worden. De samenwerkingen zijn altijd gebaseerd op wettelijke taken en wenselijke taken. De wenselijke taken worden zorgvuldig vastgelegd in werkafspraken tussen de OD Twente, haar deelnemers en de waterschappen en Veiligheidsregio Twente (m.n. brandweer). Met de waterschappen bestaat sinds 2020 een samenwerkingsovereenkomst. Dit leidt tot het versterken van de integrale kwaliteit en continuïteit van VTH-taken. In 2021 zijn de volgende onderwerpen als speerpunten opgepakt:

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 28 van 74

- Doorontwikkeling handhaving strategie onder de Omgevingswet - Agrarische wasplaatsen - Zeer Zorgwekkende Stoffen Het betreft hier kennisprojecten waarbij één vooroplopende organisatie de andere deelnemende organisaties helpt om snel en praktisch op het betreffende thema door te ontwikkelen. De samenwerking met OD IJsselland krijgt vooral vorm middels de uitwisseling van informatie over gelijksoortige bedrijfsprocessen. Over en weer wordt hierbij gebruik gemaakt van elkaars best practices. -

Projectburo Bodem Asbest Sanering (PBAS / BAS) Projectbureau BAS werkt sinds oktober 2018 voor de provincie Overijssel en de gemeenten Borne, Haaksbergen, Hellendoorn, Hof van Twente, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden. De taak van het projectbureau is de provincie en de gemeenten te ondersteunen asbestpulp in de bodem op te ruimen. Een aantal medewerkers van de OD Twente verrichten gedurende de looptijd van het projectbureau werkzaamheden op het gebied van projectleiding. Hiervoor is een DVO afgesloten tussen OD Twente en PBAS.

4.5.3

Producten, Aantallen & Uren programma Advies

Wat hebben we voor dit programma gedaan? De activiteiten voor het programma Advies zijn opgenomen in de Product-Diensten-Catalogus van de OD Twente. Het aantal activiteiten binnen het programma Advies wordt in overleg met de deelnemers vastgesteld op basis van de Uitvoeringsprogramma’s VTH (UP’s) van de 15 deelnemers. Deze inschatting wordt in het jaarprogramma van de OD Twente opgenomen. De exacte output is vooraf niet eenduidig vast te stellen. Het maken van adviesproducten is vraag gestuurd en voor een groot deel afhankelijk van het investeringsklimaat bij het bedrijfsleven en de effecten van de economische situatie in Nederland. Ook kunnen door activiteiten vanuit de programma’s Vergunningen, Toezicht en Handhaving (deel)producten ontstaan. De Product-Diensten-Catalogus van de OD Twente kent voor het programma Advies 13 producten en 35 productvarianten. Onderstaande tabellen geven voor het programma Advies aan hoeveel producten in 2021 uitgevraagd zijn (UP), hoeveel geleverd zijn (REA) en wat de werkvoorraad (WV) is per ultimo 2021. PDC

OMSCHRIJVING

A4.01 A4.02 A4.03 A4.04 A4.05 A4.06 A4.07 A4.08 A4.09 A4.10 A4.11 A4.12 A4.13

Voorlopige voorziening Bezwaar Beroep Advies bij juridische procedures Advies bodem Advies externe veiligheid Advies milieuzonering Advies geluid Advies luchtkwaliteit (lucht en geur) Milieuadvies ruimtelijke ordening Advies beleidsontwikkeling milieu Advies algemeen Informatieverstrekking Totaal

Jaarstukken 2021

UP 2021

REA

REA %

Werkvoorraad

1 15 6 66 494 106 22 132 77 47 1 172 187 1.326

0 24 12 35 493 29 9 194 147 61 1 356 60 1.421

0% 160% 200% 53% 100% 27% 41% 147% 191% 130% 100% 207% 32% 107%

1 21 12 25 143 17 7 45 54 21 0 100 16 462

Omgevingsdienst Twente

Pagina 29 van 74

Het programma advies is vraag gestuurd en kan jaarlijks op basis van (beleids)ontwikkelingen een afwisselende vraag in het soort adviesproducten laten zien. Bovenstaande tabel bevat alleen de “externe” adviezen meegenomen. De “interne” adviezen met betrekking tot bijvoorbeeld een omgevingsvergunning worden gezien als onderdeel van dat “hoofdproduct”. Op basis van de PDC-uren per product kan bovenstaande tabel vertaald worden naar de totale PDC uren per product. Dit wordt weergegeven in onderstaande tabel.

PDC

OMSCHRIJVING

A4.01 A4.02 A4.03 A4.04 A4.05 A4.06 A4.07 A4.08 A4.09 A4.10 A4.11 A4.12 A4.13

4.5.4

PDCuren

36 32 40 0 8 10 10 10 8 0 0 4 2

UP 2021 PDC

REA PDCUREN

REA % PDC-UREN

36 480 240 0 3.952 1.060 220 1.320 616 0 0 688 94 8.706

0 768 480 0 4.544 290 390 2.940 1.276 0 0 1.424 102 12.214

0% 160% 200% 0% 115% 27% 177% 223% 207% 0% 0% 207% 109% 140%

Werkvoorraad PDC-uren 36 672 480 1.144 170 70 450 432 0 0 400 6 3.860

Kosten programma Advies

Wat gaat dit kosten? In de loop van 2020 en 2021 zijn de registratiemogelijkheden per programma en per product aanmerkelijk verbeterd door de introductie van Power BI. Dit heeft ertoe geleidt dat de OD Twente per programma inzichtelijk kan maken welke kosten gemaakt worden. Per programma wordt het tarief van het desbetreffende jaar vermenigvuldigt met de totale PDCuren. Dit leidt tot onderstaande kostenoverzicht voor het programma Advies.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 30 van 74

