Raadsvoorstel - Renovatie raadzaal en commissiezaal

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering: Portefeuillehouder: Programma:

0000898865 Renovatie raadzaal 10 december 2024 Werkgroep renovatie raadzaal 0. Bestuur en ondersteuning

Publiekssamenvatting Na de samenvoeging van de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk is de gemeenteraad groter geworden. Vanwege de groei van de gemeente wordt de raad in de toekomst nog groter. Verder voldoet de raadzaal niet meer aan de moderne eisen: zowel qua functionaliteit, toegankelijkheid, duurzaamheid als digitale faciliteiten. De vergaderfaciliteiten sluiten niet aan bij de eisen van de tijd en de identiteit van Dijk en Waard. De gemeenteraad heeft daarom de wens uitgesproken om de raadzaal te verbouwen en daarnaast ook een commissiezaal in te richten, die tevens gebruikt kan worden als trouwlocatie. De raad heeft vóór de zomer een Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Dit programma is de basis voor het concept ontwerp dat aan de raad is voorgelegd. De raad heeft besloten dit concept ontwerp vast te stellen en opdracht te geven voor de aanbesteding en uitvoering van de renovatie. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: 1. Het concept ontwerp van de nieuwe raadzaal en commissiezaal vast te stellen. 2. Hiervoor € 2,1 miljoen vrij te geven uit de bestemming verbouwing Parelhof, fase 3. 3. Het college opdracht te geven deze renovaties uit te voeren. 4. Het college opdracht te geven voor de renovatie van het werkcafé en de entree en hiervoor een voorstel aan de raad voor te leggen.

Inleiding Na de samenvoeging van de gemeente Heerhugowaard en de gemeente Langedijk is de wens ontstaan om de raadzaal te renoveren. De huidige raadszaal voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en de identiteit van de nieuwe gemeente Dijk en Waard. Er kan ook onvoldoende worden geanticipeerd op een grotere gemeenteraad door een groeiend aantal inwoners. De werkgroep ‘renovatie raadzaal’ is aan de slag om deze renovatie uit te werken. Samen met de raads- en commissieleden, medewerkers van de ambtelijke organisatie en de architect hebben zij dit proces begeleid. Dit heeft geleid tot een vastgesteld PvE en dit raadsvoorstel over het concept ontwerp en de budgetaanvraag. Het PvE is de basis van het concept ontwerp en het budget dat nu aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Na vaststelling van het concept ontwerp en het budget door de raad wordt de aanbestedingsprocedure gestart. Naast de renovatie van de raadzaal en het inrichten van de commissiezaal, is binnen de werkgroep ook gesproken over een voorstel om het werkcafé en de entree te renoveren. Hoewel dit niet tot de oorspronkelijke opdracht behoort, werd dit voorstel wel als haalbaar en wenselijk geacht. Hiermee wordt ingezet op een betere toegankelijkheid, effectiever gebruik van de ruimte en een eigen identiteit. Als aangesloten wordt op het renovatieproces van de raad- en commissiezaal zijn er koppelkansen.

Voor dit proces kan de raad het college de opdracht geven.

Beoogd effect Een toekomstbestendige raadzaal, met een eigen identiteit en uitstraling die past bij de omvang en ambitie van de gemeente Dijk en Waard, die voldoet aan de eisen die gesteld worden aan een moderne werkomgeving voor de gemeenteraad, zowel qua functionaliteit, toegankelijkheid, duurzaamheid als digitale faciliteiten. De raadszaal wordt zo echt een huis van de democratie. Kader Programma van eisen renovatie raadzaal Op 9 juli 2024 heeft de raad een besluit genomen over het PvE voor de renovatie. Dit programma is het kader geweest voor concept ontwerp dat nu ter besluitvorming voorligt. Argumenten per beslispunt 1. Het concept ontwerp van de nieuwe raadzaal en commissiezaal vast te stellen: Het voorliggende concept ontwerp is uitvoerig besproken en goedgekeurd in de werkgroep renovatie raadzaal. Daarin zijn de keuzes door het projectteam toegelicht en is de werkgroep meegenomen in de verschillende scenario’s. Het voorliggende concept ontwerp past goed binnen de kaders die de raad met het PvE heeft vastgesteld. 2. Hiervoor € 2,1 miljoen vrij te geven uit de bestemming verbouwing Parelhof, fase 3. In de programmabegroting 2025 is in totaal 3,5 miljoen euro gereserveerd voor de verbouwing van de Parelhof. De raadzaal en commissiezaal zijn hier een onderdeel van. Daarom wordt de raad gevraagd om een deel van dit bedrag vrij te geven voor de aanbesteding. 3.

