Beleidsregels Erkenning en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2019.pdf
Tekst van het document
Staatscourant 2019 nr. 51103
18 september 2019
Personeelsadministratie van Jobcoaches – –
volledige personeelsadministratie van alle bij de Jobcoaching betrokken personeelsleden, inclusief functie en dienstverband; verzuim en verlof registratie/administratie van de Jobcoaches.
Doorlooptijden van de (vervolg) aanvragen – –
doorlooptijd wordt berekend vanaf datum indiensttreding tot ontvangstdatum van de aanvraag bij UWV; overzicht van ingediende incomplete aanvragen.
Resultaten van begeleiding per Jobcoachperiode Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de resultaten die behaald zijn: – klant is werkzaam zonder begeleiding; – klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een lichter regime; – klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een gelijkblijvend regime; – klant is werkzaam bij werkgever en vervolgaanvraag is gebaseerd op een hoger regime; – klant is werkzaam met begeleiding van werkgever onder wiens directe leiding en gezag hij zijn werkzaamheden uitvoert; – klant is niet meer werkzaam. Aantal klachten Jobcoachorganisatie is in staat om inzicht te geven in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten. – aantal ingediende klachten; – aantal klachten dat niet in behandeling is genomen; – specificatie van de aantal afgehandelde klachten inclusief doorlooptijden; – specificatie van te laat afgehandelde klachten inclusief reden. Financiële administratie De Jobcoachorganisatie is verplicht om een sluitende financiële administratie te voeren.
Op verzoek van UWV is de Jobcoachorganisatie in staat ten minste de volgende gegevens inzichtelijk te maken: – datum ingediende facturen en de betaaldatum door UWV; – ontvangen verzoeken creditfacturen en datum ingezonden creditfacturen aan UWV; – openstaande facturen die niet binnen de betaaltermijn van 30 dagen door UWV zijn betaald. Facturatie Factuurmomenten Tot aan het moment dat UWV een positieve beschikking aan de klant heeft afgegeven over de inzet van Jobcoaching, draagt de Jobcoachorganisatie het economische risico van de inzet van de Jobcoaching. Dit geldt voor elke (vervolg)aanvraag voor een Jobcoachperiode. Nadat door UWV een positieve beschikking aan de klant op zijn aanvraag is gegeven, stuurt de Jobcoachorganisatie op een moment naar keuze zijn eerste factuur. In totaal kan de Jobcoachorganisatie per Jobcoachperiode maximaal 2 facturen versturen. Zijn eerste factuur betreft de door hem uitgevoerde werkzaamheden vanaf de 1e dag van aanvang van de Jobcoachperiode tot aan het moment van facturering. Deze werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal. Een Jobcoachorganisatie kan uitsluitend die uren factureren die ook daadwerkelijk aan Jobcoaching zijn besteed in de tijdsperiode waarop de factuur betrekking heeft. Een en ander onder voorwaarde dat deze uren in het Jobcoachportaal zijn geregistreerd en verantwoord.
De 2e factuur (ofwel eindfactuur) stuurt de Jobcoachorganisatie uiterlijk binnen 4 weken na beëindiging van de Jobcoachperiode. De eindfactuur beslaat de tijdsperiode vanaf de laatste datum waarover is gefactureerd bij de 1e factuur, tot en met datum einde van de Jobcoachperiode. Ook voor deze eindfactuur geldt dat de werkzaamheden moeten zijn geregistreerd en verantwoord in het Jobcoachportaal.
18
Staatscourant 2019 nr. 51103
18 september 2019
De norm voor goede facturatie ligt op 95%. Dit betekent dat 95% van de facturen tijdig en volledig zijn ingediend: Tijdig: Volledig:
Moment voor insturen 1e factuur is vrij. Insturen 2e factuur moet binnen 4 weken na beëindiging jobcoaching. De factuur is ingediend onder vermelding van het BSN van de klant en indien aan de orde het Inkoopordernummer. De factuur beslaat uitsluitend de uren die daadwerkelijk aan Jobcoaching zijn besteed. De factuur voldoet minimaal aan de eisen, die te vinden zijn op www.uwv.nl/zakelijk.
