2022-47 jaarverslag 2021 bezwaarschriftencommissie.pdf

Aan de gemeenteraad van Dinkelland

Zaaknummer 335726

Bijlagen 1

Onderwerp Datum collegevergadering: 17 mei 2022, Raadsbrief 2022 nr. 47

Verzenddatum 18 mei 2022

Geachte raads- en commissieleden, Waarover gaat deze brief? In onze collegevergadering hebben wij gesproken over het jaarverslag 2021 van de bezwaarschriftencommissie. Ons besluit In onze vergadering hebben we besloten: 1. Kennis te nemen van de inhoud van het jaarverslag 2021 van de commissie bezwaarschriften en de conclusies en aanbevelingen daarvan te onderschrijven; 2. Uw raad te informeren over het jaarverslag door middel van deze raadsbrief. Toelichting In de gemeenten Dinkelland en Tubbergen worden jaarlijks veel besluiten genomen waartegen bezwaar kan worden gemaakt. In 2021 ging het om bijna 16.000 besluiten. De bezwaarprocedure is in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geregeld. De gemeenten Dinkelland en Tubbergen hebben een onafhankelijke commissie, zoals in artikel 7:13 Awb is aangegeven, ingesteld die adviseert over bezwaarschriften. Een dergelijke adviescommissie bestaat uit een voorzitter en minimaal twee leden. De werkwijze is beschreven in de Awb en in de Verordening behandeling bezwaarschriften 2021. Het jaarverslag 2021 betreft een gezamenlijk verslag van de drie Kamers van de commissie: Variakamer Dinkelland, Variakamer Tubbergen en Zorgkamer Dinkelland Tubbergen. Naast het geven van inzicht in de werkzaamheden van de commissie in het jaar 2021 en het geven van diverse cijfers bevat het jaarverslag ook een aantal conclusies en aanbevelingen.

De conclusies en aanbevelingen hebben betrekking op: 1. het afhandelen van bezwaarschriften binnen de geldende beslistermijn (compliment); 2. het inboeken van (aanvullende) bezwaarschriften; 3. het tijdig, correct en volledig aanleveren van stukken; 4. de wijze van communicatie als het bestuursorgaan (mede) wordt vertegenwoordigd door een advocaat en/of een medewerker van de Omgevingsdienst Twente; 5. de motivering van de hoogte van de dwangsom; 6. repeterende bezwaarmakers.

Ad 1: het afhandelen van bezwaarschriften binnen de geldende beslistermijn De commissie deelt een compliment uit wat betreft het tijdig afhandelen van bezwaarzaken. De afgelopen jaren heeft de commissie in nagenoeg elk jaarverslag aandacht gevraagd voor het tijdig afdoen van bezwaarzaken. In 2021 is in 73% van de zaken voor het verstrijken van de beslistermijn een beslissing op bezwaar genomen. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van 2020 (49%). Ad 2: het inboeken van (aanvullende) bezwaarschriften De commissie constateert dat hierin nog stappen kunnen worden gezet. Zo was een bezwaarschrift onvindbaar omdat deze in het systeem aan een verkeerde zaak was gekoppeld en een ander bezwaarschrift omdat deze - nadat deze bij de receptie was afgegeven - niet werd ingeboekt. De commissie acht het van belang dat zowel het bestuursorgaan als (het secretariaat van) de commissie zelf tijdig van de ontvangst hiervan op de hoogte wordt gesteld. Ad 3: het tijdig, correct en volledig aanleveren van stukken Om een bezwaar op juiste wijze te kunnen behandelen en om een zorgvuldig advies te kunnen geven, dienen alle op de zaak betrekking hebbende stukken tijdig, correct en volledig door het bestuursorgaan bij de commissie te worden aangeleverd.

Met enige regelmaat ontbreken bij de op de zaak betrekking hebbende stukken nog (essentiële) stukken en/of is hieruit niet te achterhalen wanneer een bezwaarschrift is ontvangen. Ad 4: de wijze van communicatie als het bestuursorgaan (mede) wordt vertegenwoordigd door een advocaat en/of een medewerker van de Omgevingsdienst Twente De communicatie met het secretariaat van de commissie bij deze bezwaarzaken verloopt regelmatig moeizaam. Dit omdat niet altijd duidelijk is met wie afspraken moeten worden gemaakt over bijvoorbeeld het aanleveren van de stukken. Daarnaast vindt communicatie vanuit het bestuursorgaan ook via meerdere kanalen plaats. Ad 5: de motivering van de hoogte van de dwangsom In 2021 heeft de commissie een aantal keer geadviseerd om bij de beslissing op bezwaar een nadere motivering op te nemen ten aanzien van de hoogte van de dwangsom. Om dit te voorkomen adviseert de commissie om in het dwangsombesluit zelf een (deugdelijke) motivering hieromtrent op te nemen. Een andere mogelijkheid is om de beleidsnota wat betreft het bepalen van de hoogte van de dwangsom aan te passen/actualiseren (de huidige beleidsnota is in april 2015 vastgesteld). Ad 6: repeterende bezwaarmakers In 25% van de bezwaarzaken die in 2021 zijn binnengekomen, is sprake van repeterende bezwaarmakers. Dit is een toename in vergelijking met voorgaande jaren.

De commissie vindt het wenselijk om dit signaal door te geven, omdat dit hoge percentage wellicht aanleiding is om naar de kwaliteit van besluiten te kijken en/of met bezwaarmakers in gesprek te gaan om de angel uit het conflict te halen. De conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag worden door het organisatieonderdeel Concern Control meegenomen in kwartaalrapportages aan ons college. Op deze wijze wordt de voorgang hiervan gemonitord. Voor de cijfers wordt naar het jaarverslag zelf verwezen (zie bijlage). Waarom deze raadsbrief? In artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet staat dat wij de raad alle inlichtingen verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Wij meenden er daarom goed aan te doen u van ons besluit op de hoogte te stellen. Wij stellen u voor deze raadsbrief voor kennisgeving aan te nemen.

Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met de raadsgriffier. Deze zal uw vragen aan ons college kenbaar maken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Dinkelland, de secretaris

de burgemeester

Drs. C.H.A.A. Luttikhuis

J.G.J. Joosten