Raadsvoorstel aanschaf ICT werkplekapparatuur

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer: Onderwerp: Datum raadsvergadering: Agendapunt:

0000519087 Investeringskrediet voor de aanschaf van ICTwerkplekapparatuur. Invullen door de griffie Invullen door de griffie

Portefeuillehouder: Programma begroting:

G.F. Ruiten Programma 0 Bestuur en ondersteuning

Publiekssamenvatting De organisatie van de gemeente moet op een andere manier omgaan met ICTwerkplekapparatuur. In plaats van het zelf mogen aanschaffen van laptops en telefoons zal een keuze worden gemaakt uit een vast aanbod van kwalitatief goede apparatuur. Op die manier kan voldaan worden aan eisen vanuit informatiebeveiliging en is het beter mogelijk om gebruik te maken van alle mogelijkheden van het digitaal samen kunnen werken. Voorgesteld besluit De gemeenteraad besluit: 1. Om passend binnen de begroting een investeringskrediet van € 1.720.000,- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ICT-werkplekapparatuur; 2. Af te wijken van de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ ten aanzien van de afschrijvingstermijn voor laptops en tablets (werkplekapparatuur) door deze te verkorten van 5 naar 4 jaar. Inleiding Door de invloed van allerlei digitale mogelijkheden ontwikkelt de maatschappij zich steeds sneller. Deze ontwikkeling is uiteraard ook te zien in de gemeente Dijk en Waard en daarom belangrijk voor de gemeentelijke organisatie. De organisatie van Dijk en Waard staat voor de opgave om zich voor te bereiden en goed te organiseren op de groeiende rol van digitalisering en data gedreven werken, terwijl tegelijkertijd ook de uitdaging om gemeentelijke informatie veilig te houden steeds groter wordt en de risico’s van cybercriminaliteit groeien.

De gemeente heeft op dit moment een BYOD-beleid, ‘Bring Your Own Device’, waarbij de medewerker zelf ICT-apparatuur aanschaft met een door de organisatie beschikbaar gesteld bedrag. Dit houdt ook in dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het beveiligen van deze middelen zoals laptops en telefoons. Deze inrichting voldoet niet aan de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en ook in de praktijk is gebleken dat deze inrichting niet veilig genoeg is. Hierdoor ontstaat de noodzaak om over te stappen op het CYOD beleid, ‘Choose Your Own Device’, waarbij de werkgever de ICT apparatuur aanschaft, beveiligt en in beheer neemt. Met het CYOD-beleid kan de werkgever ook beter en veiliger inspelen op ontwikkelingen zoals videobellen en samenwerken met (externe) stakeholders. De overstap naar CYOD in combinatie met het nieuwe werkplekconcept heeft ook een positief effect op de dienstverlening naar onze bewoners en bedrijven toe, omdat medewerkers van de gemeente Dijk en Waard veiliger en efficiënter werkzaamheden kunnen verrichten.

Beoogd effect Om in de digitale ontwikkeling van de maatschappij mee te kunnen gaan is het belangrijk dat de gemeente Dijk en Waard zich ook digitaal ontwikkelt. Een digitale werkplek die deze ontwikkeling faciliteert, het mogelijk maakt om extern beter samen te werken en moderne mogelijkheden biedt, vormt hierbij een belangrijk hulpmiddel. Met het uitvoeren van de migratie van BYOD naar CYOD worden de volgende doelstellingen gehaald: 1. Het realiseren van een toekomstbestendige, veilige, betrouwbare en efficiënte digitale werkplek; 2. Het op termijn beter kunnen uitrollen van nieuwe functionaliteiten op deze digitale werkplek. Kader De gemeenteraad heeft op 8 november 2022 de begroting 2023 vastgesteld. Tevens is in maart 2022 de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ met daarin de tabel met de afschrijvingstermijnen vastgesteld. De termijn voor hardware (rekencentrum- en werkplekapparatuur) is daarbij gesteld op vijf jaar en die voor mobiele telefonie op drie jaar. Een derde kader is de BIO, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. De BIO beschrijft het basisniveau voor informatiebeveiliging en wordt gebruikt binnen de Nederlandse overheid door Rijk, Gemeenten, Waterschappen en Provincies. Motivering per besluitpunt 1.

Om passend binnen de begroting een investeringskrediet van € 1.720.000,- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ICT-werkplekapparatuur; Om de organisatie te kunnen ondersteunen op basis van CYOD zullen er 900 smartphones en 800 laptops nodig zijn. Deze aantallen zijn gebaseerd op het feit dat alle medewerkers die in (vaste of tijdelijke) dienst zijn van de gemeente Dijk en Waard moeten worden voorzien van een telefoon en om de medewerkers met een kantoorfunctie te voorzien van een laptop. Dit geldt ook voor inhuurkrachten en stagiairs. Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de exploitatiebegroting; er is in de huidige begroting al dekking opgenomen voor de overstap van BYOD naar CYOD. Deze overstap leidt tot een investering van € 1.720.000 voor de aanschaf van ICT-werkplekapparatuur. Het is aan de gemeenteraad om dit investeringskrediet beschikbaar te stellen. 2.

