Samen voor een sterke raad Dijk en Waard

SAMEN VOOR EEN STERKE RAAD Acties voor een raad in positie (2026-2030)

SAMEN VOOR EEN STERKE RAAD Acties voor een raad in positie (2026-2030)

Wij hebben de afgelopen vier jaar veel gedaan en veel geleerd. We kijken met veel plezier over de schouder. En ook wel met een beetje weemoed. Want niets mooiers dan werken voor en aan je eigen buurt, dorp en stad. Samen voor de gemeenschap - samen met de gemeenschap. Dat maakt het raadswerk zo ongelooflijk waardevol en dankbaar. We gaan niet opsommen welke besluiten we in de jaren 20222026 genomen hebben, we gaan geen richting meegeven voor de door jullie te bepalen koers en kaders. Wel willen we in dit document adviezen meegeven, vertaald in acties. In de hoop dat jullie daarmee als raad nog beter in positie komen, jullie werk nog beter kunnen doen, en dus nog meer impact kunnen hebben.

Die cultuur wordt gekenmerkt door samenspel, met elkaar, met het college, met de inwoners, met belanghebbenden en in de regio. In dat samenspel moet de raad zich steeds bewust zijn van zijn rol en positie. De acties in dit overdrachtsdocument dragen daaraan bij: samen voor een sterke raad!

Als twee gemeenten samengaan kost het altijd tijd om ‘verschillende werelden’ samen te brengen. Inmiddels is er een eigen Dijk en Waardse bestuurscultuur gegroeid. Daar mogen we trots op zijn.

2

RAAD …

goed van star t

Het is belangrijk om na het uitvergroten van de verschillen in verkiezingstijd, weer samen constructief aan de slag te gaan. Daarom is het van belang om raadsbreed een goede start te maken. Leg als raad een aantal ambities en werkafspraken vast, op hoofdlijnen. Spreek met elkaar af waar je als raad voor staat. Dat helpt om collectief zelfbewust van start te gaan.

Acties 1. Stel na de verkiezingen raadsbreed een document vast met daarin onder meer: ambities en procesafspraken over hoe de raad wil (samen)werken in de raad, tussen raad en college, in de regio en met de samenleving. 2. Benut de wijsheid van de groep op de raads-2-daagse in juni 2026 om concrete stappen te zetten om die ambities en procesafspraken uit te werken. 3. Stel een werkgroep vanuit de raad in om dit proces goed te begeleiden en de continuïteit in de uitwerking te waarborgen. 4. Committeer je als raad aan deze afspraken: sta er op gezette tijden samen bewust bij stil.

3

RAAD …

aan het stuur

Een sterke, zelfbewuste raad geeft richting. Door duidelijke kaders mee te geven aan het college, op de inhoud, en ook door heel gericht te sturen op de vormgeving van de besluitvorming(sprocessen) en de rol van de raad daarin.

Acties 1. Investeer in het traject Risicovolle Projecten. Dit is eind 2025 gestart en moet verder worden vormgegeven, zowel voor lopende als nieuwe projecten. Een lange termijn agenda is hier ondersteunend bij, om als raad te kunnen anticiperen en grip te houden. 2. Zorg en borg dat er wordt gewerkt met startnotities. Met daarin onder meer: de planning, de processtappen, de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen, de beslismomenten en de wijze waarop de participatie wordt vormgegeven. De agendacommissie heeft een belangrijke taak om ervoor te zorgen dat de raad tijdig in positie is om die startnotities vast te stellen. 3. Investeer in de betere doorwerking van de raadskaders in beleid en begroting (de P&C-cyclus). Zorg voor een uitwerking in de lijn van de gemeente Utrecht (raads-2-daagse 2025) en houd de raad hier regelmatig van op de hoogte. De auditcommissie heeft hierin een trekkersrol.