Het college opdracht te geven deze renovaties uit te voeren; Het college voert de aanbesteding voor de renovatie uit voor de gemeenteraad. Met dit besluit krijgen zij hier expliciet de opdracht voor. 4. Het college opdracht te geven voor de renovatie van het werkcafé en de entree een voorstel voor te bereiden en aan de gemeenteraad voor te leggen Door de renovatie van het werkcafé en de entree gelijk te laten lopen met de renovatie van de raadzaal en de inrichting van de commissiezaal ontstaan koppelkansen. Voor dit proces kan de raad het college de opdracht geven omdat dit buiten de opdracht van de werkgroep Renovatie Raadzaal valt. De opdracht luidt: bereid een voorstel voor inclusief bijbehorende dekking. Kanttekeningen en risico’s De aanbesteding kan uiteindelijk niet worden uitgevoerd voor het vrijgemaakt bedrag De bouwkosten kunnen door marktontwikkelingen, zoals stijgende materiaalkosten of beperkte beschikbaarheid van aannemers, hoger uitvallen dan verwacht. Dit zou ertoe kunnen leiden dat het beschikbare budget van € 2,1 miljoen onvoldoende is. In dat geval moet de raad aanvullende middelen beschikbaar stellen of het concept ontwerp versoberen. Dit kan leiden tot vertraging in de uitvoering of een vermindering van de kwaliteit van het eindresultaat. Het is van belang straks te sturen op de bouwbegeleiding en de kosten.

Onvoorziene kosten tijdens de verbouwing Tijdens de renovatie kunnen er onvoorziene omstandigheden ontstaan, zoals verborgen gebreken in de constructie of extra veiligheidsmaatregelen die moeten worden genomen. Deze extra kosten kunnen het oorspronkelijke budget en de 15% post onvoorzien overschrijden en mogelijk vertraging veroorzaken. De werkgroep begeleidt het renovatieproces op afstand.

Er komt een bezuinigingsronde door tekorten Bij een eventuele gemeentelijke bezuinigingsronde kan het project onder druk komen te staan om kosten te reduceren of zelfs volledig te worden uitgesteld. Dit kan leiden tot een versobering van het project of het niet doorgaan van de renovatie. Het risico bestaat dat reeds gemaakte kosten voor concept ontwerp en voorbereiding dan verloren gaan. Bij het niet doorgaan voldoet de raadszaal niet aan de eisen van de tijd en is er geen eigen Dijk en Waard-identiteit. Alternatieven Geen renovatie Een alternatief is het (nagenoeg) intact laten van de raadzaal zoals deze nu is. Dit betekent dat het verzoek van de raad om de raadzaal meer aan te laten sluiten op de wensen die er in de raad – en bij andere gebruikers – leven, niet uitgevoerd wordt. De renovatie ziet o.a. toe op de techniek, de professionele uitstraling en het verblijfsklimaat. Verder voldoet de raadzaal niet meer aan de milieueisen. Het is daarom noodzakelijk om te investeren in een toekomstbestendige raadzaal. Bovendien komt dit ook de efficiënte van de vergaderingen ten goede. Andere keuzes binnen het Programma van Eisen Binnen de kaders van het PvE is aan de slag gegaan met een concept ontwerp. Daarin zijn verschillende keuzes gemaakt. Een alternatief is om daarin andere keuzes te maken als het gaat om bijvoorbeeld de indeling. Dit wordt niet geadviseerd.

De werkgroep renovatie raadzaal heeft een uitgebreide toelichting gekregen op de verschillende keuzes die zijn gemaakt door het projectteam. Deze keuzes zijn 14 november ook toegelicht door het projectteam. Daar heeft de werkgroep ook op geadviseerd. Het voorliggende concept ontwerp is het resultaat hiervan. Samenwerking en participatie Samen met raads- en commissieleden en andere gebruikers van de ruimtes zijn gesprekken gevoerd over de aankomende renovatie. Vanuit de raad is in september 2023 een werkgroep ‘renovatie raadzaal’ opgericht die nauw betrokken is bij het proces. Deze werkgroep bestaat uit 5 raadsleden, de gemeentesecretaris, de architect, ondersteuning vanuit de organisatie en de griffie. Door deze werkgroep wordt het proces bewaakt en daarmee de rol van de raad. Daarnaast is een ‘tour de raadzaal’ georganiseerd en hebben er een tweetal workshops plaatsgevonden met raadsleden, fractievertegenwoordigers en het college over de renovatie – op 23 januari en 23 mei 2024. Dit onder leiding van de architect. Zowel het PvE als het voorliggend concept ontwerp zijn tot stand gekomen in samenwerking met de werkgroep renovatie raadzaal. Financiën Dit voorstel heeft financiële gevolgen. In de programmabegroting 2025 is in totaal 3,5 miljoen euro gereserveerd in het meerjaren investeringsschema voor de renovatie van de Parelhof.

Daar valt ook de renovatie van de raadzaal en commissiezaal in. Daarom wordt de raad met dit besluit gevraagd om een deel van die gereserveerde gelden vrij te geven voor de renovatie van beide zalen. Dit bedrag wordt uit deze post geschreven. Communicatie Na dit besluit zal een persbericht worden verstuurd het aankomende traject. Dit bericht wordt via de gebruikelijke kanalen verspreid.

Uitvoering Als de raad dit besluit heeft genomen, volgt de bestekfase. Hierna wordt, naar verwachting in Q4 2024 en Q1 2025 begonnen met de aanbesteding. In Q2 2025 starten vervolgens de renovatiewerkzaamheden. Om de vergaderingen van de raad doorgang te laten vinden, wordt een alternatieve vergaderlocatie geregeld.

Bijlagen - Bijlage 1 – Concept ontwerp raadzaal en commissiezaal inclusief financiën.