Toekomstige ontwikkelingen digitalisering UWV is bezig met het continue verbeteren van zijn processen en IT ondersteuning van het Jobcoachen betaalproces. UWV streeft naar een situatie waarin de uitwisseling van gegevens zoveel mogelijk via elektronische berichtenverkeer geschiedt. UWV houdt het recht om het proces te wijzigen en in te richten van digitalisering van de aanvraag Jobcoaching tot het elektronisch insturen van facturen. Klachtenmanagement De Jobcoachorganisatie informeert de klant en werkgever over de wijze waarop hij/zij een beroep kan doen op de klachtenprocedure. De Jobcoachorganisatie stelt bij aanvang van de Jobcoachperiode zijn klachtenreglement ter beschikking aan de klant en de werkgever. De Jobcoachorganisatie registreert alle door klanten geuite klachten en voegt hier tevens zijn oordeel over gegrond (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie) of niet gegrond aan toe. UWV beoordeelt alle klachten op gegrondheid (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie). Alle gegronde klachten worden besproken in het periodieke overleg met de contractdeskundige. Het oordeel van UWV is hierbij doorslaggevend. Een gegronde klacht wordt als volgt gedefinieerd: – Jobcoachorganisatie heeft niet of niet volledig gedaan wat met UWV is afgesproken en wat UWV in dat kader had mogen verwachten (verwijtbaar aan Jobcoachorganisatie).
De norm is dat er maximaal 2 gegronde klachten per kwartaal voor mogen komen. Bij meer dan 2 gegronde klachten dient de Jobcoachorganisatie, binnen 2 weken na het periodieke overleg waarin de klachten zijn besproken, een herstelplan in bij de contractdeskundige.
Verplichting 4: Uitbesteding Jobcoaching In het geval een Jobcoachorganisatie dispensatie wil aanvragen om zijn werkzaamheden (tijdelijk) uit te besteden maakt de Jobcoachorganisatie gebruik van het door UWV ontwikkelde formulier. De Jobcoachorganisatie die de opdracht tot uitbesteding heeft aanvaard, rapporteert overeenkomstig de door UWV gestelde eisen en ondertekent de rapportages samen met de uitbestedende Jobcoachorganisatie. Uitsluitend de uitbestedende Jobcoachorganisatie kan de geleverde Jobcoaching in het Jobcoachportaal registreren en bij UWV factureren.
Verplichting 5: Klanttevredenheidsonderzoek Een keer per jaar levert de Jobcoachorganisatie een rapportage over de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek. De Jobcoachorganisatie ontvangt na elke jobcoachperiode het beoordelingsformulier ‘Beoordeling ondersteuning jobcoach’ van de werknemer en van de werkgever. De Jobcoachorganisatie draagt zorg voor het bijhouden van de resultaten, legt deze vast in een rapportage en stelt deze aan UWV ter beschikking. De rapportage moet minimaal de volgende onderdelen bevatten: – een weergave van de cijfers per jobcoachperiode waarbij zowel de cijfers van de werknemers als de cijfers van de werkgevers in beeld worden gebracht; – gemiddeld behaald cijfer uitgesplitst naar de werknemers en de werkgevers; – een weergave van de gemiddelde score per vraag op de beoordelingsformulieren, gesplitst naar werknemers en werkgevers. Hieruit dient te blijken hoe vaak elk antwoord is gegeven; – analyse van de resultaten; Conclusies en eventuele acties die worden ondernomen om de tevredenheid te verbeteren. UWV treedt bij een te laag klanttevredenheidscijfer in overleg met de Jobcoachorganisatie en geeft de Jobcoachorganisatie gelegenheid tot het opstellen van een herstelplan en de uitvoering daarvan.
19
Staatscourant 2019 nr. 51103
18 september 2019
Verplichting 6: Verlenen van medewerking aan periodiek overleg en controles Periodiek overleg De contractdeskundige bepaalt op basis van een aantal gegevens, zoals de grootte van de Jobcoachorganisatie, hoeveel overleggen er per jaar plaats gaan vinden. De contractdeskundige zorgt voor een planning van deze gesprekken. Tijdens het overleg staat de uitvoering van de dienstverlening als Jobcoachorganisatie centraal. De contractdeskundige maakt van dit overleg binnen 5 werkdagen een verslag waarin werkafspraken worden vastgelegd. De punten die besproken worden zijn o.a.: – door UWV geconstateerde afwijkingen in handelwijze t.o.v. het Erkenningskader 2019 en de Beleidsregel protocol Jobcoach; – het aantal Jobcoachperioden in relatie tot het aantal beschikbare Jobcoaches; – tijdigheid aanvragen van klanten ondersteund door de Jobcoachorganisatie; – verwerkingstijd van de aanvraag tot een beschikking door UWV; – tijdig en volledig indienen van facturen door de Jobcoachorganisatie; – afhandeling van facturen en tijdigheid betaling door UWV; – aantal klachten en reden van de klachten en de afhandeling van klachten; – ontwikkelingen binnen organisatie van de Jobcoachorganisatie; – ontwikkelingen bij UWV; – impact van het voorgaande geconstateerde voor de erkenning; – voortgang van acties vanuit voorgaande overleggen; – de ervaringen in de samenwerking Jobcoachorganisatie en UWV.
