Raadsvoorstel oprichten Oprichten bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) voor inkoop en contractmanagement Sociaal Domein

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering:

00001105670 Oprichten bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) voor inkoop en contractmanagement Sociaal Domein 7 oktober 2025

Portefeuillehouder: Programma:

G.J. Rep 6. Sociaal domein

Publiekssamenvatting Voor de inkoop van Jeugdhulp heeft het Ministerie van VWS vorig jaar aan gemeenten gevraagd om hun samenwerkingsverbanden “robuust” te maken. Gemeenten zijn verplicht daarvoor één van de varianten binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gebruiken. Met de keuze voor een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) wordt gekozen voor de lichtste vorm én voldaan aan de eisen die voortvloeien uit de landelijke Hervormingsagenda Jeugd. En door de instelling van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) is er minder afzonderlijke besluitvorming bij individuele gemeenten nodig. Het college stelt de raad voor geen zienswijze af te geven over de concept Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar, kortweg GISD Regio Alkmaar. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: geen zienswijze af te geven over de concept Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar. Inleiding De regio Alkmaar werkt op het gebied van inkoop van Jeugdhulp, Wmo, Vervoer en Hulpmiddelen samen via een lichte netwerksamenwerking in Netwerk Organisatie Regio Alkmaar (NORA). Binnen dit netwerk vindt samenwerking plaats op de inkoop en contractmanagement. Daarnaast wordt er ook beleidsmatig intensief samengewerkt. De bevoegdheden voor deze taken liggen bij de afzonderlijke colleges en gemeenteraden.

Uit ervaring blijkt dat de huidige manier van samenwerken – op basis van een overeenkomst zonder degelijke formele juridische basis - niet optimaal is. De huidige organisatievorm vereist veel bestuurlijke afstemming en overleg. Dit zorgt voor bestuurlijke drukte, waardoor er minder tijd is voor het echte bestuurlijke gesprek. Voor de inkoop van Jeugdhulp heeft het Ministerie van VWS in 2023 aan gemeenten gevraagd om hun samenwerkingsverbanden “robuust” te maken. Gemeenten moeten daarvoor één van de varianten binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gebruiken. De urgentie om tot een steviger samenwerkingsvorm te komen, is in bestuurlijke conferenties in oktober 2023 en april 2024 en tijdens het PORA in april 2025 door de betrokken bestuurders van de zes gemeenten onderschreven en daarom wordt nu gewerkt aan het formaliseren van de huidige situatie in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). Hierbij wordt uitgegaan van een zo eenvoudig mogelijke inrichting passend bij het doel van de organisatie. Aan het

principe “beleid blijft bij de gemeente” verandert niets. Het streven is gericht op besluitvorming tweede helft 2025 door de gemeenteraden. Doel Het doel is te komen tot de BVO Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar, kortweg: GISD Regio Alkmaar. Zij behartigt de belangen van de zes gemeenten op het terrein van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 4 van deze regeling (zie bijlage) op de onderdelen jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en leerlingenvervoer binnen het sociaal domein. Het gaat om de volgende taken: I. Inkoop: • inventariseren van de inkoopbehoefte van de gemeenten; • opstellen van de inkoopstrategie; • advisering en uitvoering van de inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure; • het nemen van het besluit tot gunning van de opdracht/toelating van inschrijvers; • het sluiten van overeenkomsten met aanbieders namens de gemeenten; • het bewaken van de juridische rechtmatigheid bij het doorlopen van de procedure; • juridische toetsing en controle van opgestelde stukken en beantwoorden van gestelde vragen; • het zorgdragen voor de afhandeling van klachten en het voeren van juridische procedures met betrekking tot het inkoopproces. II.