Af te wijken van de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ ten aanzien van de afschrijvingstermijn voor laptops en tablets (ICT-werkplekapparatuur) door deze te verkorten van 5 naar 4 jaar.

De gemeenteraad heeft in maart 2022 de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ met daarin de tabel met de afschrijvingstermijnen vastgesteld. De termijn voor hardware (rekencentrum- en werkplekapparatuur) is daarbij gesteld op vijf jaar en die voor mobiele telefonie op drie jaar. De praktijk en ervaringen van andere CYOD-gemeenten leert ons echter dat de technische levensduur van laptops en tablets geen vijf jaar is. Gebruikelijk is een termijn van drie of maximaal vier jaar. Deze termijnen worden ook gehanteerd door omliggende gemeenten die al langer met CYOD werken. Geen van deze gemeenten hanteert een termijn van vijf jaar. Overigens is de huidige termijn voor een BYOD-laptop drie jaar, dus met de overgang naar CYOD wordt een jaar langer met een laptop gewerkt.

2

Kanttekeningen en risico’s Wanneer vastgehouden wordt aan de afschrijvingstermijn van vijf jaar zoals opgenomen in de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ loopt de gemeente Dijk en Waard het risico dat veel laptops aan het einde van deze periode uitvallen en traag worden. Dit gaat ten koste van de productiviteit van medewerkers en hiermee komt de bedrijfsvoering in gevaar. Ook om een aantrekkelijke werkgever te zijn en blijven is het belangrijk medewerkers goede, veilige en snelwerkende ICT-werkplekapparatuur te verstrekken. Alternatieven Met BYOD kan de gemeente op den duur niet langer een veilige ICT-werkplek garanderen, wordt de medewerker belemmerd in het goed kunnen uitvoeren van zijn werkzaamheden en wordt de functionaliteit binnen applicaties onvoldoende benut. Daarom is het handhaven van het huidige BYOD-concept geen optie. Samenwerking en participatie De organisatie heeft input kunnen leveren via een vragenlijst CYOD, de response daarop was enorm. Ruim 500 reacties zijn ontvangen en deze input is gebruikt om het CYOD-assortiment samen te stellen. Daarnaast vindt er samenwerking met diverse projecten plaats, zoals de projecten ‘Verbouwing gemeentehuis’, het ‘Hybride werken’, de ‘Cloudmigratie’ en het ‘Werkplekconcept’.

Ook is de Ondernemingsraad betrokken geweest bij de totstandkoming van het CYOD-rapport en is behandeling in de Ondernemingsraad gevraagd op grond van artikel 25 (advies) WOR. De Ondernemingsraad heeft besloten positief te adviseren inzake het adviesverzoek d.d. 2 februari 2023 ex artikel 25 WOR met betrekking tot de migratie van BYOD naar CYOD. Heeft het voorstel financiële gevolgen? Het voorstel heeft geen financiële gevolgen voor de exploitatiebegroting; er is dekking in de begroting 2023 om de stap van BYOD naar CYOD te zetten. Wel moet een investeringskrediet van € 1.720.000 beschikbaar worden gesteld. Communicatie De projectleider van het projectteam CYOD zorgt er samen met het team Communicatie voor dat er regelmatig binnen de organisatie wordt gecommuniceerd over de te zetten stap van BYOD naar CYOD. Uitvoering De uitvoering van dit besluit wordt vanuit het project CYOD opgepakt. Op het gebied van zowel de communicatie als de uitvoering werkt het project samen met de projecten ‘Werkplekconcept’ en ‘Cloudmigratie’. Afstemming over uitvoering en communicatie vindt plaats met het afdelingshoofd I&A, de Opdrachtgever (directeur Bedrijfsvoering) en de Stuurgroep. Bijlagen die onderdeel uitmaken van het besluit Geen Bijlagen ter informatie Geen

3

RAADSBESLUIT Onderwerp: Zaaknummer:

Investeringskrediet voor de aanschaf van ICTwerkplekapparatuur. 0000519087

Raadsvergadering: Agendapunt:

Invullen door de griffie Invullen door de griffie

De raad van de gemeente Dijk en Waard; gelet op het budgetrecht van de gemeenteraad en de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ besluit: 1. Om passend binnen de begroting een investeringskrediet van € 1.720.000,- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ICT-werkplekapparatuur; 2. Af te wijken van de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ ten aanzien van de afschrijvingstermijn voor laptops en tablets (werkplekapparatuur) door deze te verkorten van 5 naar 4 jaar.

Vastgesteld in de openbare vergadering van datum invullen door de griffie De griffier,

De voorzitter,

{{esl:Signer1:Capture:size(320,100)}}

{{esl:Signer2:Capture:size(320,100)}}