PDC

OMSCHRIJVING

A4.01 A4.02 A4.03 A4.04 A4.05 A4.06 A4.07 A4.08 A4.09 A4.10 A4.11 A4.12 A4.13

Jaarstukken 2021

PDCuren

UP 2021 PDC

REA PDCUREN

REA % PDC-UREN

Werkvoorraad PDC-uren

36 32 40 0 8 10 10 10 8 0 0 4 2

36 480 240 0 3.952 1.060 220 1.320 616 0 0 688 94 8.706

0 768 480 0 4.544 290 390 2.940 1.276 0 0 1.424 102 12.214

0% 160% 200% 0% 115% 27% 177% 223% 207% 0% 0% 207% 109% 140%

36 672 480 0 1.144 170 70 450 432 0 0 400 6 3.860

Omgevingsdienst Twente

Kostprijs per uur € 66,23 € € € € € € € € € € € € € €

50.865 31.790 300.949 19.207 25.830 194.716 84.509 94.312 6.755 808.933

Pagina 31 van 74

4.6

Het programma Projecten 4.6.1

Inleiding programma Projecten

Wat houdt dit programma in en wat willen we met dit programma bereiken? Het programma Projecten omvat projectmatige en programmatische werkzaamheden voor deelnemers, andere opdrachtgevers en subsidieverstrekkers die niet binnen de Product-Diensten-Catalogus van het standaardpakket of het pluspakket vallen. Voor een aantal onderwerpen betreft het een specifieke ontwikkeling waarvoor de OD Twente in de toekomst moet worden klaargestoomd. Een voorbeeld hiervan is de Omgevingswet. Daarnaast zijn er een aantal onderwerpen waarbij een product overstijgende aanpak gewenst is maar de uiteindelijke werkzaamheden voornamelijk op basis van producten uit de Product-Diensten-Catalogus worden uitgevoerd. Een voorbeeld hiervan is de regio brede aanpak van vuurwerkcontroles. Tot slot kunnen deelnemers op projectbasis extra opdrachten aanbieden die passen binnen de Gemeenschappelijke Regeling OD Twente. Met dit programma wordt een aanvullende inhoudelijke bijdrage geleverd aan de wensen en ambities van deelnemers op het gebied van verbetering van de kwaliteit van de leefomgeving. Kortom: Een product overstijgende aanpak voor één of meerdere (gerelateerde) VTH-activiteiten. De daadwerkelijke uitvoering van de werkzaamheden vindt voornamelijk plaats op basis van producten uit de Product-Diensten-Catalogus.

De werkwijze geldt afhankelijk van de activiteit en de gemaakte afspraken voor één, meerdere of alle deelnemers. De bekostiging vindt plaats o.b.v. de hierover met deelnemers gemaakte / te maken afspraken. Waar mogelijk worden werkzaamheden uitgevoerd binnen het overeengekomen uitvoeringsprogramma VTH. Hiernaast bestaan er voor een aantal landelijke en regionale projecten externe financieringsbronnen.

4.6.2

Ontwikkelingen programma Projecten

Wat zijn in 2021 de ontwikkelingen (geweest) in relatie tot dit programma? -

Indeling landelijk – regionaal – lokaal conform UP’s In lijn met de UP’s wordt met ingang van 2021 een indeling gehanteerd naar landelijk, regionaal en lokaal. Registratie De registratie van het programma Projecten is zowel binnen de VTH-applicatie als de tijdschrijfapplicatie verder ontwikkeld. Door projecten (P) en projectmatige (PM) zaak overstijgende werkzaamheden in het zaaktype Project te registreren kunnen de hieraan bestede uren efficiënter worden verantwoord en vindt een betere koppeling plaats met de UP’s van de deelnemers waarvoor deze werkzaamheden worden uitgevoerd.

4.6.3

Producten, Aantallen & Uren programma Projecten

Wat hebben we voor dit programma gedaan? Projecten kunnen als volgt worden geclassificeerd, waarbij de projecten ten laste van de UP’s kunnen komen of extern gefinancierd zijn: -

Landelijk Regionaal

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 32 van 74

Lokaal Overig

Voor projecten zijn geen PDC-kentallen bekend. Hierom zal bij het programma Projecten worden gerekend met het aantal daadwerkelijk bestede uren. Onderstaand is per projectsoort een overzicht opgenomen van het aantal daadwerkelijk bestede uren die ten laste komen van de UP’s.

PDC

A5.04 A5.05 A5.06 A5.07

OMSCHRIJVING

REA UREN

Project lokaal Project regionaal Project landelijk Project overig Totaal

4.6.4

3.926 4.542 2.068 12.170 22.706

Kosten programma Projecten

Wat gaat dit kosten? De kosten van het programma Projecten worden bepaald aan de hand van het aantal daadwerkelijk bestede uren. Over 2021 is het volgende overzicht te geven met betrekking tot het programma Projecten. Dit overzicht gaat alleen over uren die ten laste komen van de UP’s. In de bijlage is een overzicht opgenomen van alle extern gefinancierde projecturen.

PDC

OMSCHRIJVING

A5.04 A5.05 A5.06 A5.07

Project lokaal Project regionaal Project landelijk Project overig Totaal

Jaarstukken 2021

REA UREN

3.926 4.542 2.068 12.170 22.706

Kostprijs per uur € 66,23 € € € € €

260.019 300.831 136.984 806.007 1.503.840

Omgevingsdienst Twente

Pagina 33 van 74

4.7

Het programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead) 4.7.1

Inleiding programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead)

Wat houdt dit programma in en wat willen we met dit programma bereiken? Binnen het programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead) worden de secundaire kosten als apart taakveld in beeld gebracht. Hieronder vallen de ondersteunende diensten en werkzaamheden (het secundaire proces) die benodigd zijn voor het effectief en efficiënt laten werken van het primaire proces.

4.7.2

Ontwikkelingen programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead)

Wat zijn de huidige ontwikkelingen in relatie tot dit programma? -

Doorontwikkeling informatiebeheer en onderliggende informatiesystemen Voorafgaand aan de start per 1 januari 2019 zijn middels het bedrijfsplan OD Twente de randvoorwaarden voor informatiebeheer bij de OD Twente vastgelegd. Vervolgens is in de doelarchitectuur de hiervoor gewenste toekomstige structuur in meer detail beschreven. Bij de doorontwikkeling van informatiebeheer vindt altijd een toetsing plaats aan deze doelarchitectuur. Belangrijke kenmerken uit de randvoorwaarden en doelarchitectuur zijn tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken, zaakgericht werken, uniformiteit in processen met deelnemers en het vermijden van maatwerkoplossingen. In de loop van 2021 zijn een vijftal onderwerpen benoemd die richting geven aan de doorontwikkeling van informatiebeheer in de komende jaren: 1: Klaar zijn voor de Omgevingswet 2: Groeien naar een volwassen ICT 3: Digitaal en risicogericht kunnen werken 4: Sturen op accurate managementinformatie 5: Beschikken over integraal inzicht op een locatie Uit deze vijf onderwerpen zijn inmiddels een aantal ontwikkelingen voortgekomen die hieraan bijdragen. Financiën en personeels- & salarisadministratie in eigen beheer De OD Twente heeft de afgelopen jaren gebruik gemaakt van een aantal administratieve systemen en bijbehorende administratieve verwerking van de Gemeente Almelo op het gebied van financiële, personeels- en salarisadministratie.