Contractbeheer en -management: • Controleren of alle gecontracteerde aanbieders voldoen aan de gemaakte afspraken en het erop toezien dat de door de gemeenten beoogde doelstellingen worden gehaald; • het inventariseren van de bestaande knelpunten in de gesloten overeenkomsten en het monitoren, en als nodig afdwingen van de nakoming daarvan middels de benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen; • bewaken van het administratieve proces van het beheren/archiveren van overeenkomsten; • het verstrekken van Informatie en het verzorgen van de communicatie naar de gemeenten en aanbieders; • het beëindigen en ontbinden van overeenkomsten. III.

de coördinatie op de regionale beleidsinzet van de gemeenten;

IV.

het zorgdragen van bestuurlijke afstemming ten aanzien van de door het GISD Regio Alkmaar te verrichten taken in een regionaal inkoopkader; het op verzoek van een individuele (of aantal) gemeente(n) of derden contracteren van leveranciers (individuele inkoop en contractering) in het kader van het in artikel 3 van deze regeling genoemde belang, op basis van een dienstverleningsovereenkomst.

V.

Beoogd effect Met dit voorstel tot het oprichten van een BVO Gemeenschappelijke Inkoop Sociaal Domein regio Alkmaar, kortweg: GISD Regio Alkmaar wordt het samenwerkingsverband geformaliseerd. Met de keuze voor een BVO wordt gekozen voor de lichtste vorm én wordt voldaan aan de eisen die

voortvloeien uit de Hervormingsagenda Jeugd. En door de instelling van een GR is er minder afzonderlijke besluitvorming bij individuele gemeenten nodig. De GISD Regio Alkmaar behartigt de belangen van de zes gemeenten op het terrein van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 4 van deze regeling (zie bijlage) op de onderdelen jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en leerlingenvervoer binnen het sociaal domein. Het heeft geen invloed op de individuele beleidsruimte van de zes gemeenten. Het beleid blijft bij de gemeenten. Daarom wordt gekozen voor een BVO, en niet voor een zwaardere variant van een Gemeenschappelijke Regeling (GR) zoals een openbaar lichaam. Kader Een BVO is een collegeregeling en de samenwerking ziet dan ook uitsluitend toe op de bevoegdheden en taken van het college. De colleges nemen het besluit tot het oprichten van een BVO, waarbij de gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze te geven over de concept gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar, conform artikel 1, lid 2 en 3 van de Wgr. De BVO gaat aansluiten op de P&C-cyclus van de gemeenten. Daarbij worden de principes van de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR) gehanteerd. Voor de BVO wordt gebruik gemaakt van de CAO SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). De CAO SGO is materieel gelijk aan de CAO Gemeenten.

Voor de tertiaire arbeidsvoorwaarden, worden die van de gemeente Alkmaar gevolgd. Argumenten per beslispunt Geen zienswijze af te geven over de concept gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar. 1. Voldaan wordt aan de belangrijkste uitgangspunten: • Met het op- en inrichten van een BVO wordt de inkooporganisatie een eigen juridische identiteit. • Het bestuur bestaat uit zes leden. De colleges wijzen elk uit hun midden een lid van het bestuur aan. De colleges wijzen tevens elk een plaatsvervangend lid uit hun midden aan, dat het lid bij afwezigheid in het bestuur kan vervangen. • Het personeel (circa twintig fte), dat nu in dienst is van de gemeente Alkmaar, gaat over naar de BVO. De gevolgen voor hen worden uitgewerkt in de alinea “personele consequenties. • De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan het GISD Regio Alkmaar maar zorgen voor toereikende mandaten, volmachten en machtigingen die het GISD Regio Alkmaar nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. • Aan de werkwijze binnen de samenwerking verandert niets. De beleidsfunctie blijft bij de individuele gemeenten. Niet voor niets wordt gekozen voor de beleidsarme variant BVO en niet voor de beleidsrijke variant “Openbaar Lichaam”. • Huisvesting, bedrijfsadministratie, HRM en ICT worden nu verzorgd door respectievelijk de gemeenten Bergen, Dijk en Waard en Alkmaar (HRM en ICT).

