Raadsvoorstel aanwijzing Woo-contactpersoon

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering:

811978 Aanwijzing Woo-contactpersoon gemeenteraad 18 juni 202

Portefeuillehouder: Programma:

M.F. Poorter 0. Bestuur en ondersteuning

Publiekssamenvatting Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Volgens de Woo wijst ieder bestuursorgaan een contactpersoon aan die zorgt dat de vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie beantwoord worden. De gemeenteraad wijst, in navolging van het college en de burgemeester, de adviseur open overheid aan als Woo-contactpersoon. Voor het inhoudelijk in behandeling nemen van de Woo-verzoeken wijst de gemeenteraad de (plaatsvervangend) griffier aan. Als er een bezwaarschrift wordt ingediend op het antwoord op een verzoek, is er een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie om deze in behandeling te nemen. Om het standpunt van de raad tijdens de behandeling van het bezwaarschrift en later een eventueel beroepschrift toe te lichten en waar nodig te verdedigen, is het wenselijk dat de raad de griffier mandateert een vertegenwoordiger aan te wijzen. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: 1. de adviseur open overheid aan te wijzen als Woo-contactpersoon als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid. 2. de bevoegdheid tot het in behandeling nemen van en te beslissen op aan de raad gerichte verzoeken om informatie op grond van de Woo, alsmede de daarmee samenhangende besluiten, te mandateren aan de griffier en plaatsvervangend griffier. 3.

de griffier van de raad te mandateren om in voorkomende gevallen dat de raad in gerechtelijke procedures wordt betrokken dan wel besluit tot het voeren van gerechtelijke procedures, voor de uitvoering van deze taak een functionaris te machtigen de raad te vertegenwoordigen. Inleiding Op 1 mei 2022 is de Woo in werking getreden vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. De Woo bevordert dit door de openbaarheid en duurzame toegankelijkheid van publieke informatie bij bestuursorganen te verbeteren. Vanuit dat kader wordt meer informatie in een vroegtijdig stadium openbaar gemaakt. Maar ook openbaarmaking op verzoek (passief) blijft een recht dat voor iedereen geldt. Om de ontvangst en doorgeleiding van de vragen goed te organiseren, is ieder bestuursorgaan verplicht om een contactpersoon aan te wijzen als bedoeld in artikel 4.7 Woo (hierna: contactpersoon). Het college en de burgemeester hebben inmiddels de Adviseur open overheid als contactpersoon aangewezen. Voorgesteld wordt deze adviseur ook voor de gemeenteraad aan te wijzen als contactpersoon. Om vervolgens een besluit te nemen op de aan de raad gerichte verzoeken om informatie, wordt voorgesteld de griffier en plaatsvervangend griffier aan te wijzen. Dit vanwege de termijn van maximaal 6 weken waarbinnen het besluit genomen moet worden.

De griffier en diens

plaatsvervanger hebben het meeste zicht op de informatie die onder de gemeenteraad van Dijk en Waard aanwezig is. Indien de verzoeker het niet eens is met het antwoord, kan er conform de Verordening Commissie bezwaarschriften gemeente Dijk en Waard 2022 bezwaar ingediend worden bij een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. Tijdens de bezwaarschriftbehandeling en eventueel opvolgende beroepsprocedure, is het wenselijk dat de raad zich laat vertegenwoordigen. Beoogd effect Met de aanwijzing van een Woo-contactpersoon wordt voldaan aan de wettelijke plicht. Door het mandaatbesluit worden Woo-verzoeken tijdig in behandeling genomen en wordt de raad tijdig vertegenwoordigd in juridische procedures. Kader - Artikel 4.7 Wet open overheid - Afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht (mandaat) - Verordening Commissie bezwaarschriften gemeente Dijk en Waard 2022 Argumenten per beslispunt 1. De gemeenteraad besluit de Adviseur open overheid aan te wijzen als Woo-contactpersoon. Er wordt voldaan aan een wettelijke plicht Artikel 4.7 van de Woo verplicht ieder bestuursorgaan tot het aanwijzen van een of meer contactpersonen (hierna: de contactpersoon) voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Door het aanwijzen van een functie en niet een persoon, hoeft er bij personele wijzigingen niet steeds opnieuw een aanwijzingsbesluit genomen te worden.

