Vastgesteld Programma van Eisen raadzaal 9 juli

Programma van Eisen Herinrichting raadzaal

2024

Opgesteld door DNA Projecten Chayenne de Kock Lieuwe Feenstra

Inhoud 01

Algemeen 1.1 Inleiding 1.2 Leeswijzer 1.3 Aanleiding 1.4 Onze werkwijze

02

Randvoorwaarden / vertrekpunt 2.1 Scope van de opdracht 2.2 Aantal zitplaatsen raadzaal

03

Uitgangspunten 3.1 Uitgangspunten op basis van Why, how, what 3.2 Uitgangspunten identiteit/uitstraling 3.3 Uitgangspunten Technisch Programma van Eisen 3.4 Uitgangspunten samengevat 3.5 Uitgangspunten duurzaamheid

01 Algemeen 1.1 Inleiding

1.3 Aanleiding

In dit Programma van Eisen wordt de visie op de nieuwe raadzaal beschreven en vertalen we deze visie naar concrete uitgangspunten en ambities met betrekking tot de inrichting hiervan.

Namens de gemeenteraad van Gemeente Dijk en Waard zijn wij uitgenodigd om mee te denken over het gebruik, de inrichting en de realisatie van de begane grond van het gemeentehuis op Parelhof 1 te Heerhugowaard. Onderdeel van deze begane grond is de raadzaal.

Het Programma van Eisen bestaat uit zowel een functioneel als vormtechnisch deel welke gezamenlijk de onderlegger vormen voor de ontwerpende partijen, projectmanagers en andere betrokken partijen. Aan de hand van dit document wordt het ontwerp gemaakt. Het Programma van Eisen zal in de ontwerp- en toetsingskader fungeren, het een richtinggevend document.

realisatiefase

als

Na de samenvoeging van Gemeente Heerhugowaard en Gemeente Langedijk is de wens ontstaan om de uitstraling van de de raadzaal beter aan te laten sluiten op de identiteit van de nieuw gevormde Gemeente Dijk en Waard. Daarnaast is er behoefte om de inrichting van de raadzaal aan te passen op de gewenste functionele en technische voorzieningen De opdracht!

1.2 Leeswijzer In dit Programma van Eisen komen achtereensvolgens de volgende onderwerpen aan bod: De aanleiding Onze werkwijze Randvoorwaarden/vertrekpunt De vastgestelde uitgangspunten

"Het ontwikkelen en realiseren van een inrichtingsplan voor de raadzaal van de Gemeente Dijk en Waard die aansluit op de identiteit van de gemeente én gemeenteraad, waarmee alle gebruikers van de raadzaal optimaal gefaciliteerd worden“. Een herkenbare plek waar samenwerken en ontmoeten centraal staan en waar men de verbinding vindt met zowel collega's als inwoners van de gemeente.“

1.4 Onze werkwijze Het realiseren van een passende inrichting voor de raadzaal vraagt om input en draagvlak. Om het draagvlak te vergroten zijn de gebruikers betrokken bij het gehele proces. Vanaf de start van dit project is er een werkgroep geformeerd die namens de gemeenteraad maandelijks heeft overlegd om tot de huidige planvorming te komen. In januari 2024 hebben wij de raadzalen van Gemeente Purmerend, Gemeente Almere en Gemeente Den Helder bezocht om de inrichting van deze zalen te beoordelen en de betreffende gemeentes te informeren naar hun ervaringen en aandachtspunten. Vervolgens is er in januari 2024 een workshop georganiseerd waarin wij de gemeenteraad hebben uitgenodigd zoveel mogelijk input te geven op de volgende vragen: Waarom willen wij onze raadzaal aanpassen?; Welke activiteiten dient de raadzaal te ondersteunen?; Welke faciliteiten hebben wij dan nodig? In mei 2024 heeft er nog een sessie met de gemeenteraad plaatsgevonden. In het eerste deel van deze bijeenkomst hebben wij de gemeenteraad de reeds verzamelde gegevens gepresenteerd en deze, waar nodig, samen aangevuld. In het tweede deel van de bijeenkomst heeft de gemeenteraad vragen beantwoord met betrekking tot de meer functionele inhoud. Met de gegevens die wij hebben verzameld stellen wij graag dit Programma van Eisen aan u voor.

Het Programma van Eisen is een van de belangrijkste onderdelen van het proces. Het is de leidraad voor de rest van de route. Hoe groter de investering in deze fase, hoe concreter en sneller we de andere fases kunnen doorlopen.

What How

Why

How What

02 Randvoorwaarden/vertrekpunt 2.1 Scope van de opdracht Opgave: Het realiseren van een nieuwe inrichting voor de raadzaal als integraal onderdeel van het concept voor de begane grond: Grootte beschikbare ruimte ten behoeve van de raadzaal: Begane grond, ca. 358m2, (hiernaast oranje gearceerd)

02 Randvoorwaarden/vertrekpunt 2.2 De nieuwe raadzaal biedt de volgende zitplaatsen 39 8 2 1 1 1 1

plekken voor de raad plekken voor het college interruptie posities spreekpositie plek voor de voorzitter plek voor de griffier plek onbestemd in de buurt van de voorzitter

10 plekken voor de bodes/ambtenaren/ondersteuning ICT 2 plekken voor de pers 35 algemene zitplaatsen (minimaal)

3.1 Uitgangspunten op basis van Why, how, what

WHY

HOW

We willen onze raadszaal aanpassen omdat..

Daarom moet onze raadszaal in de volgende activiteiten kunnen faciliteren..

...Omdat we een nieuwe gemeente zijn die graag nog meer in verbinding wil staan met haar gemeente.