Deze taken worden níet overgeheveld naar de BVO omdat de schaal van de BVO daarvoor te klein is. Wel is het gewenst om deze taken door één gemeente uit te laten voeren, aangevuld met de taken planning & control, verbijzonderde interne controle en rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente Alkmaar heeft aangegeven dat zij dat kan verzorgen en heeft daarvoor een kostenoverzicht opgeleverd. 2. De personele consequenties in beeld zijn: • Voor de BVO wordt gebruik gemaakt van de CAO SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties). De CAO SGO is materieel gelijk aan de CAO Gemeenten.

• •

•

• •

De huidige medewerkers van NORA hebben een dienstverband bij de Gemeente Alkmaar. Als gevolg van de oprichting van de GR wijzigt de opdracht van NORA en de opgave die dit stelt aan het team niet. Een dergelijke wijziging wordt ook niet voorzien in de nabije toekomst. Behoudens dat de functienaam van de manager NORA wijzigt in die van directeur, wijzigen de formatie en de functies (inhoudelijk) niet als gevolg van de oprichting van de GR. Daarom wordt het principe van “mens volgt werk” toegepast. Er is geen sociaal plan nodig voor wat betreft het aanwijzen van de functionarissen die overgaan (iedereen gaat over), noch voor de gevolgen van formatiewijziging of boventalligheid (want die zijn er niet). Medewerkers ontvangen een nieuwe arbeidsovereenkomst, met als werkgever GR GISD, waarin afspraken over CAO en personeelshandboek worden vastgelegd. De bestaande functies met bezetting (inclusief die van de manager/directeur) worden overgeheveld naar de GR. In de Wgr wordt uitgegaan van “directeur” als ambtelijk eindverantwoordelijke. Nu heeft een NORA een manager; dit zal dus moeten worden aangepast.

Kanttekeningen en risico’s - Met het in een GR onder brengen van deze taken neemt op het eerste oog de relatieve afstand tot de gemeenten toe. Dit staat echter niet in verhouding tot de noodzaak om de samenwerking robuust te maken hetgeen ook een vereiste van het Rijk is. Bovendien kent de BVO een eigen kadernota en begroting die voor zienswijzen worden voorgelegd aan de gemeenteraden. Hiermee wordt de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden feitelijk verder versterkt. -

Dit voorstel heeft betrekking op alle zes de gemeenten in de regio Alkmaar en vraagt om zes gelijkluidende besluiten. Mocht één van de gemeenten niet over willen gaan tot het oprichten van een BVO, dan voldoet de hele regio Alkmaar niet aan de wettelijke vereisten vanuit de Hervormingsagenda Jeugd.

Alternatieven - Niets doen is geen reëel alternatief: de huidige overeenkomst voldoet niet en is ook door het Rijk ongewenst. De huidige samenwerking moet robuust worden gemaakt door gebruik te maken van één van de varianten binnen de Wgr. - Het enige alternatief is een andere en dus meer uitgebreide en verstrekkendere vorm binnen de Wgr zoals een openbaar lichaam. Dit is echter een “zware” vorm met meer bestuurlijke drukte en in een BVO blijft beleid het primaat van de individuele gemeenten. Samenwerking en participatie In het kader van participatie is de ondernemingsraad (OR) van Alkmaar geïnformeerd omdat de medewerkers die het betreft nu in dienst zijn bij de gemeente Alkmaar. Omdat dit een organisatorische verandering betreft en geen beleidsinhoudelijke is nadere afstemming met bijvoorbeeld maatschappelijke organisaties niet van toepassing. Financiën In principe verandert de formatie niet. De BVO krijgt een passend functiegebouw. Ook wijzigt de functie van manager formeel in die van directeur. Een aantal zaken die nu bij de gemeenten georganiseerd zijn, zoals Interne Controle, de voorbereiding en verslaglegging van bestuursvergaderingen etc. zal door de GISD Alkmaar moeten worden ingericht en uitgevoerd.