De adviseur open overheid is geschikt De taak van de contactpersoon is om op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail, vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie te beantwoorden. De contactpersoon helpt inwoners te overzien welke informatie aanwezig is bij het bestuursorgaan, ook als die nog niet openbaar is omdat die beoordeling nog niet heeft plaatsgevonden. Daarbij is er direct contact tussen de contactpersoon en de griffier, als eerste adviseur van de gemeenteraad. De adviseur open overheid heeft de benodigde kennis en heeft een sleutelpositie binnen de organisatie op het gebied van de openbaarheid van overheidsinformatie. De adviseur geeft intern gevraagd en ongevraagd advies over de Woo en aanverwante wet- en regelgeving en coördineert de afhandeling van Woo-verzoeken. Het is wenselijk om voor alle bestuursorganen van de gemeente Dijk en Waard dezelfde contactpersoon aan te wijzen Inwoners maken geen onderscheid in de verschillende bestuursorganen. Door dezelfde functie aan te wijzen is het voor inwoners duidelijk bij wie ze terecht kunnen voor vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. Daarnaast wordt gewaarborgd dat ieder contact op dezelfde manier wordt aangepakt en afgewikkeld. 2.

De gemeenteraad besluit de bevoegdheid om Woo-verzoeken in behandeling te laten nemen door de griffier en plaatsvervangend griffier Er wordt ingezet op tijdige beantwoording, conform de Woo Op het moment dat er een officieel Woo-verzoek ingediend wordt, is de termijn van afhandeling maximaal zes weken. Het vergaderschema van de gemeenteraad van Dijk en Waard kan er toe leiden dat de gemeenteraad Woo-verzoeken niet tijdig kan afhandelen. Het is daarom verstandig om voor de behandeling van Woo-verzoeken en een eventueel bezwaar gericht aan de gemeenteraad Dijk en Waard een mandaat te verlenen.

Het aanwijzen van de griffier en plaatsvervangend griffier De griffier en plaatsvervangend griffier heeft het meeste zicht op de informatie die onder de gemeenteraad van Dijk en Waard is. Daarbij is het aanwijzen van een functie en niet een persoon efficiënt, want dan hoeft er bij personele wijzigingen geen nieuw aanwijzingsbesluit genomen te worden. 3. De gemeenteraad besluit bij een bezwaar- en beroepsprocedure zich te laten vertegenwoordigen. Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt de behandeling daarvan overgedragen aan een commissie die de voorbereiding van een beslissing op bezwaar tegen besluiten van het college, de raad en de burgemeester op zich neemt. De bevoegdheden van de bezwaarschriftencommissie zijn geregeld in de Verordening Commissie bezwaarschriften gemeente Dijk en Waard 2022. Het gaat hier om een interne heroverweging. Tijdens de behandeling van het bezwaarschrift en later een eventueel beroepschrift wordt het standpunt van de raad toegelicht en waar nodig verdedigd. Het is wenselijk dat de raad de bevoegdheid om de raad in deze procedures te vertegenwoordigen, mandateert. Dit omdat in voorkomende gevallen het vergaderrooster van de raad niet toereikend is om tijdig een vertegenwoordiger aan te wijzen, die namens de raad het woord kan voeren.

De griffier als eerst adviseur van de raad kennis heeft van het besluit van de raad en de aangewezen functionaris is om dit in proces te zetten. Kanttekeningen en risico’s Alternatieven Ook andere functies of personen kunnen aangewezen worden als Woo-contactpersoon, behandelaar van Woo-verzoeken of voor de vertegenwoordiging van de raad bij de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften. De voorgestelde aanwijzingen zijn qua vindbaarheid, kennis en kunde het meest wenselijk. Samenwerking en participatie Dit voorstel leent zich niet voor samenwerking en participatie. Financiën Dit besluit heeft geen financiële gevolgen, tenzij een beroepsprocedure externe ondersteuning vereist. Communicatie Het aanwijzingsbesluit alsmede de mandaatbesluiten worden na besluitvorming bekendgemaakt en gepubliceerd op www.overheid.nl. Uitvoering De contactgegevens van de contactpersoon staan op de gemeentelijke website. Na besluitvorming worden de gegevens op de website https://dijkenwaard.bestuurlijkeinformatie.nl/ vermeld. Indien van toepassing wordt een overzicht van openstaan de verzoeken in het presidium geagendeerd. Bijlagen, onderdeel van het besluit 1. Aanwijzingsbesluit Woo-contactpersoon gemeenteraad Dijk en Waard 2. Mandaatbesluit Wet open overheid verzoeken gemeenteraad Dijk en Waard 3. Mandaatbesluit inzake aanwijzing vertegenwoordiging in bezwaar- en beroepsprocedures