In goed overleg met de gemeente Almelo is vastgesteld dat de hiermee gegenereerde informatie onvoldoende aansloot bij een adequate en efficiënte sturing door de OD Twente. De OD Twente is per 1 januari 2022 succesvol overgestapt naar een bekend landelijk ERP pakket (AFAS). Vanaf 2022 vindt hierdoor een verschuiving plaats tussen kosten uit hoofde van de DVO met Gemeente Almelo en interne kosten voor automatisering en administratief ondersteunend personeel. De insteek is dat de verschuiving budgetneutraal blijft ten opzichte van de huidige kosten uit hoofde van de DVO. De voornaamste besparingen zullen liggen in een efficiënte sturing en efficiënte processen omtrent rapportages, jaarverslagen en begrotingen. Archiefbeheer / Archieftaak Tijdens de uitvoering van de primaire taken van de OD Twente wordt veel tijd besteed aan het creëren van (digitale) documenten en het verrijken van lopende dossiers met informatie. Het is hierbij van groot belang dat deze digitale informatie betrouwbaar, volledig en duurzaam toegankelijk is voor zowel de OD Twente als haar deelnemers. Op dit moment is de OD Twente voor haar deelnemers geen zorgdrager van deze informatie.

Een aantal deelnemers heeft inmiddels aangegeven deze taak (archiefbeheer) aan de OD Twente te willen mandateren omdat de huidige werkwijze niet volledig rechtmatig blijkt en er zowel aan de zijde van OD Twente als aan de zijde van de deelnemers besparingen mogelijk zijn.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 34 van 74

Begin 2022 wordt deze taak voorbereid voor bestuurlijke besluitvorming zodat naar verwachting in de loop van 2022 gestart kan worden met de implementatie voor de eerste deelnemers. Datakwaliteit De OD Twente is een organisatie waarvoor informatie en de automatisering van informatie van groot belang zijn. Voor de realisatie van ambities en doelen die reeds bij de start van de organisatie zijn meegegeven is het van essentieel belang dat de informatie in de organisatie betrouwbaar is. Het geheel van deze betrouwbare informatie noemen we datakwaliteit. Vanaf de start in 2019 heeft de OD Twente veel aandacht besteedt aan het verhogen van deze datakwaliteit. Door de introductie van de nieuwe VTH-applicatie PowerBrowser medio 2019 kon gestart worden met de verbetering van het onderliggende inrichtingenbestand. Op dit moment vallen ongeveer 19.500 inrichtingen onder het werkgebied van de OD Twente. De gegevenskwaliteit van het inrichtingenbestand speelt een belangrijke rol bij de totstandkoming van de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s VTH en de hieruit volgende planning van toezicht en handhaving op basis van risico’s en branches. Het inrichtingenbestand vormt hiernaast de basis voor het zogenaamde locatiedossier waarin alle werkzaamheden met betrekking tot de betreffende inrichting bij elkaar komen.

Specifiek voor de verbetering van het inrichtingenbestand maakt de OD Twente gebruik van de applicatie I-GO. De applicatie I-GO is een gezamenlijke ontwikkeling van de 7 Gelderse omgevingsdiensten (Gelders Stelsel) waarvan zowel de OD Twente als de OD IJsselland gebruik maken. De applicatie I-GO vergelijkt het inrichtingenbestand van de OD Twente met een groot aantal landelijke basisregistraties als Kamer van Koophandel, BAG, IPPC, RRGS en RVO en genereert een automatisch overzicht van de geconstateerde afwijkingen. In combinatie met de verkregen zaakinformatie uit de programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving en Advies wordt zo een optimalisatie van de gegevenskwaliteit van het inrichtingenbestand bewerkstelligd. Werkprocessen & werkinstructies Naast het toepassen van de Kwaliteitscriteria 2.2 wordt uitvoeringskwaliteit ook geborgd middels een duidelijke beschrijving van werkprocessen en werkinstructies voor de verschillende producten en diensten. De OD Twente maakt gebruik van het kwaliteitssysteem WIKI360 (https://twente.omgevingsdienst.wiki) bestaande uit onder meer een PDC en een Zaak-Type-Catalogus (ZTC). In 2020 zijn binnen de ZTC de werkprocessen voor alle producten beschreven, momenteel wordt gewerkt aan het opstellen van de bijbehorende werkinstructies. Met de komst van de Omgevingswet zal de PDC in 2022 nog worden aangepast.

Hierbij moet worden gewerkt met een nieuwe terminologie, waarbij het begrip ‘inrichting’ wordt losgelaten en wordt uitgegaan van ‘milieubelastende activiteiten’. Dit leidt tot het verdwijnen van enkele producten en de komst van nieuwe producten. Hierbij kan gedacht worden aan advies ten behoeve van de Omgevingstafel. Kwaliteitscriteria & Inzetbaarheidsmonitor Kwaliteitscriteria (KC) maken voor burgers, bedrijven en de overheid inzichtelijk welke kwaliteit verwacht mag worden bij de uitvoering van VTH-taken. Op 1 juli 2019 is door VNG en IPO een nieuwe set Kwaliteitscriteria 2.2 gepubliceerd. De Kwaliteitscriteria 2.2 vormen de nieuwe basis voor de verordening kwaliteit VTHomgevingsrecht. Afhankelijk van de keuzes die door onze deelnemers lokaal zijn gemaakt, worden de Kwaliteitscriteria 2.2 al dan niet automatisch de nieuwe standaard bij het uitvoeren van VTH-taken. Het VTHbeleid Twente wordt hierop in 2022 aangepast. De OD Twente heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het opstellen van een inzetbaarheidsmonitor. De inzetbaarheidsmonitor maakt inzichtelijk of de OD Twente voldoet aan de Kwaliteitscriteria 2.2, medewerkers worden ingezet op passende taken en wordt gewerkt conform vastgestelde werkprocessen en werkprocedures. De inzetbaarheidsmonitor is inmiddels operationeel.