4

RAAD … agendeert SEPTEMBER

Er is beperkt ruimte op de raadsagenda. Niet alles kan en hoeft uitgebreid besproken te worden. Veel raadsleden ervaren een hoge werkdruk. Er moeten ook om die reden dus keuzes worden gemaakt. Een sterke, zelfbewuste raad durft te prioriteren. En is proactief: hij wacht niet op de stukkenstroom vanuit het college, maar maakt zelf keuzes met betrekking tot de agenda. Dit verlaagt de werkdruk en verbetert de kwaliteit van de besluitvorming.

Acties 1. Zorg voor een slagvaardige agendacommissie, met ongeveer 7 leden. Kies die leden op basis van heldere criteria (vastgelegd in de ‘memo functieprofielen’). 2. Borg dat alle leden van de agendacommissie (bij toerbeurt) voorzitter zijn van de commissievergaderingen. Maak daarbij onderscheid tussen voorzitters van een oordeelsvormende commissie (leden agendacommissie) en beeldvormende commissie (reserve poule). 3. Zorg door middel van duidelijke functie-eisen voor goede voorzitters, die getraind worden en elkaar adviseren over en aanspreken op hun functioneren. 4. Zorg voor een duidelijke taakomschrijving en heldere criteria op basis waarvan die agendacommissie ook echt kwaliteitsbewaker en ‘poortwachter’ kan zijn: verantwoordelijk voor onder meer prioriteren, beoordelen van de kwaliteit van de stukken en de inrichting van besluitvormingsprocessen (wat wanneer op welke wijze wordt geagendeerd met speciale aandacht voor de rol van de raad in die processen).

5

RAAD … goed geïnformeerd Om als raad effectief te kunnen sturen en controle te hebben op de uitvoering en de effecten van beleid en bestuur, is tijdige en betrouwbare informatie cruciaal. De raad moet dus goed aangeven wat hij nodig heeft van het college. De auditcommissie en de rekenkamercommissie zijn belangrijke ‘hulptroepen’.

Acties 1. Stel raadsbreed duidelijke eisen aan de informatievoorziening. Onder meer met betrekking tot de aanlevertermijnen, de leesbaarheid, etc. 2. Start een traject ‘kwaliteit stukken’ in samenwerking met het DT (directieteam), de organisatie, raad en griffie en stel samen heldere criteria op voor de raadsvoorstellen (over onder meer de argumentatie, de uitvoerbaarheid, alternatieven, de doorlopen participatie, mogelijke (financiële en andere) risico’s, etc.). Mandateer de agendacommissie om toe te zien op het naleven van die eisen en criteria. 3. Organiseer periodiek ontmoetingen, ook op locatie, tussen de raad en professionals van de werkvloer (ook van buiten de eigen organisatie, ook vanuit de regio, etc.). Met als doel: bredere kennisoverdracht, feitelijk en op strategisch niveau.

6

RAAD … en de samenleving Raadsleden zijn volksvertegenwoordigers. Zij zijn op heel veel manieren actief en dus zichtbaar in de samenleving. Collectieve zichtbaarheid organiseren, als bestuursorgaan, vraagt inspanning. Het is belangrijk om die inspanning te leveren, zodat inwoners en belanghebbenden weten wat de raad doet, de raad ook weten te vinden om in te spreken, om ideeën te ventileren en om mee te denken en mogelijk ook mee te beslissen over keuzes en oplossingen. Dit is een belangrijke voorwaarde voor democratische legitimiteit.

Acties 1. Maak voor diverse doelgroepen met bijpassende communicatie(uitingen) duidelijk wat de raad doet en hoe, wanneer en op welke wijze inwoners en belanghebbenden daarbij kunnen zijn en/of kunnen deelnemen. Maak deze actie onderdeel van het actualiseren van het communicatieplan. 2. Investeer als raad in die collectieve (niet-partijpolitieke!) zichtbaarheid in de samenleving door het regelmatig organiseren van bijvoorbeeld een raadscafé, een ‘Tour de Raad’ of een raads- inloopspreekuur. Zorg dat daar de inspraak - op inhoud – plaatsvindt. Maak vooraf heel goed duidelijk wat er met die inspraak gaat gebeuren: verwachtingsmanagement is heel belangrijk. 3. Zorg dat de volksvertegenwoordigers minder tijd doorbrengen in het gemeentehuis door de vergaderdruk te verminderen én door vaker op locatie te vergaderen. Dat verlaagt de drempel voor inwoners om in contact te treden met de raad. 4. Schrap ‘meespreken’ uit het RvO. Vervang dit door: ‘actief inwoners betrekken bij besluitvorming’ en zorg voor een goede definitie. Inspreken in de commissie blijft natuurlijk mogelijk.

