RB2021134 aanwijzingsbesluit gemeenteraad Funct gegevensbescherming Gewijzigd.docx

Raadsvoorstel Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering: Agendapunt:

RB2021134 Aanwijzingsbesluit Functionaris Gegevensbescherming 18 januari 2022 7

Portefeuillehouder: Programma begroting:

J. Does Programma 0 Bestuur en ondersteuning

Publiekssamenvatting De gemeenteraad heeft besloten om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. De aanwijzing van een FG is verplicht. De FG ziet toe dat de verwerking van persoonsgegevens onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad op een juiste manier plaatsvindt. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: 1. De Functionaris Gegevensbescherming -inclusief inhuurkrachten op deze functie- die door het college en de burgemeester van Dijk en Waard is aangewezen eveneens aan te wijzen voor de gemeenteraad van Dijk en Waard en; 2. deze als zodanig te belasten met het toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens voor zover het onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad valt, conform het gestelde in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 3. Het aanwijzingsbesluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022. 4. Voor zover de aanwijzing niet van rechtswege vervalt, het eerder vastgestelde aanwijzingsbesluit in te trekken per 1 januari 2022. Inleiding Aanleiding is de start van de nieuwe gemeente Dijk en Waard op 1 januari 2022. De eerder genomen besluiten tot aanwijzingen door de gemeenteraden van Langedijk en Heerhugowaard zijn dan niet meer geldig.

Het is dus van groot belang dat zo snel mogelijk na de fusie nieuwe aanwijzingsbesluiten worden genomen die met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2022 kunnen gelden. Op grond van artikel 37, eerste lid, van de AVG, is de aanwijzing van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) namelijk verplicht wanneer het gaat om verwerking van persoonsgegevens door een overheidsinstantie of overheidsorgaan. Gemeenten hebben daar geen keuzevrijheid in. Binnen gemeenten kennen we meerdere overheidsorganen die als verantwoordelijke kunnen worden beschouwd voor verwerkingen van persoonsgegevens. De burgemeester is verantwoordelijk voor alle gegevensverwerkingen die te maken hebben met diens veiligheidstaken en de raad is verantwoordelijk voor de verwerkingen door de griffie, de raadscommissies en alle HRM verwerkingen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor alle overige gegevensverwerkingen. Dit betekent dat de gemeentelijke FG voor elk van bovengenoemde overheidsorganen moet worden aangewezen en als zodanig worden aangemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens. Het college en de burgemeester hebben ieder voor zich de FG aangewezen. Uw raad wordt daarom voorgesteld om dezelfde FG aan te

2

wijzen voor de verwerking van persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van uw raad valt. Beoogd effect Voldoen aan de wettelijke verplichting om een FG aan te wijzen en het rechtmatig uitoefenen van de bevoegdheden die bij de functie behoren. Kader Op grond van artikel 37, lid 1 AVG is de aanwijzing van de FG verplicht. Motivering per besluitpunt 1. De Functionaris Gegevensbescherming die door/voor het college en door de burgemeester van Dijk en Waard is aangewezen eveneens aan te wijzen voor de gemeenteraad van Dijk en Waard. a. Om publiekrechtelijke bevoegdheden als medewerker behorend bij de functie te kunnen uitoefenen is een aanwijzingsbesluit noodzakelijk vanwege de externe werking naar derden (bijvoorbeeld inwoners en Autoriteit Persoonsgegevens). b. Door de bijzondere vereisten waar mogelijk toe te wijzen aan een functie gelden deze vervolgens voor elke medewerker die de functie bekleedt, ook als dat een inhuurkracht is. Dit is efficiënt zodat niet bij elke personeelswijziging een nieuw aanwijzingsbesluit behoeft te worden genomen. c. Een aanwijzingsbesluit volgt op een arbeidsovereenkomst dan wel inhuurovereenkomst omdat die slechts gelden tussen partijen zonder externe werking naar derden. De benodigde bevoegdheden zullen dan ook via separate besluitvorming moeten worden toegekend. 2.