Inmiddels is contact gezocht met het Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) om de registratie te bespreken en eventuele verbeteringen en vervolgstappen af te stemmen. De

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 35 van 74

analyse toont aan dat de OD Twente voldoende robuust is om haar taken te kunnen uitvoeren. Inmiddels is de Provincie Overijssel zelf ook overgegaan tot aanschaf van de inzetbaarheidsmonitor en heeft zij deze applicatie ook onder de aandacht gebracht van onze deelnemers.

4.7.3

Producten & aantallen programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead)

Binnen het programma Bedrijfsvoering & Control (Overhead) worden geen producten onderscheiden. Onder dit programma vallen de volgende aandachtsgebieden: Directie Teammanagement Bestuurssecretariaat Algemeen secretariaat Personeel & Organisatie Processen, Kwaliteit & Informatiebeheer (waaronder ICT) Financiën Communicatie Contractmanagement

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 36 van 74

5 Urenbesteding 2021 5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt een nadere toelichting gegeven op de tijdsbesteding van de OD Twente in 2021. Deze tijdsbesteding hangt samen met de in de programma’s vergunningen, toezicht en handhaving, advies en projecten geleverde en onderhanden producten en projecten. Zoals in de 8M-rapportage reeds gepresenteerd en aangekondigd, vindt de verantwoording van directe uren plaats op basis van aantallen producten en normuren conform de PDC. Belangrijkste reden hiervoor is dat de voorheen gehanteerde methode van daadwerkelijk gerealiseerde uren een vertekend beeld geeft doordat het percentage directe uren nog niet op het gewenste niveau is. Deelnemers krijgen hierdoor soms onterecht het idee dat zij nog aanspraak kunnen maken op extra uren terwijl deze urenruimte in werkelijkheid niet meer aanwezig is. Onderstaand blijkt, net als uit de geleverde productie, dat de OD Twente in 2021 meer heeft geleverd dan verwacht mag worden op basis van de inbreng van de deelnemers.

5.2

Productiviteit

De productiviteit van de directe medewerkers binnen het primaire proces is een belangrijke indicator voor de OD Twente. In het Bedrijfsplan OD Twente 2018 wordt uitgegaan van 1.440 productieve uren per directe medewerker per jaar. Dit komt neer op een (ambitieus) productiviteitspercentage van 90% van de netto beschikbare uren. Tijdens een eerdere analyse is echter gebleken dat het in de Programmabegroting OD Twente gebruikte aantal verlofuren niet aansluit bij wettelijke regelingen. Wettelijk ligt het aantal verlofuren voor de medewerkers van de OD Twente hoger dan oorspronkelijk begroot. Naar aanleiding hiervan is in de Programmabegroting OD Twente 2022 een productiviteitspercentage van 87.5% vastgesteld. Het gemiddelde productiviteitspercentage voor de gehele OD Twente in 2021 komt nu uit op 82,7%. Dit ligt weliswaar onder de beoogde 87.5% maar kan in het licht van de opstartjaren nog altijd als een prima resultaat worden gezien. Middels de applicatie Power BI hebben teammanagers direct inzicht in de voortgang van het tijdschrijven en het productiviteitspercentage van hun medewerkers. Op deze manier is hier veelvuldig op gestuurd in 2021. Over de eerste 8 maanden was het productiviteitspercentage 81,9%, de sturing op productiviteit heeft in het najaar van 2021 dus al een hogere productiviteit opgeleverd. Deze trend wordt in 2022 doorgezet.

5.3

Ziekteverzuim

Het gemiddelde percentage ziekteverzuim voor de gehele OD Twente ligt voor de vaste medewerkers (5,3%) hoger dan het uitgangspunt in het Bedrijfsplan OD Twente 2018 (4%). Echter is dit wel een verbetering ten opzichte van de eerste acht maanden van 2021 (6,1%). De oorzaak ligt met name in een beperkt aantal langdurige ziektegevallen, onder andere als gevolg van COVID-19. Het kortdurende ziekteverzuim is nog altijd zeer beperkt. Voor het geheel van alle medewerkers (vast en inhuur) ligt het ziekteverzuimpercentage lager (4,2%) dan bovenstaand percentage (5,3%). Voor inhuurmedewerkers geldt uiteraard dat zij alleen de gewerkte uren kunnen declareren zodat dit risico niet bij de OD Twente ligt.

5.4

Directe uren

Door de deelnemers in de OD Twente is in totaal 93,18 directe FTE ingebracht voor 2021. Naar aanleiding van de situatie rondom gemeente Enschede kon de OD Twente in 2021 nog niet beschikken over een deel van de initiële inbreng van de gemeente Enschede, dit is gecorrigeerd in de inbreng. Daarnaast heeft een additionele inbreng plaatsgevonden van Noaberkracht in verband met een structureel hogere uitvraag.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 37 van 74

Totaal inbreng OD Twente

fte

Directe fte initieel ingebracht

72,67

Toerekening o.b.v. bedrijfsplan (8,55 fte)

8,55

Facultatieve taken

8,41

Extra inbreng Noaberkracht

3,55

Totaal inbreng fte

93,18

De OD Twente streeft naar een productiviteit van 1.440 uur per directe medewerker op jaarbasis. Onderstaand is een overzicht weergegeven van de totale PDC-uren ten opzichte van de ingebrachte productieve uren voor het jaar 2021. Over de eerste 8 maanden was 105% van de ingebrachte capaciteit (t/m augustus) gerealiseerd. In totaal is in 2021 114% van de ingebrachte capaciteit voor 2021 gerealiseerd. De realisatie van producten en uren is in het najaar dus verder toegenomen. Dit komt onder andere door de hoge vraag naar producten en dat meer personeel is ingehuurd om deze vraag te kunnen verwerken. Daarnaast heeft een toename van de productiviteit ook een positieve impact op de productie in PDC-uren. Aantal fte

Inbreng

Totaal PDC uren

inbreng

uren

93,18

134.179

152.945

114%

De totale PDC uren is onderstaand opgesplitst per programma.