7

RAAD … constructief en in goede harmonie Goed bestuur valt of staat met constructief samenspel in de raad en ook met constructief samenspel tussen de raad en het college en de ambtelijke organisatie. Kernwoorden zijn respect en vertrouwen. Dat vraagt onder veel meer de wil en het vermogen je in de ander te verplaatsen. Daarvoor zijn ontmoetingen cruciaal.

Acties 1. Neem de tijd om samen (raadsbreed dus) tot gedeelde waarden te komen en tot omgangsvormen die in overeenstemming zijn met die waarden, en ga daar regelmatig met elkaar over in gesprek. 2. Organiseer jaarlijks een raads-2-daagse om elkaar te ontmoeten, en investeer vooral in het begin van de raadsperiode in kennismaken. Houd ook de bestaande contactmomenten in stand (BBQ aan het begin van het politieke jaar, gezamenlijk ‘begrotings-diner’, etc.) 3. Net als de raadscultuur verdient de bestuurscultuur (en dan met name het samenspel tussen raad en college) regelmatig aandacht. Ook hier geldt: investeer direct vanaf het begin in kennismaken en ontmoeten en geef dit een structureel karakter. Geef de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris een rol bij het vormgeven van die ontmoetingen en in het organiseren van het samenspel tussen politiek, bestuur en organisatie. 4. Vergader als fracties op dezelfde avond om zodoende gemakkelijker kennis met elkaar te delen, te overleggen op inhoud, informeel af te stemmen, dilemma’s te bespreken, enzovoort.

8

RAAD … en zijn hulptroepen Raad(sleden) krijgen bij het uitvoeren van hun taken en verantwoordelijkheden hulp en ondersteuning, niet in de laatste plaats vanuit de griffie. Er wordt daarnaast veel werk verricht binnen de eigen partij(afdeling) met veel vrijwilligers, die zaken mee organiseren en mee uitzoeken. Daar is ook geld voor beschikbaar, voor bijvoorbeeld trainingen met de fractie en voor fractieondersteuning. Een zelfbewuste raad is bereid te investeren in zijn ondersteuning en hulptroepen.

Acties 1. Zorg dat de griffie-ondersteuning aansluit bij de ambities van de raad en de schaal van Dijk en Waard. Er is al een uitspraak gedaan over het belang van capaciteitsuitbreiding op de griffie. Zet de noodzakelijke stappen in het belang van die ondersteuning die nodig is om de raadsleden, de fracties, de raad, de commissies, de werkgroepen, de regionale overleggen enzovoort, goed te ondersteunen en optimaal te laten verlopen. 2. Maak voldoende budget vrij om de raads- en commissieleden te kunnen voorzien van hoogwaardige ondersteuning en ‘slagvaardige’ hulptroepen. Zorg voor een goed opleidingstraject. 3. Onderzoek of de ondersteuning van de fracties nog voldoende is (denk daarbij onder andere aan het aantal commissieleden per fractie en het eventuele verschil daarin voor afsplitsers).

9

RAAD … in vergader ing Vergaderen is geen doel op zich. Het gaat erom dat een raad op een goede wijze besluiten kan nemen. Dat betekent, onder veel meer: goed geïnformeerd en met genoeg tijd om het goede gesprek te voeren. Een groeiende gemeente met steeds meer en ook complexere vraagstukken, vraagt simpelweg veel tijd om op een gedegen manier tot wijze besluiten te komen.