De prestaties van de Jobcoachorganisatie worden periodiek beoordeeld door de contractdeskundige. Deze legt de behaalde prestaties vast. De beoordeling wordt tijdens het overleg met de Jobcoachorganisatie besproken, tevens wordt dit schriftelijk aan de Jobcoachorganisatie gezonden. Bereikbaarheid UWV Vragen over individuele klanten Vragen die betrekking hebben op individueel klantniveau dient de Jobcoachorganisatie te stellen aan de Uitvoeringskantoren Voorzieningen van UWV. Jobcoachportaal Vragen over de werking van het Jobcoachportaal stelt de Jobcoachorganisatie aan jobcoachportaal@uwv.nl. Overige vragen De contractdeskundige van UWV is aanspreekpunt voor de Jobcoachorganisatie. Bereikbaarheid Jobcoachorganisatie De Jobcoachorganisatie is van maandag t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur telefonisch bereikbaar voor UWV. Jobcoachorganisatie zorgt voor een vast contactpersoon voor het overleg met UWV.
Verplichting 8: Wijziging bedrijfsorganisatie De Jobcoachorganisatie meldt o.a. (statutaire) wijzigingen per direct aan de contractdeskundige van UWV. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het wijzigingsformulier dat is te vinden op uwv.nl/zakelijk. Een wijziging kan van invloed zijn op de afgegeven erkenning. De contractdeskundige toetst of er gevolgen zijn voor de erkenning en overlegt indien aan de orde met de Jobcoachorganisatie.
20
Staatscourant 2019 nr. 51103
18 september 2019
TOELICHTING UWV draagt verantwoordelijkheid voor de re-integratie van werkzoekenden, ontslagwerklozen en werkzoekenden met een ziekte of handicap. In dat kader heeft UWV onder meer de wettelijke taak om voorzieningen te verstrekken die tot doel hebben om klanten te ondersteunen bij het aan het werk komen of aan het werk blijven. Voor klanten met structureel functionele beperkingen kan op grond van artikel 35, eerste lid, van de Wet WIA en artikel 2:22, eerste lid, van de Wajong de voorziening Persoonlijke Ondersteuning (beter bekend onder de term Jobcoaching) worden aangevraagd. Deze dienstverlening mag uitsluitend worden geleverd door rechtspersonen die door UWV erkend zijn voor het uitvoeren van Jobcoaching. In de bijlage bij dit besluit is het Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2019 opgenomen, hierna Erkenningskader 2019 genoemd. In dit Erkenningskader 2019 zijn de voorwaarden opgenomen waaraan rechtspersonen die Jobcoaching willen gaan uitvoeren moeten voldoen. Zij worden dan door UWV erkend in de zin van artikel 18, lid 2 onder c, van het Reïntegratiebesluit. Ten opzichte van het Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2016 zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:
Paragraaf 2.5. Privacy Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het Erkennings- en intrekkingskader persoonlijke ondersteuning UWV 2019 is op deze wetgeving aangepast. Door de AVG krijgen mensen meer privacy rechten. Organisaties moeten hun systemen, processen en interne organisatie op deze (nieuwe) rechten inrichten. Deze verplichting vloeit uit de AVG zelf voort. Daarom is noch voor UWV, noch voor de bedrijven zelf hiervoor een aparte actie vereist in het kader van de erkenning als Jobcoachorganisatie. Wel zal UWV in zijn contract- en leveranciersmanagement de bedrijven op de eisen die de AVG stelt monitoren. Tot slot: In paragraaf 4.4 en 5.3 zijn de bepalingen uit het Erkennings- en intrekkingskader uitvoering persoonlijke ondersteuning UWV 2016 (Staatscourant nummer 3304 van 27 januari 2016) in dit Erkenningskader 2019 opgenomen. A. Paling Voorzitter Raad van Bestuur
21
Staatscourant 2019 nr. 51103
18 september 2019