PROGRAMMA

TOTAAL PDCUREN

Vergunningen

39.017

Toezicht

68.346

Handhaving

10.662

Advies

12.214

Projecten (REA)

22.706

Totaal

152.945

Mede door de inzet van tijdelijke budgetten is de OD Twente in staat geweest om extra personeel in te huren. Hoewel in 2021 is gestuurd op een gelijke verdeling van de urenbesteding per deelnemer, zitten in de realisatie van uren ten opzichte van de inbreng uiteraard verschillen per deelnemer. Bij deelnemers met een substantiële afwijking, zowel onderbesteding als overbesteding, vinden gesprekken plaats hoe hiermee wordt omgegaan.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 38 van 74

Naast het totaal aantal PDC uren uit hoofde van de uitvoering van Variant 4 taken en facultatieve taken (152.945 uur), zoals opgenomen in de uitvoeringsprogramma’s van de deelnemers, zijn er circa 6.325 productieve uren gerealiseerd met betrekking tot projectopdrachten. De productieve uren uit hoofde van projectopdrachten komen niet ten laste van de inbreng, omdat hier externe financieringsbronnen voor zijn. Deze zijn opgenomen in de jaarrekening als bijdrage deelnemers overige taken en bijdrage derden.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 39 van 74

6 Paragrafen In het Besluit begroting en verantwoording (BBV) worden enkele verplichte paragrafen genoemd. Voor de OD Twente zijn niet alle paragrafen van toepassing. Onderstaand is weergegeven welke paragrafen van toepassing zijn en derhalve zijn opgenomen in dit hoofdstuk. Paragrafen Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Niet van toepassing Opgenomen (paragraaf 5.1)

Onderhoud kapitaalgoederen Financiering

Niet van toepassing Kasgeldfaciliteit en Schatkistbankieren van toepassing (paragraaf 5.2)

Bedrijfsvoering Verbonden partijen

Opgenomen (paragraaf 5.3) Niet van toepassing

Grondbeleid

Niet van toepassing

6.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De paragraaf weerstandsvermogen bevat een omschrijving van de risico’s opgenomen in de begroting en het gewenste weerstandsvermogen. Op basis van een actualisatie van de risico’s en het aanwezige weerstandsvermogen is de weerstandsratio berekend. De OD Twente streeft naar een weerstandsratio tussen de 1,0 en 1,4.

Risico’s In de begroting 2021 zijn meerdere risico’s geïdentificeerd en gekwantificeerd. Deze zijn: Nr

Omschrijving risico

Effect

Kans

Risico

Inslijpen werkprocessen

204.844

50%

102.422

Productendienstencatalogus (uniforme werkwijze)

204.844

50%

102.422

500.000

10%

50.000

1.208.867

60.443

Aansprakelijkheid ODT Deelnemers treden uit de gemeenschappelijke regeling Verschil aanbod en vraag

Niet halen efficiency taakstelling

101.500

50%

50.750

Uitval van hard- en softwaresystemen

251.847

20%

50.369

(Langdurig)ziekteverzuim

95.891

50%

47.945

Omgevingsw et

10.

W et kw aliteitsborging voor het bouwen (WKB) Totaal

50.000 2.822.637

50% 17%

25.000 489.352

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 40 van 74

Ontwikkelingen inzake risico’s Er hebben geen ontwikkelingen plaatsgevonden omtrent de opgenomen risico’s.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de OD Twente kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Dit zijn in het kader van de OD Twente de algemene reserve en de begrote post voor onvoorziene kosten. De begrote post voor onvoorziene kosten is aangesproken in 2021 met als voornaamste reden een nog te betalen post dvo. Daarmee is het weerstandsvermogen van de OD Twente als volgt opgebouwd: Weerstandscapaciteit

Ultimo 2021

Algemene reserve Restant post onvoorziene kosten

630.742 39.639

Totaal

670.381

Weerstandscapaciteit Omschrijving

Waarde

Beschikbare weerstandscapaciteit (A) Benodigde weerstandscapaciteit (B) Ratio (A/B)

670.381 489.352 1,37

Klasse

Betekenis

1,4

Ruim voldoende

1,4

Voldoende

0,8

Matig

0,6

0,8

Onvoldoende

0,6

Ruim onvoldoende

Uitstekend

Zoals hierboven is weergegeven komt de weerstandsratio uit op 1,37 dat volgens de waarderingstabel weerstandsvermogen (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement), als “voldoende” wordt aangemerkt. De weerstandsratio voldoet hiermee aan het streven van de OD Twente (weerstandsratio tussen de 1,0 en 1,4).

Financiële kengetallen

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 41 van 74

Kengetallen

Begroting 2021

Concept 2021

Netto schuldquote

-1%

-10%

Netto schuldquote, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

-1%

-10%

Solvabiliteitsratio

32%

44%

Structurele exploitatieruimte

Netto schuldquote Dit percentage geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag (of negatief) percentage is gunstig, dat betekent dat er weinig tot geen druk is van de rente en aflossing op de exploitatie. Netto schuldquote, gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Aangezien de OD Twente momenteel geen leningen heeft verstrekt, is dit kengetal gelijk aan de netto schuldquote. Ook hier geldt dat een laag (of negatief) percentage gunstig is. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de mate aan waarmee de bezittingen zijn gefinancierd met eigen middelen. Anders gezegd: het aandeel van het eigen vermogen in het totale vermogen. Het geeft inzicht in de mate waarin de Omgevingsdienst Twente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de verhouding eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen, hoe gezonder de organisatie. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de bijdragen van de deelnemers. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is.

Daarbij vergelijken we de structurele baten en structurele lasten met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken.

6.2

Financiering

Onderstaand zijn de paragrafen omtrent financiering, die van toepassing zijn op de OD Twente, uitgewerkt.

6.2.1

Kasgeldfaciliteit

In 2020 heeft de OD Twente een kasgeldfaciliteit aangevraagd bij de BNG Bank. De risico’s met betrekking tot deze faciliteit zijn laag. Zo betaald de OD Twente geen vaste kosten en/of provisie, maar alleen rente als gebruik wordt gemaakt van de faciliteit. In 2021 is geen gebruik gemaakt van deze faciliteit.