De transitie naar een BVO wordt aangegrepen om de kosten van de door de gemeenten geleverde diensten zoals bedrijfsadministratie, HRM en ICT te herijken en te onderzoeken of centralisatie van deze taken gewenst en haalbaar is. Zowel de extra taken die bij een GR horen als de herijking van de huidige taken leiden tot hogere kosten. Voor alle bovenstaande punten geldt dat zij in feite (ook) een gevolg is van de door VWS geëiste versterking van het robuuste karakter van de samenwerking en zijn daarmee onvermijdelijk. De inschatting van de gemeente Alkmaar is dat deze kosten structureel € 295.220 per jaar zullen bedragen, jaarlijks te indexeren. De huidige kosten bedragen € 105.844. Hierbij dient te worden opgemerkt dat kosten voor HRM-ondersteuning nooit door Alkmaar in rekening zijn gebracht en dat de kosten van onder meer de bedrijfsadministratie nooit herijkt of geïndiceerd zijn. De structurele kosten bestaan voor circa 40% uit de kosten van personeel en 60% uit overige overheadkosten. De eenmalige implementatiekosten bedragen naar verwachting € 147.700. Onderdeel ICT Huisvesting (huur) Fysieke werkplek Personeelsadministratie/HRM Financiën Verbijzonderde interne controle en Rechtmatigheidsverantwoording Totaal

Kosten structureel € 42.000 € 75.000 € 63.000 € 28.620 € 73.600 € 13.000

Kosten incidenteel

€ 295.220

€ 147.700

€ 40.000 € 107.700

Tabel 1: specificatie structurele en incidentele kosten dienstverlening gemeente Alkmaar

De structurele kosten van de bedrijfsvoeringdiensten van € 295.220 en de incidentele kosten van € 147.700 worden door de gemeente Alkmaar voor 2026 in rekening gebracht aan de GR GISD en vervolgens via de bijdrage aan de GR middels de verdeelsleutel in rekening gebracht aan alle deelnemers (inclusief Alkmaar). De huidige kosten van € 105.844 zijn al opgenomen in de gemeentelijke begrotingen. Daarmee zijn de structurele extra kosten per jaar € 189.376.

Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Dijk en Waard Heiloo Uitgeest Totaal

Structurele extra Incidentele Aantal inwoners kosten per jaar kosten 112.304 € 69.414 € 54.138 29.932 € 18.501 € 14.429 36.366 € 22.477 € 17.531 90.076 € 55.675 € 43.423 24.312 € 15.027 € 11.720 13.400 € 8.282 € 6.460 306.390 € 189.376 € 147.700

Tabel 2: structurele en incidentele extra kosten per gemeente.

GISD Regio Alkmaar zal net als andere GR'en jaarlijks een kadernota en begroting opstellen die voor zienswijze wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Vooruitlopend op het besluit tot oprichting van de BVO per 1 januari 2026 worden de kosten en de missende dekking verwerkt in de conceptbegroting 2026. Op dit moment staat in de begroting opgenomen dat gemeente Dijk en Waard dekking krijgt voor het uitvoeren van de administratie van NORA. Deze € 20.000 aan baten moeten daarom ook worden afgeboekt, daarmee komt het structurele effect uit op € 75.675.

Communicatie De communicatie is vooralsnog gericht op de interne organisatie. Zie hiervoor toelichting onder uitvoering. Uitvoering • De medewerkers van het huidige NORA worden regelmatig geïnformeerd door hun manager. • De OR van Alkmaar is geïnformeerd. • De raden zijn c.q. worden geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief en een raadsinformatiebijeenkomst op 2 juli 2025. Na besluitvorming volgt de implementatie. Die zal naar verwachting ultimo 2025 afgerond zijn. De BVO is met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 een formele, juridische entiteit. Bijlagen, onderdeel van het besluit 1. Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar 2. Raadsbesluit oprichten bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) voor inkoop en contractmanagement Sociaal Domein Bijlagen ter informatie --