Acties 1. Ga werken met zogenoemde vakcommissies (en pas dus het RvO aan om dit mogelijk te maken). Zorg voor een duidelijke omschrijving van die vakcommissies (wat houdt dat precies in en hoe werkt dat) en blijf binnen die nieuwe commissiestructuur werken met de fases van het BOB-model. 2. Start de raads- en commissievergadering om 19.00 uur (voorafgegaan door een gezamenlijke maaltijd) en stop om uiterlijk 23.00 uur. 3. Onderzoek ook of de overige vergadertijdstippen en ook de vergaderdagen nog voldoen: betrek daarin zaken als werkdruk, de tijd die nodig is voor steeds complexere dossiers, nut en noodzaak van meerdere vergadermomenten per cyclus, etc.

10

RAAD … en de regio De samenwerking binnen de regio wordt de komende jaren belangrijker, want steeds meer opgaven en oplossingen overstijgen de gemeentegrenzen. Het is daarom essentieel dat de raad investeert in goede relaties met regiogemeenten en in kennis van de samenwerkingsverbanden waar Dijk en Waard in deelneemt. Dat is nodig om positie te bepalen en ‘eigenaarschap’ te nemen op de voor Dijk en Waard meest belangrijke dossiers en cruciale ontwikkelingen.

Acties 1. Investeer in regio-agenda’s: wat willen we als Dijk en Waard - en als raad in het bijzonder - halen en brengen in de voor ons belangrijke regio’s (regio Alkmaar, Noord-Holland Noord, etc.). 2. Organiseer tijdig vooroverleg om met andere gemeenten(raden) af te stemmen en samen sterk te staan in die regio’s, borg een sterke afvaardiging en zorg voor continuïteit door steeds ook goed terug te koppelen over inzet en resultaten. Werken met accounthouders/rapporteurs vanuit de raad draagt bij aan meer ‘grip’ op die regio’s en houdt de werkdruk beperkt. 3. Geef de griffie opdracht om in kaart te brengen 1.) op welke wijze er in regionaal verband kan worden gewerkt aan meer kennis over de regio’s en de regionale samenwerking(sverbanden) en 2.) hoe raden/ raadsleden beter kunnen worden ondersteund door de samenwerkende griffies om met een duidelijke agenda en goed voorbereid in die regio’s te acteren (dus met op voor de raad op maat gemaakte informatie die tijdig beschikbaar is).

11

RAAD … van een groeiende gemeente Het aantal inwoners van Dijk en Waard neemt toe. Dat zorgt voor nieuwe opgaven en vraagstukken, die vaak ook behoorlijk complex zijn. Dat vraagt veel van de raad, als het gaat om de gevraagde tijdsinzet, aan vaardigheden en kennis, aan passende werkwijzen. Bij groei hoort ontwikkeling en meebewegen. Dat is een zoektocht die vraagt om proberen, experimenteren en leren.

Acties 1. Investeer met het college in een bestuurscultuur die recht doet aan deze groei en zorg met elkaar voor de ruimte die nodig is om ook bestuurlijk mee te groeien, door te proberen en daarvan te leren, dus ook van de fouten die gemaakt mogen worden. Dit vraagt onder meer rolvast optreden door raad en college: dus én goed samenwerken én duaal werken. 2. Evalueer en leer ook in de raad van elkaar en met elkaar – durf elkaar daar ook op een constructieve manier over aan te spreken. Betrek in die gesprekken ook steeds het samenspel oppositie-coalitie. Dit evalueren en leren vindt idealiter plaats in een vier-jaar-doorlopende leerlijn om kennis op te doen, vaardigheden te trainen, ook die van de voorzitters van de commissies en raad. 3. Betrek bij dit proces van meegroeien met een nieuwe schaalgrootte ook de uitwerking van de motie ‘Oei, ik groei’ - die ingaat op de complexiteit en verwevenheid van de vraagstukken - en borg de uitwerking van de acties waartoe deze motie oproept. Gebruik deze motie om het gesprek hierover gaande te houden, binnen het gemeentehuis en met de samenleving.

12