6.2.2

Schatkistbankieren

Het drempelbedrag voor de OD Twente is het wettelijke minimum van € 250.000,-. De OD Twente heeft in 2020 de aanvraag gedaan voor het inregelen van Schatkistbankieren en de laatste formaliteiten hiervoor worden afgerond in 2021. Daarmee voldoet de OD Twente aan de verplichting om overtollige liquide middelen aan te houden bij het Rijk.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 42 van 74

7 Sociaal Jaarverslag OD Twente 2021 7.1

Inleiding

In het Sociaal Jaarverslag OD Twente 2021 wordt stilgestaan bij het gevoerde personeelsbeleid en de ontwikkelingen op dit gebied in 2021 in combinatie met een vooruitblik naar 2022. In 2021 zijn verdere stappen gezet in het vast aannemen van personeel om de gewenste bezetting te realiseren. In de volgende paragrafen zal allereerst stil worden gestaan bij de bezetting per 31 december 2021. Hierna worden de belangrijkste onderwerpen en ontwikkelingen binnen het personeelsbeleid kort toegelicht. Tot slot volgt een vooruitblik naar de ontwikkelingen die in de nabije toekomst verwacht worden, zowel intern als extern.

7.2

Cijfers & Grafieken

Cijfers bezetting per ultimo 2021 Aantal Aantal medewerkers 101,0 Aantal trainees 9,0 Aantal inhuur 41,0 Totaal 151,0

Fte 93,4 9,0 22,5 124,9

Waarvan man Waarvan vrouw

82,4 42,5

Gemiddelde leeftijd man Gemiddelde leeftijd vrouw Gemiddelde leeftijd

98,0 53,0

Totaal Vast Personeel Personeel 45,4 48,1 41,3 43,8 44,0 46,7

Verzuimpercentage

5,34%

In 2021 is het aantal vaste FTE (inclusief trainees) toegenomen met 13,5 FTE. Het aantal inhuur FTE is afgenomen met 4,5 FTE, waardoor het totaal aantal FTE met circa 9 FTE is toegenomen. Het aantal inhuur medewerkers (41) is relatief hoog in vergelijking tot het aantal inhuur FTE (22,5). Dit wordt met name veroorzaakt doordat alle inhuur medewerkers worden geregistreerd in de personeelsadministratie, ook als deze op afroep- of projectbasis werken voor de OD Twente. Vergelijkende cijfers Aantal FTE Gemiddelde leeftijd Verhouding vrouwen Verhouding mannen

Jaarstukken 2021

2019 111,0 46,7 27,6% 72,4%

2020 115,9 46,5 28,4% 71,6%

2021 124,9 44,0 34,0% 66,0%

↑ ↓ ↑ ↓

Omgevingsdienst Twente

Pagina 43 van 74

7.3

Onderwerpen 7.3.1

Opleidingen

Algemeen In 2020 is de OD Twente aangesloten bij de Europese aanbesteding onderwijs van de ODNL. Hiervoor is een samenwerkingsovereenkomst getekend. De OD Twente is hiermee één van acht partijen die gezamenlijk onderwijsdiensten aanbesteden. De ODNL Academie is hierin de zogenoemde ‘aankoopcentrale’ en koopt het onderwijs in voor alle partijen. Hierdoor heeft de OD Twente bijvoorbeeld beschikking over docenten die kennis hebben op ons vakgebied. Het doel is om een compleet opleidingsaanbod te realiseren voor alle vakspecialisten van de OD Twente en de overige deelnemende partijen. In 2021 is voor een totaal bedrag van circa € 83.000 aan opleidingen ingekocht. De totale opleidingskosten passen binnen het voor 2021 beschikbare budget. Aan uren zijn er in totaal 7.530 uur voor (interne en externe) opleidingen geregistreerd. Een groot deel van de opleidingen moesten vanwege de coronasituatie online gevolgd worden. Naast de samenwerking met de ODNL Academie heeft de Omgevingsdienst ook een abonnement afgesloten bij het online trainingsprogramma van GoodHabitz. Het trainingsprogramma is onder andere actief ingezet voor het programma van onze trainees. Voor 2022 zal het geïncorporeerd worden in het ARBO plan voor herhaling trainingen en bewustwordingspresentaties voor onze medewerkers.

Individuele opleidingstrajecten Naast bovenstaande organisatie brede focus op het opleiden en trainen van medewerkers, zijn er tevens individuele opleidingsverzoeken gehonoreerd gericht op kennisvergaring. In totaal zijn er negen medewerkers die een individueel opleidingstraject volgen voor eigen ontwikkeling. Met deze medewerkers is een studiekostenregeling afgesproken. Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet staat nu gepland voor 1 januari 2023. Ondanks het eerdere uitstel van 2021 en 2022 zijn binnen de OD Twente de werkzaamheden rondom implementatie van de Omgevingswet volop doorgegaan. Voor het opleiden van medewerkers voor de Omgevingswet wordt gebruik gemaakt van het principe “Train de trainer” waarbij vakspecialisten worden opgeleid tot trainer, om zo anderen te trainen op hun vakgebied. Deze 6 gediplomeerde trainers hebben in 2021 voor het gehele personeel de basistraining verzorgd, waarbij zes modules zijn gegeven. Vanwege het uitstel tot 2023 is besloten om het vakspecifieke deel in de tweede helft van 2022 te laten plaatsvinden om zo de kennisoverdracht en de start van de Omgevingswet zo kort mogelijk op elkaar te laten aansluiten.

7.3.2

Verlof & Verzuim

De OD Twente is over 2021 uitgekomen op een verzuimpercentage van vaste medewerkers van 5,34%. In de Programmabegroting OD Twente 2021 was gerekend met maximaal 4% ziekteverzuim. Het verzuimpercentage van de OD Twente ligt hoger dan waarmee is gerekend in de programmabegroting. Dit is met name te verklaren door een beperkt aantal langdurige ziektegevallen, onder andere als gevolg van COVID-19. Het totale verlofsaldo per 31-12-2021 is conform de Jaarrekening OD Twente 2021 10.186 uur. Dit is circa 100 uur per FTE in vast dienstverband.

