Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport Klooster Ootmarsum.pdf

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport Klooster Ootmarsum Inleiding Op 17 januari jl. ontvingen wij het concept-rekenkameronderzoeksrapport, met als titel: “Klooster Ootmarsum”. De Rekenkamercommissie van Dinkelland-Losser-Oldenzaal (DLO) vroeg ons vervolgens, conform de rekenkamerverordening, om binnen vier weken een bestuurlijke reactie te geven op het conceptrapport. Met het bestuurlijk wederhoor worden wij als college voor publicatie van een rekenkamerrapport in de gelegenheid gesteld om te reageren op de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Inhoudelijke reactie Onze bestuurlijke reactie is als volgt: Wij hebben kennis genomen van het conceptrapport van de rekenkamercommissie. Wij zijn van mening dat het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd. Het conceptrapport geeft een helder beeld van het project Klooster Ootmarsum. Een project dat ons als college bijna 20 jaar heeft beziggehouden en waar we ons nu in de afrondende fase bevinden. Wij onderschrijven de conclusie van de rekenkamercommissie dat de doelstelling van de aankoop uiteindelijk is behaald. Zoals de rekenkamercommissie aangeeft was de aankoop gericht op het behouden van het pand om hier commerciële, sociaal-culturele en woonfuncties in te realiseren. Tevens wilden wij het beeldbepalende gezicht van de toren en de kapel behouden.

Wij kunnen ons vinden in de conclusie van de rekenkamercommissie dat wij op koers liggen om hieraan te voldoen. En natuurlijk zijn wij ook blij dat wij het klooster voor de stad Ootmarsum hebben kunnen behouden en voor de ontwikkelingen die de afgelopen jaren allemaal zijn gerealiseerd. Wij zijn ons er ter dege van bewust dat dit project jaren langer heeft geduurd dan bij de aankoop was voorzien. Ook beseffen wij ons dat het meer geld heeft gekost dan bij de aankoop was voorzien. In dat kader zijn wij dan ook tevreden dat de rekenkamercommissie concludeert dat de raad door ons voldoende en tijdig is betrokken bij belangrijke besluiten en/of koerswijzigingen. Dit wordt nog eens bevestigd met de volgende opmerking die hierover in de conceptrapport is opgenomen: “Ook is in de sessie met raadsleden aangegeven dat de raadsleden ervaren dat zij goed en tijdig meegenomen zijn bij belangrijke besluiten en koerswijzigingen rondom het klooster.” In het conceptrapport plaatst de rekenkamercommissie ook een aantal kritische kanttekeningen. Ten eerste concludeert de rekenkamercommissie dat gedurende het project op afwisselende wijze projectmatig gewerkt is, waardoor maar deels aan de norm is voldaan.

De rekenkamercommissie geeft aan dat vanaf 2017 het project meer projectmatig is ingestoken, dat een projectplan is opgesteld en een bredere projectgroep is samengesteld met een vertegenwoordiging vanuit verschillende relevante afdelingen van de gemeente. In het toen opgestelde projectplan was opgenomen wat het doel is, wat de uit te voeren activiteiten zijn, en wat de projectorganisatie is. Ten tweede concludeert de rekenkamercommissie dat niet is voldaan aan de normen met betrekking tot risicomanagement. Zo zijn volgens de rekenkamercommissie de (financiële) risico’s onvoldoende in beeld gebracht en expliciet meegewogen bij de opeenvolgende besluitvormingsmomenten door het college en de raad. Ook geeft de rekenkamercommissie aan dat de financiële risico’s gedurende het project onvoldoende zijn heroverwogen en waar nodig bijgesteld. Deze conclusies van de rekenkamercommissie zijn voor ons herkenbaar.

Reactie op aanbevelingen rekenkamercommissie In hoofdstuk 4 van het conceptrapport heeft de rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen opgenomen. Hierin staan de volgende aanbevelingen: 1. Maak een afsprakenkader rondom grote projecten om de grip hierop te vergroten. 2. Vraag als raad aan het college om de afspraken organisatiebreed te implementeren. Pas als college de afspraken toe bij de geselecteerde grote en/of unieke projecten. Reflecteer periodiek als raad met het college op de toepassing van deze afspraken. 3. Equipeer de organisatie om beter projectmatig te werken en het risicomanagement verder te ontwikkelen. 4. Verbeter de dossiervorming bij projecten. Hieronder gaan wij in op deze vier aanbevelingen: Ad 1. Bij deze aanbeveling staat de volgende toelichting: “De raad kan op basis van het budgetrecht besluitvormingsmomenten over projecten aangrijpen om kaders te stellen voor dat project. Met name voor grote projecten is het aan te raden dat de raad een afsprakenkader vaststelt. Het is aan het college om hierop te anticiperen en met een voorstel voor zo’n afsprakenkader te komen op basis waarvan het gesprek met de raad en vervolgens besluitvorming plaatsvinden.” Indien de raad deze aanbeveling overneemt, zullen wij als college het initiatief nemen en met een voorstel voor een afsprakenkader komen. Ad 2. Deze aanbeveling is gericht aan de raad.

Het is aan de raad om deze aanbeveling wel of niet over te nemen. Ad 3. Wij kunnen ons in deze aanbeveling vinden. Wij hebben als college de afgelopen jaren ook al de nodige acties hiervoor ondernomen zoals het opzetten van projectmatig werken, het opleiden van projectleiders, opdrachtgevers en PSU-begeleiders (PSU = project start up) en het invoeren van een projectadministratie in Pepperflow. Ad 4. Wij kunnen ons ook in deze aanbeveling vinden. Ook hierop hebben wij als college de afgelopen jaren al de nodige acties ondernomen o.a. door de invoering van een zaaksysteem. Jaarlijks worden wij ook door de archiefinspecteur gecontroleerd op onze wijze van archivering. Wij krijgen ook al jaren een “groene score” van de Provincie Overijsel in het kader van Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Daarnaast moet deze aanbeveling naar onze mening ook in het licht worden bezien dat dit project al bijna 20 jaar loopt. Afsluiting Ter afsluiting willen wij nogmaals aangeven dat wij ons kunnen vinden in het conceptrapport en de conclusies en aanbevelingen. Wij zijn blij dat wij het klooster voor de stad Ootmarsum hebben kunnen behouden en we zijn trots op de ontwikkelingen die de afgelopen jaren allemaal zijn gerealiseerd. Wel hopen wij het project binnenkort geheel te kunnen afsluiten.

Wij houden bij toekomstige projecten vanzelfsprekend rekening met alle door de rekenkamercommissie gedane aanbevelingen.