Voor de inwoners: Bijeenkomsten Presentaties Trouwerijen Vergaderingen Huldigingen

...Omdat we een uitnodigende en toegankelijke omgeving willen creëeren voor zowel de raad als onze burgers ...Omdat de raadszaal onze nieuwe identiteit moet weerspiegelen. ...Omdat we met de nieuwe raadszaal voorbereid willen zijn op de toekomst!

Voor de gemeente als organisatie: Vergaderingen voor ambtelijke afdelingen van de gemeente Trainingen Presentaties Voor de gemeenteraad: Raadsvergaderingen Commissievergaderingen Bestuurlijke netwerk bijeenkomsten Presentaties

3.1 Uitgangspunten op basis van Why, how, what

WHAT Om in deze activiteiten te kunnen ondersteunen heeft de nieuwe raadszaal de volgende elementen nodig.. Inrichting Groot katheder In hoogte verstelbaar spreekgestoelte Digitale stemkastjes Goede stoelen (raad, college & publiek) Goede akoestiek Goede verlichting Goed klimaat Circulaire en duurzame materialen Ringleiding De tafel is op een aantal plekken hoogteverstelbaar Raadzaal voorzien van een binnenbank Lay-out Toegankelijkheid raadzaal Zichtbaarheid raadzaal Aparte plek griffie medewerkers Goede zichtlijnen Goede plek voor het publiek Goede zichtbaarheid van de spreker Interruptie op basis van Tweede Kamer opstelling Raadsopstelling met dubbele ring of variant Interruptie gepositioneerd met publiek in de rug.

Sfeer/ambiance Meer groen Tapijt (met logo) Zichtbaarheid identiteit gemeente(raad ) Voorzieningen Digitale stemkastjes Informatievoorziening voor de inwoners Goede digitale ondersteuning t.b.v. doorgang vergadering Conferentiesysteem met interruptiemicrofoons Groot scherm met meerdere kleine schermen Stroom- en datavoorzieningen geintegreerd in de tafel Frontschotten onder tafelblad

3.2 Uitgangspunten identiteit/uitstraling

Bekend als Stad én dorp Stad van de zon Groenteschuur van Europa

Omgeving Water Agricultuur Polder landschap Groen Kool Volkstuinen Zonnepanelen Dijken Tuin- en landbouw

Bekende plekken 1000 eilanden Broekerveiling Geestmerambacht Park van Luna Oude gemaal Poldermuseum Waarderhout Regthuis Praalgraf van Brederode

Evenementen Beddenrace Tour de Waard Konings braderieën Kermis

Cultuur Open Toegankelijk Vriendelijk West Friese mentaliteit Sober Doelmatig Oplossingsgericht Ondernemend Nuchter Diversiteit Aanpassingsvermogen Transparant Oud én jong Met elkaar, door elkaar en voor elkaar Verenigingsleven

3.3 Uitgangspunten Technisch Programma van Eisen In het technisch programma van eisen worden alle technische uitgangspunten beschreven die van toepassing zijn op de herinrichitng van de raadzaal. Deze uitgangspunten zijn van belang voor alle partijen die bij het ontwerpproces betrokken worden: ontwerpers, adviseurs en constructeurs. De beschreven eisen zijn richtinggevende gedragen ambities. Tijdens de ontwerpfase kunnen alternatieven worden onderzocht binnen de gestelde resultaatverwachting. Het vormen van een goed onderbouwd technisch Programma van Eisen vraagt om een specialistische aanpak. Daarom is er besloten om voor dit onderdeel een apart traject op te starten waarin alle eisen en wensen worden meegenomen. Dit Technise Programma van Eisen bestaat uit de volgende elementen: Klimaat Ventilatie Stroom- en datavoorzieningen Verlichting AV-middelen Na vaststelling van een definitief schetsontwerp wordt in overleg met de betreffende adviseurs het Technisch Programma van Eisen opgesteld. Zo zorgen wij er voor dat de het technische Programma van Eisen een integraal onderdeel wordt van het Definitieve Ontwerp voor de raadzaal.

3.4 Samenvatting uitgangspunten

De raadzaal kan multifunctioneel worden ingezet voor verschillende doeleinden

We kiezen voor een vaste opstelling

De raadzaal is voorzien van kwalitatief goede software, apparatuur en techniek

De raadzaal is voorzien van de juiste klimaatbeheersing, akoestiek en verlichting

De identiteit van zowel de gemeente als de gemeenteraad is zichtbaar in de inrichting

De raadzaal is toegankelijk voor het publiek

Er is voor zowel het publiek als de raad goed zitcomfort

3.5 Uitgangspunten duurzaamheid Materiaalgebruik De ontwerpende partij dient zoveel mogelijk gebruik te maken van materialen met een lage millieubelasting en materialen die hergebruikt kunnen worden. In een latere fase kunnen er afwegingen worden gemaakt in relatie tot technische en financiële aspecten.

Hergebruik meubilair In de planvorming wordt er door de ontwerpende partij kritisch gekeken naar de mogelijkheid voor het hergebruiken en opnieuw inzetten van bestaand meubilair. Daarnaast dient er tijdens het inkooptraject rekening gehouden te worden met de (gunnings)criteria van de gemeente met betrekking tot duurzaam inkopen. Lokale economie In een mogelijke aanbesteding- of gunningsfase is het voor de gemeente van belang om rekening te houden met de lokale economie.

Burgemeester Falkenaweg 58 8442 LE Heerenveen T 06- 290 18 774 E info@dnaprojecten.nl I www.dnaprojecten.nl