7.3.3

Arbeidsomstandigheden

De OD Twente is aangesloten bij de Bedrijfspoli als arbodienst. De Bedrijfspoli is een gecertificeerde arbodienst met eigen bedrijfsartsen, coaches arbeid en gezondheid, arbeidsdeskundigen en adviseurs inzetbaarheid. De Bedrijfspoli

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 44 van 74

heeft binnen de OD Twente een adviserende rol met betrekking tot het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving en met betrekking tot de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. In 2021 is er een Preventief Medisch Onderzoek aangeboden aan alle medewerkers is dienst bij de OD Twente. De medewerkers hebben hier een individueel rapport van ontvangen. Tevens is er een algemene rapportage gemaakt die aan het MT is gepresenteerd. De medewerkers hebben de mogelijkheid gehad om deze presentatie eveneens te krijgen indien men hier in geïnteresseerd is. Er zijn daarnaast een zestal presentaties verzorgd waar de medewerkers voor uitgenodigd zijn. In 2021 is het Arboplatform geïnstalleerd en zijn de eerste Arbo rondgangen uitgevoerd. In het Arboplatform hebben twee leden van de OR, de directeur van de OD Twente en de Arbocoördinator zitting. De RI&E is samen met het Arbo rondgangsrapport de basis voor het Arboplatform. In 2021 hebben zich geen bedrijfsongevallen voorgedaan. Herhalingstrainingen voor BHV en oefeningen worden samen met de Gemeente Almelo op periodieke basis uitgevoerd.

7.3.4

Duurzame inzetbaarheid

De OD Twente vindt het belangrijk dat medewerkers duurzaam inzetbaar blijven. De nieuw afgesloten CAO SGO heeft hier in hoofdstuk 8 een specifieke artikel aan besteed. Duurzame inzetbaarheid wordt in dit kader vertaald naar; het periodiek houden van beoordelingsgesprekken, het volgen van noodzakelijke opleidingen, het opleiden van jonge werknemers, ontwikkeling van mobiliteit, mobiliteitsbeleid, loopbaan advies en persoonlijke ontwikkelingsplannen. Vooruitlopend hierop heeft de OD Twente al in 2021 een contract afgesloten met een externe loopbaancoach om professioneel invulling te geven aan de vraag van medewerkers over hun loopbaan en eventueel de begeleiding daarvan bij het vastlopen van de loopbaan.

7.3.5

Medezeggenschap

De OR heeft in 2021 een keer per maand intern overleg en overleg met de bestuurder. Een nieuw overleg, in de vorm van Lokaal overleg, is in 2021 opgestart waar de vakbonden met vertegenwoordigers vanuit de werknemers samen met de bestuurder de zaken bespreken die genoemd zijn in de CAO. Zo is de totstandkoming van een eigen personeelshandboek voor de OD Twente een zaak die in het Lokaal overleg wordt besproken en niet bij de OR.

7.3.6

Trainee programma

Van de vier trainees die in 2019 zijn gestart met het traineeprogramma bij de OD Twente, hebben in 2021 drie trainees een vaste aanstelling gekregen binnen de huidige formatie. Dit resultaat en de ervaringen met het traineeprogramma zijn zeer positief, waardoor is besloten om in 2021 door te gaan met een nieuw traineeprogramma in eigen beheer. Per 1 februari zijn een 6-tal nieuwe trainees gestart, vier trainees in het primaire proces en twee trainees in het ondersteunende proces. Vervolgens zijn in het najaar drie trainees additioneel aangenomen voor het primaire proces. Op deze manier wordt geïnvesteerd in nieuwe, jonge medewerkers met als doel om deze medewerkers te binden aan de OD Twente.

7.4

Ontwikkelingen

Interne ontwikkelingen. Bij de opstart van de OD Twente in 2019 is reeds nadrukkelijk gekozen voor plaats- en tijdonafhankelijk werken waardoor iedere medewerker op voorhand locatie-onafhankelijk kan werken. Dit uitgangspunt heeft ons als OD Twente geholpen om de Coronasituatie het hoofd te bieden en ons uitvoeringsprogramma volledig tot uitvoering te brengen. Voor de komende jaren zal thuiswerken waarschijnlijk een definitieve invulling krijgen, waarbij een extra aandachtspunt

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 45 van 74

zal zijn om als medewerkers met elkaar in verbinding te blijven en een gezamenlijk doel na te streven. Namelijk het werken bij een van de leukste organisaties van Twente, De Omgevingsdienst Twente. Externe ontwikkelingen Naast de voorgenomen interne ontwikkelingen, zijn er tevens externe ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de medewerkers van de OD Twente. Een voorbeeld hiervan is de start van de Omgevingswet (gepland op 1 januari 2023) die een andere werkwijze van de medewerkers zal vragen. Daarnaast is de OD Twente een organisatie die nog steeds groeiende is in aantallen medewerkers, maar kampen we ook met een krappe arbeidsmarkt. Mede hierdoor is besloten om in te zetten op het opleiden van trainees. Daarnaast is aandacht voor de werkdruk van huidige medewerkers, omdat het lastig is om op korte termijn goed personeel aan te nemen om de hoge vraag naar producten en diensten te kunnen leveren.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 46 van 74

Jaarrekening 2021 DEEL B

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 47 van 74

8 Jaarrekening 8.1

Balans per 31 december 2021 Ref.

(bedragen x €1.000,-)

ACTIVA Vaste activa

Ultimo

2021

2020

417

Immateriële activa Materiële vaste activa

1 2

Vlottende activa

479

417

321 157

3.844

2.808

Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar

1.428

1.205

Liquide middelen

1.440

1.498

Overlopende activa

976

105

4.261

3.287

TOTAAL VAN DE ACTIVA

(bedragen x €1.000,-)

Ref.

PASSIVA Vaste passiva

Ultimo

2021

2020

2.477

Eigen vermogen

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat boekjaar Voorzieningen

Vlottende passiva

2.348

1.671

523

608 1.217

585 563

130

1.784

Kortlopende schulden

1.671

1.616

512

846

Te betalen belastingen

424

Te betalen salariskosten

Af te dragen premies

472

418

Overlopende passiva

TOTAAL VAN DE PASSIVA

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

1.272

771

4.261

3.287

Pagina 48 van 74

8.2

Overzicht van baten en lasten 2021 (bedragen x €1.000,-) BATEN EN LASTEN 2021

Ref.