Deze als zodanig te belasten met het toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens voor zover het onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad valt, conform het gestelde in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). a. Als zijnde de bevoegdheid van de Functionaris Gegevensbescherming. 3. Het aanwijzingsbesluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022. a. Gelijk aan de startdatum van de gemeente Dijk en Waard. b. Omdat het niet mogelijk is om op 1 januari 2022 deze besluiten te nemen is het belangrijk om besluitvorming zo snel mogelijk te laten plaatsvinden met terugwerkende kracht tot 1 januari 2022.

4. Voor zover de aanwijzing niet van rechtswege vervalt, het eerder vastgestelde aanwijzingsbesluit in te trekken per 1 januari 2022. a. Besluitvorming moet via het juiste bestuursorgaan plaatsvinden. Met de start van de gemeente Dijk en Waard is dat voor uw raad de nieuwe gemeenteraad van Dijk en Waard. Kanttekening De lijst van functies met bijzondere vereisten waarvoor een aanwijzingsbesluit noodzakelijk is om rechtmatig bevoegdheden te kunnen uitvoeren, is opgesteld in overleg met de vakafdelingen. Het kan zijn dat een functie vooralsnog buiten beeld is gebleven. Mocht dat worden geconstateerd dan zal de besluitvorming over de aanwijzing per omgaande in gang worden gezet. De lijst is nu vooralsnog compleet, het actuele overzicht wordt geborgd bij HR (coördinatie).

3

Risico’s Niet tijdig toewijzen van de bijzondere bevoegdheden betekent dat de betreffende medewerker het werk niet goed kan uitvoeren omdat beslissingen of handelingen onrechtmatig zijn. Alternatieven Er zijn geen alternatieven. ‘Niets doen’ is ook geen optie. Bij de inrichting van de organisatie en de totstandkoming van het functieboek is ervan uitgegaan dat bij bepaalde functies specifieke taken en vereisten behoren. Het formele besluit daartoe moet opnieuw worden genomen omdat we ‘overgaan’ in de nieuwe gemeente Dijk Waard . Participatie en inspraak Inspraak is niet aan de orde omdat het gaat om een publiekrechtelijke aanwijzing vanuit wet- en regelgeving en voortzetting van een correcte juridische grondslag in de uitvoering van taken. Financiële gevolgen Besluitvorming kent in deze geen financiële gevolgen. De aanwijzing per functie is onderdeel van het rechtmatig uitoefenen van de bevoegdheden die bij de functie horen. Er is geen sprake van (extra) verzwaring van de functie, een HR21 onderhoudsronde (aanpassing functieschaal) is niet van toepassing. Communicatie Publicatie gemeenteblad van Dijk en Waard. Aan de Autoriteit Persoonsgegevens de naam en de contactgegevens van de FG voor de gemeente kenbaar maken. Uitvoering Het aanwijzingsbesluit laten ondertekenen namens de gemeenteraad. Bijlage die onderdeel uitmaken van het besluit Geen bijlagen.

Het raadsbesluit is tevens het aanwijzingsbesluit Functionaris Gegevensbescherming.

Burgemeester en wethouders van Dijk en Waard, De gemeentesecretaris,

de burgemeester,

Raadsbesluit Onderwerp: Zaaknummer:

Aanwijzingsbesluit Functionaris Gegevensbescherming RB2021134

Raadsvergadering: Agendapunt:

18 januari 2022 7

de raad van de gemeente Dijk en Waard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 januari 2022 nr. RB2021134; gelet op artikel 37 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te wijzen wanneer het gaat om verwerking van persoonsgegevens door een overheidsorgaan; besluit: 1. De Functionaris Gegevensbescherming -inclusief inhuurkrachten op deze functie- die door het college en de burgemeester van Dijk en Waard is aangewezen eveneens aan te wijzen voor de gemeenteraad van Dijk en Waard, en; 2. deze als zodanig te belasten met het toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens voor zover het onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad valt, conform het gestelde in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 2. Het aanwijzingsbesluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

3. Voor zover de aanwijzing niet van rechtswege vervalt, het eerder vastgestelde aanwijzingsbesluit in te trekken per 1 januari 2022.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 1 januari 2022 de griffier, de voorzitter,