Raadsvoorstel - Programma van Eisen

CONCEPT RAADSVOORSTEL

Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering:

828858 Programma van Eisen - renovatie raadzaal 9 juli 2024

Portefeuillehouder: Programma:

M.F. Poorter 0. Bestuur en ondersteuning

Publiekssamenvatting Vanuit raad is de wens uitgesproken de raadzaal te renoveren. Ook de andere publieke ruimtes (werkcafé, trouwzaal en de ruimte onder de bibliotheek) worden gerenoveerd. De renovatie vindt in verschillende fasen plaats. De raadzaal gaat mee in de verbouwing van de vloervelden (het werkcafé en de fractiekamers/vergaderruimtes). Voor deze renovatie is nog geen budget gereserveerd. Om hier een realistische inschatting voor op te stellen, is een programma van eisen opgesteld. Deze wordt nu voor besluitvorming aan de raad voorgelegd. Na akkoord wordt het ontwerp gemaakt, die na de zomer in de raad besproken wordt. Met het uiteindelijke ontwerp wordt de aanbesteding opgestart. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: 1. Het programma van eisen vast te stellen; 2. DNA projecten opdracht te geven op basis van het programma van eisen een ontwerp uit te werken. Inleiding Na de samenvoeging van de gemeente Heerhugowaard en de gemeente Langdijk is de wens ontstaan om de raadzaal te renoveren. Onderdeel daarvan is het aansluiten op de identiteit van de nieuwe gemeente Dijk en Waard, het anticiperen op een grotere gemeenteraad door een groeiend inwonersaantal en het voldoen aan de huidige milieueisen (verlichting, isolatie e.d.).

Samen met de raad, fractievertegenwoordigers en andere gebruikers van de raadzaal is het proces doorlopen dat heeft geleid tot een programma van eisen. Het uitgangspunt is een raadzaal die toegankelijk is en waar bestuurders goed hun werk kunnen doen. Om te komen tot een goed resultaat ligt een programma van eisen voor. Beoogd effect Een toekomstbestendige raadzaal, met een Dijk en Waardse uitstraling en een aangenaam verblijfsklimaat. Kader Geen kaders van toepassing. Argumenten per beslispunt 1. Het programma van eisen vast te stellen In het programma van eisen is de opgehaalde input vanuit de tour de raadzaal en de twee workshops verwerkt. Door het programma van eisen te bespreken in de raad en deze vast te laten stellen, is er een gedragen overeenstemming over de uitgangspunten. Dit is een ijkpunt

binnen het hele proces. Het vastgestelde programma van eisen geeft de ontwerper vervolgens een basis om het ontwerp op te baseren. Hoe steviger de basis is, hoe meer het uiteindelijk ontwerp aansluit bij de wensen van de raad en hoe realistischer er een inschatting gemaakt kan worden van de kosten. 2. DNA projecten opdracht te geven op basis van het programma van eisen een ontwerp uit te werken Het college heeft op 16 april 2024 besloten om voor het opstellen van een ruimtelijk en technisch programma van eisen, het ontwerp en het projectmanagement voor de aanpassing van het publieksgedeelte, de trouwzaal, de raadzaal, werkcafé en het tussengelegen gebied samen te werken met DNA Projecten. Het programma van eisen voor de raadzaal is nu opgesteld. De volgende stap in het proces is een ontwerp maken op basis van dit programma van eisen. Dit geeft een visueel inzicht in hoe de eisen uiteindelijk vertaald worden in de raadzaal. Kanttekeningen en risico’s Het vaststellen van het programma van eisen kent geen risico’s. In het verdere proces kan dit nog aangepast worden. Nu is dat geen wenselijk besluit. Als het programma van eisen wordt aangepast, betekent dat iets voor het ontwerp en voor het uiteindelijke kostenplaatje. Alternatieven Geen renovatie Een alternatief is het (nagenoeg) intact laten van de raadzaal zoals deze nu is. Dit wordt niet geadviseerd.

De raad heeft eerder de wens uitgesproken om de raadzaal meer aan te laten sluiten op de wensen die er in de raad – en bij andere gebruikers – leven. Dit gaat daarbij om o.a. de techniek, de professionele uitstraling en het verblijfsklimaat. Verder voldoet de raadzaal niet meer aan de milieueisen. Het is daarom noodzakelijk om te investeren in een toekomstbestendige raadzaal. Bovendien komt dit ook de efficiënte van de vergaderingen ten goede. Samenwerking en participatie Samen met de raad, fractievertegenwoordigers en andere gebruikers van de ruimtes zijn gesprekken gevoerd over de aankomende renovatie. Vanuit de raad is in september 2023 een werkgroep ‘renovatie raadzaal’ opgericht die nauw betrokken is bij het proces. Deze werkgroep bestaat uit 5 raadsleden, de gemeentesecretaris, de projectontwikkelaar, ondersteuning vanuit de organisatie en de griffie deel van uit. Door deze werkgroep wordt het proces bewaakt en daarmee de rol van de raad. Daarnaast is een ‘tour de raadzaal’ georganiseerd en hebben er een tweetal workshops plaatsgevonden met raadsleden, fractievertegenwoordigers en het college over de renovatie – op 23 januari en 23 mei 2024. Dit onder leiding van de projectontwikkelaar. Financiën Voorliggend besluit heeft geen financiële gevolgen. Het programma van eisen wordt omgezet in een ontwerp.

Daarbij wordt een eerste inschatting van de kosten van de renovatie ook duidelijk. Het budget voor het hele ontwerp- en begeleidingstraject, alsmede de verbouwing zelf, worden na de ontwerpfase voorgelegd aan de raad. Dit zal gebeuren door middel van een voorstel bij de Kadernota 2025. Communicatie Na dit besluit zal een persbericht worden verstuurd over het programma van eisen en het aankomende traject. Dit bericht wordt via de gebruikelijke kanalen verspreid.

Uitvoering Na vaststelling van het programma van eisen en de opdrachtverlening, wordt een ontwerp opgesteld. De werkgroep renovatie raadzaal wordt nauw betrokken bij het verdere proces. De raad zal uiteindelijk gevraagd worden het ontwerp vast te stellen en geld vrij te maken voor de renovatie. Bijlagen, onderdeel van het besluit 1. Programma van Eisen renovatie raadzaal Bijlagen ter informatie -