Baten

Begroting

Realisatie

Afwijking

12.101

12.839

738

Bijdragen deelnemers BasisTakenPakket

10.883

11.328

445

Bijdragen deelnemers PlusPakket

878

728

-150

Bijdragen deelnemers Sociaal Plan

158

Bijdragen deelnemers overige taken

386

Bijdragen derden

340

239

-101

11.975

11.617

360

Lasten Personeelskosten

9.939

7.676

2.264

Inhuur

306

2.425

-2.119

Afschrijvingen

256

199

Huisvestingskosten

186

188

-2

ICT exploitatiekosten

231

264

-33

Wagenpark

194

102

Bedrijfsvoeringskosten

503

573

-70

Diverse kosten

Overige kosten

321

167

154

124

1.222

1.098

Bedrijfsresultaat Financiële baten en lasten Rentebaten en soortgelijke opbrengsten

Rentelasten en soortgelijke kosten

107

1.217

1.110

RESULTAAT BOEKJAAR Verdeling resultaat Toevoeging aan algemene reserve

108

Nog te bestemmen resultaat

1.109

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 49 van 74

8.3

Toelichtingen 8.3.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Inleiding De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals beschreven in het Besluit begroting en verantwoordingen provincies en gemeenten (BBV). Algemene waarderingsgrondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het wettelijke verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.

Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Op basis van de aanbevelingen van de commissie BBV geldt hetzelfde voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen met een jaarlijks constante ontwikkeling. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) shockeffecten dient wel een verplichting te worden opgenomen. BALANS Vaste activa Immateriële vaste activa Algemeen De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de aanschaffingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Onder aanschaffingsprijs wordt de verkrijgingsprijs verstaan, hetzij de vervaardigingsprijs. De afschrijving op de immateriële vaste activa vindt plaats volgens het lineaire systeem en is gebaseerd op bedrijfseconomisch verantwoord geachte gebruiksduren. De waarde wordt minstens eens per jaar beoordeeld en waar nodig gecorrigeerd. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 50 van 74

Kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan bij ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief. Materiële vaste activa Algemeen Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak die aan de vervaardiging van het actief worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze kosten worden geactiveerd. Investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. In die gevallen wordt op het saldo afgeschreven, conform de door het algemeen bestuur besloten wijze en termijnen. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is.

Afschrijving van materiële activa vindt op lineaire wijze plaats met ingang van de maand volgend op de maand waarin de investering is gedaan en op basis van de verwachte gebruiksduur. Op grondbezit met economisch nut (buiten de openbare ruimte) wordt niet afgeschreven. De door de OD Twente gehanteerde afschrijvingstermijnen, zoals opgenomen in de Programmabegroting, zijn in jaren: Vervoermiddelen

Hardware

Kantoormeubilair

Software

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd op de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 51 van 74

Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vaste passiva Eigen vermogen Voor zover het bestuur gedurende het jaar al besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van die reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor reservemutaties en de effecten van genoemde bestuursbesluiten betreffende goedgekeurde reservemutaties volgt een resultaat voor bestemming, dat als een gescheiden post van het eigen vermogen is gepresenteerd. De reserves bestaan uit een algemene reserve en verscheidene bestemmingsreserves. De overige bestemmingsreserves zijn door het bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico's. Voor alle bestemmingsreserves geldt dat het bestuur over de aard en omvang kan beslissen. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen kunnen op grond van art. 44 BBV worden gevormd door: • • •

verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is doch redelijkerwijs te schatten. bestaande risico’s op balansdatum ter zake van verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs te schatten is. kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt maar de oorsprong hebben in het begrotingsjaar of een eerder begrotingsjaar en de voorziening strekt tot kostenegalisatie.

Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 52 van 74

8.3.2

Toelichting op de balans per 31 december 2021

(bedragen x € 1.000)

ACTIVA Vaste activa (1) Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa bestaan uit kosten voor onderzoek en ontwikkeling. Deze balanspost betreft tot en met 2020 de implementatie van het VTH-systeem PowerBrowser. In 2021 heeft, conform artikel 34 van de BBV een herclassificatie plaatsgevonden van de immateriële vaste activa naar de materiële vaste activa. PowerBrowser is in samenwerking met de gemeenten Almelo, Hof van Twente, Noaberkracht en Twenterand opgezet. PowerBrowser is reeds in gebruik en de ontwikkelfase is afgesloten, daardoor valt deze conform artikel 34 BBV niet meer onder de immateriële vaste activa, maar onder de materiële vaste activa.

PowerBrowser implementatie

Boekwaarde per 31-12-2021 -

Boekwaarde per 31-12-2020 321

321

Het hierna opgenomen overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2021: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020 Herclassificatie Investeringen Afschrijvingen PowerBrowser Implementatie

31-12-2021

321

-321

321

-321

Er is in het boekjaar 2021 geen sprake geweest van desinvesteringen, bijzondere waardeverminderingen of bijdragen van derden.

Jaarstukken 2021

Omgevingsdienst Twente

Pagina 53 van 74

(2) Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit investeringen met economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld:

PowerBrowser implementatie AFAS implementatie I-GO plus ontwikkeling Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële activa

Boekwaarde per 31-12-2021 234 70 16 12 79 6

Boekwaarde per 31-12-2020 16 134 7

417

157

Conform artikel 34 BBV heeft er een herclassificatie plaatsgevonden in 2021 voor de PowerBrowser implementatie. Voor een verdere toelichting wordt verwezen naar de toelichting onder punt 1. Verder betreft deze balanspost de implementatie van het ERP-systeem AFAS, inclusief de bijbehorende koppelingen. Een deel van de implementatiekosten zal in de loop van volgend boekjaar worden gefactureerd en aansluitend op de balans worden opgenomen (€ 41.398). Daarnaast betreft de balanspost de ontwikkeling van I-GO plus. Afschrijving van de bovengenoemde materiële vaste activa vindt lineair plaats in 5 jaar. De post vervoermiddelen betreft een wachtdienstauto (Skoda Octavia) die op 8 december 2018 is aangeschaft. Er wordt rekening gehouden met een restwaarde van € 5.000. De post machines, apparaten en installaties betreft hardware. Voor alle medewerkers wordt geïnvesteerd in werkplekautomatisering. Dit houdt in dat iedere medewerker een laptop en/of een tablet krijgt met daarop de toepassingen van Microsoft Office365 zoals Word, Excel, PowerPoint, email, agendabeheer en contactinformatie. Daarnaast hebben kleinere investeringen plaats gevonden in ondersteunende apparatuur, zoals warmtebeeldcamera’s, een mini drone voor het programma Toezicht & Handhaving en camera’s voor het cluster Asbest. De post overige materiële activa heeft betrekking op kantoormeubilair.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeenteraad.dinkelland.nl/api/v1/meetings/587/documents/17859